Bu kısımda, performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi, performans değerlendirme standartlarının belirlenmesi, performans değerlendirme periyotlarının belirlenmesi, performansı değerlendirilecek personelin belirlenmesi, performansı değerlendirecek personelin eğitimi, performans değerlendirmenin olumsuz sonuçları için önlemler alınması ve performans değerlendirmenin olumlu sonuçlarını artırmaya yönelik uygulamalar konularına yer verilecektir.
2.4.1. Performans Değerlendirme Kriterlerinin Belirlenmesi
Değerlendirme kriterleri, çalıĢanlardan beklenenin neler olduğunun ifade edilmesidir ve çalıĢanları değerlendirirken neye göre değerlendirileceğini gösterir. Değerlendirme kriterleri, örgütün hedeflerine ulaĢmasına hizmet edebilecek ve stratejik ihtiyaçlarına cevap verebilecek özelliklere sahip olmalıdır. Performans değerlendirme sistemi kurulurken, ilk önce değerlendirilecek kriterlerin belirlenmesi gerekmektedir109.
Performans değerlendirme sisteminin baĢarılı olabilmesi ve beklenen sonuçlara ulaĢabilmesi, öncelikle çalıĢanların bilgilendirilmeleri sonrasında iĢ analizlerinin ve görev tanımlarının doğru ve tam olarak yapılmasına ve değerlendirme kriterlerinin belirlenmesine bağlıdır. Değerlendirme kriterlerinin, yapılan iĢin özelliklerine uygun olarak seçilmesi önemlidir.
2.4.2. Performans Değerlendirme Standartlarının Belirlenmesi
Performans değerlendirme standartları, astlar ve üstler için iki çeĢit bilgi içermektedir. Bunlardan birincisi bireyin görev tanımlarını yani yapmakla mükellef olduğu görevleri içeren “ neyin yapılması gerektiğidir”. Ġkincisi ise “ nasıl yapılması gerektiğidir”. Performans değerlendirme standartlarında cevabının alınmasının istendiği soru ikinci sorudur110.
Değerlendirmenin standartlarının belirlenirken çalıĢanlardan ne istendiğinin açık ve net olarak belirlenmesi gerekmektedir. Dolayısıyla görev tanımlarının yapılmıĢ olması ve tespit edilen standartların ulaĢılabilir ve gerçekçi olarak belirlenmesi değerlendirmenin önemini artıracaktır. Yapılacak iĢlerin nasıl yapılacağının belirlenebilmesi için çalıĢanların katılımı ve görüĢlerinin alınması, gerekli durumlarda iĢ ve zaman etütlerinin yapılması gerekebilir.
Performans değerlendirme sürecinde, süreci olumsuz yönde etkileyen faktörlerle yapılan mücadelede baĢarı sağlanması durumunda, değerlendirme sürecinin etkinliği ve öneminin artacağını söyleyebiliriz. Performans değerlendirme
109
Bilal Ergin, Eğitimde İletişim, Anı Yayıncılık, Ankara, 2000, ss. 82-83.
110
50
sürecini etkileyen faktörleri, değerlendirmenin ne zaman, ne kadar sıklıkta ve kimin yapacağı ve kimin değerlendirmeyi yapacağının belirlenmesi, sendikalar, iĢin niteliği ve bireylerin davranıĢları olarak sıralayabiliriz111.
Performans değerlendirme standartları açık ve ölçülebilir olarak seçilmelidir. Değerlendirme sürecinde meydana gelebilecek insan kaynaklı hataların ve çıkabilecek olumsuzlukların giderilmesi veya hatalar neden olabilecek faktörlere karĢı mücadele edilmesi sürecin etkinliğinin artmasına yardımcı olacaktır.
2.4.3. Performans Değerlendirme Periyotlarının Belirlenmesi
Performans değerlendirme, yılda bir defa veya belirli dönemlerde yapılıp bitirilen bir faaliyet olmayıp süreklilik gerektiren bir çalıĢmadır. Yöneticilerin sadece belirli bir alanda değerlendirme yapması doğru olmayacağı gibi personelin çalıĢmalarını izlemesi, çalıĢmalar hakkında veriler toplayıp belirlenen dönemlerde verileri kontrol etmesi ve değerlendirmesi gerekmektedir112.
ÇalıĢanların sürekli olarak takip edilmesi ve değerlendirilmesi örgütsel hedef ve amaçlara ulaĢmayı kolaylaĢtırabilir. Değerlendirmelerin belirli bir dönem için yapılıp bitirilmesi sürekli olmaması faydalı olmayacağı gibi sık aralıklarla yapılacak performans değerlendirmeler de örgüt için çok fazla zaman kaybı ve maliyet oluĢturup, çalıĢanlar için bıkkınlık oluĢturabilir. Periyotların belirlenmesinde iĢçi, iĢveren, yönetim ve destek alınıyorsa danıĢmanlar bir araya gelip uygun periyotlar belirlenebilir.
2.4.4. Performansı Değerlendirilecek Personelin Belirlenmesi
Performans değerlendirme süreklilik gerektiren bir süreç olup, sadece personelin geçmiĢ dönemlerine ait performans ölçüm sonuçları ve değerlendirilmesi ile bitmeyip, aynı zamanda gelecek dönemlerdeki baĢarısının standartlarını oluĢturulmasına katkı sağlamaktadır113.
Performans değerlendirme, ücret artıĢlarının belirlenmesi, kariyer planlarının yapılması, eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi veya insan kaynakları departmanının ulaĢmak istediği hedefler için de yapılmaktadır. Personelin süreç içinde yükselen bir performans sergilemesinden, beklenen ve istenen hedeflere ulaĢıldığını anlayabiliriz. Personelin bireysel performansındaki değiĢimler ve örgüt için katkısının değerlendirilmesi, personelin kariyer planlaması, terfi etmesi, gelecek dönemde sorumluluklarının ve beklentilerin artması gibi faktörlerin belirlenmesine yardımcı olmaktadır.
111 http://abmyod.aydin.edu.tr/bilimsel_dergi/bilimseldergi31_32.pdf, (EriĢim Tarihi: 29.03.2014).
112 http://notoku.com/insan-kaynaklari-yonetimi-islevleri/, (EriĢim Tarihi: 19.08.2014).
113
51
2.4.5. Performansı Değerlendirecek Personelin Eğitimi
Performans değerlemeyi yapacak personele eğitim verilir. Verilen eğitimde kullanılan kavramlar açıklanır, değerleme yöntemine iliĢkin kriterler hakkında bilgi verilir, dereceler anlatılıp tanıtılır, değerlendirme formlarının nasıl doldurulacağı anlatılır ve bir takım faydalı bilgiler verilir. Özellikle değerlendirme esnasında duygusal sebeplerle haksız değerlendirme yapmamaları, önyargılı davranmaları ve özellikle objektif davranmaları konusunda eğitici toplantılar düzenlenir114
.
Performans değerleme esnasında yapılacak hataların en az seviyeye indirilmesi ve sonuçların doğru olarak analiz edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle değerlemeyi yapacak personel, neyi nasıl yapacağını bilmesi için eğitime tabi tutulur. Değerlendirme kriterleri ve formların doldurulması gibi temel kriterler personele öğretilir. Sonuçların değerlendirilmesinde değerlendirme yapacak personelin tarafsız ve objektif hareket etmesi en önemli noktalardandır. Değerlendirmenin yapılma amacına ters düĢen önyargı ve kiĢisel nedenleri ön plana çıkaran ve doğru olmayan sonuçlar, değerleme sonrası yapılacak faaliyetlerin de yanlıĢ yapılmasına ve amacına ulaĢmamasına sebep olacaktır. Haksız yere çalıĢanların iĢten çıkarılması gibi istenmeyen sonuçlara sebep olabilir. Değerleme öncesi verilecek eğitimde personele özellikle bu konularda önerilerde bulunulur.
2.4.6. Performans Değerlendirmenin Olumsuz Sonuçları Ġçin Önlemler Alınması
Performans değerleme, iĢ görenin güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, var olan veya olması muhtemel sorunların ortaya çıkarılması, iĢ görenin geliĢim gereksiniminin, eğitim ihtiyacının belirlenmesi, iletiĢimin ve iliĢkilerin iyileĢtirilmesi, örgüt ve iĢ gören performansının artırılması amacı ile yapılmaktadır115.
Değerlendirme sonrası alınan olumsuz sonuçlar, performansın düĢük olduğunun göstergesidir ve bir takım önlemler ve düzeltici faaliyetlerin yapılmasının gerekli olduğunu ifade eder. ĠĢ gören performansını yükseltme, sonuçların iĢ görene uygun Ģekilde ve yüz yüze bildirilmesi ile baĢlayan bir süreçtir. ĠĢ görenin bilgilendirilmesi, dinlenmesi ve görüĢlerinin alınması performansını artırmada fayda sağlayabilir. Gerekli eğitim faaliyetlerinin planlanması, iĢ görenin eksiklerinin giderilmesi ve geliĢtirilmesi için atılacak adımların belirlenmesi ve uygulamaya konması ile alınan olumsuz sonuçların düzeltilmesi sağlanabilir.
114
Ramazan Ceylan, Personel Yönetimi, Birlik Ofset, EskiĢehir, 1996, ss. 66-67.
115 Mehmet Ali Köseoğlu, İşletmelerde İş gören Performansını Değerlendirme, Gazi Kitapevi,
52
2.4.7. Performans Değerlendirmenin Olumlu Sonuçlarını Artırmaya Yönelik Uygulamalar
Performans değerlendirme sonuçlarının olumlu yönlerini artırabilmek, yöneticilerin örgüt çalıĢanları ile etkin bir iletiĢim halinde olmaları, yöneticilerin kendilerini geliĢtirmeleri, çalıĢanları yönlendirebilecek liderlik özellikleri gösterebilmeleri ve insan kaynakları yönetimi sisteminin uygulanabilmesi ile mümkün olabilir116
.
Değerlendirme sonuçları yorumlanıp, gerçekleĢtirilmesi gereken eğitim veya diğer faaliyetlerin baĢarı ile sonuçlanması, yöneticilerin çalıĢanlarla iliĢkilerini etkin hale getirip geliĢtirmeleri sayesinde gerçekleĢebilir. ÇalıĢanların motivasyonlarını artırılması ve eksik yönlerinin giderilmesi, çalıĢanın dinlenmesi ve görüĢlerine önem verilmesi ile mümkün olabilir. Değerlendirme sonucunda personelin eğitim ihtiyacının belirlenmesi, eğitim programlarının yapılması da gelecekte çalıĢanın performansını artırmaya yönelik çalıĢmalardandır.
116
53
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
LĠDERLĠK TÜRLERĠ VE ZAMAN YÖNETĠMĠ ĠLE YÖNETĠCĠNĠN KĠġĠSEL PERFORMANS ĠLĠġKĠSĠ