Diğer Sorunlar

Ġnternet kullanımıyla yaygınlaĢan Epostaların kullanımı ve bu kullanımda doğan belgelerin hukuki ortamlarda delil olması ve ya kullanılma istekleri ile belgelerin daha oluĢmadan güvenirliliğini sağlayarak arĢivlenme ve hukuki delil olarak kullanılmasını sağlamanın yöntemleri geliĢtirilmeye çalıĢılmaktadır.

1 _{Bekir Kemal ATAMAN' nın internetteki ''http://www.beyaz.net/index.php?module=}

newsmodule&action=view&id=97''adresindeki makalesinden sıralama ve alıntılar alınarak yazılmıĢtır.

3.5.3.1. Elektronik postaların arĢivlenmesi

Birçok insan elektronik postayı Ģahsi bir iletiĢim biçimi olarak algılayabilir. Oysa günümüzde gerek e-ticaret gerekse e-devlet uygulamalarının yaygınlaĢmasına paralel olarak pek çok iĢlem, elektronik posta ile yürütülür hale gelmiĢtir. Dolayısıyla e-postalar hukuki birer varlık haline dönüĢmüĢlerdir. Bu nedenle, e-postaları günlük kullanımında artık rahatça istenilen zamanda silme özgürlüğüne sahip değiliz, en azından iĢle ilgili olanlarını. Silme iĢlemi yapıldığı takdirde, yasal olarak delil olma vasfı taĢıyabilecek belgeleri imha ettiğimiz için sorumlu duruma düĢebiliriz.

Elektronik postaların arĢivlenmesi ile ilgili bir baĢka yaygın yanlıĢ ise, kâğıt üzerine çıktı alınarak sorunun çözülebileceği yanılsamasıdır. Oysa e- postaların baĢlık (header) kısmında yer alan bilgilerin bir kısmı, standart baskı alma iĢlemleri sırasında kâğıda dökülmez. Örneğin, çoğu e-posta istemcisi, mesajın geldiği gün ve saat bilgisini kâğıda dökme ihtiyacı duymaz. Bu nedenle, A.B.D.'de görülen bir kısım davalarda e-postalardan alınan çıktıların, orijinal belge yerine kullanılamayacağına karar verilmiĢtir.

Bu tür yaklaĢımların ardında üç temel argüman yatar. Bunların ilki, evrağın orijinalinin elektronik olduğu, bu nedenle de elektronik olarak saklanması gerektiği yolundaki temel argümandır. Ġkinci argüman pratik argümandır ve e-posta üzerinde mevcut sayısal imza gibi önemli bir kısım unsurların kağıda dökülememesi üzerine kuruludur. Üçüncü argüman ise mantıksal argümandır ve e-posta kâğıda dökülerek saklanmaya çalıĢıldığı takdirde elektronik evraklara özgü bir kısım faydaların kaybedileceği fikrine dayanır. Bu durumda e-postayı saklamak için daha fazla yer harcanacaktır; evrağı incelemek ancak tek bir noktada mümkün olabilecektir; evrağın aynı anda birden fazla kiĢi tarafından kullanılması imkânı bulunmayacaktır ve süratli bir Ģekilde aranması, sıralanması ve indekslenmesi mümkün olmayacaktır.

Ancak e-postaların elektronik olarak saklanması için kesin ve yaygın olarak kabul gören bir sistem henüz oluĢmadığı için, Avustralya ve Hollanda gibi bir kısım ülkeler, içinde bulunduğumuz geçiĢ döneminde kâğıt üzerine alınan çıktıların saklanmasını kabul edilebilir saymaktadırlar.

E-postaların elektronik olarak saklanması için önerilen yöntemler ise bir kaç türlüdür. Bunların ilki, tüm e-postaların birer nüshasını doğrudan sunucu üzerinde saklamaktır. Ancak, burada Ģahsi e-postaların ve iĢle ilgili olmayan (örneğin spam gibi) mesajların da saklanması söz konusu olacaktır. Bu durum, hem hukuki bir kısım sorunlar yaratmakta hem de maliyetleri gereksiz yere yükseltmektedir.

Ġkinci çözüm önerisi, e-posta istemcisinin özelliklerini kullanarak posta sistemi içinde arĢivleme yoluna gitmektir. Ancak burada da belgelerin diğer çalıĢanlarla sağlıklı bir Ģekilde paylaĢılamaması sorun teĢkil etmektedir.

Geriye kalan öneri ise elektronik postaların, posta sistemi dıĢında bir yapı kullanılarak arĢivlenmesidir. Ancak, burada uygun bir format kullanılması, tüm baĢlık bilgilerinin korunması, varsa eklerin ayrıca saklanması ve e-posta ile olan bağlarının korunması ve geleneksel evrakların dosyalanmasında kullanılana benzer bir klasör yapısı kullanılması gibi bir kısım Ģartları atlamamak gerekecektir.

En yaygın kabul gören çözüm önerisi, sonuncu yöntemdir. Bu yöntemi destekleyenlerin tercih ettiği standart dosya formatı olarak ise XML öne çıkmaktadır. Bir kısım küçük scriptler kullanılarak e-postanın istemciden çıktığı veya istemciye ulaĢtığı anda XML'e dönüĢtürülerek arĢivlenmesi için çalıĢmalar yapılmaktadır.

Ancak burada da (bit yapısı değiĢtiği için) sayısal imzaların belge ile beraber saklanamaması sorunu vardır. Bu sorunun çözümü ise henüz bulunamamıĢtır.

3.5.3.2. Veri tabanları

ArĢivleme açısından sorunlu bir baĢka elektronik evrak türü veri tabanlarıdır. Buradaki sorun öncelikle veri tabanlarının evrak tanımına girip girmediği tartıĢması ile baĢlar. Evrak kavramının en yaygın kabul gören tanımı, " hangi biçim altında veya ortam üzerinde kaydedilmiĢ olursa olsun, bir iĢle ilgili iĢlemler (business transactions) veya bir yasal yükümlüğün yerine getirilmesi ile ilgili olarak; bir kurum, örgütlenme veya kiĢi tarafından yaratılan veya teslim alınan belge " dir. Kimi görüĢlere göre veri tabanları bir bütün olarak evrak tanımı içine girerken, kimi görüĢler bazı kısımlarını evrak tanımı içinde kabul etmekte, kimileri ise veri tabanlarının bütünüyle evrak tanımının dıĢında kaldığını savunmaktadır.

Veritabanlarının arĢivlenmesi ile ilgili en büyük sorun ise sürekli olarak güncellenmeleri sebebiyle her an değiĢmekte olmalarıdır. ArĢivlenecek veri tabanı hangi andaki halidir? Bu sorunun net bir cevabı olmadığı için, bulunabilen tek çözüm belirli aralıklarla kesitler almak; yani veri tabanının belirli anlardaki tüm halini olduğu gibi saklamaktır. Bu kesitlerin hangi aralıklarla alınacağı ise veri tabanının ne sıklıkla güncellendiği ve dosya boyutunun ne kadar olduğu ile ilgilidir. Doğaldır ki çok büyük dosya boyutuna sahip veri tabanlarını çok sık aralıklarla olduğu gibi saklamak pek fiziki olmayacaktır.

Bu sorulara cevap verildiğinde ise veri tabanının hangi formatta saklanacağı sorusu gündeme gelmektedir. Buradaki alternatiflerden ilki, orijinal ve markaya özgü format altında saklamaktır. Ancak, bu durumda saklanan dosyanın sistem eskimesi vb. sorunlar nedeniyle ne kadar uzun süreli korunabileceği sorusu gündeme gelmektedir. Böyle bir durumda emülasyon dıĢında bir çözüm pek önerilememektedir.

Ġkinci çözüm alternatifi, veritabanındaki datanın ASCII formatında kaydedilmesi ve gerektiğinde bir baĢka veri tabanı uygulaması ile yeniden yapılandırılması Ģeklindeki göç stratejisidir. Ancak, bu yöntem izlendiği

takdirde veri tabanındaki alanların formatları ve birbirleriyle iliĢkileri hakkındaki dokümantasyonun da saklanması gerekecektir. Yine de söz konusu veri tabanı iliĢkisel bir veri tabanı ise data tablolarının birbirleriyle olan bağlantılarını aktarmak ciddi bir takım problemler yaratacaktır.

Veri tabanlarının arĢivlenmesi için önerilen üçüncü çözüm alternatifi ise XML kullanımıdır. Halen en yaygın kabul gören alternatif budur ve bu konuda epeyce bir literatür oluĢmuĢtur. Bunun ardındaki temel faktör ise Hollanda'daki bir araĢtırma kuruluĢunda bu konuda yürütülmekte olan çalıĢmalardır.

3.5.3.3. Meta Data

Yukarıda arĢiv kurumunun, evrakın orijinalliğinin tespitine esas kıstaslardan birisini oluĢturabilmek için, evrakın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirdiğinden bahsetmiĢtik. Geleneksel olarak arĢivler bunu, evrak arĢive devredildikten sonra yapa gelmiĢlerdir. Oysa elektronik evraklar için bu tür bilgilerin, evrak yaratıldığı anda otomatik olarak saptanarak (capture) kayda geçirilmesi gerekecektir. Bu türden, data hakkındaki data'ya meta data adı verilmektedir. Günümüzde kullanılan bazı yazılımlar, bu tür meta datanın bir kısmını otomatik olarak toplayabilme yeteneğine sahiptir. Örneğin Microsoft Word uygulamasının Özet Bilgi (Summary Info) penceresi sayesinde evrakın içeriği, yaratıcısı, yaratılma ve değiĢiklik tarihi, indeks terimleri vb. bir kısım niteleyicileri derlemek mümkündür. Ancak, orijinallik tespiti için gereken meta data bunların çok ötesine geçecektir. Böylesi bir amaç için gereken metada içinde Ģunlar sayılmıĢtır:

Evraklarla ilgili dâhili saklama kurallarıyla iliĢkilendirilmiĢ; kanunlar, yönetmelikler ve örnek uygulama (best practice) ifadelerinden oluĢan bir mevzuat sistemi.

Yetkili kiĢilerin ve yetkili oldukları iĢlemlerin bir bilgi tabanı olabilir. Yapılan iĢlemleri, ilgili oldukları örgütsel fonksiyonla iliĢkilendiren kurallar. Bir evrakın indekslenmesi, tasnifi, saklama planının yapılması, dosyalanması, görüntülenmesi, kopyalanması, dağıtımı veya nakli ile ilgili olarak yapılan iĢlemlerin; orijinal evraka eklenen bir izleme kaydı (audit trail) yolu ile belgelenmesi.

Evrakın içeriği, yapısı ve bağlamı ile ilgili bilgi ve evrakın yaratılmasına sebep olan iĢlemlere veya katkıda bulundukları diğer süreçlere bir bağlantı. Aynı iĢ faaliyetine katkıda bulunan evraklar arasında bağlantı. Sistem tarafından tanımlanan kullanıcı görünümleri (views) ve yetkileri.

Yazılı sistem politikaları ve prosedürleri olabilir. Bu türden, anlamın korunması, kontrol uygulanması ve eriĢim sağlanması fonksiyonlarının tümünü tek elden yürütebilen ve bütün bu bilgileri evrakı yaratan uygulamaya entegre bir biçimde otomatik olarak saptayıp kayda geçirebilen, çok amaçlı bir niteleme aracı henüz mevcut değildir. Böylesi bir araç hazırlanabildiği gün, elektronik evraklarda orijinalliğin uzun vadeli tespiti çok daha kolaylaĢacaktır. O zamana kadar bu bilgilerin derlenmesi için geleneksel yöntemler kullanmaya devam edilmesi gerekecektir. Ancak, bunların ilgili oldukları elektronik evraklarla bağlantılarının sağlanması ve bu bağlantıların korunması ihmal edilmemelidir. Aksi takdirde söz konusu elektronik evrakların orijinallik tespitinde kullanılacak kıstaslardan mahrum kalınacaktır.