Gerçek veya tüzel tüm kurumsal yapılarda, takip edilen iĢ veya hizmet süreçlerinin her aĢamasının dokümante edilmesi ve bu süreçler sonucunda ortaya çıkan her türlü belgenin belirlenmiĢ formatlar çerçevesinde arĢivlenmesi iĢ ve hizmet süreçlerinin devamlılığı, gelecek tasarımı ve planlamaları ve zaman ve personel iĢ gücü tasarrufu bağlamında kurumsal zorunluluk olarak ortaya çıkmıĢtır. Bu durum değiĢen zaman faktörünün de etkisiyle oldukça geliĢmiĢ, kapsamlı doküman ve belge yönetim sistemlerinin kullanılmasına ve geliĢtirilmesine neden olmuĢtur.
Teknolojideki, özellikle biliĢim sektöründeki ilerleme büro hizmetlerindeki tüm iĢ akıĢını doğrudan etkileyerek önceden kullanılan kâğıt, kalem, hesap makinesi ve daktilo gibi bir çok envanterin değiĢmesini sağlamıĢ ve dokümantasyon iĢlemlerinin kağıt üzerinden önemli ölçüde bilgisayar ortamında tutulmasına neden olmuĢtur. Bu ilerleme sonuç olarak gerek yönetme, gerek zaman tasarrufu gerekse iĢ takibini kolaylaĢtırmasının yanında tüm hizmet sürecinin aĢama aĢama takip edilebilmesini, performans değerlendirmesinden her türlü istatistik veri arĢivinin tutulmasına kadar oldukça önemli fırsatlar ortaya çıkarmıĢtır. Bu büyük değiĢim doğal olarak büro yapılanmalarına yansımıĢ, tüm yönetim ve hizmet sistematiği, değiĢen teknolojik alt yapıya uygun olarak baĢta bilgisayar ve mobil araçların ve büro otomasyonun kullanımına göre yeniden yapılandırılmıĢtır.
Büro otomasyonu, bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade eder. GeniĢ anlamda büro otomasyonu; çalıĢanların geleneksel ofis yapısını düzene sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm personelin verimliliklerini artırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır. Günümüzde, büro otomasyonu güçlü bilgisayarlar desteğinde bürodaki tüm araçların verimli ve etkin kullanıldığı, entegre bir donanım ve yazılım uygulaması olarak kabul edilmeye baĢlanmıĢtır. Büro otomasyonu, kâğıtsız ve elektronik haberleĢen bir toplumun öncüsü olarak kabul edilmektedir.
Büro otomasyonu temelde teknolojinin iki farklı alanındaki geliĢmelerden etkilenmektedir. Bunlardan öncel olanı bilgisayar teknolojisi, diğeri ise iletiĢim alanında ortaya çıkan yeniliklerdir.
Bilgisayarlar, otomasyon sistemlerinin omurgası konumundadırlar. Büro otomasyonunun, bilgisayarsız yapılandırılması düĢünülemez. Yapılan iĢlerin kontrolü ve elde edilen sonuçlarda iĢlerin yeniden ayarlanması ve sistematize edilmesi, ancak bilgisayarlarla sağlanabilmektedir.
Bürolarda verimliliği baltalayan en önemli faktörlerden biri de haberleĢme olanaklarının yetersizliği ve yoğun kâğıt kullanımıdır. Bilgi çağında, büroların bilgiye olan taleplerinin de artırdığı bir gerçektir. Bilginin zamanında, kesintisiz ve tam olarak elde edilmesi, günümüz büro hizmetlerinde en önemli amaçlarından biridir. Büro Otomasyonu Sistemleri ve iletiĢim alanındaki geliĢmeler sayesinde bu amaca ulaĢmak bürolar için artık bir hayal olmaktan çıkmıĢtır. Elektronik haberleĢme ve belge eriĢim sistemleri ile bürolar istedikleri bilgiye anında ulaĢabilmektedirler.
Yöneticiler, en kısa zamanda ve birçok konuda önemli kararlar almak zorunda olan kiĢilerdir. Bunu sağlamak için, yönetici ve uzman kadrolarının; yoğun olarak bilgisayar ve diğer büro otomasyonu araçlarından yararlandıkları görülmektedir. Karar Destek Sistemleri ve Uzman Sistemler sayesinde, yöneticiler çok sayıda bilgi ve belgeyi değerlendirebilmekte ve doğru kararlara varabilmektedirler.
Bilgi toplumunda bilgi vazgeçilmez ve tükenmez bir kaynak olarak önem kazanmıĢtır. Bu bağlamda büro otomasyon sistemleri artık sadece belgelerin saklandığı, iĢlendiği ve yönetildiği bir yapı değil, bilginin artan stratejik önemiyle birlikte, örgütlerde bütün yönetsel faaliyetlerin temelinde yatan "karar alma" ve “denetleme mekanizmalarına” önemli ölçüde katkı sağlayan bilgisayar tabanlı bir yapı haline gelmiĢ, merkezi yönetim ve bilgi havuzu oluĢturarak bir organizasyonu yönetebilmek ve karar verme mekanizmalarını desteklemek için gerekli bilginin toplanması, iĢlenmesi, saklanması ve dağıtılması için olmazsa olmaz bir unsur haline gelmiĢtir.
Burada öne çıkan en önemli unsur da, bilgiler topluluğunun meydana getirdiği veri tabanı ve dijital arĢivdir. Bu arĢiv ise geleceğe yön verecek ve kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerin en büyük mirası olacaktır.
Bu mirası en iyi Ģekilde değerlendirebilmek için ülke genelinde ortak veri tabanı çözümlerine veya bir birbirleriyle entegre olabilen veri taban uygulamaları ile ortak ülke genelini kapsayan dijital arĢiv uygulamalarına ağırlık verilmelidir. Bu sayede insanlar kamuda yapması gereken iĢlemlerinde vatandaĢlık numarasını girmekle her türlü bilgisine ulaĢılacak ve iĢlemlerini evrak getirip götürmeden yapabilmesi sağlanacaktır. Bu yapılanmanın ülke vizyonuna yapacağı katkı özellikle Ar-Ge çalıĢmaları, üniversite araĢtırmaları gibi her türlü ekonomik, askeri veya stratejik çalıĢmalar için çok büyük bir istatistik fırsatı sunabilmesidir.
Fakat buradaki en büyük sorun kurumların bilgi iĢlem alt yapılarının ve sistemlerinin kendilerine özgü yapılandırmalarından dolayı birbirleriyle entegre olamamasıdır. BaĢka bir problem ise kullanıcı ve bilgi iĢlem personelin her kurumda eĢit seviyede bilgi ve beceri düzeylerinin eĢit olmamasıdır. Son olarak, her kurumun bilgisinin kendine göre çok önemli olması ve kurumların bilgi transferine sıcak bakmaması da diğer önemli engellerdin birisidir.
Sonuç olarak özelikle kamu kurumlarında yapılandırılan tüm otomasyon sistemlerinin genel çerçevesi ve format yapısının belirli esneklikte düzenlenecek bir mevzuatla konsept olarak belirlenmesi ve entegrasyon içeriğinin bu mevzuatla düzenlenmesi belirtilen sorunların büyük bir kısmını çözecektir. Sağlık sisteminden eğitim sitemine, güvenlikten maliyeye, kadar tüm kurumsal yapıların hakem konumundaki bir mevzuatla sistematize edilmesi hemen hemen tüm özel kuruluĢları iĢ gereği otomasyon yapılarında ifade edilen mevzuata standart‟ına yakın veya entegre bir yapı kullanacaklardır. Bu durum belirtilen fırsatların ülke olarak kullanılmasına önemli ölçüde katkı sağlayacaktır.
KAYNAKÇA
AHISKA, Y (1987). Hizmet Sektörünün Verimliğini AraĢtırmada
Büro Otomasyonu Uygulaması. GörüĢler 3 Orhim Seminerler Serisi.
Ġstanbul.
ATAMAN, B.K. (1989). ArĢivcilik Eğitimi Üzerine, Türk
Kütüphaneciliği 3 (1). Ankara.
ATILGAN, D. (2000). Yazmaların Bilgisayar Ortamına Aktarılması
ve Hizmete Sunulması: DTCF Kütüphanesi Deneyimi. Akademik BiliĢim
2000 Bildirimleri Süleyman Demirel Üniversitesi, Isparta.
BAġAL, E. (1997). Büro Otomasyonu ve SAS Bilgisayar Sistemi ile
Otomasyon Uygulaması. Ankara: G.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Yayınları.
BAYOĞLU, S. (1999). Taşınabilir kültür varlıklarımızın korunması ve
gelecek kuşaklara aktarılması, 21. Yüzyılın Doğru Türk kütüphaneciliği, 35.
Kütüphane Haftası Bildirileri, Ankara.
BĠLGĠLĠ, F. (2002). Özel Hukukta Elektronik Ġmza ve Elektronik
Ticaret. Cilt. 2. Ġstanbul: Beta Yayınları.
DÜZENLĠ, Ü. N. (2006). ArĢiv Yönetimi Türkiye Cumhuriyeti
Merkez Bankası Örneği, YayınlanmamıĢ Uzmanlık Yeterlilik Tezi. Türkiye
Cumhuriyeti Merkez Bankası ĠletiĢim Genel Müdürlüğü. Ankara.
ERYILMAZ, S. (2001). Bilgisayar Ders Kitabı. Ankara: Tubibay Yayınları.
GÖKBĠLGĠN, M. T. (1939). ArĢiv Meseleleri. Ġstanbul.
GÖNENLĠ, A. (1986) ĠĢletmelerde Finansal Yönetim. Ankara: Kendi Yayını.
GÖRAL, R. (2002). Büro Yönetimi ve ĠletiĢim Teknikleri. Ankara: Mikro Basım Yayınları.
GÜLTEPE, N. (1998). ArĢivde Ġdari Yönetim, Personel Problemleri
ve Çözümleri. T.C. BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü, Ankara.
GÜZEL, B. (2004). ArĢiv ve ArĢivcilik kavramı, Yayınlanmamış
Yüksek Lisans Tezi, UĢak Üniversitesi, UĢak.
KANDUR, H. (1998). ArĢivlerde Kullanıcı Hizmetleri ve Bilgisayar
KARASÖZEN, B. (2003). Elektronik GeliĢmeler IĢığında AraĢtırma
Kütüphaneleri Sempozyumu Bildirileri, Ankara Üniversitesi, Ankara.
KESER, B.L. (2000). İmzalıyorum O Halde Varım” Dijital İmza, Dijital
İmza Hakkındaki Yasal Düzenlemeler, Dijital İmzalı Belgelerin Hukuki Değeri.
Türkiye Barolar Birliği Dergisi, Sayı. 2(13) Ankara.
LOCOJ, F. (1937). ArĢivin Ön Vazifeleri. Ankara.
NOMER, N. F. (2001). Ġnternet Alan Adının (Domain Name) Hukuki
Niteliği Ve Marka Ve Ticaret Unvanı Gibi Ayırt Edici Ad Ve ĠĢaretler Ġle Arasında Benzerlik Bulunması Sebebiyle Doğabilecek Hukuki Sorunlar.
Cilt. 1. Ġstanbul: Beta Yayınları.
ODABAġ, H. (2005). Belge Yönetimi ve Türkiye'de Belge Yönetimi
Gereksinimi. Bilgi Dünyası 6 (1), Ankara.
ÖZDEMĠRCĠ, F. (2003). Ġlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı:
Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği.17(3).
ÖZKUL, A.E.. ANAGÜN, A.S.. BENLĠ, G. S. (1994). Büro Sistemleri
Tasarımı. EskiĢehir: Anadolu Üniversitesi Yayını.
RÜSSMANN, H. (2002). Ġnternette Hukuki ĠĢlemler: Hukuki
Geçerliliği ve Ġspat (Alman Hukukuna Göre) Almancadan Çeviren:
Muhammet ÖZEKES. Uluslar arası Ġnternet Hukuku Sempozyumu. Ġzmir: Dokuz Eylül Üniversitesi Yayını.
SEVĠMLĠ, A. (2001). Elektronik SözleĢmeler ve ABD. Elektronik
Ġmza Yasa Tasarısı. Ġstanbul: Beta Yayınları.
SÖZER, B. (2002). Elektronik SözleĢmeler. Ġstanbul: Beta Yayınları. ġENOCAK, Z. (2001). Dijital imza ve imzanın borçlar kanunu
hükümleri açısından ele alınması A.Ü. Hukuk Fakültesi Dergisi, C.50.
Ankara.
TENGĠLĠMOĞLU, D.. TUTAR, H. (2003). ÇağdaĢ Büro Yönetimi. Ankara: Gazi Kitapevi.
TONTA, Y. (2000). Elektronik Yayıncılıkta Son Gelişmeler, Bilgi Dünyası, cilt: 1(1). Ankara.
TOPALOĞLU, M.. KOÇ, H. (2005) Büro Yönetimi: Kavramlar ve
UYGUR, A.. GÖRAL, R. ( 2005). Büro Yönetimi. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım.
WALLECE, P.E.. LEE J.A.. SCHUBĠRT (1992). Records
management integrated information systems. New Jersey: Prentice Hall
YUSOF, Z.M.. Chell, R.W. (1999). The eluding definitions of
records and records management.
ISO 15489-1: 2001 Information and Documentation - Records
Management - Part 1: General International Standards Organization 2001.
ATAMAN, B.K. (2007,Aralık 27), Elektronik Ortamdaki Bilginin
Arşivlenmesi, <http://www.beyaz.net/index.php?module=newsmodule&
action=view&id=97> ( 2008 Ocak 28)
ÇANGA, T. M.: Elektronik İmza Ve Elektronik İmza Yasa Çalışmaları, <www.etkk.gov.tr/hukuk.htm> (2008, ġubat 11)
GÖÇMEN, M (2003, Ocak 30) Arşiv Belgelerinin Bilgisayar Ortamına
Aktarılması ve Kullanılması. <http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc> (2007,
Aralık 17)
KALKAN, M. (2003, Ocak 14), Arşivcilikte Bilgisayar Kullanım, <http://www.arsivcilik.net/bilgisayar.html> (2008, Ocak 10)
ÖZGÜL, M. E. (2003), İnternette Hukuki Güvenlik ve Dijital İmza, <http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/141.doc > (2008, ġubat 17),
USTA, Y. (2005). Kurumsal Bilgi Portalları. <www.ikademi.com> (2008, ġubat 15)
YILDIZ, M. (2003, Eylül 06), Veri Tabanı Yönetimi, <www.teknohaber.net/makale.php?id=31007> (2007, Kasım 07)
Arşivcilik ve Arşivcilik , (2004) <http://www.egm.gov.tr/arsiv/arsivcilik
hakkında.htm> (2007, Kasım 15)
Digital Preservation Testbed, <http://www.digitaleduurzaamheid.nl/>
(2008 ġubat 01)
Kurumsal Arşiv Oluşturma Rehberi, (2007, Mayıs 01), <http://www.ankos.gen.tr/acikerisim> (2007 Aralık 25)
<www.mind2biz.com.tr> EriĢim tarihi:01.12.2007 <www.tdksozluk.com> EriĢim tarihi:01.11.2007
<www.baskent.edu.tr> EriĢim tarihi:13.01.2008 <www.aktifarsiv.com> EriĢim tarihi:08.01.2008 <www.sanalforum.com> EriĢim tarihi:10.01.2008 <www.moreum.com> EriĢim tarihi:02.02.2008