Odabaş‟nın (2009, s.182) yaptığı tanımlamaya göre bilgi yönetimi süreci, gerekli bilginin farkında olunması evresinden başlayıp, sahip olunan bilgi kaynaklarının yapılan tüm faaliyetlere uyarlanması ve üretim verimliliğinin arttırılması ya da “bilinç düzeyinin yükseltilmesi” sonucuna kadar yaşanan bütün bilgisel faaliyetleri ifade etmektedir. Bu sürecin herhangi bir evresinde yaşanacak eksiklik ya da aksaklıklar diğerlerini de etkileyeceğinden her bir evrenin düzenli olarak işletilmesi önemlidir (Odabaş, 2006, s.7). Söz konusu sürecin içerisinde yer alması gereken evreleri Şekil 1.3‟de gösterilmiştir.
Şekil 1.3 Bilgi Yönetim Süreci Evreleri
Kaynak: Tez yazarı tarafından Yıldırım, 2012, s.57‟den faydalanılarak oluşturulmuştur.
Bilgi yönetim süreci evreleri bilginin elde edilmesi, paylaşılması, kullanılması ve depolanmasıdır. Bu süreçlerin ayrıntılı tanımlarına alt başlıklarda yer verilmiştir.
1.2.1. Bilginin Elde Edilmesi
Bilginin elde edilmesi (knowledge acquisition), örgütün dış çevresinde gelişen ve örgütü ilgilendiren biçimsel ve biçimsel olmayan bilgilerle, açık ve örtük bilgilerin örgüt içine alınması, iç bilgi ve deneyimlerle çözümlenmesi yapılarak, yeni bilgi oluşturulmasıdır. Çevrede oluşan gelişmeler dış kaynaklı bilgi olarak örgüte alınır ve değerlendirmesi yapılarak örgüt için yararlı olabilecek kararların alımında kullanılır. Dış ve iç çevreden bilgi alabilmek için örgüt toplumsal yaşamda görünürlüğünü artırmalı, iletişim kanallarını açık tutmalı, örgütün tüm üyeleri ortak amaç için kenetlenmiş ve bir beyin gibi hareket etmelidir (Çınar, 2004, s.2).
Organizasyonlar açısından bilginin üretilmesi farklı biçimlerde gerçekleştirilebilir. Bunlar içinde sıkça kullanılan üç yöntem; bilginin elde edilmesi, bilginin firma içinde üretilmesi ve bilginin müşterek olarak üretilmesidir. Bazen bilgi üretilmesi sadece yeni bilgi üretmeyi gerektirmemektedir. İşletmeler çoğu kez farklı kaynaklardan sağladıkları bilgiyi bünyelerine almayı tercih ederler. İşletmeler çevrelerinden aldıkları bilgiyi, tecrübeleri ve örgüt kültürleriyle analiz ederek, kendilerine yararlı bilgi haline dönüştürürler. Kurumlar çeşitli yollarla (taklit etme, satın alma, kıyaslama, keşfetme vb.) bilgi elde edebilirler (Memişoğlu ve Özsarıkamış, 2009, s.138).
1.2.2. Bilginin Paylaşılması
Bilgi paylaşımı (knowledge sharing), bilginin bir kişiden, gruptan ve örgütten diğer kişi, grup ve örgüte transfer edilmesi veya yayılması faaliyetlerine denir. Bilgi yönetimi anlayışı içinde yer alan önemli bir konu da erişilebilir veya bilgi kanalı içinde paylaşıma hazır hale getirilmiş bilgilerin karşılıklı olarak bütün bir organizasyonda çalışanlar ve yöneticiler ya da departmanlar arasında paylaşılmasıdır. Doğru bilginin doğru kişiye uygun zamanda ulaştırılması da en önemli göstergelerden biridir. Bilgi paylaşımı gerçekte kurumun kültürel yapısına bağlı olarak işletilen bilgi akış sistemi ile gerçekleşir. Söz konusu paylaşım proje yaparak, talimatlar hazırlayarak, çalışanlar arasında rotasyona giderek veya yemek esnasında sohbet ederek sağlanabilir (Beijerse, 2000, s.6).
Örgüt içinde söz konusu bilgi aktif olarak kullananlara sürekli ve doğru zamanlamayla dağıtılmalıdır. Çünkü bilginin dönüş hızı işletmelerin rekabeti için artan oranda kritik hale gelmektedir. Bilgi paylaşımında bilginin belli bir kaynaktan çıkarak hedefine ulaşması önemlidir. Bilgi paylaşımı bu yönüyle bilgi transferinden farklılık göstermektedir. Çünkü bilgi transferinde bilginin dağıtımı söz konusudur ancak bilginin hedefine ulaşıp ulaşmadığı test edilmemektedir. Ayrıca bilgi paylaşımında bilgiyi kabul edecek tarafın gönüllü olması gerekir. (Yeniçeri ve Demirel, 2007, s.11). Demirhan ve Bozkurt‟a (2010) göre bireyin şirketteki rolü ne olursa olsun, herhangi bir bilgi paylaşımı sürecinin amacı, kaynaktan alıcıya bilginin transfer edilmesidir (Aktaran: Sarıkaya, 2011, s.19).
1.2.3. Bilginin Kullanılması
Bilginin kullanılması (knowledge reuse) örgütlerde bilgi yönetimi sürecinin ulaşılması istenen merkez noktayı ifade etmektedir. Bilgini kullanma ve ondan yararlanmaya yönelik özel bir örnek getirmek zordur. Bilginin kullanımı büyük ölçüde kurumun bilgi yönetimi anlayışına ya da kültürüne bağlı olarak gelişmektedir. Çalışanlar bilgiden yararlanma konusunda özellikle yöneticiler tarafından teşvik ve motive edilmelidir (Beijerse, 2000, s.7).
Bilginin, rekabet avantajı sağlama konusunda etkisi olması isteniyorsa sorunların çözümünde ve yeni fikirlerin üretilmesinde kullanılması gerekir. Bilginin var olması yeterli değildir. Bilginin elde edilmesi (üretilmesi), geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve paylaşılması gibi faaliyetler önemli olsa bile bilgi ancak kullanıldığında ve değerlendirildiğinde fayda sağlar (Memişoğlu ve Özsarıkamış, 2009, s.139). Değerlendirilen bilgiler daha sonra gerekli ve erişilebilir bilgi girdileri olarak yeniden kullanılabilir. Söz konusu değerlendirme büyük ölçüde süreklilik özelliği göstermelidir. Yararlanılan bilgiyi değerlendirme projeler, iç ve dış hesap kontrolleri, yürütülmekte olan müşteri tatmini çalışmalarının sonuçlarından yola çıkılarak elde edilebilir (Beijerse, 2000, s.7). Bilginin yönetilmesi ancak ileriki evrelerden geçen bilgi
organizasyona değer katacak biçimde kullanıldığında anlamlı bir faaliyete dönüşür (Memişoğlu ve Özsarıkamış, 2009, s.139).
1.2.4. Bilginin Depolanması
Bilgiyi depolama (knowledge storage), örgüt içerisinde mevcut olan bilgiyi yasal olmayan ve uygun görülmeyen kullanımdan ve olası rakipler tarafından taklitten korumayı amaçlamaktadır. Örgütler iç ve dış çevrelerinden sağlanan bilgileri gerekli durumlarda kullanmak üzere koruma ihtiyacı duyarlar. Bilginin depolanması elde edilen bilgi ve onun değer kaybını önleyen bir süreçtir. Asıl olan bilgi deposu, çalışanlardır (Dağlı ve Uzunboylu, 2007, s.71). Bireyler ve örgütler bilgiyi saklamada belirli düzeydeki bellek sistemlerinden de yararlanmaktadırlar. Bunlara örnek olarak sabit diskler, kütüphaneler, arşivler ve veri ambarları gösterilebilir (Memişoğlu ve Özsarıkamış, 2009, s.139). Fakat bu bellek sistemlerinin çok azı yazılı hale getirilir ya da bilgisayar ortamında saklanır.
Örgütler açısından rekabet avantajı yaratabilmek ve sürdürebilmek için bilginin depolanması oldukça önemlidir. Fakat bilginin korunması zor bir iştir. Bu noktada teşvikler, çalışanlara yönelik davranış kuralları, iş tasarımları gibi uygulamalarla birlikte örgütte gizli bilgiye ulaşmayı engelleyen veya sınırlayan teknolojiler de geliştirilerek bilgiyi korumak için adımlar atılmaktadır (Çakar vd., 2010, s.77).