Fiziksel Eskime Ve Çözüm Yolları

Elektronik evrakların arĢivlenmesinde altı temel bileĢenin bozulmadan ve değiĢime uğramadan korunarak sonraki kuĢaklara aktarılabilmesi hedeflenmektedir: Ġçerik, yapı, bağlam, sunum, davranıĢ ve fonksiyonellik. Buradaki amaç, elektronik evraklar yaratıldıktan çok sonra dahi aynı içeriğin aynı yapı içinde, hangi bağlamda yaratıldığı bilinerek, aynı Ģekilde görüntülenebilmesi, interaktif unsurların aynı Ģekilde davranması ve nihayetinde evrakların insanlara aynı fonksiyonları sunabilmesidir. Bunların sağlanabilmesinin önündeki baĢlıca engeller aĢağıda belirtilmektedir.

3.5.1.1 TaĢıyıcı ortam ve sürücülerinin eskimesi

Sistem eskimesinin ilk kurbanı taĢıyıcı ortamın kendisidir. Örneğin, disketlerin ve sürücü mekanizmalarının geçirdiği 8 inch, 5 1/4 inch, 3.5 inch evreleri ve nihayetinde tamamen ortadan kalkması (ya da kalkmaya aday olması) pek çok insanın yaĢadığı bir süreçtir. Manyetik ortamın diğer uzun vadeli saklama araçlarından kaset, kartuĢ, makara bant gibi seçenekleri kullananlar sayıca daha azdır ve genellikle kurumlar kullanmaktadır. Buna karĢın, bugünün bilgisayar okur-yazar gençlerinin büyük çoğunluğu CD'lerle

ve DVD'lerle tanıĢmıĢtır. Teknolojinin çok hızlı geliĢmesi sayesinde taĢınabilir bellekler de hızla bu manyetik ortamların yerini almaktadır. Bu durumda CD ve DVD'lerin yavaĢ yavaĢ piyasadan çekilerek yerini taĢınabilir disklere bırakmasını, onların da tahtını beĢ sene sonra daha baĢka bir ortama devretmesini beklemek hayal olmayacaktır (Ataman, 2007).

Popüler olup olmamasına bakmaksızın bu ortamlardan herhangi birisi üzerinde kayıtlı bilgiyi saklamaya çalıĢıldığında ise baĢka sorunlarla karĢılaĢmak sürpriz olmasa gerek. Her Ģeyin baĢında, manyetik taĢıyıcı ortamları her türlü manyetik alandan korumak gerekecektir. Bunlar ise hiç beklemediğimiz Ģekillerde karĢımıza çıkabilir. Ġster manyetik isterse optik temelli olsun, her tür taĢıyıcıyı bekleyen baĢka tehlikeler de olacaktır: Havadaki yüksek nem, yüksek sıcaklığa sahip koĢullarda saklama, afetler (örneğin yıldırım düĢmesi), fazla kullanıma bağlı aĢınma ve eskimeler ve tabii imalat hataları.

3.5.1.2 Donanımın eskimesi

Bundan bir kaç sene önceki bilgisayar dergilerinden olan Byte'tın Türkiye sayılarının birisinin kapak konusu "Bayatlayan PC'ler" idi. Bu konuyla ilgili yazılan yazılarda, bir PC'ye ortalama iki sene ömür biçilmekteydi. ĠĢlemcilerdeki bunca hızlı değiĢime karĢın geriye dönük uyumluluk (en azından büyük ölçüde) korunmaktadır. Bu da sistem eskimesi sorununu bir nebze olsun hafifletmektedir. Ancak, 8 bitten 16 bite, 16 bitten 32 bite, 32 bitten 64 bite veya tek çekirdekli iĢlemcilerden çift çekirdekli iĢlemcilere geçiĢ gibi radikal değiĢimlerin yaĢandığı dönemlerde uyum sorunlarıyla karĢılaĢılması kaçınılmaz hale gelebilmektedir (Ataman, 2007).

3.5.1.3 ĠĢletim sisteminin eskimesi

Donanımla beraber iĢletim sisteminde de bir takım değiĢiklikler meydana gelmektedir. Bu değiĢiklikler sırasında, uygulamaların aynı Ģekilde çalıĢabilmesi veya aynı veri iĢleme rutinlerine (örneğin alt-rutinlere, sistem kütüphanelerine vb.) ulaĢabilmesi mümkün olmayabilmektedir. Bu durumda, elektronik evrakların arĢivlenmesi sırasında değiĢmeden korunması gereken altı temel bileĢenden "davranıĢ" ve "fonksiyonellik" de aynı kalamamaktadır.

3.5.1.4 Uygulama programının eskimesi

Aynı Ģekilde video görüntü teknolojisinde yaĢanan değiĢimler, elektronik evrakların arĢivlenmesindeki altı temel bileĢenden birisi olan "sunum"da farklılıklar yaratabilmektedir.

Yazılım üreten firmalar, ürünlerine sürekli olarak yeni fonksiyonlar eklemekte, hazırladıkları yazılımları geliĢtirip güncellemektedir. Rekabet koĢulları ve pazarın baskısı bu tür değiĢiklikleri zorunlu hale getirmiĢtir. Yine aynı faktörler, üretilen her ürünün geriye doğru uyumlu olmasını zorunlu kılmıĢtır. Bu uyumluluk en azından kendinden önceki sürümlerle yaratılan belgeleri açıp kullanabilmek düzeyindedir. Ancak bu değiĢim, süreci kimi zaman bazı belgelerin "yapı" ve "sunum"larında değiĢimlere yol açabilmektedir (Ataman, 2007).

3.5.1.5 Data formatı eskimesi

Ġkili kodu kayıtlı bulunduğu ortam üzerinden okumak pek çok durumda mümkün olabilmektedir. Ancak bu, kimi zaman verileri anlaĢılır kılmaya yetmemektedir. Çünkü pek çok yazılım, uygulamaya özel veri kodlama yöntemleri kullanmaktadır. Söz konusu yazılım, yukarıdaki sebeplerden

herhangi birisi nedeniyle artık kullanılamadığı takdirde, bu uygulama tarafından yaratılmıĢ veriler de anlaĢılamaz hale gelmektedir. Verilerin Ģifrelendiği veya yaygın olmayan bir algoritma ile sıkıĢtırıldığı durumlarda sorun iyice içinden çıkılmaz bir hal alabilmektedir.

Güncelliğini koruyan uygulama programlarında ise, piyasadaki yüzlerce programın kullandığı farklı formatların takibi dahi ciddi bir sorun olarak karĢımıza çıkmaktadır. Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği format değiĢimleri eklendiğinde sorunun boyutları daha da büyümektedir. Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği format değiĢimleri eklendiğinde sorunun boyutları daha da büyümektedir. Bu nedenle, sırf data formatlarının takibi için oluĢturulmuĢ özel bir veri tabanı mevcuttur (Ataman, 2007).

3.5.1.6 Dokümantasyon

Yukarıdaki faktörler içinde, taĢıyıcı ortam dıĢındaki tümümün kullanıcı açısından ortak özelliği dokümantasyona duydukları ihtiyaçtır. Eski bir donanımın, iĢletim sisteminin, uygulamanın ya da Ģifreleme veya sıkıĢtırma algoritmasının nasıl çalıĢtığı bilinmeden, yeniden kullanılabilmesi çoğu zaman imkânsızdır. Bu nedenle teknolojik değiĢimin her aĢamasında, eskiyen sistemin nasıl çalıĢtırılacağı ve kullanılacağı hakkında bilgi veren kullanım kılavuzları ve benzeri dokümantasyonun saklanması özel bir önem arz eder. Bunun için özel bir çaba gösterilmediği takdirde, eskiyen sistemle oluĢturulmuĢ belgelere orijinal halleriyle ulaĢmak bir daha mümkün olamayabilir.

3.5.1.7 Çözüm yolları

BiliĢim Teknolojilerin de meydana gelen problemleri sadece bir yolla çözülmez bunun yine teknolojinin vermiĢ olduğu avantajla bir kaç Ģekilde de çözülebilinir.

Teknoloji müzesi

Sistem eskimesi sorununa önerilebilecek ilk çözüm hiç kuĢkusuz bir teknolojisi müzesi kurulmasıdır. Nitekim böylesi bir iĢe soyunan hatta bu iĢten para kazanmayı hedefleyenler dahi vardır. Ancak, bugüne dek üretilmiĢ bütün bilgisayar donanım, iĢletim sistemi ve uygulama programları ile bunların dokümantasyonu bir araya toplamak, hele ki bunları her daim çalıĢır durumda tutabilmek, tahmin edilebileceği üzere pek kolay bir iĢ değildir. Böylesi bir iĢin maliyeti ise astronomik rakamlara ulaĢacaktır. Dolayısıyla, elektronik belge ve bilgilerin arĢivlenmesine soyunacak her kurumda, bu türden bir çözüme yönelmek imkansızdır.

Ancak, sistem eskimesine uğramıĢ taĢıyıcılar üzerindeki verilerin kurtarılabilmesi ve aĢağıda önerilecek çözümlerden emülatörlerin test edilebilmesi için, teknoloji müzesi unsurlarına kaçınılmaz olarak ihtiyaç duyulacaktır.

Göç (Migration)

Sistem eskimesi sorununa önerilen çözümler içinde en yaygın kabul göreni, belge ve bilgilerin bir baĢka formata aktarılarak "göç" ettirilmesidir.

Burada ilk akla gelen yöntem, elektronik ortamda mevcut malzemenin düzenli olarak baĢka bir taĢıyıcı ortama kopyalanmasıdır. Böylece malzeme, ortamın kendisinde meydana gelebilecek bozulmalara karĢı korunmuĢ

olacaktır. Bu aktarmalar sırasında, daha yeni teknoloji ürünü olan popüler ortamın tercih edilmesi önerilmektedir. Böylece, taĢıyıcı ortam ve sürücülerinde meydana gelen sistem eskimesi sorunlarına karĢı da bir önlem alınmıĢ olacaktır. Ancak, bu tür ortam değiĢimleri, kavram olarak aĢağıda ele alınacak format dönüĢümlerinden farklıdır. Bu nedenle, "göç" yerine "yenileme" (refreshing) olarak adlandırılmaktadır.

Göç dendiğinde ise, elektronik evrakların arĢivleme sırasında korunması gereken, içerik, yapı, bağlam, sunum, davranıĢ ve fonksiyonellik bileĢenlerinde herhangi bir bozulma ya da kayba uğramadan farklı bir formata dönüĢtürülerek koruma altında tutulması kastedilmektedir.

Bu noktada, hemen herkesin günlük iĢ akıĢı sırasında doğal olarak uyguladığı bir göç stratejisi vardır. Pek çok insan bunun belki de farkında bile değildir. Bu strateji, kullanılmakta olunan uygulama programlarının yeni bir sürümüne terfi ettiğinde, eski belgeleri aynı uygulamanın yeni sürümü ile açmak; üzerinde herhangi bir değiĢiklik yaptığında ise yeni sürümün data formatı ile kaydetmektir. Bunu mümkün kılan Ģey, uygulama geliĢtiricilerin pazarın baskısı nedeniyle, yarattıkları her sürümü bir öncekiyle uyumlu kılmalarıdır. Böylece müĢterilerin eski datalarını yeniden kullanabilmelerini mümkün kılacak önlemleri baĢtan almaktadırlar.

Ancak, burada iki potansiyel sorun zaman zaman kendisini göstermektedir. Bunların ilki, bu tür dönüĢümlerin sonunda ortaya çıkan belgelerin her zaman bir öncekiyle bire bir aynı olmamasıdır. Bu durumda, elektronik evrakların arĢivlenmesindeki altı temel bileĢenden bir ya da bir kaçında küçük de olsa bir kısım değiĢimler ortaya çıkabilmektedir. Ġkinci potansiyel sorun belgeyi yaratan uygulama programı piyasadan kalktığında yaĢanmaktadır. Bu durumda ise, yukarıda listelenen sistem eskimesi sorunlarını bu yöntemle aĢmak mümkün olamamaktadır.

Pek çok insanın baĢvurduğu bir baĢka göç stratejisi ise: Eski bir yazılım formatında kaydedilmiĢ bir belgeyi günümüzde kullandığımız bir baĢka yazılım formatına dönüĢtürmek. Bunu mümkün kılan Ģey, günümüzde

kullanılan uygulama programlarının baĢka formatlarda kaydedilmiĢ belgeleri açıp kullanabilmesine (ya da bu formatlarda veri kaydetmesine) imkân tanıyan filtrelerdir. Ancak burada da ortaya çıkan belgeler her zaman bir öncekiyle aynı sunum ya da davranıĢı sergileyememektedir.

Göç kavramının en yaygın kabul gören Ģekli, elektronik evrakların yaygın bir standart formata dönüĢtürülmesidir. Bunların en yaygın olanları, görüntü dosyaları için TIFF, yazılı belgeler için PDF'tir. Ses ve hareketli görüntü dosyaları için henüz yaygın olarak kabul gören standart bir format üzerinde fikir birliği oluĢmamıĢtır (daha çok analog kayıtların saklanması tercih edilmektedir). PDF normalde markaya özel bir formattır. Ancak, Adobe firması PDF ile ilgili spesifikasyonları açıklamıĢtır. Dolayısıyla, Adobe ileride PDF kullanımını sınırlayacak olsa dahi PDF formatında kaydedilmiĢ belgeleri baĢka formatlara dönüĢtürmek her zaman mümkün olabilecektir. Bu geliĢmelere paralel olarak PDF formatında dosya kaydedebilen yazılım sayısında da hızlı artıĢlar meydana gelmiĢtir. Hatta MacOS'un X versiyonlarından itibaren PDF, iĢletim sisteminin içine entegre edilmiĢtir. Bu nedenle, bu alanda baĢı çeken Avustralya ve Hollanda milli arĢivlerinde, göç için temel dönüĢüm formatı olarak PDF seçilmiĢtir. Halen hazırlanma aĢamasında olan ISO 19005 standardı ile PDF'in uluslararası bir belge saklama standardına dönüĢmesi beklenmektedir.

Ancak bu kez de Türkçe belgelere has bir kısım özel sorunlar ortaya çıkmıĢtır. Adobe Acrobat, 4.0 sürümünden itibaren Türkçe desteği vermektedir. Ancak, Türkçe karakter kodlama tablolarındaki değiĢimler ve standart yokluğundan kaynaklanan uyum ve dönüĢüm sorunları, bu ürünü de etkilemiĢtir. Türkçe karakterlerle ilgili sorunların tamamen çözülebilmesi ise Acrobat'ın ancak 6.0 sürümüyle birlikte mümkün olabilmiĢtir.

Günümüzde, bundan sonra yaratılacak belgelerin standart bir formatta kaydedilip saklanması ve gelecekte sorunsuz bir Ģekilde kullanılabilmesi (en azından teorik olarak) mümkün görünmektedir. Ancak geçmiĢte yaratılan bilgi ve belgelerin sağlıklı bir Ģekilde standart formatlara dönüĢtürülebilmesi için

ciddi bir kısım araĢtırmalar yürütülmek zorundadır. Çünkü Türkçe karakter kodlama tablolarının geçmiĢi karmaĢıktır.

Yaygın bir rivayete göre Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) Latin-1 standardını belirlerken, Türk Standartlar Enstitüsü'nün görevlileri toplantıya katılmamıĢlardır. Bu nedenle Türkçe, ancak Latin-5 kodlama tablosunda yer bulabilmiĢtir. Aradan geçen süre zarfında her platform kendi Türkçe kodlama standardını geliĢtirmiĢ, hatta zaman içinde bunları da değiĢtirmiĢtir. Bu nedenle platformlar arası belge ve bilgi alıĢveriĢlerinde Türkçe karakterlerle ilgili pek çok sorun yaĢanmıĢtır. Bu sorunların küçük bir kısmı halen de devam etmektedir. Dahası, platformların kendi içlerindeki standart değiĢiklikleri nedeniyle, iĢletim sisteminin eski bir takım sürümlerinde yaratılan belgeleri, yeni sürümde açtığımızda Türkçe karakterler bozulabilmektedir. Bu nedenle, her platform için Türkçe karakter kodlama tablolarının geçirdiği evrelerin, bunların birbirine dönüĢümünde karĢılaĢılan sorunların ve bu sorunların platformlar arası belge ve bilgi alıĢveriĢine yansımalarının araĢtırılmasına ihtiyaç vardır. Bunlar sağlıklı bir Ģekilde ortaya konabildiğinde, ikinci bir büyük araĢtırma yapılması gerekecektir. Bu araĢtırmada ise, her bir uygulama yazılımı ve sürümü (en azından yaygın olarak kullanılanları) ile yaratılan belgelerin, herhangi bir kayba uğramadan standart saklama formatına aktarılabilmesi için izlenmesi gereken dönüĢüm yol haritalarının çıkarılması gerekmektedir.

XML

Sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen yöntemlerden bir diğeri, belgelerin XML ile zarflanmasıdır. Oldukça yeni bir fikir olmasına karĢın Ģimdiden pek çok taraftarı vardır. Özellikle elektronik belge üzerindeki metinsel bilginin korunmasının önem kazandığı durumlarda XML kullanımının savunucuları artmaktadır. Örneğin elektronik postaların veya veri tabanlarının

arĢivlenmesi söz konusu olduğunda, XML kullanımı neredeyse tek çözüm yöntemi olarak ön plana çıkmaktadır.

Ancak bir çözüm yöntemi olarak XML de sorunsuz değildir. Her Ģeyin baĢında XML, karakter kodlama Ģekli olarak Unicode kullanır. Dolayısıyla Unicode öncesi sistemlerde uygulanması problemli olacaktır. Bu tür platformlarda yaratılmıĢ belgelerin arĢivlenmesinde bunların öncelikle daha uygun bir zemine göç ettirilmesi ve ancak ondan sonra XML ile zarflanması gibi ara çözümlere baĢvurmak gerekebilecektir.

Emülasyon

En yaygın kabul gören çözüm alternatifinin göç olduğuna yukarıda değinmiĢtik. Ancak göç kavramına Ģiddetle karĢı çıkanlar da vardır. Bunlar bir koruma stratejisi olarak göçün pek çok dezavantajı olduğunu öne sürmektedirler. Bu dezavantajlar arasında sıraladıkları unsurlar ise, göçün son derece emek yoğun olması, bir o kadar zaman alıcı olması, bu nedenlerle maliyetinin yüksek olması, hatalara açık olması, kayıp veya bozulmuĢ bilgiye yol açabileceği için riskli olması, ölçeklenebilir olmaması ve her yeni data formatı için yeni çözümlere ihtiyaç duymasıdır.

Bu görüĢe sahip olan insanların sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerdikleri yöntem, emülator kullanımıdır. Böylece hem elektronik belgelerin orijinal görüntü ve duygusuna ulaĢmak hem de interaktif nesneleri ve programları çalıĢtırmak mümkün olabilecektir. Bu tür nesneleri ve programları orijinal halleriyle korumanın baĢkaca bir yolu yoktur.

Emülasyonun bir kaç farklı katmanda uygulanması mümkündür: Donanım emülasyonu, PC BIOS emülasyonu, iĢletim sistemi API (uygulama programlama arayüzü) emülasyonu, uygulamaların emülasyonu. Günümüzde bu tür emülatörlerin son derece baĢarılı örnekleri mevcuttur.

Donanım ve PC BIOS emülatörlerinin en baĢarılı örneklerinden ikisi Macintosh üzerinde çalıĢan SoftWindows ve Virtual PC adlı uygulamalardır.

WinTel platformu için yazılmıĢ son derece baĢarılı Amiga emülatörlerinin varlığı da bilinmektedir. Bu tür emülatörler kullanıldığında, hem iĢletim sistemini, hem ilgili uygulamayı hem de verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek gerekecektir. Tabii her biri ile ilgili dokümantasyon saklanmasını da unutmamak gerekir.

ĠĢletim sistemi API emülatörlerinin en baĢarılı örneklerinden birisi ise Linux üzerinde Windows emülasyonu yapan WINE uygulamasıdır. Bu tür emülatörlerde ise uygulama ve verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli olacaktır. Tabii yine ilgili dokümantasyon saklanmasını da unutulmamalıdır.

Uygulama emülatörü kapsamında değerlendirilebilecek örnekler arasında ise, belirli data formatlarında kaydedilmiĢ belgelerin içeriğini yaratıcı uygulama olmadan görüntüleyebilmeye imkan veren görüntüleyici (viewer) uygulamalar sayılabilir. Bu tür programların en yaygınları arasında, PDF ve MS Word belgelerini görüntülemeyi sağlayan programlar ilk akla gelenlerdir. Bu tür bir emülatör kullanıldığında ise yalnız verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli olacaktır. Data formatına iliĢkin dokümantasyon saklanması da unutulmamalıdır.

Ancak Ģu da bir gerçek ki emülatörlerin kendileri de bir süre sonra yukarıda anlatılan sistem eskimesi sorunu ile karĢı karĢıya kalacaklardır. Dolayısıyla emülatörün kendisini de koruma altına almak gerekecektir. Bunu yaparken ise emülatörün hem yazılım halini, hem kaynak kodunu hem de ilgili tüm dokümantasyonu koruyup hepsini beraber yeni ortamlara göç ettirmek gerekecektir. Dikkat edilirse, ilgili dokümantasyon da göç ettirilmesinden söz ettik. Bu ayrıntı çok önemli, çünkü artık hemen hiç bir yazılım üreticisi ürün dokümantasyonu kağıt üzerinde sunmuyor. Son senelerdeki eğilim tüm dokümantasyonu ya (yardım dosyası veya baĢka biçimler altında) uygulamanın içinde sunuyor ya da PDF veya HTML formatında sunuyor.

Sistem eskimesi sorununa bir çözüm olarak emülasyon, sunduğu bariz avantajlara karĢın bir kısım dezavantajları da beraberinde getirmektedir. Bunların baĢında, bir emülatör yazmanın astronomik maliyeti gelir. Ġkinci büyük sorun fikri mülkiyet hakları (telif hakları) alanında yarattığı sorunlardır. Emülatörlerin yarattığı üçüncü büyük sorun ise (özellikle PC BIOS emülatörlerinde) çevre birimleri ile olan uyum problemleridir. Bütün bunların üzerine, emülasyonun devamlılığı için açık standartlar ve spesifikasyonlara olan bağımlılığını eklemek gerekecektir.