Bilgi yönetimi günümüzde işletme çevresinde yaşanan karmaşık ve yoğun rekabetten avantaj sağlamada işletmelerin stratejik yönetim çabalarını etkileyen bir uygulama olması nedeniyle önemlidir. İşletmeler yoğun olarak rekabet ortamında, rakiplerinden farklılaşmalarını sağlayacak iş yapma yöntemlerini ve stratejilerini belirlemede bilgiden yararlanmaktadırlar. Beijerse‟ye (1999) göre işletmeler açısından bilgi yönetimi, onlara bilgiye dayalı ekonominin karmaşıklıklarıyla mücadele etmelerinde yardımcı olmaktadır. İşletmeler çevrelerinde doğan ve rekabet avantajı sağlayan bilgiyi yöneterek pazar ortamında daha akıllıca hareket edebilmekte ve bu sayede pazar konumlarını iyileştirerek devamlılıklarını sağlayabilmektedirler (Taner vd., 2010, s.484). Kurt‟a (2005) göre aynı zamanda etkin bir bilgi yönetimi sistemi içerisinde bilgi akışı daha hızlı ve nitelikli olmakta ve böylece işletme içinde daha etkili kararların alınması mümkün olmaktadır (Taner vd., 2010, s.484).
Nonaka (1999) bilgi yönetiminin önemini şu şekilde ifade etmektedir: "kesin olan tek
şeyin belirsizlik olduğu bir ekonomide sürekli rekabet üstünlüğü için tek güvenilir kaynak bilgidir". Piyasalar değiştiğinde, yeni yenilikçi teknolojiler çoğaldığında, rakipler fazlalaştığında
ve ürünler hızla eskidiğinde başarıyı yakalayabilen işletmeler, istikrarlı biçimde yeni bilgi üretebilen, bu bilgiyi kurum içinde her yere geniş ölçüde yayabilen ve yeni teknolojileri ve ürünleri hızla uygulayabilen işletmelerdir (Yıldırım, 2012, s.40).
Dunford (2000) ise insanlar örgütten ayrılırken, gözlem, araştırma, deneme ve yaratmaya dayanan bu değerli bilginin de o insanlarla birlikte yok olması kaygısı, söz konusu bu bilginin çeşitli yöntemlerle açığa çıkarılmasının ve örgüte mal edilmesinin önemini gündeme getirdiğinden bahsetmektedir (Aktaran: Özmen, 2002, s.2). Örgütlerde toplanan örtük bilginin işletme lehine yarayacak bir şekilde açığa dönüştürülmesi ve stratejik bilgilerin depolanması işletme için stratejik rekabet avantajı sağlayabilir ve bunlar doğru yürütülen bilgi yönetiminin sağladığı yararlar olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bilgi yönetiminin sağladığı yararları direkt olarak ona yüklemek zor bir iştir. Ancak bilgi sayesinde yapılan eğitim, öğretim veya deneyim kazanma gibi önemli bazı işlemler için yapılan harcamalar kalemi buna haklılık kazandırır. Bu harcamalar için somut bir neden gösterilmeyebilmektedir. Bilgi güncelleştirilemediği durumda değerini kaybetmektedir. Canbazoğlu (2000) bilgi yönetiminin yararlarını aşağıdaki şekilde sıralamıştır (Aktaran: Iraz, 2005, s.249);
Bilgi kaybının önlenmesi: Örgütsel bir bellek oluşturarak, emeklilik, küçülme, çalışanların işten ayrılmaları ve değişimler nedeniyle oluşabilecek kritik üst bilgi kayıplarını önler ve organizasyonun kritik uzmanlığını korumasına olanak sağlar. Daha iyi kararların alınabilmesi: Etkin kararların alınabilmesi için gerekli üst
bilginin tipi ve kalitesini belirler ve bilgiye erişimi olanaklı kılar. Sonuç olarak, kararlar daha hızlı ve kaliteli olarak ve organizasyon içinde daha alt düzeylerde alınabilir.
Uyarlanabilirlik ve esneklik: Çalışanların işlerine daha hakim olmalarına, yenilikçi çözümler önerebilmelerine, daha az doğrudan gözetim ile çalışabilmelerine ve yaptıkları işlere daha az karışılmasına zemin hazırlar. Sonuç olarak, çalışanların çapraz fonksiyonel gruplarda çalışmalarına ve bu şekilde organizasyon içinde morallerinin yükselmesine olanak sağlar.
Rekabet avantajı: Organizasyonun mevcut ve olası müşterilerini, pazarı ve rakiplerini tam olarak anlamasına yardımcı olarak rekabete ilişkin boşluk ve fırsatların belirlenmesine yardımcı olur.
Varlık geliştirme: Entelektüel mülkiyet üzerinde yasal korumanın sermayeye eklenebilmesi için organizasyonun yeteneklerini geliştirir. Aksi halde patentler, tescilli markalar, lisanslar, kopya hakları ve ticari sırlar doğru zamanda uygulanmayabilir. Bu ise daha düşük düzeyde yasal koruma ve entelektüel mülkiyet için daha az pazar değeri anlamına gelir.
Ürün iyileştirme: Organizasyonun, ürün ve hizmetlere bilgiyi eklemesine olanak sağlar. Böylece, ürünün müşteri tarafından algılanan değeri, ürüne eklenen bilginin derecesi ve kalitesine bağlı olarak doğrudan artmış olur.
Müşteri yönetimi: Organizasyonun, hem müşterilerine hem de verdiği hizmetlere odaklanmasına yardımcı olur. Müşterilere yönelik artan bilgiler ile müşterilerden gelen sorgulara, isteklere ve şikayetlere daha hızlı yanıt verilebilir. Ortak bir “müşteri sorunları ve çözümleri” veri tabanına erişim sayesinde benzer sorunlara daha kolay cözüm bulunabilir.
Bilgi yönetiminin yetersiz olduğu durumlarda ise ortaya çıkan dezavantajları Öztemel ve Arslankay (2004) aşağıdaki gibi sıralamıştır (Aktaran: Fırat, 2013, s.17):
Verimlilik kaybı, Elverişli zaman kaybı, Aşırı bilgi yükleme, Bilgi erozyonu.
Kurumların varlıklarını sürdürmeleri, yeni teknolojiye ayak uydurmaları, rekabet avantajları sağlaması hususunda son derece önemli olan bilgi yönetiminin uygulanmasında çeşitli zorluklarla karşılaşılmaktadır. Her kurum kendi kültürüne has bilgi yönetimini oluşturmak ve sürekli teknikler geliştirmek durumundadır. Bilgi yönetiminin zorlukları Tablo 1.7‟deki gibi sıralanabilir.
Tablo 1.7 Bilgi Yönetiminin Zorlukları
Organizasyon açısından engeller Grup- birey açısından engeller Bilgi tabanını oluşturmak zaman alıcı, çalışan
yoğun ve maliyetlidir.
Bireysel çabaların ödüllendirilmesi sonucunda bilgi biriktirmenin artması. Bireyler yoğundur ve bilgi yönetimi ek işler
getirir.
Yönetim ve meslektaşlar tarafından eleştirilme korkusu.
Geçici proje takımlarını izlemenin zorluğu. Diğer disiplinlere olan saygının olmaması. Gereksiz ve aşırı enformasyon. Bilgi paylaşımı isteksizliği.
Çalışanların sistemin hiçbir yararını görmemesi.
Takım süreçlerinin belgelenmesinin ek işler gerektirmesini bireyin bir yük olarak görmesi.
Bilgi müdürünün varlığının yanlış mesajı vermesi.
Bilginin kaybedilmesinin bireyin değerini azaltacağı korkusu.
Bilgi yönetiminin bireyleri kontrol etmesi.