İşbirliği, sınırlı kaynak kullanımını en üst düzeye çıkarırken, öğretimin ve araştırmanın kalitesini arttırır (Wang, Dannenhoffer III, Davidson ve Spector, 2005). Çevrimiçi öğrenme ortamları için ders tasarımı; proje yönetimi, fiilen çalışma, grafik tasarımı, programlama ve birçok farklı beceride insanın bir arada bulunmasını gerektirir. Bu çabaların bir orkestra gibi yönetilmesi ve ahenginin sağlanması yalnızca özel becerileri olan ve proje yönetimine özgü olarak hazırlanmış yazılımlarla mümkün olabilmektedir (Carliner, 2004). Doğru işbirliği aracı kullanmak, proje ekiplerinin etkili bir biçimde görevleri koordine etmesini ve iletişimi olanaklı kılar (Tan ve Jones, 2008). Proje ekiplerinin etkili bir biçimde çalışabilmesi için, ekiplerin iletişimi kolay kurması ve çalışmalarını verimli bir biçimde düzenlemeleri gerekmektedir (Tan ve Jones, 2008). Web temelli bir aracın seçiminde; erişim kolaylığı, fiyat uygunluğu, kullanım kolaylığı, yazılım yüklemeye gereksinim olmaması gibi nitelikler göz önünde bulundurulur (Tan ve Jones, 2008). E-işbirliği, yeni bilişim teknolojileri için önemli bir terim haline gelmiştir. E-işbirliği ile işbirliğine gerek katılan gerekse katılmayanlar arasında dinamizm sağlayan web uygulamaları sunar. Web temelli uygulamalar, o uygulamayı geliştirenlerce bir sunucuya yüklendikten sonra, her yerden ulaşılabilirler, dolayısıyla masaüstü tarafında yükleme ya da güncellemeye gerek duymazlar (Rusu ve Rusu, 2010).
Web temelli proje yönetimi yazılımlarına; intranet, WAN/LAN ya da internet üzerinden bir web tarayıcısı aracılığıyla başka herhangi bir yazılım yüklenmesi gerekmeksizin ulaşılabilmektedir. Bu yazılımlarının kullanımı kolay ve çok kullanıcılı olmakla birlikte projeyi planlanma, görevlerin tanımlanması ve proje performansının analizi gibi konularda noksanlıkları olabilmektedir. Çevrimdışı ve masaüstü gibi klasik çözümler, proje elemanları arasında işbirliği sağlayamadığı için, işbirliğinin gerektiği görevlerde tavsiye edilmezler. Web temelli proje yönetimi araçlarının sayısının gün geçtikçe artmasının sebebi, işbirliği çözümü sunmasındandır. Web 2.0 teknolojilerinin avantajları bu alanda da teknik olarak kendini göstermektedir. Farklı karmaşıklık düzeyine sahip proje yönetimi araçları 30 ile 20.000 Dolar arasında ücretlendirilebilmektedir (Margea ve Margea, 2011).
43 Proje yönetim aracı kullanan proje yöneticilerinin, projelerinin durumunu
saniyeler içinde gözlemlemesi mümkündür. Sadece proje tablosuna tıklayarak, projesinin zamanında tamamlanıp tamamlanmadığını öğrenebilir. Web temelli proje yönetimi aracı ile dünyanın herhangi bir yerinden proje elemanları birlikte çalışabilir, kaynaklara erişebilir ve görevlerini tamamlayabilirler (Rusu ve Rusu, 2010).
Proje yönetimi kaynakları; iş gücünü, kalite ve riskleri içeren üretken bir süreçtir (Rusu ve Rusu, 2010). Büyük projelerde farklı bireylerden oluşan gruplarla ve karmaşık görevlerle çalışmak zorlayıcı olabilmektedir. Proje yönetimi aracı kullanımı ile projelerin daha etkili yönetimi, iyi bir çözüm olabilir. Bununla birlikte, bilenen çoğu proje yönetimi sistemi ücretlidir ve müşteri hizmetleri ile birlikte kurumlar için pahalı olabilmektedir. Ücretsiz yazılımların çoğu ise bu bilinen ücretli yazılımlar kadar projelerin tüm ihtiyaçlarını karşılayacak özellikleri kapsamayabilir. Ancak yine de ücretsiz ve açık kaynak kodlu olmaları ve webden erişim imkanları ile farklı yerlerden farklı platformlardan erişilebilir olmaları ile üstünlükleri söz konusudur (Margea ve Margea, 2011).
Proje yönetimi yazılımları, proje yöneticilerine herhangi takvim ya da Excel benzeri bir yazılım kullanmaktan daha çok etkililik sağlar (Margea ve Margea, 2011). Google Grup kullanımı, toplu mesaj göndermede, dosyaları saklama ve paylaşmak amacıyla ortak alan sağlamada, kullanım kolaylığı ile evden ulaşma açısından işe yaramaktadır. Ne var ki, bu yararlarının yanı sıra,
Gönderilen dokümanların otomatik sürüm kontrolü, Görev – iş takviminin oluşturulması,
Önemli olayların izlenmesi,
Önemli olayların bitirildiğine dair e-posta gönderme
gibi konularda eksik kalmaktadır (Tan ve Jones, 2008). İşbirliğine dayalı proje yönetimi sadece bir raporlama aracı (Gannt ya da PERT şeması gibi) olmasının ötesinde, diğer önemli proje yönetimi boyutlarına da odaklanmaktadır. Bu boyutlar (Silva, 2011):
İlgili verilerin toplanması (bilgi, karar, süreç, müdahaleler, … ) Kalıcı bir depoda saklanan verilerin derlenmesi
44 Çalışmanın daha çok değer kazanması (neyin niçin yapıldığı)
Örtük ve gizli iletişim ve bilginin açık hale gelmesi Detaylı bilgi sunumu
Devam eden süreçlerin dinamik hale gelmesi Bilgi ve süreçlerde üst düzey şeffaflık sağlanması Değişikliklerin kolay yönetimi
şeklinde sıralanabilir.
İşbirliğine dayalı proje yönetim araçlarında bulunması gereken özellikler şu şekilde özetlenmektedir (Tan ve Jones, 2008):
Görev dağılımı – iş takviminin oluşturulması: Verilen bir görevin ekip üyelerinden birine, belli bir tarihe kadar bitirilmek üzere atanması.
Önemli olay oluşturulması: Bu özellikle, önemli olayların tamamlanma sürelerine uyup uymadıklarının takip edilmesi ve önemli tarihlerin hatırlatılması.
Önemli olay hatırlatması: Önemli olayların bitirilme tarihi yaklaşmadan (örneğin 48 saat) önce ilgili ekip üyelerine hatırlatma e-postasının gönderilmesi.
Önemli olay takviminin oluşturulması: Önemli olayların gerekirse tarihlerin değiştirilmesi, öncelik sıralarının yer değiştirilmesi.
Proje yönetimi yazılımları (ajanda, haftalık durum şablonu, ölçümler gibi) iletişim ve işbirliği araçları sunar (Margea ve Margea, 2011). Margea ve Margea (2011) proje yönetim yazılımlarının farklı şekilde sınıflandırılabileceğinden söz etmektedir:
Ücretsiz/Açık Kaynak Kodlu: Küçük ölçekli işletmeler için uygun yazılımlardır. Bu tür işletmelerin büyük proje yönetim yazılımı alma gereklilikleri yoktur, ancak iyi proje yönetiminin değerini algıladıkları için bu tür yazılımlara ihtiyaç duyarlar.
İstemci-Sunucu: Bazı istemci-sunucu proje yönetim yazılımları, küçük bir müşteri grubu için daha özelleştirilmiş bir halde sunulabilir. Daha çok masaüstü yazılımı olarak geliştirilirler ve zengin işlevler sunarlar.
45 Çevrimiçi/Web-temelli: Karmaşık çevrimiçi web temelli geniş bir kurumsal
proje yönetimi, proje üyelerinin görevlerinin gelişim düzeyini raporlayabilir. Bu, proje yöneticisinin, farklı katılımcıların durumlarını anlamasını kolaylaştırır ve önemli noktalara odaklanmasını kolaylaştırır.
Genel Proje Yönetim Araçları: Microsoft Project ve Visio bu alanda en çok bilinen yazılımlardır.
Modern proje yönetimi ile birlikte, bir kurumun küresel ekonomide daha rekabetçi, daha üretken ve daha etkili olacağı bilinen bir gerçektir (Rusu ve Rusu, 2010). Schöpf (2010), bundan 10 yıl sonra proje yönetimi alanındaki gelişmelerin, daha karmaşık ve daha iyi geliştirilmiş yöntem ve araçlara odaklanacağını düşünmektedir.
İLGİLİ ARAŞTIRMALAR
Bilgi ve iletişim teknolojilerin gelişmesiyle birlikte önemi artan; üretim ve hizmet sektöründe ağırlığı hissedilir hale gelen proje yönetimi (Keser ve Karahoca, 2010) ile işbirliğine dayalı öğretim tasarımı ve içerik geliştirme ile ilgili olarak alanyazında yer bulan bazı çalışmalara değinmekte fayda görülmektedir.
Disiplinler arası yaklaşımda içerik geliştirme süreçlerinde yönetici, öğretim elemanı ve çalışanların deneyimleri bir çalışma ile incelenmiştir. Bu çalışmada, uzaktan eğitim derslerinin tasarımının dikkatli bir biçimde geliştirilmesi gerektiğine dikkat çekilirken, bu süreçte bir stratejik plana gereksinim olduğu belirtilmiştir. Yönetici, öğretim elemanı ve destek personelin ders tasarımı sırasındaki işbirliğinin öneminin altı çizilmiştir. Böyle bir ekibin işbirliğinin kaynakları arttırdığını ve öğretim elemanlarının üretkenliğine katkıda bulunduğunu dile getirmişlerdir (Care ve Scanlan, 2001).
İki farklı disiplinde 3 çevrimiçi doktora eğitimi veren kurumda, öğretim elemanın tek başına içerik tasarımı ile ekip temelli içerik tasarımı karşılaştırılmış, sonucun durumdan duruma (öğretim düzeyi, sunulan program düzeyi, vb.) değiştiği ortaya konmuştur (Hawkes ve Coldeway, 2002).
Hixon (2005) doktora çalışmasında, işbirliğine dayalı bir ekiple, çevrimiçi içerik geliştirme süreçlerinde öğretim elemanı deneyimlerini araştırmıştır. Araştırma sonuçlarına göre, öğretim elemanı deneyimlerine etki eden faktörler; öğretim elemanı karakteristiği, öğretim felsefesi, beklentisi, ekibin esnekliği ile kaynak ve destekler
46 şeklinde beş başlıkta toplanmıştır. Araştırma sonunda, çevrimiçi bir ders hazırlamada
oluşturulacak ekiplerde yer alacak kişilerin seçiminde bu faktörlerin göz önünde bulundurulması önerisi getirilmiştir.
(Xu ve Morris, 2007) ise bir durum çalışması olarak ele aldıkları araştırmalarında öğretim elemanları ve öğretim tasarımcılarından oluşan bir ekip ile, Berge’nin (1995) çevrimiçi yardımcı roller topolojisi ve Stark ve Luttuca’nın (1997) akademik plan çatısını göz önünde bulundurarak çevrimiçi beşeri bilimler dersi geliştirmişlerdir. Araştırmanın ekip üyelerinin rollerinin belirlenmesinde ve müfredat kararlarında yararlı olacağı düşünülmektedir.
DePeiza (2001), Defense Acquisition Üniversitesi’nin (DAÜ) yüz yüze derslerinin teknoloji destekli hale getirilmesinde İşbirliğine Dayalı Proje Yönetimi Modelinin geliştirilmesi üzerine bir doktora tezi gerçekleştirmiştir. Bu modelle, DAÜ öğretim elemanları, konu alanı uzmanları ve öğretim tasarımcıları arasındaki işbirliğini artırması, kaynakların daha etkili kullanımını sağlaması ve tasarım, geliştirme ve sunum zamanını azaltması hedeflenmiştir. Modelin geliştirilmesinde ve duruma uyarlanması sürecinde eylem araştırması yapılmıştır. Araştırma sonuçlarına göre, web teknolojinin kullanımı ile çevrimiçi işbirliğinin nasıl kullanılacağına ilişkin ekip üyelerine verilecek eğitimlere daha fazla zaman ayrılması gerektiği ortaya çıkmıştır.
Çevrimiçi içerik geliştirmede öğretim üyelerine destek olan eğitim ortam ve teknolojileri ekibi üzerinde gerçekleştirilen bir başka doktora çalışmasında (Medinger, 2009), nitel ve nicel araştırmaların bir arada kullanıldığı karma bir yöntem kullanılmıştır. Araştırma sonuçları, ekip modelinin güçlü ve zayıf yanlarına ilişkin ipuçları vermektedir. Bununla birlikte, her ne kadar içerik geliştirme ekibi, işbirliği yaptıkları öğretim elemanlarına, çevrimiçi öğrenme ortamlarına katılım konusunda yardımcı olsalar da, öğretim elemanlarının, çevrimiçi öğrenme ve eğitim teknolojilerini benimseme ile ilgili zorlukları aşmada ekibin yeterli olamadığını dile getirmişlerdir.
Brown Thomas (2010), sanal ekiplerde güven ve üretkenlikle farklı iletişim teknolojilerinin kullanımı arasındaki ilişkiyi incelediği nitel çalışmasında, değişkenler arasındaki korelasyonun üst düzeyde pozitif olduğunu ortaya koymuştur.
Williams (2003), yükseköğretim düzeyinde 2-4 yıllık uzaktan eğitim veren dünyanın farklı bölgelerindeki kurumlarda, uzmanlarla bir çalışma gerçekleştirmiş ve bu uzmanlara, “bir uzaktan eğitimcinin sahip olması gereken roller ile bu rollerin önem
47 düzeyini” sormuştur. Uzmanlarla görüşmenin ikinci turunda, rol sayısı rafine edilerek
30 rol belirlenmiş ve bu rollerden birinin de proje yönetimi olduğu görülmüştür. Brill, Bishop ve Walker (2006) ise benzer şekilde web temelli Delphi çalışması ile öğretim tasarımı alanında bir araştırmayı, 147 katılımcı ile gerçekleştirmiş ve yine görüşmelerin ikinci turunda belirlenen 78 yeterlilikten 42’sinin (%53.8) proje yönetim başarısı ile ilişkili olduğunu ortaya koymuştur.
2000-2005 yılları arasında, Kanada Saskatchewan Hükümeti’nin desteği ile Saskatchewan Üniversitesi’nin Teknoloji Destekli Öğrenme Eylem Planı çerçevesinde, proje yönetimi bakış açısıyla, e-öğrenme 4 fazda yaygınlaştırılmaya çalışılmıştır. Bu çalışmanın sonunda, e-öğrenmenin kuruma özgü yapılanabileceği ve kurumun e- öğrenme ile birlikte yaşayacağı birçok zorluk ve olanağın, kuruma yeni kazanımları olacağı ve kurumun yapısını değiştirebileceğini görmüşlerdir. Bunun yanı sıra, bu süreçlerde proje yönetimin kritik öneme sahip olduğu da bir başka bulgu olarak ortaya konmuştur (Morrison ve Rowan, 2006),
Bir başka çalışma kapsamında, 2002 yılında akademik ve özel sektörde çalışan öğretim tasarımcılarına e-posta yoluyla ulaşılarak, işte geçirdikleri zamanlarını nasıl harcadıkları araştırılmıştır. 142 kişiden dönüt alınmış ve araştırma sonuçlarına göre öğretim tasarımcıları en çok gerçek anlamda tasarım sürecine ve en az onun kadar da proje yönetimine (%22) zaman ayırdıklarını ifade etmiştir (Cox ve Osguthorpe, 2003).
Williams van Rooij (2010), yükseköğretimde öğretim tasarımı proje yönetimi modelleri ile öğretim tasarımı uygulayıcıları arasındaki boşluğu tartıştığı çalışmasında, öğretim tasarımı eğitimci ve uygulayıcılarına bazı öneriler sunmuştur.
Durdu, Yalabık ve Çağıltay (2009), DONC2 (distributed online curriculum and courseware development – dağıtık çevrimiçi öğretim programı ve ders geliştirme) adını verdikleri bir modelin avantajlarından bazılarını; proje yönetimi, sürekli iletişim, değerlendirme ve geribildirim ile değişimlere kolay uyarlanabilme şeklinde sıralamaktadırlar.
Bir başka çalışmada, Colorado Devlet Üniversitesi’nde çevrimiçi sunulan lisans ve yüksek lisans derslerinin tasarımında gerçekleştirilmiştir. Bu çalışmada, çevrimiçi bir öğretim tasarımı kuramı olan etkin tam öğrenmenin (Active Mastery Learning) ekip temelli olarak uygulanması tartışılmış ve bir model önerilmiştir (Puzziferro ve Shelton, 2008). Greenhow ve Belbas (2007), e-öğrenme derslerinin hazırlanmasında Etkinlik
48 Kuramına dayalı Etkinlik-Yönelimli Tasarım Yöntemlerinin (EYTY) yorumlanması
üzerine bir makale yazmışlardır. Çalışmalarında, özellikle uzaktan eğitim programlarında öğretim tasarımı ve geliştirmede çalışan ekip üyelerine, işbirliğine dayalı olarak EYTY hakkında bilgiyi nasıl yapılandırabilecekleri üzerine odaklanmışlardır.
Kaliteli ders tasarımında işbirliğinin önemine inan Kanadalı araştırmacılar (Chao, Saj ve Hamilton, 2010) yaptıkları durum çalışmasında, geliştirilecek ya da düzeltilecek dersin derinliği, öğretim üyesi ve tasarımcı arasındaki ilişkinin doğası ve öğretim üyesinin deneyimi ile ilişkili olduğunu ortaya koymaktadır.
Becerik (2006), mimari, mühendislik ve inşaat sektöründe çevrimiçi işbirliğine dayalı proje yönetiminin uygulanması üzerine bir doktora tez çalışması yürütmüştür. Nitel bir araştırma olan çalışmada; ilgili alanlarda bu araçların kullanımı, kurumsal bağlamda etkileşim, kullanıcı ihtiyaçları ve bu teknolojilerin ilgili alanlara nasıl uygulanabileceği araştırılmıştır. Çevrimiçi işbirliğine dayalı proje yönetimi yazılımı ile birlikte, inşaat iş akışlarındaki geri dönüş oranlarının düştüğü, doküman değiş tokuşunda büyük oranda zamandan tasarruf edildiği, teklif süreçlerini kısalttığı sonucuna ulaşmıştır. Becerik’in (2006) çalışmasına benzer bir başka çalışma ise Sun ve Oza (2010) tarafından inşaat mühendisliği alanında çevrimiçi işbirliğine dayalı bir araçla değişim yönetimini incelemişlerdir. Araştırmanın amacı, 260 kullanıcıdan cevap veren 85’inin araçla ilgili görüşleri olumlu ve tutarlıdır. Aracın denetim ve izleme ile iletişim kayıtlarına yer vermesi özellikleri katılımcılardan en yüksek oyu almıştır.
Dünya çapında 103 eğitim/öğretim ürünü geliştiren devlete bağlı ve özel kurumda öğretim tasarımı sürecinde proje yönetimi uygulamasının olup olmadığına dair bir araştırma gerçekleştirilmiştir. Web üzerinden sunulan anket ile elde verilen doğrultusunda, öğretim tasarımcıları ile proje yöneticilerinin, proje yönetimi olgunluk düzeyleri arasında anlamlı bir farklılık çıkmamıştır. Araştırmaya katılan 103 kişi ya da kurumun öğretim tasarımcısının her iki rolü (öğretim tasarımcısı ve proje yöneticisi) de üstlenme yüzdesi 40.2; proje yöneticisinin her iki rolü de üstlenme yüzdesi 1.0, hem proje yöneticisi hem öğretim tasarımcısının bulunma oranı %28 ve diğer düzenlemelerin oranı ise %20.8 olarak görülmüştür (Williams van Rooij, 2011).
Dittmar’ın (2009) çalışmasına 4 kurumdan katılan 60 katılımcının görevleri, öğretim tasarımcısı, çevrimiçi öğretim elemanı ve yöneticisi ile teknoloji bölümü
49 yöneticisidir. 3 aşamalı tasarım modelinin bileşenleri – etkileşim, karakteristikler,
işlemler ve uygulamalar – bir anket ile katılımcılara yöneltilmiştir. Elde edilen verilere göre, en popüler 3 rolün öğretim tasarımcısı, öğretim elemanı ve çevrimiçi geliştirici olduğu ortaya konmuştur. Ayrıca bu roller etrafında detaylandırılmış 5 öğretim tasarımı model karakteristiği ile 10 öğretim tasarımı uygulama ve işlevi belirlenmiştir. Araştırmanın web temelli öğrenme uygulaması sunan kurumların öğretim tasarımı ekiplerine; rollerin yeniden dağıtımı, yeni rollerin belirlenmesi ve sıklıkla gereksinim duyulan rollerin yeniden düzenlenmesi anlamında yardımcı olacağı düşünülmektedir.
Kutztown Üniversitesi Yazılım Mühendisliği bölümünde bir dönem boyunca, gerçek müşterilerin yazılım sistemlerinde, öğrenci proje ekipleri çalıştırılmıştır. Yazılım geliştirme yaşam döngüsünde önce her ekip Google Grupları kullanarak kendi ekip üyeleri ile proje koordinasyonu ve iletişimi sağlamışlar, ardından bu süreçte beklenen işbirliği işlevleri tartışılmıştır. Sonrasında ise üç web temelli araç (Basecamp, Central Desktop ve Viewpath) araştırılmış ve Google Grup kullanımı ile bu araçlar, işbirliği ve proje yönetimi açısından karşılaştırılmıştır. Araştırma sonunda, Google Grup kullanımının, merkezi e-posta gönderme yeteneğine rağmen görev takvimi ve önemli olay oluşturma açısından eksiklikleri nedeniyle ekip işbirliği açısından zayıf kaldığı, ortaya konmuştur (Tan ve Jones, 2008).
34 proje ekibinin görev ve işbirliği hakkındaki e-postalarının zaman serileri analizi ile incelendiği bir araştırmada, üst düzey performansa sahip ekiplerin daha çok mesajlaştığı, mesajların daha çok olaylar çerçevesinde gerçekleştiği ve projeleri bitirme konusunda daha çok kendi kendine organize olabildikleri görülmüştür. Dolayısıyla, proje yöneticilerinin, kendi çalışanlarının tartışmalarını izlemelerinin, proje başarısı açısından önemli olduğu sonucuna varılmıştır (Chiocchio, 2007).
Nicel, korelasyonel ve betimsel olarak desenlenen bir başka doktora çalışmasında, temel öğretim tasarımı ilkelerinin ve yapılandırmacılık temeline dayalı olarak ders tasarımı uygulamalarının öğretim elemanları üzerindeki etkisi araştırılmıştır. Çalışmaya 10 meslek yüksekokulu katılmış ve çevrimiçi cevap verebilecek yüksekokul yöneticileri ile öğretim elemanlarına iki anket uygulanmıştır. Anketlere cevap veren 54 öğretim elemanına göre, kendi derslerini tasarlarken temel öğretim tasarımı ilkelerini uygulamada sorun yaşamadıkları, ama aynı durumun yapılandırmacılık için geçerli olmadığını dile getirmişlerdir (Shapiro, 2007).
50 Bu bölümde, bu araştırmanın konu alanı ile ilgili çeşitli temalar göz önünde
bulundurularak alanyazın özetlenmeye çalışılmıştır. Yukarıda, tema bütünlüğü göz önünde bulundurularak sunulan araştırmalar; içerik geliştirme süreçleri, içerik geliştirme süreçlerinde ekipler, bu ekiplerdeki rol dağılımları, işbirliği ve güven, içerik geliştirme süreçlerinde proje yönetimi, içerik geliştirme süreçlerinde öğretim tasarımı model ve kuramları, eğitim alanında ve eğitim dışındaki alanlarda çevrimiçi işbirliğine dayalı proje yönetimi uygulamaları başlıklarında toplanmaktadır. Bu araştırmalar, uzaktan eğitim içerik geliştirme süreçlerinde bir ekibe olan ihtiyacın; bu ekibin işbirliğinin ve proje yönetimi çerçevesinde işleyişinin takip edilmesinin; günümüz teknolojilerinin sunduğu imkanlar doğrultusunda çevrimiçi ortama taşınması gerekliliğinin altını çizmektedir.
51