Bu bölümde, tıbbi sekreterlik mesleğinin tanımı ve görevleri, tıbbi sekreterlik mesleğinde iş doyumu ve örgütsel güvenin önemi; kuramsal ve kavramsal çerçevede belirlenmeye çalışılmıştır.
2.3.1.Tıbbi Sekreterliğin Tanımı ve Çeşitleri
Tıp sekreterliği ile ilgili yapılan çeşitli tanımlar bulunmaktadır. Bu tanımlardan birisi; tıbbi dokümantasyon ve arşiv konusunda özel eğitim almış ve kendisine yasa ve yönetmeliklerle yüklenen görevleri yapmakla sorumlu kişilere “tıbbi sekreter” denir, şeklindedir (Ceylan, 2009: 20).
Tıp sekreterliği, diğer sekreterlik türlerinden uzmanlık yönüne verilen önem bakımından ayrılmaktadır. Hastane, klinik ve laboratuarlarda tıp sekreterlerinin uzmanlık bilgilerine büyük bir ihtiyaç duyulmaktadır. Tıp sekreterleri, hastanelerin ilgili servislerinde hizmet veren yönetici ve hekimlerin teşhis, tedavi, hastanın izlenmesi, gerekli malzeme temini gibi konularda, yazışmalar yapmak gibi hayati öneme sahip görevleri yerine getirirler (Tengilimoğlu ve Çıtak, 2003: 8).
Tıbbi sekreterlik yapmak için uzmanlaşmak gerekir. Çünkü birçok kelime ve terimi öğrenmek gerekmektedir. Tıbbi sekreterler hasta dosyasını tanımalı, kayıt, kabul ve taburcu veya ölüm durumunda yapılması gereken işlemleri bilmeli, sağlık bakanlığına gönderilecek istatistik ve cetvelleri düzenleyebilmeli; tıbbi yazım tekniklerini ve raporlamayı bilmelidir (Ceylan, 2009: 20).
Hastanelerde çalışan tıbbi sekreter çeşitlerini; (a) poliklinik sekreteri, (b) klinik sekreteri, (c) acil servis sekreteri, (ç) ameliyathane sekreteri, (d) laboratuar sekreteri, (e) arşiv sekreteri, (f) hasta kabul sekreteri, (g) anabilim dalı sekreteri, (h) istatistik birimi sekreteri şeklinde sıralayabiliriz (Tengilimoğlu ve Çıtak, 2003: 79-89).
2.3.2.Tıbbi Sekreterlik Mesleğinin Önemi
Tıp alanında devam eden araştırmalarda, öncekilerle bugünkülerin birleştirilmesiyle elde edilen gelişmelerde tıbbi dokümanların ve tıbbi dokümantasyonun rolü oldukça büyük olmuştur (Balcı, 2001: 63). Her sağlık kuruluşu, tedavi ettiği her hastaya ait bilgileri saklamak zorundadır. Verileri saklamak hukuksal ve yasal açıdan olduğu kadar, akreditasyon standartları açısından da gereklidir (Roach, 1998: 29).
Tıbbi sekreterlerin, tıbbi dokümanları düzgün bir şekilde düzenlemeleri, hasta, hastane, hekim, adli tıp, halk sağlığı, tıbbi araştırmalar yönünden oldukça önem taşımaktadır. Bugün bir hastanın birçok bakımdan tetkik edilmesi, hekimin aynı gün içinde hastaları düzenli bir biçimde muayene etmesi, hastaların şikâyetlerinin dinlenmesi ve uygun tedavi yöntemleri hakkında bilgi verilmesi tıbbi sekreterlerin önemli görevlerindendir (Artukoğlu, Kaplan ve Yılmaz, 2002: 32).
Belirli bir sağlık sorununu çözmek, kontrol veya ziyaret amacıyla sağlık kuruluşlarına başvuran kişilerin deneyim ve bilgi eksikliği nedeniyle aradığı yeri bulmakta güçlük çektiği, yanlış yerlere başvurdukları görülmektedir. Bu durum görev yapan tıbbi sekreterlerin zamanını almakta, konsantrasyonunu bozmakta ve verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir. Ayrıca hastaların da zaman kaybetmesine neden olmaktadır. Sağlık kuruluşuna herhangi bir sebeple gelen insanlara doğru ve doyurucu bilgilerin verilmesi gerekmektedir (Ceylan, 2009: 27).
Tıbbi dokümanlar, adli tıp vakalarında, hem hastane hem de hekimler için büyük önem taşırlar. Bu arada hastane dışında olan ve hastaneye gelen öldürme ve yaralama gibi adli vakalara ait dokümanlar cumhuriyet savcılıkları için önemli olan değerli kanıtlardır. Tutulan bu kayıtların, mahkemelerce birer kanıt ve güvenilir kaynak olması ancak bunların iyi bir şekilde düzenlenmesi, sıralanması ve saklanması ile gerçekleşebilir (Sümbüloğlu ve Sümbüloğlu, 1998: 25). Bu sıralanma ve saklamayı tıbbi sekreterler yapmaktadır.
Çeşitli kısıtlılıklar sebebiyle tıbbi araştırmaların yapılmasında tıbbi dokümanların sağlayacağı imkânlardan tam olarak yararlanmak, günümüzde dahi henüz mümkün olmamaktadır. Bilgilerin daha doğru tespit edilmesi, korunması ve değerlendirilmesine ilişkin bilimsel ve teknik imkânların giderek çoğaldığı bugünün hasta dosyaları arşivlerinde sağlık
kurumları yöneticilerine düşen görevlerden biride hasta dosyalarını insan sağlığı ile ilgili araştırma yapan araştırmacıların isteklerine uygun olarak bütün ayrıntılarıyla değerlendirmek, belirli sistemlere göre düzenlemek, sınıflandırmak ve gerekli imkânlarda ilgili şahıs ve kurumların hizmetine sunmaktır (Megep, 2008: 19).
2.3.3.Tıbbi Sekterlerin İş Doyumu ve Örgütsel Güven Durumlarının Önemi
İş doyumu ve örgütsel güven ilişkilerini inceleyen araştırmacıların vardıkları ortak sonuç, doyumlu çalışanların verimli oldukları şeklindedir (Egbule, 2003: 159). Bireyin örgüte, üstüne, yönetime ve hatta iş arkadaşlarına güven duyması onun bir amaca doğru çaba harcamasını, işine ilgi duymasını, işine kopamayacak kadar bağlı olmasını ve yüksek morale sahip olmasını sağlamaktadır (Güneşer, 2002: 52).
Bazı çalışmalar, çalışan doyumunun önemli olduğunu çünkü müşteri memnuniyetinin ancak çalışanın doyumu ile sağlandığını, onun doyumunun müşteriyi de pozitif yönde etkilediğini ortaya koymaktadır. İş doyumunun örgütsel güvenle de ilişkili olduğu görülmüştür. Örgütsel güven ve iş doyumu müşteri memnuniyetini önemli boyutta etkilemektedir (Lam ve Zhang, 2003: 3).
İş doyumu ile örgütsel güven sonuçları olarak devamsızlık ve iş gücü devir oranı arasında sürekli ve ters bir ilişkinin olduğu görülürken; iş görenin örgütten ayrılma isteğine ilişkin algının doğrudan iş rolündeki doyum düzeyinin bir işlevi olduğu ileri sürülmüştür (Balcı, 1985: 19).
Çalışanın yönetime güvensiz olması durumunda, çalışma şartları ne olursa olsun iş doyumu gerçekleşmeyebilir. Feldman ve Hugh (1986), yönetime karşı güven oluşması durumunda, fiziksel şartlar konusundaki şikâyetlerin azalacağını ve ani, büyük değişimlerin yaşandığı durumlarda fiziksel şartların önem kazanacağını belirtmiştir (Erdil ve ark. , 2004: 21).
Kamu ve özel sektörde çalışan tıbbi sekreterlerin gerek eğitimle ilgili sorunları gerekse kurum içinden kaynaklanan sorunlarıyla karşılaşmaları kaçınılmaz bir gerçektir. Bu sorunlar arasında; aşırı iş yükü, iletişim eksikliği, örgüte güvensizlik, uzmanlaşmaya yeterince önem verilmemesi, görev tanımlamalarının iyi yapılmaması, motivasyon eksikliği, performans
değerlendirmenin objektif kriterlere göre yapılmaması, kariyer geliştirme ve eğitim olanaklarının kısıtlı olması, çalışma ortamının ve fiziksel olanakların yetersizliği, toplumda yanlış algılanma ve cinsel tacize uğrama gibi durumlar yer almaktadır (Coşan ve Tengilimoğlu, 2003: 8).
İş akışının düzenli sağlanması için personelin verimli şekilde çalışması gerekmektedir. Çalışanlar arasındaki uyumsuzluk, uzman kişilerin eksikliği, personelin sorumluluktan kaçma çabaları gibi bazı problemler işlerin aksamasına, zamanında bitirilememesine neden olmaktadır (Toroslu, 1993: 5).
Yukarıda belirtilenlerden sonra, çalışanın iş doyumlu olması için yöneticilerini, çalışma arkadaşlarını ve örgütünü kabul etmesi gerekmektedir. Hem yöneticilerin hem çalışma arkadaşlarının hem de örgütün çalışan tarafından kabul edilmesi için her üç taraf da kendi içinde güvenilir, dürüst, destekleyici, adil karar mekanizması ve uygulamaları, yardımcı tutumlar, her yönlü açık iletişim koşullarının sağlanması gerekmektedir.
BÖLÜM 3