Takım Kurma ve E÷itim

Dengeli Ölçü Kart oldukça kapsamlı bir çalıúma oldu÷undan iúletmenin tüm veya birçok faaliyetini kapsamaktadır. Dengeli Ölçü Kart’ın uygulanabilmesi için farklı fonksiyonel alan ve düzeylerdeki faaliyetler, faaliyetlerle ilgili bilgiler ve bu faaliyetleri gerçekleútiren çalıúanlarla iletiúimin devam ettirilebilmesi gereklidir.

Bu kadar kapsamlı bilgi tek bir kiúide toplanamayaca÷ı için organizasyonun farklı düzey noktalarındaki kiúilerin deste÷i ve katılımı gerekmektedir. øhtiyaç duyulan bilgi ve iletiúim becerilerine sahip kiúilerin bir araya getirilmesiyle çalıúma takımı kurulmaktadır. Her bir üye kendi biriminin elçisi konumundadır ve kendi biriminin projeye karúı arzulu ve heyecanlı olmasından da sorumludur. Çalıúma takımı hem planlama hem de uygulama evresinde aktif rol oynayacaktır.

Takım üyeleri belirlenen amaca ulaúmak için gerekli tüm kaynaklara sahip olmalı ve birbirini tamamlayabilmelidir. Gereken kaynaklar arasında iúletmeye yönelik bilgiler oldu÷u gibi yönetim ve proje yönetimine yönelik noktalarda (problem çözme, karar verme, planlama teknikleri vb.) olmalıdır. Bir çalıúma takımı sponsor, takım lideri, üyeler ve danıúmanlardan oluúmaktadır (Niven, 2002: akt. Akgül, 2006).

Bir çalıúma takımında sponsor iúi bir fiil yapmaz ancak uygulamanın gerçekleúmesi için iúletme genelinde ihtiyaç duyulan maddi-manevi ortamın oluúturulmasını sa÷lar. Projenin gerçekleúmesi için ihtiyaç duyulan kaynakların zamanında teminini gerçekleútirmek yanında hem yönetim kurulu hem iúletme içindeki görüú ve konuúmaları ile hem üst yönetim hem çalıúanlar karúısında projeyi sahiplenir, destekler, savunur ve insanların katkıda bulunmalarını sa÷lamaktadır. Bu kiúiler iúletmeyi iyi tanıyan, iúletmenin amaç ve stratejilerine hakim, iúletmenin geneli tarafından tanınan, sevilen, sözü dinlenen, nüfuzu geniú, kredisi yüksek bir yönetici olmalıdır.

øúletmedeki en etkili yönetici karúısında ve yönetim kurulunda etkili bir konuma sahip olmalıdır. Takım liderleri, birçok farklı kiúi ile görüúecek, toplantı yapacak ve hatta mücadele edeceklerdir. Hem üst düzey yöneticilerle hem de takım üyeleri ile baúarılı úekilde iliúki kurabilmelidir. Takımın ihtiyaç duydu÷u kaynakları zamanında temin edebilmelidir. Bu nedenle iletiúim kabiliyeti yüksek, sabırlı, mücadeleci niteliklere

sahip, ikna kabiliyetleri geliúmiú, çözüm odaklı, so÷ukkanlı, planlama yetene÷i yüksek olmalıdır.

Takım içindeki etkileúimi, iliúkileri ve problemleri yönetece÷i, motivasyonu sa÷layaca÷ı için insanların psikolojilerini yönlendirebilmelidir. Zamanının büyük kısmı toplantılarda geçecektir. Tüm zamanını projeye adayabilmelidir. Üyeler skorkartların oluúması için gerekli faaliyetleri gerçekleútiren kiúilerdir. Hem kendi birimlerinden ihtiyaç duyulan verileri sa÷larlar hem de bu verileri kullanarak ölçütlerin, hedeflerin, amaçların ve benzeri unsurların oluúturulmasında görev almaktadıırlar. Bu kiúiler birimlerinde yönetici olmak zorunda de÷ildir ancak kendi birimlerinde proje sponsoru rolünü üstlenmektedirler. Yöneticileri üzerinde ve di÷er çalıúanlar üzerinde etkili olmalıdırlar. Birimlerini çok iyi tanımaları gerekmektedir. Zamanlarının en az % 50 sini proje için kullanabilmelidirler. Tüm çalıúma boyunca omuz omuza mücadele edilece÷inden, daha baúarılı sonuçlar elde edilebilmesi için tüm takım üyeleri arasında profesyonel ve kiúisel ba÷lar kurulmalıdır. Takım içi motivasyon faaliyetleri gerçekleútirilmelidir. Üyelerin aynı co÷rafi-fiziki alanda bulunmaları baúarıyı arttıracaktır.

Danıúmanlar proje yönetimi, problem çözme teknikleri, uygulamayı kolaylaútıracak metodoloji ve teknikler, de÷iúim yönetiminde destek sa÷lanması gibi konularda yardımcı olabilmektedirler. Bu kiúilerin tam zamanlı çalıúmalarına ihtiyaç yoktur ancak ihtiyaç anında bilgi aktarımı sa÷lanabilmelidir. Özellikle de÷iúim yönetimi zorlu bir konudur ve bu konuda bir de÷iúim uzmanı muhtemel problemleri önceden tahmin ederek çözümler üretebilir, yeni sisteme geçiúin daha rahat ve sancısız gerçekleúmesini sa÷layabilmektedir. Takıma dâhil olacak kiúilerin belirlenmesinde projenin özellikleri ve kapsamı da etkili olmaktadır.

Takımda tüm birimler kendini temsil edebilmelidir. Takım yaklaúık olarak on kiúiden oluúabilir. Ancak bu sayıdan fazla kiúinin katılımıyla oluúacak projelerde iletiúim ve karar alma konularında sıkıntılar yaúanabilmektedir.

Tüm takım üyeleri ortak bir amaca odaklanmıú olmalıdır. Farklı nitelik, birikim, meslek ve kiúiliklerden dolayı farklı görüúler, düúünceler olabilir, bunlar problemlerin çözümü ve tüm iúletmenin kapsanabilmesi için avantaj sa÷lar ancak herkesin sahip oldu÷u ortak bir yaklaúım belirlenmiú olmalıdır.

Tüm üyeler di÷erlerine karúı kendilerini sorumlu hissetmelidir. Sorumluluk bir veya birkaç kiúinin üstünde olmamalı tüm takımca paylaúılmalıdır. Takım kurulduktan sonraki adım, üyelerin e÷itimidir. Tüm takım üyelerinin gerçekleútirilecek proje ve kullanılacak yöntemler hakkında bilgiye ihtiyaçları olacaktır. Uygulamanın sa÷lıklı úekilde planlanması ve gerçekleútirilmesi için çalıúma baúlamadan önce takıma gerekli e÷itimler verilmiú olmalıdır.

Dengeli Ölçü Kart stratejinin ve uzun dönemli amaçların günlük faaliyetlere aktarımı oldu÷undan bu uygulamanın gerçekleútirilmesi için öncelikle takım üyelerinin iúletme geneli hakkında yeterli bilgiye sahip olmaları gerekir. Ana hatları ile uzun dönemli amaçlar ve strateji üyelere aktarılmalı ve organizasyona bu bilgiler ıúı÷ında bakmaları sa÷lanmalıdır.

ùekil 10: Proje Takımına Verilmesi Gereken E÷itimler

Kaynak: Niven (2002)

Metodolojinin ötesinde uygulamada kullanılacak planlama ve di÷er metotlar örneklerle aktarılmalı, çalıúma esnasında rahatlıkla kullanılabilir düzeye gelinmelidir.

Hem takım içi çalıúmalarda hem dıúa dönük çalıúmalarda, uygulamanın büyük bölümü çalıúan ve yöneticilerle bilgi alıú veriúi için toplantı ve görüúmelerle geçece÷inden iletiúim becerileri, ikna kabiliyeti oldukça önemli bir nitelik olarak karúımıza çıkacaktır. Takım üyelerinin çalıúanlardan istedikleri bilgiyi en kısa sürede alabilmeleri, elde edilen sonuçları etkin úekilde aktarabilmeleri ve bu sonuçların kabullenilmesi için ikna kabiliyetlerini kullanmaları hayati önem taúımaktadır (Akgül, 2006).

Dengeli Ölçü Kart Metodolojisi øúletme ve Amaçları Kullanılacak Metodlar EöøTøMLER øletiúim Becerileri