iletinin, çeşitli araçlar kullanılarak yazılı olarak iletilmesine yazılı iletişim yöntemi, bu esnada kullanılan iletişim araçlarına ise yazılı iletişim araçları denir.
Örgütlerde iletilerin kalıcı olması isteniyorsa yazılı iletişim yöntemi kullamlır. Ayrıca, birkaç örgütsel basamaktan geçerek aktarılan bir ileti sözkonusu ise, gönderilmek istenen bilginin gerçek nitelik ve içeriğini yitirmeksizin iletilmesinde yazılı iletişim araçları kullanılabilir. Bununla birlikte, bir diğer neden olarak, örgüt üyelerinin sorumluluk yüklenmesi
yazılı araçları gerektirebilir (Sabuncuoğlu; 1984, s.126). Yazılı iletişim yönteminde gösterimin tekran mümkündür. Başka bir deyişle, yazılı iletişim yöntemi alıcıya sadece bir kere ulaşma olanağı ile sımrlı değildir; referans için her zaman el altında bulunabilirlikleri de bir avantaj
sağlamaktadır. Sözü edilen iletişim yöntemiyle, herhangi bir konuyu gerektiği uzunlukta ve derecede ele almak mümkündür; her konuda uzmanlaştınlmış sunuma elverişli olup, yüksek
saygınlığa sahiptir (Yüksel; 1 994a, s.ll6-117). Yazılı iletişim araçlan arasında önem taşıyan başlıcaları aşağıda sıralanmıştır.
a. Örgüt gazeteleri
Son yıllarda örgütlerde kullanılan iletişim araçlan arasında en çok dikkati çeken, örgüt gazeteleri olmuştur. Bu yayın aracı ile üyeler, örgütün ekonomik, sosyal ve teknik sorunlarını öğrenme ve özellikle kendilerini yakından ilgilendiren konulan bilme olanağı elde ederler. Aynca eğitici ve eğlendinci öğelere de yer verilmektedir. Örgüt gazetelerinin tipik içeriklerini şu konular oluşturmaktadır (Sabuncuoğlu; 1977, s.58):
*
Ekonomik haberler;*
Teknik haberler;*
Çalışma koşuHanna ilişkin haberler;*
Toplumsal ve kişisel haberler ve*
Diğer haberler.Örgüt gazetesinin örgüt üyelerinin ilgisini çekmesi için, içerikleri onlann ilgileri
doğrultusunda oluşturulmalı; konular her düzeydeki üyelerin bilgi gereksinimine karşılık
verecek biçimde işlenıneli ve bu esnada örgüt üyelerinin anlayabileceği bir dil kullanılmalıdır.
Bu tür etkinliklecin örgütsel iletişim açısından yararlı olacağı şüphesizdir. Fakat örgüt gazetelerinin hazırlanması, yayınlanması bir ekip işini gerektirir. Bu yüzden, özellikle az üyesi olan örgütler için oldukça külfetli bir faaliyettir.
b. Broşür ve El kitaplan
Broşürler, örgüt el kitaplarına oranla genellikle daha az sayfalı, resimli yayınlardır.
Broşürlerin renkli olması, sayfalann sunulan konu bakımından belli bir sıra izlemesi,
anlaşılmasıkolay olması ve dikkati kouya odaklaması gerekir (Asna, 1975, s.l54).
El kitaplan ise broşürlere oranla daha çok sayfalı ve resim yerine yazıya ağırlık veren
yayınlardır. Bunlar, bazı konulann anlatımı, açıklanması için hazırlanmıştır ve heran el altında
bulundumlup bilgi alınılacak kaynak niteliğindedirler (Asna; 1975, s.155).
Broşür ve el kitaplan, daha çok örgütü tanıtma amacı güder. Örgüte yeni katılanlara bu iletişim araçlan aracılığıyla, örgüte yönelik tanıtıcı bilgiler, toplu olarak ve ilgi çekici nitelikte sunularak, bu yeni üyelerin şu konularda bilgi edinme gereksinimleri büyük ölçüde
karşılanabilir (Sabuncuoğlu; 1977, s.60):
*
işletmeyi bir bütün olarak tanıyabilme -tarihsel gelişim, yapı, yan kuruluşlar ... vb.-;*
Ücret politikası;*
İzin politikası;*
Ceza politikası;*
Sunulan olanaklar -yemekhane, lokal, sportif faaliyetler, ... vb.-;*
Çalışma düzeni ve koşullan ve*
Eğitim faaliyetleri gibi.Görüldüğü gibi, örgüt elkitaplan ve broşürleri daha çok örgütü tanıtma amacı
güclerler ve özellikle örgüte yeni katılan üyelerin uyumu için gerekli temel bilgileri içerirler.
c. İlan Tahtaları
İlfuı tahtalan, örgütün belirli yerlerine konularak, çok sayıda örgüt üyesinin çeşitli bilgilere çabuk ve ucuz bir şekilde ulaşmasını sağlayan iletişim araçlandır. Örgüt üyesinin ilgisini çekecek şekilde ve güncel olarak hazırlandığı takdirde, güçlü bir iletişim aracı
durumuna gelebilirler. (Sabuncuoğlu; 1977, s.60-61).
İlfuı tahtalannın yararlı olabilmesi içi~ şu noktalara dikkat edilmesi gerekir (MPM;
1970, s.41):
*
Herkesin görebileceği yerlere yerleştirilmelidir;*
İlgi çekici olmalıdır;*
Metin ve resimler arasında uyum sağlanmalıdır;*
Metin kısa fakat ilgi çekici olmalıdır;*
Yazılar iri ve okunaklı olmalıdır ve*
İlan, konuyu açık bir şekilde yansıtabiilmelidir.İlan tahtalarının avantajları ise şöyle özetlenebilir:
*
Ucuzdur;*
Ulaşan herkişi aynı bilgiye sahip olur;*
İlan tahtasına asılı olanlar belge niteliğindedir ve arşivlenmeyene olanak sağlar;*
Hızlıdır;*
ileti, ilan tahtasında yer aldığı sürece, alıcımn iletiyi kontrol etmesine inıkan verir.d. Raporlar
Örgütte üst düzey üyelerin, astiarı veya damşmanlarına belirli konularda çalışma ve
araştırma yaptırarak, bunlardan elde edilen sonuçları yazılı, yazılıisözlü ve/veya görsel olarak
kodlamalarıyla oluşturulan belgelere "rapor" adı verilir (Sabuncuoğlu, 1984, s. 1 27).
Raporlarda işlevsellik, ele alınan sorunun bütün yönlerini, verilere dayanarak analiz etmek, değerlemek, sentez , çözüm ve sonuçlara varmak şeklinde bir yöntem izlendiğinde gerçekleşir (Sabuncuoğlu, 1984, s. 127). Ancak bu şekilde hazırlanan bir rapor sorunla ilgili gerçekleri yansıtabilir.
Raporlar isteksiz ve inançsız olarak hazırlamrsa, kırtasiye ve zaman harcamasına yol açar. Bunun yamnda, genellikle tek yönlü bir iletişim aracı olduğundan, yalın, eksiksiz ve kısa hazırlanmadığında, okuyucu tarafindan raporu anlarnlandırmada sorunlar yaşanabilir.
e. Anketler
Özellikle büyük örgütlerde üst düzey örgüt üyelerinin, astiann çeşitli konularda duygu, düşünce ve tutumlannı öğrenmek için kullandılan bir yazılı iletişim aracıdır. Anketler
kısa, kolay cevaplanabilir soru cümlelerinden oluşur ve soru sayısı az veya çok olabilir.
Örgüt içinde anket uygulamanın avantajlan şunlardır:
*
Anket, üyelerin cevaplannda daha samimi olmasına :firsat verir;*
Anket aracılığıyla kısa sürede birçok soruya cevap verilebilir;*
Anketin uygulanışı zaman zaman oldukça ucuz olabilmektedir (Karasar; 1991a,S. 1 75).
Anketıerin hazırlanması ve çözümlenınesi ise uzman bir kadroyu gerektirir. Çünkü kaynak ile alıcı arasında tek iletişim aracı anket sorulandır. Bu nedenle, sorulann her türlü
yanlış aniaşılmayı önleyecek nitelikte profesyonelce hazırlanması gerekir.
f. Dilek Kutuları
Örgütün tüm örgüt üyeleri tarafindan kolayca ulaşabileceği yerlerine konulan
kutulardır. Örgüt üyelerinin örgüte ve örgütün yönetimine ilişkin görüş öneri ve yakınmalannı
dile getirmek için kullanılan dilek kutulan, oldukça etkili bir örgütsel iletişim aracıdır. Sistemin iyi işlemesi, örgüt üyelerinin bu kutulara bıraktıkılan yazılı iletilerin, üst düzey örgüt üyelerince ciddi şekilde değerlendirilmesine ve sonuçlannın açıkça görülmesine bağlıdır (Gürgen; 1994, s.47).
Örgütsel iletişimde dilek kutulan kııllanımının avantajlan şöyle sıralanabilir: