GAZĠ ÜNĠVERSĠTESĠ EĞĠTĠM BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ BÜRO YÖNETĠMĠ EĞĠTĠMĠ ANABĠLĠM DALI
BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME (BĠR UYGULAMA ÖRNEĞĠ)
YÜKSEK LĠSANS TEZĠ
Hazırlayan Ömer YAġLI
GAZĠ ÜNĠVERSĠTESĠ EĞĠTĠM BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ BÜRO YÖNETĠMĠ EĞĠTĠMĠ ANABĠLĠM DALI
BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME (BĠR UYGULAMA ÖRNEĞĠ)
YÜKSEK LĠSANS TEZĠ
Hazırlayan Ömer YAġLI
Tez DanıĢmanı Prof. Dr. Azize HUSSEIN
JÜRĠ ÜYELERĠN ĠMZA SAYFASI
Ömer YAġLI„ın " Büro Otomasyon Sistemlerinden Dijital ArĢivleme: Bir Uygulama Örneği " baĢlıklı tezi 25/06/2008 tarihinde, jürimiz tarafından Büro Yönetimi Anabilim Dalında Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiĢtir.
Adı Soyadı Ġmza
BaĢkan : Prof. Dr. Burhan ÇĠL... ...
Üye (Tez DanıĢmanı): Prof. Dr. Azize HUSSEIN ... ...
ÖZET
BÜRO OTOMASYON SĠSTEMLERĠNDEN DĠJĠTAL ARġĠVLEME: BĠR UYGULAMA ÖRNEĞI
YaĢlı, Ömer
Tez, Büro Yönetimi ve Eğitimi Bilim Dalı Tez DanıĢmanı: Prof. Dr. Azize HUSSEIN
Nisan-2008
AraĢtırmada dijital arĢivciliğin tanıtılması, bilgi ve teknoloji de meydana gelen değiĢimle birlikte değiĢim ve geliĢiminin takip edilmesi, dijital arĢivin avantaj ve dezavantajları değerlendirilmiĢtir.
Kurum, kuruluĢ ve iĢletmelerin çalıĢmalarını yaparken genel amaç hızlı karar verebilme, yönetim kolaylığı, hizmet sunduğu kesime çabuk ulaĢılması, iĢ istasyonlarının azaltılıp kırtasiye masraflarının düĢürülmesi ve insan gücünün hatasının en aza indirilmesi olarak belirtilebilir. Bu yüzden büro hizmetlerinde teknolojiyi en iyi ve en geliĢmiĢ Ģekilde kullanma zorunluluğunu hissedilmiĢtir. Bu kapsamda yapılan iĢlerin bir yerde toplandığı ve yönetildiği birleĢik sistemlerin beraber çalıĢtığı yapılara ihtiyaç duyulmuĢtur.
Bu kapsamda büro otomasyon sistemleriyle ortak bir platformda hızlı bir iletiĢim, güvenilir ve etkili bir yönetimle geliĢen teknoloji ve isteklere ayak uydurmaya çalıĢan ve meydana gelecek bilgi havuzundan kullanıcıların en etkin Ģekilde kullanmasını sağlayarak kabiliyetlerini arttırmak hedefleri arasında sayılabilir.
Kurum, kuruluĢ ve iĢletmelerin genel amaçlarını gereçleĢtirmek için büro otomasyon sistemlerini en etkin Ģekilde kullanmanın önemli olduğu kanaatine varılmıĢtır.
ABSTRACT
DIGITAL ARCHIVING IN OFFICE AUTOMATION SYSTEMS: AN APPLICATION EXAMPLE
YAġLI, Ömer
Thesis, Office Management and Training Discipline Thesis Adviser, Prof. Dr. Azize HUSSEIN
April-2008
The goal of this dissertation is to introduce digital archiving, to show changes and advancements in information and technology and to assess the advantages and disadvantages of digital archiving.
When working on utilities and enterprises the main objective is to achieve rapid decision-making, facility of management, quick response to the demands, cutting down stationery expenses by reducing workstations, and decreasing the human faults. Accordingly, the necessity of technology utilization in office services is sensed as the most efficient and effective way. Structures in which combined systems managed and office works accumulated in one center has been a requirement.
In this concept, office automation systems promise a platform using reliable and fast communication, eager to adapt with technological demands and easy to be used by end users that drive information pools.
In conclusion, it is proposed that in order to achieve the aims of corporation, foundation and enterprises, effective utilization of office automation systems are noted as a key necessity.
ÖNSÖZ
AraĢtırma sırasında yardımlarını esirgemeyen, önerileriyle araĢtırmanın geliĢimine ıĢık tutan tez danıĢmanım Sayın Prof.Dr. Azize HUSSEIN‟ne, araĢtırmanın oluĢumunda katkıları bulunan tüm hocalarıma, mesai arkadaĢlarıma ve eĢime en içten teĢekkürlerimi sunmaktan onur duyarım.
ĠÇĠNDEKĠLER
JÜRĠ ÜYELERĠN ĠMZA SAYFASI ... i
ÖZET ... ii
ÖNSÖZ ... iv
ĠÇĠNDEKĠLER ... v
ġEKĠLLERĠN LĠSTESĠ ... vii
SĠMGELER VE KISALTMALAR ... viii
GĠRĠġ ... 1
BĠRĠNCĠ BÖLÜM ARġĠV VE BÜRO OTOMASYONU KAVRAMLARI 1.1. ARġĠV VE ARġĠVCĠLĠK KAVRAMI ... 3
1.2. TÜRKĠYE'DE ARġĠV ... 7
1.3. ARġĠVLERDE BĠLGĠSAYARIN KULLANIMI VE GELĠġĠMĠ ... 8
1.4. BÜRO OTOMASYONU KAVRAMI ... 12
1.5. BÜRO OTOMASYON ALT SĠSTEMLERĠ ... 14
1.5.1. Kurumsal Bilgi Portalı ... 15
1.5.2. ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi ... 17
1.5.3. Doküman Yönetim Sistemleri ... 18
1.5.4. Kelime ĠĢlem Sistemleri ... 21
1.5.5. Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri ... 22
1.5.6. Elektronik Posta... 22
1.5.7. Ses postası ... 23
1.5.8. Elektronik Toplantı Sistemleri ... 23
1.5.9. Video Konferans ... 23
1.5.10. Görüntülü ĠletiĢim Sistemleri ... 24
ĠKĠNCĠ BÖLÜM VERĠ TABANI YÖNETĠM SĠSTEMLERĠ 2.1. VERĠ TABANI KAVRAMI VE MODELLERĠ ... 26
2.2. VERĠ TABANI MODELLERĠ ... 27
2.2.1. Dosya Sistemleri Modeli (File Systems) ... 28
2.2.2. HiyerarĢik Veritabanı Modeli (Hierarchical Database Model) ... 28
2.2.3. ġebeke Veri-Tabanı Modeli (Network Database Model) ... 29
2.2.4. Nesne Veri-Tabanı Modeli (Object Database Model) ... 29
2.2.5. Nesne-ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Object-Relational Database Model) ... 29
2.2.6. ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Relational Database Model) ... 30
2.3. VERĠMLĠ BĠR VERĠTABANIN ÖZELLĠKLERĠ ... 30
2.4. VERĠ TABANI YÖNETĠCĠSĠNĠN GÖREVLERĠ ... 31
2.4.1. Veritabanı Yazılımının Kurulması Ve Upgrade'ler (Yeni Versiyonlar) ... 32
2.4.3. Veritabanı BaĢlatma/Durdurma ... 33
2.4.4. Kullanıcı Ekleme ve Yetkilendirme ... 34
2.4.5. Veritabanı Yedekleme/Yedekten Geri Dönme ( Backup & Recovery) ... 34
2.4.6. Veritabanı Performans Ayarlaması ( Performance Tuning) ... 35
2.4.7. Veritabanı Tablo-/Ġndekslerin Büyüme Kontrolü ... 36
2.5. VERĠ TABANININ DĠJĠTAL ARġĠVDEKĠ YERĠ ... 37
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM DĠJĠTAL ARġĠV 3.1. DĠJĠTAL ARġĠVĠN GELĠġĠMĠ ... 39
3.2. DĠJĠTAL ARġĠVĠN ÖZELLĠKLERĠ VE FAYDALARI ... 40
3.2.1. Belgelere Hızlı ve Çoklu UlaĢımı ... 40
3.2.2. Belgelerin Takibi ... 43
3.2.3. Karar Verme Mekanizmaların Güçlenmesi ... 43
3.2.4. Personelin Kontrolü ve Değerlendirilmesi ... 43
3.2.5. Belgeleri Saklama ve ArĢivleme ... 44
3.2.6. Belgelerin Güvenliği ... 46
3.3. ARġĠV BELGELERĠNĠN DĠJĠTAL ORTAMA DÖNÜġTÜRÜLMESĠMODELLERĠ51 3.3.1. Görüntü / Belge ArĢiv Sistemleri ... 52
3.3.2. Belge Yönetim Sistemleri ... 53
3.3.3. Bilgi Yönetim Sistemleri ... 53
3.3.4. ĠĢ AkıĢ Yönetim Sistemleri ... 54
3.3.5. Yüksek Hacimli Belge Tarama Sistemleri ... 54
3.3.6. Form ĠĢleme Sistemleri ... 54
3.3.7. Faks Yönetimi ... 55
3.3.8. Video Bilgi Yönetim Sistemi (Multimedia Computing) ... 55
3.3.9. Servis (Büro) Sistemleri ... 55
3.4. DĠJĠTAL ARġĠVĠN YEDEKLENMESĠ ... 56
3.5. DĠJĠTAL ARġĠVĠN DEZAVANTAJLARI VE ÖNLEMLERĠ... 56
3.5.1. Fiziksel Eskime Ve Çözüm Yolları... 57
3.5.2. Orijinallik Tespiti ... 67
3.5.3. Diğer Sorunlar ... 75
3.6. DĠJĠTAL ARġĠVĠN BÜRO OTOMASYONDAKĠ YERĠ ... 80
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÖRNEK UYGULAMA 4.1. ÖRNEK UYGULAMA ĠNCELEMESĠ ... 83
4.2. SONUÇ ve ÖNERĠLER ... 101
KAYNAKÇA ... 104
ġEKĠLLERĠN LĠSTESĠ
ġekil 1: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri...15
ġekil 2: Doküman Yönetim Sistemi...19
ġekil 3: Hard diskin Ģemasal bilgi durumu...36
ġekil 4: SharePoint Server Kapsamı...84
ġekil 5: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri...85
ġekil 6: Logon Ekranı...89
ġekil 7: Portal Ana Sayfa Ekranı ...90
ġekil 8: Portal ġube Ekranı...91
ġekil 9: Portal KiĢisel Ekranı...91
ġekil 10: Portal E-Posta Entgre Ekranı 1...92
ġekil 11: Portal E-Posta Entgre Ekranı 2...92
ġekil 12: E-postayla dosya entegrasyonu...93
ġekil 13: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 1...94
ġekil 14: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 2...95
ġekil 15: Portal'da Belgelere Uygulanan Eylemler...96
ġekil 16: Excel Servisleri Ekranı...97
ġekil 17: Kolay iĢ akıĢı Ekranı...98
ġekil 18: Zengin meta datayı kullanma Ekranı...99
SĠMGELER VE KISALTMALAR
COLD : Computer Output To Laser Disk COOL : Computer Output On-Line
CRM : Customer Relations Manegement CVL : Comma delimited File
ÇOYU : Çoğul Ortam Yönetim ve Uyarlama DBMS : Database Management Systems EDYS : Elektronik Doküman Yönetim Sistemi ERP : Enterprise Resource Planning
IAYS : ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi
ISO : Uluslararası Standartlar Örgütü MARC : Machine Readble Catologuing OCR : Optical Character Recognition
RDBMS : Relational Database Management Systems TÜYATOK : Türkiye Yazmaları Toplu Kataloglama Projesi TDK : Türk Dil Kurumu
GĠRĠġ
Günümüzde; büro ve büro faaliyetleri, iĢlemlerin karmaĢıklığı ve aĢırı uzmanlaĢma nedeniyle önem kazanmıĢtır. GeliĢen teknoloji büroların görünümünü de etkilemiĢ, 19.yüzyılın sonlarına gelindiğinde büro faaliyetlerinde kullanılan teknoloji ürünlerinin hemen hepsi kalem, kâğıt ve mürekkep iken; büyük bir süratle geliĢmeye baĢlayan teknoloji, büroları yeniden biçimlenmeye zorlamıĢtır.
20. yüzyılın ikinci yarısı; hemen her alanda olduğu gibi, büro hizmetleri alanında da yüksek teknoloji adı altında toplanan bir takım bilgi, araç ve ekipmanın yoğun olarak kullanıldığı bir dönem olmuĢtur. Bu dönemde, bürolarda bilgiye olan ihtiyaç artmıĢ; verimliliğin artırılması gibi konular önem kazanmıĢ, otomasyona olan talep de artmıĢtır
Çağımız bilginin çok hızlı üretildiği ve kısa bir süre içerisinde de geçerliliğini yitirdiği bir çağdır. Bilgi çağı, insanlar ve kuruluĢlar arasında bilgi aktarımının hızlı ve etkin olarak yapılmasını gerektirmektedir. Bu gereksinimi karĢılamaya yönelik çabalar sonucunda son yıllarda iletiĢim ve bilgi ağları konusunda önemli geliĢmeler olmuĢtur.
Özellikle bilgisayar teknolojisinde meydana gelen geliĢmeler; bilgisayarları büroların ayrılmaz bir parçası, otomasyonun en önemli unsuru haline getirmiĢtir. Bugün büro otomasyonu sistemleri geniĢ bir kullanıcı grubuna hitap etmektedir.
Tüm bunların yanında ulusların kendilerine özgü olduğu kadar, diğer toplumlarında ortak mirası olan bilgi ve belgeleri koruyarak kullanıma sunan arĢivler küreselleĢen bugünkü dünyada önemli birer bilgi bankaları durumundadırlar.
ArĢivler, sadece her türlü belgeyi bünyelerinde taĢımazlar, aynı zamanda geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve
gelecek kuĢaklara aktaran bilgi merkezleri konumundadırlar. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadırlar. Bu açıdan arĢivler, bilginin sonraki kuĢaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal olarak bu aktarımda bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve yetiĢmiĢ insan kaynaklarına ihtiyaç vardır.
Bu perspektifte dijital arĢivciliğin tanıtılması, bilgi ve teknolojide meydana gelen değiĢimle birlikte değiĢim ve geliĢiminin takip edilmesi, dijital arĢivin avantaj ve dezavantajlarının ortaya konulması gerekmektedir.
Büro otomasyon sistemlerinin kullanımındaki genel amaçları, iĢ istasyonlarının azaltılıp kırtasiye masraflarının düĢürülmesi ve insan gücünün hatasının en aza indirilmesidir. Fakat bu sistemlerde dikkat edilmeyen en önemli eksiklikler; uygulamalar bütünün parçası olarak düĢünülmeyip her parça farklı bir bütünlüğe hitap ediyor gibi hareket edilmesi, uygulamaların ve veri tabanlarının yönetimlerinin merkezi yapıda gerçekleĢtirilmemesi ve ortak bir bilgi havuzunun olmamasıdır. Tez konusu itibariyle veri tabanı yönetimi ve dijital arĢivleme yöntemiyle kurulacak merkezi bir yapı ve merkezi arĢivle bu sorunların giderileceği düĢünülmektedir.
Bu kapsamda, tez çalıĢmasında veri yönetimi ve dijital arĢiv konusunu irdeleyerek kamu ve özel sektörde arĢivleme ve arĢivi yönetme çalıĢmalarında yeni açılımlar sağlama noktasında önem arz etmektedir.
Tez çalıĢması kapsamında genel anlamda arĢivcilik kavramı incelenmiĢ, büro otomasyon sistemleri kapsamında dijital arĢivcilik tanımlanmaya çalıĢılmıĢ, dijital arĢiv sistemlerinde meydana gelen teknolojik değiĢim ve geliĢmeler belirtilerek, dijital arĢivciliğin avantaj ve dezavantajları ortaya konulmuĢtur. Tüm bu bilgilerden hareketle, konuyu uygun model, Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez Kadrosundaki uygulama örnekler desteğiyle açıklanmıĢ ve iĢleniĢi hakkında bilgi verilmeye çalıĢılmıĢtır.
BĠRĠNCĠ BÖLÜM
ARġĠV VE BÜRO OTOMASYONU KAVRAMLARI
1.1.
ARġĠV VE ARġĠVCĠLĠK KAVRAMI
Kelime olarak arĢiv belediye sarayı, resmi daire anlamlarına gelmektedir. Belirli bir kuruma ait iĢlemi bitmiĢ bir evrakın, düzenli bir Ģekilde toplanarak korunduğu yer, arĢiv için daha açıklayıcı bir ifadedir.
Horcoq Josef‟e göre arĢiv; herhangi bir resmi daire, resmi veya yarı resmi herhangi bir cemiyet, aile ve Ģahısların faaliyetleri, iĢ görmeleri neticesinde zuhur eden ve Tanzim edilmek üzere kendilerinin tasarrufunda bulunan yazıların muhafazasıyla birlikte toplanıp biriktirilmiĢ, tertip ve tanzim edilmiĢ Ģeylerin hepsidir (Güzel, 2004:2).
Fekete Lojos‟a göre arĢiv; tabii veya hukuki bir Ģahsiyetin resmi iĢlemlerinden hâsıl olan ve yanında bulundurması gereken yazılmıĢ, resmedilmiĢ veya tabedilmiĢ evrakın tekmilidir (Düzenli, 2006:2).
Bu bağlamda arĢiv kurumların, gerçek ve tüzel kiĢilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleĢme veya iĢlemler neticesinde meydana gelen ve bir maksatla, belli bir sistem dâhilinde saklanan doküman ve bu dokümana bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerler olarak tanımlanabilir.
ArĢivlerin kuruluĢu, organizasyonu, belgelerin saklanması, kullanıma sunulması ile ilgili iĢlemlerin ve arĢiv uygulamalarının, dayandığı temel ilmi düĢünceleri ve kaideleri konu edinen bir ilim dalıdır (http://www.egm.gov.tr /arsiv/arsivcilikhakkında.htm).
Geçtiğimiz yüzyılın ortalarına doğru modern arĢivlerin gerek nicelik gerekse niteliği yönüyle karmaĢıklaĢmasının getirdiği sorunların ardından, bu bilim dalı içinde yeni ve özel bir meslek türü olarak belge yönetimi disiplininin ortaya çıktığı görülmektedir. Bu geliĢmelere paralel olarak arĢivciliğin içeriği ve tanımları da değiĢime uğramıĢtır. ArĢivcilik artık tarihin bir kolu olarak görülmekten çıkıp, tarih ve niteliği ne olursa olsun, bireyler veya
organizasyonlar tarafından, kendi varoluĢ amaçları doğrultusunda ve kendi fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için toplanan ve öncelikle kanıtsal ve idari amaçlar olmak üzere, taĢıdıkları genel bilgi değeri nedeniyle saklanan belgeler bütünü olarak tanımlanmaya baĢlamıĢtır (Ataman, 1989:36).
Siyasetten ekonomiye, eğitimden kültürel hayata hemen her konuda büyüklü küçüklü çalıĢmalar yapılmakta ve bu çalıĢmalar sonunda devasa boyutta bilgi ve belge üretilmektedir. Bir devlet için sürekli biriken bu bilgi hazinesinin düzenlenmesi, korunması ve gelecek kuĢaklara aktarması, devletin geliĢme yolunda atacağı en önemli adımlardan biridir.
Bilindiği üzere, her millet bir tarihi mirasın sahibidir. Bu tarihi mirasın çok önemli bölümünü arĢivler, kütüphaneler ve eski eserler gibi maddi ve manevi kültür varlıkları teĢkil ederler. Millet olabilme ve kalabilmede bu kültür varlıklarının büyük yeri ve rolü vardır (Gültepe, 1998:37).
ArĢivler, her kurumun yapısından kaynaklanan faklılıklar göstermektedir. Bu bağlamda, arĢivlerin bilimsel bilginin daha yaygın ve etkin kullanımında önemli bir geliĢme sağlayacağı; var olan yayıncılık sistemini tamamlayıcı bir konuma geleceği tahmin edilmekte ve bu açıdan büyük ümitler bağlanmaktadır. ArĢivlerin ve dolayısıyla, kurumsal arĢivlerin tüm dünyada yaygınlaĢması, açık eriĢim ve bilgi paylaĢımını destekleyen bir kültürün oluĢmasına bağlıdır (Karasözen, 2003).
Belge ve bilgilerin belirli yöntem ve standartlarla arĢivlenmesi, kuĢkusuz birçok yönden avantaj sağlayacaktır. Gerek özel sektör gerekse devlet kurumları tarafından yapılan arĢivleme çalıĢmaları, kuruluĢlara iĢlem kolaylığı sağladığı gibi, bu kuruluĢlarla etkileĢim içinde bulunan gerçek ve tüzel kiĢilere karĢı da kayda değer bir prestij kazandırmaktadır. ArĢivin kurumlara, araĢtırmacılara ve topluma yararlarını aĢağıdaki gibi sıralanabilir (http://www.ankos.gen.tr/acikerisim)
Kuruma Yararları: Kurumda yürütülen araĢtırma faaliyetlerinin
bilimsel, toplumsal ve ekonomik iliĢkisini ortaya koyarak kurumun kamusal değerini ve saygınlığını artırabilir.
AraĢtırmacıya Yararları: Son yıllarda yapılan araĢtırmalar, tüm bilim
dallarında, açık eriĢime sunulan araĢtırma sonuçlarının, geleneksel yayıncılık yolu ile sağlanacak atıf sayısı ile karĢılaĢtırıldığında 2-3 kat daha fazla atıf aldığını göstermektedir.
Internet sayesinde araĢtırma sonuçlarına ücretsiz ve hızlı bir eriĢimi imkânı sağlanabilir.
AraĢtırma sonuçlarının daha geniĢ bir kitleye ulaĢmasını sağlayarak araĢtırmanın etkisini artırır, daha fazla atıf alınmasını sağlanabilir.
AraĢtırma sonuçlarının baĢka bir araĢtırmaya temel oluĢturmasını sağlamada yardımcı olabilir.
Yapılan araĢtırmanın tekrarını önlenebilir.
Topluma Yararları: Ticari dergi yayıncılığının tekelindeki iletiĢim
kanalları tıkanan bilim dünyası, açık eriĢim yayıncılığı ve kurumsal arĢivler sayesinde bu tıkanıklığa temel neden oluĢturan fiyat ve eriĢim engellerini ortadan kaldırmaktadır.
AraĢtırma sonuçlarının daha geniĢ kitlelerce kullanımı, toplumda üretimi artırarak ülke ekonomisine de kazanç sağlamaktadır.
Bilimsel iletiĢimin geliĢmesine ve güçlenmesine katkı sağlar.
Entelektüel mirasın uzun vadeli saklanmasını ve korunmasını garanti eder.
Dergileri satın almaya gücü olmayan fakir ülkelerdeki araĢtırmacıların bilimsel bilgiye eriĢimini sağlar.
Bugün hemen her alanda ve her konuda uluslar arası bir standarda gidilmektedir. ArĢivcilerin böyle bir uluslar arası standardı benimsemesi ve kullanması, uygulamalarını daha kolay ve sistematik olarak hayata
geçirmeleri için çok kolaylık sağlayacaktır. Bu tip bir standart, arĢivleme programının oluĢturulmasında ve iĢ niteliklerinin gözden geçirilmesinde önemli bir referans olacaktır. ArĢivleme iĢleminin standardize edilmesi, farklı ülkelerdeki arĢivcilerin yaptıkları çalıĢmaları ve deneyimlerini birbirleriyle paylaĢması için ortak bir dil oluĢturma anlamına gelmektedir.
Bir organizasyonda, mevcut sistemlerin maksimum kapasiteyle iĢlemesi, geliĢimi ve etkinliğinin arttırılması, yeni projelerin ortaya konması çalıĢmalarının standarda dayandırılması son derece önem taĢımaktadır. Belge doğrudan kurumların faaliyetlerine ait iĢ ve iĢlemler sonucu ortaya çıkar. Kurumun sorumluluklarını ortaya koyan ve gereksinimlerini karĢılayacak olan belgeler uygun bir kayıt tutma sistemi olmadan oluĢturulamaz ve yönetilemez. Bu nedenle belge yönetim uygulamaları ve arĢiv oluĢturulması; politikalar, ilkeler, en iyi uygulamaların gerçekleĢtirilmesi yoluyla sistemleĢtirilebilir. Bu sistemleĢtirmede en önemli kılavuzlardan birisi standarttır. Zira Standart bize geçmiĢte yapılan hataları telafi etme imkânı da sağlayacaktır (Özdemirci, 2003:3).
ArĢivlerin düzenli olması; kalıcı değeri olan belgelerin dayanıklı ortamlarda ve nitelikli üretimini, kolay eriĢim için düzenlenmelerini ve korunmalarını, değerlendirilmelerini ve arĢive transferlerini garanti eden etkili belge yönetim programlarına sahip olmayı gerektirir. Oysa kurum ve kuruluĢlarda belgelerin yönetimine iliĢkin Türkiye'de belirlenmiĢ bir belge yönetim politikası bulunmamaktadır. Bu konuda bir politikanın olmaması, kurum ve kuruluĢlarda üretilen belgelere uygulanacak iĢlemlerde nasıl bir yol izleneceğinin bilinememesine yol açmakta ve sorunlara neden olmaktadır. Çoğu kurum ve kuruluĢ ellerindeki belgelerle nasıl baĢa çıkacaklarını bilememekte ve yanlıĢ uygulamalar yapılarak, önemli arĢiv belgelerinin yok olmasına neden olunmaktadır. Bunun için Türkiye'de belge yönetim politikası belirlenmeli ve yazılı hale getirilerek tüm kurum ve kuruluĢlara duyurulmalıdır. Bu konuda ISO 15489 iyi bir baĢlangıç olacaktır (Özdemirci, 2003:3).
1.2.
TÜRKĠYE'DE ARġĠV
Türkiye'de, arĢivlerde kataloglama ve tasnif iĢlemleri, cumhuriyetten sonra baĢlamıĢ ve günümüze kadar devam etmiĢtir. Bu konuda çeĢitli araĢtırma grupları, kütüphaneler ve üniversiteler çalıĢmalar yapmıĢtır. Bu çalıĢmalar arasında 1927‟de, yazmalar için baĢlatılan tasnif faaliyetleri 6 ay sürmüĢ ve bundan 8 yıl sonra Prof. Dr. Helmut Ritter ‟in baĢkanlığında ikinci bir tasnif heyeti çalıĢmalarına baĢlamıĢtır (Atılgan, 2000:125). Ancak yapılan bu çalıĢmalar yetersiz kalmıĢtır. 1978 yılında Kültür Bakanlığı, Kütüphaneler Genel Müdürlüğü tarafından kapsamlı bir yazma eserlerin envanterinin tespiti çalıĢmaları kapsamında el yazması kitapların korunması gerekçesi ile Türkiye Yazmaları Toplu Kataloglama Projesi (TÜYATOK) baĢlatılmıĢtır (Atılgan, 2000:125). 1978 yılından 1999 yılı sonuna kadar yaklaĢık 18950 eserin bibliyografik fiĢi 21 ciltte yayınlanmıĢtır.”M. K. Yazmalar Katalogu” adı ile çıkarılan beĢ ciltlik katalog da bu sayıya eklenirse, bugüne kadar yaklaĢık 21.600 cilt eserin bibliyografik tanımlaması bitirilmiĢtir (Atılgan, 2000:125).
YUUP (YaygınlaĢtırılmıĢ Ulusal ve Uluslararası Projeler) ilgi grupları olarak belirlenen 12 öncelikli alan içinde 'Bilim Toplumu Teknolojileri' alanında faaliyet göstermek üzere farklı disiplinlerden 7 üniversite ve 2 firmadan oluĢan bir oluĢum olan Çoğul ortam Yönetim ve Uyarlama (ÇOYU) tarafından gerçekleĢtirilen ve yürütücülüğünü ODTÜ Elektrik Elektronik Müh. Bölümü'nden Doç. Dr. Aydın Alatan'ın yaptığı DPT tarafından desteklenen 2004K120720 sayılı "E-Devlet için Bilgisayar Destekli Görsel Dokümantasyon, ArĢiv ve Yönetim Sistemi" baĢlıklı projede Eğitim, Sağlık, Adalet, Basın-Yayın ve Güvenlik alanlarında teknolojiler geliĢtirilmiĢtir. Projenin ana teması e-devlet olgusu içinde farklı kurumlarda ihtiyaç duyulan görsel dokümantasyon verilerine kolaylıkla eriĢimi sağlayacak bilgisayar destekli bir sistem geliĢtirmektir.
Türkiye'de iki büyük arĢiv bulunmaktadır. Bunlar: 1- BaĢbakanlık Osmanlı ArĢivi (Ġstanbul)
Bu iki büyük merkezin dıĢında farklı biçimlerdeki arĢiv belgelerinin önemli bir kısmı aĢağıdaki merkezlerde bulunmaktadır:
Süleymaniye Kütüphanesi (Burada 46.000 kitap bilgisayar ortamına aktarılmıĢtır.)
Kültür Bakanlığına bağlı kütüphaneler
Milli Kütüphane
Ankara Üniversitesi D. T. C. F Kütüphanesi
ÇeĢitli bilim adamlarının araĢtırmalarına göre ülkemizde bulunan elyazmaları 300.000 cilt ve müstakil 600.000 eser olarak gösterilmektedir (BAYOĞLU, 1999:61-69).
1.3.
ARġĠVLERDE BĠLGĠSAYARIN KULLANIMI VE
GELĠġĠMĠ
ArĢivler, geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların, tarihi ve ekonomik yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini içeren her türlü belgeyi bünyelerinde depolayan ve gelecek kuĢaklara aktaran bilgi merkezleridir. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin tarihe uzanan elleri, vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadırlar. Diğer yandan, birer köprü vazifesi gören arĢivler, bilginin sonraki kuĢaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal olarak bu aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin en verimli Ģekilde kullanılması, gelecek nesillere geliĢen teknolojiye adapte edilmiĢ arĢivlerin ulaĢtırılması zorunludur.
ArĢivlerin en önemli görevleri arasında, bilgi ve belgelerin sağlıklı ortamlarda muhafaza edilerek sınıflandırılması ve çağdaĢ tekniklerin kullanılarak özet ve indekslerinin hazırlanıp araĢtırmacıların hizmetine sunulmasıdır. Her alanda olduğu gibi arĢivcilik hizmetlerinde de çağın getirdiği yeniliklere ayak uydurabilen sistemler kurulmalı, biliĢim teknolojisinin gereğini yerine getirmek amaçlanmalıdır. Bilgisayar ve iletiĢim teknolojileri
sayesinde ülkeler arasındaki sınırlar kalkmıĢ ve standartlaĢmaya doğru hızla yol alınmaya baĢlanmıĢtır. GeliĢmiĢ ülkelerde tüm dünyaya hizmet veren dijital kütüphane ve arĢivler gün geçtikçe artması, her türlü bilginin elektronik ortama aktarılması, biliĢim teknolojilerine verilmesi gereken önemi açıkça göstermektedir.
ArĢivlerde bilgisayar kullanılmaya baĢlanması 1960‟lı yıllarda olmuĢtur. 1964‟de Brüksel‟ de yapılan “Uluslararası ArĢiv Konferansı”nda arĢivlerde bilgisayar kullanılması dile getirilmiĢtir (Kandur, 1998:579). ArĢivlere bilgisayar ilk olarak yardımcı araçlar olarak girmiĢtir. 1970‟li yıllarda arĢivlerde bilgisayarlar, uzmanların yardımıyla elektronik daktilo gibi kullanılmaya baĢlanmıĢtır. 1980‟ler ise daha ileri sistemlerin geliĢtirilmesi çabaları ile geçmiĢtir (Kandur, 1998:581).
ArĢivcilikte verilerin hem klasik hem de bilgisayar ortamına aktarılmasında üç ana unsur bulunmaktadır (Kandur, 1998:581).
ArĢiv malzemelerinin sağlanması, depolanması ve indekslenmesiyle ve yer bilgilerine ulaĢımı sağlayan sistemler.
Özel arĢiv projeleri yani büyük ölçekli indekslerin üretilmesi, mikro formların kontrolü, yayın ve arĢiv malzemelerinin araĢtırma ve eğitim faaliyetlerinde kullanılmasını sağlayacak sistemler.
ArĢiv yönetiminin otomasyona yönelik sistemleri, kullanıcı istatistikleri, kullanıcılara dokümanların verilmesi ve iadesi, depo yöntemi sistemleridir.
GeliĢen teknolojiye paralel olarak daha sonraları ise bilgisayarın aktif düzeyde kullanılmasıyla birlikte arĢivcilikte de MARC (Machine Readable Catologuing). bilgisayar tarafından okunabilir katalog sınıflama formatları kullanılmaya baĢlanmasıyla standart veri hizmetleri oluĢturulmuĢtur. Verilerin bilgisayar ortamına aktarılmasıyla arĢivcilikte bilgisayar destekli veri hizmetleri geliĢmiĢtir (http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc).
Günümüz teknolojisine bağlı olarak arĢivlerde bilgisayarların kullanımı, bilgileri sayıp sıralayarak değil ansiklopedi anlamına bağlı Ģekilde, yazılan özel programlar sayesinde kullanıcı istekleri doğrultusunda bilgiyi iĢleyebilmektir. Bilgiyi iĢlemekten kasıt, bilginin düzenlenmesi, saklanması ya da onun üzerinde matematiksel, mantıksal ya da görsel olarak iĢlenilir yapılmasını sağlamaktır (Kalkan, 2003:1). Burada bilgisayarın verdiği kolaylıktan çok bilgisayara yüklenen verilerin (bilgi) niceliği ve niteliği ön plana çıkmaktadır.
ArĢiv belgelerinin bilgisayar ortamına dönüĢtürülmesinde eriĢim ve kullanım
Her geçen gün büyük bir hızla artan belgelerin klasik yöntemlerle arĢivlenmesi, düzenlenmesi ve yayınlanması, kiĢilerin belgelere eriĢimi ve kullanımı gittikçe zor bir hal almaktadır. Bu belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ve saklanması, birden çok kullanıcı tarafından zaman ve coğrafi mekân engellerini aĢıp ekonomik olarak eriĢime ortam hazırlamıĢ olacaktır. Bununla birlikte elektronik ortamlarda yapılan arĢivleme çalıĢmalarında yüksek performans elde etmek için güçlü sistemlere, büyük veri ambarlarına (data warehauses) ve güçlü bir bilgisayar network ağ altyapıları ihtiyaç duyulmaktadır (http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc).
ArĢiv belgeleri, sayısal kameralar, sayısal fotoğraf makineleri, metin, tarayıcı ve fotoğraf tarayıcı gibi cihazlar kullanılarak, arĢivlenecek belgelerin niteliğine göre ASCII, HTML, PDF, PHP, ASP, JPG, TIFF, TEXT, MOVE, MP3, SOUND gibi çok farklı formatlar biçimleri halinde elektronik ortama aktarılabilinir. Bu aktarılan belgelere de elektronik belge denir. ArĢivcilik Terimleri Sözlüğü'nde ise elektronik belgeler, "genellikle kodlanmıĢ manyetik disk, manyetik bant, delikli kart gibi ortamlar üzerine kayıtlı, içerikleri yalnızca makineler aracılığıyla okunabilen ve veri arĢivlerinden farklı olarak provenans (kaynak, köken) ilkesine uygun biçimde düzenlenmiĢ evraklar/arĢivler" Ģeklinde tanımlanmıĢtır.
Günümüzde arĢiv belgelerinin elektronik ortama alınmasından sonra saklanması ve kullanımı, kullanıcı kitlesine göre basit veya karmaĢık bilgisayar ağları ile çeĢitli elektronik depolama araçları (CD, DVD, VCD, Manyetik kaset, Hard disk v.b.) kullanılarak yapılabilmektedir.
ArĢiv belgelerinin bilgisayar ortamına alınmasıyla yapılan iĢlem bitmediği gibi bu aĢamadan sonra dijital formata dönüĢtürülen belgenin korunması ve kullanılması aĢamaları daha da önem kazanmaktadır. Bu hizmetleri insanlara ulaĢtıra bilmenin iki iletiĢim sistemi kullanılabilir.
Internet (international network - dünya bilgi ağ sistemi).
Ġntranet veya Extranet (iç network ağ sistemi).
Günümüzde bürolar adeta birer bilgi ve belge fabrikaları halini almakta, oluĢturulan belgelerin bir kısmı kâğıt veya benzeri dayanıklı ortamlara aktarılmaktadır. Ancak, giderek artan oranlarda belge ve bilgi, geliĢen teknolojiyle birlikte amaca yönelik farklı bilgisayar formatlarına dönüĢtürülebilmektedir. Bu sayede belgeleri arĢivlerken mekân ve yerden ciddi tasarruf sağlanabilmektedir.
Herhangi bir belge veya bilgiyi saklamaktaki temel amacımız, ileride bu belge ya da bilgiyi yeniden kullanabilmek veya o belge ve bilgiye hızlı bir Ģekilde ulaĢabilmektir. Kâğıt veya benzeri dayanıklı bir taĢıyıcı üzerindeki bir bilginin uzun seneler boyunca saklanması hepimizin bildiği bir kavramdır. Ama o belgeye hızlı bir Ģekilde kullanmak ise o kadar kolay değildir. Ancak, elektronik ortamda bulunan bir belge ya da bilginin saklanması ve ulaĢılması çok daha kolay olabilmektedir.
ArĢivler, sadece her türlü belgeyi bünyelerinde taĢımazlar. Bu belgeler aynı zamanda geçmiĢteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik yapılarıyla, sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve gelecek kuĢaklara aktarıp bilgi merkezleridir. Bu yönü ile arĢivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vazgeçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadırlar. Bu açıdan arĢivler, bilginin sonraki kuĢaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler. Doğal olarak bu
aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve yaygınlaĢtırılması ihtiyaç haline gelmiĢtir.
1.4.
BÜRO OTOMASYONU KAVRAMI
Aslı Fransızca " bureau " olan " büro " sözcüğü, örgütsel ve yönetsel birçok faaliyetlerin yerine getirildiği yerler anlamına gelmekle beraber TDK (Türk Dil Kurumu). sözlüğüne göre büro, " çalıĢma odası yazıhane danıĢma ve yazı iĢlerinin yürütüldüğü iĢyeri ve bölüm, Ģube " anlamlarında da kullanılmaktadır. Genel bir tanımla büro faaliyetleri için gerekli insan ve ekipmanla donatılmıĢ çalıĢma yeridir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2000:17 ).
Bürolar; mal veya hizmet üretmek amacıyla kurulmuĢ iĢ yerleri ve fabrikalarda plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok iĢin ve iĢlemin yapıldığı alanlardır (Göral, 2002). Bir iĢin yürütülmesiyle ilgili bütün faaliyetleri kapsayan ve bilginin yaratıldığı, kullanıldığı ortam olarak tanımlamaktadır (Ahıska, 1987:136).
Sonuç olarak büroları; bilginin üretildiği, iĢlendiği, baĢka birimlere iletildiği ve amaca uygun olarak çoğaltılıp kullanıldığı yerler olarak ifade edebiliriz.
Antik Yunanca autmos yani kendi kendine iĢleyebilen anlamındaki sözcükten dilimize geçmiĢ olan otomasyon kelimesi; bir iĢlemin, elektronik aletler yardımıyla otomatik olarak tanımlanması ve bu tanıma göre kontrolünün yine makineler tarafından yapılması anlamına gelmektedir.
Otomasyon kavramını tarihi süreciyle ele almakta ve baĢlangıcını endüstri devrimi ile olduğunu ifade etmekte ve süreci Ģu Ģekilde özetlemektedir; çıplak emeğin makinelerde yer değiĢtirmesi ile mekanizasyon ortaya çıkmıĢ, kömüre dayalı buhar makinelerinin fabrikalarda kullanılmasını, 19. yüzyılın sonuna doğru elektrik enerjisi ile çalıĢan makine ve gereçler izlemiĢ, elektriğin enformasyon içerebilme ve iletebilme özelliklerinin kullanılmasıyla 19. yüzyılda telgraf ve telefon icat edilmiĢtir. 20. yüzyılın
baĢında elektromanyetik dalgalar ile telsiz haberleĢmesi sağlanmıĢtır. 20. yüzyılın en hızlı geliĢen ve yayılan bilgi teknolojisi, zamanla mekanizasyon yerine otomasyonun almasına yol açmıĢtır (BaĢal, 1997:13).
Sanayide seri ve robotize bir yöntem takip edilerek, kol emeği yerine makine ve robot gücünün kullanılması durumunu ifade eden otomasyon genel manada iĢlemlerin, otomatik kapalı denetim düzeni tarafından yönlendirilmesi ve elektronik sistemler ile takip edilmesidir.
Büro ve otomasyon kavramlarını bir araya getiren “büro otomasyonu” kavramı; bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin ve iĢlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. BaĢka bir ifadeyle, büro otomasyonu bilgi çalıĢanlarının geleneksel bürosunu düzene, sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm çalıĢanların verimliliklerini arttırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır (Akyar ve Göral, 2005:169).
Büro otomasyonunun baĢka bir tanımı ise, rutin iĢlem ve iĢlevlerin kısa sürede ve doğru bir Ģekilde yapılmasını sağlayan bilgisayar ve bilgisayarla ilgili teçhizatın kullanılmasıdır (Gönenli, 1986:76).
Buradan yola çıkarak büro otomasyonunun en belirgin özelliğinin; insan müdahalesine ihtiyaç kalmadan makinenin kendisini ayarlayabilmesi ve hata payının azaltılarak verimin arttırılması olduğu göze çarpmaktadır.
Büro yönetimi, bürolarda sekretarya hizmetlerini koordine eden, iletiĢim akıĢını sağlayan ve bunu destekleyen, yazılı ve sözlü iletiĢim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur. Büro yönetimi, bürolarda; dosyalama, kayıt, arĢiv, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve diğer büro iĢlerinin uyumluluk içerisinde yönetilmesini ve yürütülmesi ile ilgili faaliyetleri içerir.
Büro otomasyonu sadece bir metin iĢleme olarak görmemek gerekmektedir. Günümüzde bu kavram; bir bilgisayar yazılımını, iletiĢim ağını, iletiĢim protokolünü, metin iĢleme yazılımını, yazıcı birimini, faksimile aygıtlarını, grafik monitörlerini, çizicileri, görüntü iĢleme birimlerini… v.b'lerini
içerebilmektedir. Bunlar yardımıyla verim olabildiğince artmıĢ olur (Eryılmaz, 2001:44).
Kamu ve özel Ģirketlerde iĢlerin büyük kısmı bürolarda yönetildiği için kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerde mutlaka büro hizmetleri vardır. Hizmet ve mal üretiminin miktar ve kalitesi bürolarda yapılan hizmetlerin verimliliği ve etkinliliği ile doğru orantılıdır. Bu nedenle teknolojinin ve iletiĢim teknolojilerinin geliĢmesiyle büro hizmetleri artık tek düzelikten çıkmıĢtır. Bunun yerine daha karmaĢık büronun tüm fonksiyonları ve teknik yönlerini birleĢtiren otomasyon sistemleri ihtiyaç haline gelmiĢtir. Bu otomasyon sistemlerine büro otomasyonu veya elektronik büro sistemleri diye adlandırılmaktadır.
1.5.
BÜRO OTOMASYON ALT SĠSTEMLERĠ
Büro otomasyonu sadece metin iĢleme sistemi değil, birçok yazılımsal ve donanımsal parçadan oluĢan ve geliĢtirilmeye açık çok yönlü bir sistemdir. Bu sistem dâhilinde temelde benzer fonksiyonları yerine getirmekle beraber, farklılıkları olan değiĢik adlarda alt-sistemleri bulunmaktadır.
ÇalıĢanlara iĢ üretiminde ve yönetiminde yardımcı olan büro otomasyonu; tümüyle bilgisayar teknolojisi ile hazırlanmakta ve geleneksel büro anlayıĢının sınırlarını aĢarak, iĢlevsel kabiliyetini arttırma amacını taĢımaktadır.
ġekil 1: Büro Otomasyonu Alt Sistemleri, (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003).
1.5.1. Kurumsal Bilgi Portalı
Bir kurum dahilinde ve çevresinde oluĢan ve iĢlenen tüm bilgi, süreç ve uygulamalara tek noktadan ulaĢımı sağlayan bir önyüz olarak tanımlanan “Kurumsal Bilgi Portalı” ile kullanıcılar; kurumun bütünündeki yapılandırılmıĢ ve/veya yapılandırılmamıĢ bilgi kümelerine istenen formatta eriĢim, sınıflandırma, bulunan bilgilerin derlenmesi ve analiz iĢlemlerini kolaylıkla yapabilmektedirler.
Bu sistem; farklı iĢ ihtiyaçları için farklı hedef kitlelerine, farklı platformlarda çalıĢan farklı dillerle yazılmıĢ uygulamaları ve bu uygulamalar tarafından üretilen bilgi ve dokümanları entegre ederek, kendi istedikleri yapı ve düzende sunan bir e-iĢ ÇalıĢma Yeri‟dir.
Kurum veya organizasyon içi bilgi akıĢını sağlayan web sayfalarının ötesine geçen kurumsal bilgi portalları günümüzde; hızla geliĢen değer zinciri gereksinimleri doğrultusunda bir kurumun, sağlayıcıları, ticari ortakları, satıĢ kanalları ve de müĢterileri arasındaki entegrasyonu sağlayan anahtar teknoloji haline gelmiĢtir.
Elektronik Toplantı Sistemi Doküman Yönetim Sistemleri Kelime İşlem Sistemleri BÜRO OTOMASYONU (ALT SİSTEMLERİ) Yönetim Sistemleri Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri
Bu konuda altının çizilmesi gereken nokta; Kurumsal Bilgi Portalı‟nın bir web sitesi değil web hizmeti olduğu yani her türlü web tabanlı uygulamaları, veri tabanlarını, büro dokümanlarını (word, excel vb) rapor, web site linkleri, web siteleri, haber kaynakları, e-mail uygulamaları vs. gibi birçok bilgi, doküman ve veri kaynağını hem kurum içi çalıĢanlarına hem de kurum dıĢı (müĢteriler, tedarikçiler, iĢ ortakları vb) kullanıcılara tek bir pencereden sunma iĢlemi olduğudur.
Sistemin temel amacı kurum içi haberleĢme ve bilgi paylaĢımını en verimli Ģekilde gerçekleĢtirmeyi hedeflemektedir. Bu amaç doğrultusunda; çalıĢanların, kiĢiselleĢtirdikleri bir platformdan yetkileri dâhilinde iç ve dıĢ verilere ulaĢmalarını sağlama ve bu sayede iletiĢimi arttırırken iletiĢim maliyetlerini azaltma ve herkesin verimli çalıĢmasını sağlama iĢlemleri gerçekleĢmektedir.
Usta, Ġdeal Kurumsal Bilgi Portallarının temel bileĢenlerini; kiĢiselleĢtirme, içerik dağıtımı, uygulama ve veri entegrasyonu, bilgi paylaĢımı, arama ve güvenlik olarak sıralamıĢtır (http://www.ikademi.com). Bu altı önemli kavramı Ģu Ģekilde özetleyebiliriz:
KiĢiselleĢtirme: Portalın; iç ve dıĢ veri kaynaklarıyla entegre
edilebilmesi, kuruma özel sunum Ģeklinin düzenlenebilmesi ve her çalıĢanın çalıĢma sayfasını kendi iĢ ihtiyaçları ile ilgili içeriklere göre düzenleyebilmesidir.
Ġçerik Dağıtımı: Kurumsal bilgilerin, portala kurum tarafından
belirlenen grup ve kategorilere göre yerleĢtirilmesi, çalıĢanların ilgi alanlarına hitap eden kategorilere üye olabilmesi ve böylece o kategorilere ait portala yerleĢen her bilgiden otomatik olarak haberdar edilebilmesini içermesidir.
Uygulama ve Veri Entegrasyonu: ÇalıĢanların; iĢlerini
gerçekleĢtirmek için gereken tüm uygulamalara ve verilere portal üzerinden eriĢebilmesi yani kullanıcıların e-mail, takvim yönetimi gibi basit masaüstü uygulamalarının yanı sıra ERP, CRM, SCM gibi kurumsal uygulamalara portal ara yüzüyle ulaĢabilmesini sağlamasıdır.
Bilgi PaylaĢımı: Kurum içerisinde bilginin; veri yayınlama, bilgi
gruplarına üyelik, tartıĢma grupları, mesajlaĢma, web konferansı gibi araçlarla portal üzerinden paylaĢılmasının sağlanmasıdır.
Arama: Portalda bulunan arama mekanizmaları ile yapılandırılmıĢ
veya yapılandırılmamıĢ veri üzerinde ve de iç ve dıĢ kaynaklarda yeralan tüm bilgi kümeleri üzerinde arama yapmaya imkan tanınması ve arama sonuçlarını kullanıcıya bütünleĢik bir biçimde sunabilmesidir.
Güvenlik: Portal içerisindeki bilgilerin yetkisiz kiĢilerden koruması ve
gelecek saldırıların önlemesidir.
1.5.2. ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi
ĠĢ akıĢı; tanımlanmıĢ kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaĢmak için bilgi ve iĢlerin katılımcılar arasında dolaĢımını sağlayan süreç otomasyonu ile ilgilidir (http://www.mind2biz.com.tr). BaĢka bir tanıma göre iĢ akıĢı, ortak hedeflere ulaĢmak için, belge, bilgi veya görevlerin tanımlanmıĢ kurallar çerçevesinde, üyeler arasında paralel ya da seri olarak tamamlandığı süreç otomasyonudur. Bu kapsamda iĢ akıĢı, bir iĢ sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu olarak tanımlanmaktadır.
ĠĢ AkıĢı Yönetim Sistemi (IAYS) ise; iĢ akıĢlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıĢtıran istem bütününe verilen addır. IAYS, kurumsal organizasyonlarda, iĢlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay ve kontrol iĢlemlerini ortadan kaldıracak Ģekilde elektronik ortamda izlenmesine ve yönetilmesine imkân veren araçlar bütünüdür.
IAYS‟ nin göze çarpan özelliği, iĢ sürecinde; katılımcılar, prosedürler, bilgi, iĢler/görevler ve yönetim arasındaki iliĢkileri düzenlemeye yarayan araçları kapsaması ve iĢ ataması, gönderimi, onayı, üzerinde iĢlem yapılması ile sistem tarafından kontrol edilen kurallar aracılığıyla iĢlerin elektronik olarak yönetilmesini sağlamasıdır.
IAYS‟nin yararları Ģu Ģekilde maddeler halinde sıralanmaktadır. (Göral, 2002:119-120):
ĠĢ süreç verimliliği artar: Daha az iĢ gücü gereksinimi olduğundan daha düĢük maliyetlere, akıĢtan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.
Süreçler standart yapıya kavuĢur: Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunulabildiğinden hizmetin kalitesini arttırması sağlanabilir.
Katılımcılara herhangi bir aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaĢabilmesi sağlanabilir.
ĠĢlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması sağlanabilir.
ĠĢlerin iĢ akıĢ sırasına uygun olarak atanması sağlanabilir.
Süreç izleme iĢleminin otomatik hale getirilmesi sağlanabilir.
1.5.3. Doküman Yönetim Sistemleri
GeliĢen teknoloji ile beraber, kurum ve kuruluĢlar, artan bilgi ve belge ihtiyacını anında ve hızlı bir Ģekilde ulaĢabilmeyi beklemekte, bu beklenti doğrultusunda ise bilginin temel kaynağı olan belgelerin profesyonel yönetilmesi gerekmektedir.
Doküman yönetimi, örgütte ortaya çıkan veya dıĢarıdan örgüte gelen bir belgenin ilk ortaya çıktığı aĢamadan, arĢivleninceye kadar geçen aĢamaları içerir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264). Bu noktada Ģu hususun dikkat edilmesi gerekir; doküman yönetimi, belgenin içeriği ile değil, doğrudan belgenin kendisi ile ilgilenmekte, belgeleri ihtiyaç duyulduğu süre boyunca, verimli bir biçimde depolamak, yönetmek, alıkoymak ve ihtiyaç bitiminden sonra elden çıkarmayı amaçlamaktadır (Yusof, Z.M ve Chell, R.W 1999:12).
Belge yönetimi sistemi, birçok alandan oluĢmaktadır ve ana hatları ile Ģu Ģekilde Ģematize edilebilir. (Wallace P.E, Lee J.A VE Schubırt 1992; OdabaĢı, 2005):
ġekil 2: Doküman Yönetim Sistemi (Wallace, Lee ve Schubirt, 1992;
OdabaĢı,2005,)
Doküman yönetim sistemi ile kâğıt ortamında bulunan belgeler elektronik belge haline dönüĢtürmekte, dönüĢtürülen belgeler ve mevcut belgeler tanımlanan iĢ akıĢları ile dolaĢımı yönetmekte, bu belgeler doküman ambarları içerisinde güvenli bir Ģekilde saklamakta ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin bir Ģekilde ulaĢımı sağlanmaktadır.
Sistemi; sorgulama ve görüntüleme gibi iĢleri üstlenen modüllerden oluĢan ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde eriĢilmesi gereken kurum ve kuruluĢlar için vazgeçilmez bir sistem (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264) olarak tanımlamak mümkündür.
DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ Belge Envanterleri Elektronik Belge Depolama Belge Saklama Programı Aktif Belgelerin Depolanması Önemli Belgeler Arşiv Belgelerinin Depolanması Mikrografi Denetimi Rapor Denetimi Reprografilerin Yönetimi Yazışma Denetimi
Form Denetimi Belge Yönetimi El Kitabı
Doküman yönetiminin diğer bir tanımı size;"kağıtsız büro" bakıĢ açısı altında, bir kurum veya organizasyon dâhilinde oluĢturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değiĢik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir (http://www.mind2biz.com.tr).
EDYS‟nin yararları Ģu Ģekilde maddeler halinde sıralanabilir: (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:264)
Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arĢivlenir.
Belgeyi aramada yaĢanan zaman kaybı önlenir, istenilen belgeye en çok birkaç saniyede ulaĢılır.
Elektronik ortamdaki belgenin, kurum içinde ve dıĢında dolaĢım süresi çok kısalacağından, iĢlem süreleri kısalır.
Bilgiye eriĢmek isteyen kiĢi, yetkili olması koĢulu ile istediği belgeye masasındaki bilgisayardan eriĢebilir.
Belgeler, ağ veya intranet üzerinden kurum içinde veya dıĢındaki kiĢilere anında gönderilebilir.
Taranan belgeler üzerinde yapılacak değiĢiklikler, belgenin aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.
ĠĢ yapma süreleri azalacağından, karar verme hızlanır.
Maliyetleri düĢmesinin yanı sıra müĢteriye verilen hizmetin niteliği yükselir.
Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili CD‟lerde saklanır.
Zaman içinde büroları daraltan arĢiv dolaplarının yerini, cebinize bile sığacak boyuttaki optik disk veya CD‟ler alır.
1.5.4. Kelime ĠĢlem Sistemleri
Kelime iĢleme, belgelerin üretiminde, yazıĢmaların, form ve metinlerin hazırlanmasında, düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir sistemdir (Topaloğlu ve Koç 2005:168).
Kelime iĢleme sistemlerinin günümüz bürolarına ve büro yönetimine sunduğu olanakları Ģu Ģekilde sıralamaktadır (BaĢal, 1997:30):
Belgeleri sisteme girmek
Metin üzerinde değiĢiklik yaparak yeni belgeler üretilip, çoğaltabilmek,
Üretilen belgelerdeki dilbilgisi yanlıĢlıklarını otomatik olarak bulup, düzeltebilmek,
Üretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak yazdırılması,
Belgeyi iptal etmek,
Metin içi bilgi sıralamak,
Üretilen belgeleri saklamak, metin içerisinde verilen adresleri yerleĢtirebilmek,
Baskı öncesi metnin son halini ekranda görebilmek,
Üretilen belgenin içerdiği konulara göre anahtar kelimeler tanımlamak, ayrıca bu anahtar kelimelerden bir tanesine göre metne yeniden eriĢebilmek,
Satır altı çizdirmek, koyu renk yazdırmak, yazıların enini geniĢletip boyunu uzatabilmek,
Metni sayfalara bölmek,
1.5.5. Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri
Kurumsal organizasyonlarda faks, bilgi edinme, onay ve aktarım amaçlı kullanılan vazgeçilmez bir iletiĢim aracı olarak karĢımıza çıkmaktadır. Faks otomasyonu ise; tüm faks operasyonlarının, manüel iĢlemleri ortadan kaldıracak Ģekilde, elektronik ortamda masa baĢından yönetilmesine imkân veren bir teknolojidir. Bu açıdan faks otomasyonu; kurumların bilgi yönetimine yaklaĢmasında ilk adım olarak düĢünülebilir ve belge yönetimini kolaylaĢtıran önemli bir otomasyon aracı olarak değerlendirilebilir.
Faks otomasyonu, kurumlarda elektronik iletiĢim altyapısını oluĢturan network ve e-posta sistemleri üzerinde çalıĢan yazılımlar aracılığı ile yapılmaktadır. Bu tip yazılımlar, faks sunucusu (faxserver). olarak da isimlendirilirler (http://www.mind2biz.com.tr). Bu sistem ile kiĢi iĢlerini bölmeksizin elektronik ortamda, masaüstünden faks gönderebilmekte ve kuruma dıĢarıdan gelen faksları, doğrudan kendi e-posta adresinden alabilmektedir.
1.5.6. Elektronik Posta
Bir yere gelen veya bir yerden gönderilen mektup ve emanetlerin tümü (http://www.tdksozluk.com) olarak adlandırılan postanın elektronik olması; gönderilen iletilerin sayısal ortamda yazılmasını ve gönderilmesini ifade etmektedir.
Elektronik posta (kısaca e-posta).; yazılı, rakamsal ve grafiksel bilginin, elektronik ve manyetik nakil ortamlarında, teleks, faksimile, haberleĢen, kelime iĢlemciler, kamu posta servisleri ve bilgisayar esaslı mesaj sistemleridir (Topaloğlu ve Koç, 2005:169).
Bugün dünya üzerinde milyonlarca insanın hızlı ve etkin bir biçimde iletiĢim kurmasını sağlayan e-posta'lar ilk olarak 1972 yılına Ray Tomlinson‟un @ iĢaretini kullanmaya baĢlaması ve böylece kullanıcıların aynı bilgisayar üzerinden farklı adlarla iletiĢim kurmaları ile gerçekleĢmiĢtir.
1.5.7. Ses postası
Ses postası ya da bilinen ismiyle voice-mail; e-postanın yeni bir Ģekli olup, mesajların ses halinde iletilmesini ifade eder. Bu sistemde, elektronik postanın teknik imkânlarını kullanılır ancak klavyelere ihtiyaç duyulmaz (http://www.baskent.edu.tr).
Büro otomasyonu açısından ses postası “sesli cevaplama sistemi” ni ifade etmektedir. Bu sistem büro otomasyonu için vazgeçilmez bir öğe olarak kabul edilmektedir. Bu sistemde, telefona bilgisayar cevap vermekte, arayanın isteği doğrultusunda dahili numaraya bağlamakta, kiĢi yerinde bulunmuyorsa mesaj bırakılmasına ve mesajı kaydetmeye imkan vermektedir. Bu sistemin daha geliĢmiĢ örneği ise, müĢteri veya tüketicilerin sorularına bu Ģekilde cevap verilebilmesidir.
1.5.8. Elektronik Toplantı Sistemleri
Elektronik toplantı sistemleri, birbirlerinden uzakta olan kiĢi veya grupların, telekomünikasyon ağı ve video teknolojisi yoluyla, karĢılıklı ya da grup olarak gerçek zamanlı ve yüz yüze görüĢmelerini sağlayan bir iletiĢim biçimidir (Göral, 2002:124).
1.5.9. Video Konferans
Dinleyicilere bilim, sanat, edebiyat gibi bir konuda bilgi vermek için yapılan konuĢma olan konferansın; geliĢen teknolojiye paralel olarak, belli bir mekâna bağlı kalmaksızın bilgisayarlar vasıtasıyla, iletiĢim hatları üzerinden sesli ve görüntülü iletiĢim kurulmasına video konferans olarak adlandırılır.
Sistem sayesinde; ayrı Ģehirlerde, ayrı mekânlarda bulunan gruplar arası mesafeye bağlı kalmaksızın birbirini görerek, konuĢarak, Ģekiller çizerek ve doküman alıĢveriĢi yaparak toplantı yapmaları sağlanılır.
Video konferans sistemi için, sabit ya da hareketli olan herhangi bir oda stüdyo olarak kullanılabilir. Görüntülü ve ses olanakları ile donatılmıĢ olan stüdyoların biri diğerine bağlanabildiği gibi, üçlü veya daha fazla katılımın olduğu bağlantı da kurulabilir. Stüdyolardaki kameralardan biri
izleyicileri alırken, diğer bir kamera da sözü denilen dokümanları alarak anında iletir. 2 ana kategoride sınıflandırılmak mümkündür:
Masaüstü (Desktop) Tipi: KiĢisel bir bilgisayar kullanılarak karĢılıklı ses, görüntü ve veri iletimi sağlanır. Sabit bir kamera ile görüntü alınır.
Oda (Room) Tipi: Bir odada bulunan bir grup kiĢiye hitap eder. Diğer bir grup ile iletiĢim sağlanır. Sistemde bulunan hareketli kamera sayesinde grup içerisinde o anda konuĢan kiĢi görüntülenir ve yalnızca onun sesi karĢı tarafa iletilir.
Bağlantı için özel hatlar, uydu bağlantıları ve özel stüdyolar gerektirdiğinden maliyet yükselmekte bu da, sistemin yaygınlaĢmasını engellemektedir.
1.5.10. Görüntülü ĠletiĢim Sistemleri
Elektronik alanındaki geliĢmeler ve uydu sistemleri telekomünikasyon alanında da önemli olanaklar sağlamıĢ, bunun sonucunda çeĢitli görüntülü iletiĢim sistemleri geliĢtirilmiĢtir. Büro ortamında kullanılan görüntülü iletiĢim sistemlerini; teleteks, videoteks, videokonferans olmak üzere 3‟e ayrılmak mümkündür (Özkul ve Benli, 1994:37-38).
Teleteks
Bu sistem; bilgisayar veri tabanını sağladığı bilgiler ya da elektronik sayfalar televizyon sinyalleriyle gönderilmesi ve resim için kullanılmayan yedek hatlarda kodlanmıĢ olarak görüntülenmesi temelli hizmet vermektedir. Teleteks sisteminde haberleri ve günlük bilgileri içeren teleteks metinleri, görevli elemanlar tarafından bilgisayara depo edilmektedir.
Büro otomasyonunda bu sistemin kullanılması; teleteks hizmetinin, teleteks Ģebekesi üzerinden yurt içi ve yurt dıĢındaki teleks ve teleteks kullanıcılarına önceden hazırlanan mesajın gönderilmesi Ģeklindedir. Ekranlı teleteks makineleriyle, metin önceden hazırlanarak hafızaya alınabilir, düzeltme ve düzenleme yapılabilir ve programlanarak istenilen zamanda ulaĢtırılabilir.
Video tekst
Teleteksle benzerlik gösterir. Aralarındaki fark, teleteksin tek yönlü, video tekstin ise iki yönlü iletiĢim sağlamasıdır
Bu sistemde kullanıcı, TV alıcısının yanında telefonla sistemin bilgisayar merkezini arar ve arama sonucunda; ekrana gelen görüntüde kullanıcının, izlemeyi sürdürebilmesi için, elindeki kumanda cihazını kullanır. Bu Ģekilde ekrana gelen değiĢik konu baĢlıklarından -ilgi alanına göre- birini seçen kullanıcı, konuyla ilgili ayrıntılı bilgiye ulaĢır. Sisteme ilave edeceği bir cihazla ekrandaki bilgilerin bir kopyasını almak mümkündür.
Video konferans
ĠKĠNCĠ BÖLÜM
VERĠ TABANI YÖNETĠM SĠSTEMLERĠ
2.1.
VERĠ TABANI KAVRAMI VE MODELLERĠ
ĠletiĢim teknolojilerin geliĢimi ve yaygın olarak kullanılmasıyla kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerde ki büro ve bürolar arası iletiĢimin iyi kurulduğu takdirde verimlilik ve etkinliğin artığı yapılan çalıĢmalarla ortaya çıkmıĢtır. Ġçinde bulunulan bilgi çağında zamanı en iyi Ģekilde kullanarak kaliteyi yakalamak, adına her türlü sistem ve aracı kullanmak belge dolaĢımını azaltacak ve iĢgücü verimini artıracaktır.
Bu yüzden günümüzde büro otomasyon sistemleri sadece memur ve sekreter bürolarında değil, orta ve üst düzey yöneticiler tarafından da kullanılmaktadır. Bilgisayarlar, bugün yöneticilerin vazgeçilmez yönetim aracı haline gelmiĢtir. Büro otomasyon olgusu, büyük bir hızda yayılmakta, bilgisayar uygulamalarına yeni bir anlayıĢ getirmektedir. Bugün örgütlerin merkezinden Ģubelerine sadece bilgi transferi, büro otomasyonu uygulamasının bir aĢaması olarak kabul edilmektedir. '' EtkileĢimli Veri Tabanı Yönetimi '', bilgi iĢlem kütüklerinden yaralanılarak, çeĢitli raporların elde edilmesi, grafik hazırlama, oluĢturulan bilginin bir diğer terminale ya da, kuruluĢun bir baĢka birimine aktarılması, ses, resim, video iletiĢimi büro otomasyonunun kapsamı içerisindedir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2003:257).
Büro otomasyonun temel prensibi eldeki bilgilerin daha kolay ve maliyeti daha düĢük olarak saklanması, bir yerden baĢka bir yere hızlı bir Ģekilde aktarılması ve çalıĢanlar arasında iletiĢimi kolaylaĢtırmak amacıyla kurulur. Bu kısımda veri tabanı yönetimi ve dijital arĢiv ön plana çıkmakta ve gün geçtikçe de bunun önemi artmaktadır.
Temelde dokümanların saklanması çok önemli iken artık dokümanları kullanmak, belgelerin istatistiksel olarak karar mekanizmalarına etki eder hale gelmesi ve çeĢitli sorgulamalara açarak daha hızlı bilgiye ulaĢılması dijital arĢivin kullanırlığını ve önemini artırmaktadır.
Büro otomasyonun alt sistemlerinin kapsamı ve bölümleri ne kadar artarsa artsın (kurumsal portal, elektronik doküman yönetim sistemi, elektronik toplantı sistemleri v.b.) bunların verimi ve kalitesi ortak veri tabanı ve dijital arĢiv sistemlerinde bir bütün olduğu takdirde kullanırlığı artar.
Veri, yeniden oluĢturulan ve baĢvurulacak her Ģeydir. Veri sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, olaylar, resimler, grafikler v.b biçimde temsil edilen gerçeklerdir. Verinin belli bir amacı, hızı, sıklığı, türü, maliyeti vb. özellikleri vardır.
Bir veri tabanı (database), bilgiler (information) topluluğudur. Kelimenin anlamı bilgisayar ortamında saklanan düzenli verilerle sınırlı olmamakla birlikte, daha çok bu anlamda kullanılmaktadır. Bilgisayar terminolojisinde, sistematik eriĢim imkânı olan, yönetilebilir, güncellenebilir, taĢınabilir, birbirleri arasında tanımlı iliĢkiler bulunabilen bilgiler kümesidir. Bir baĢka tanımı da, bir bilgisayarda sistematik Ģekilde saklanmıĢ, programlarca istenebilecek veri yığınıdır (TDK sözlüğüne göre "veri tabanı" olarak ayrı yazılmaktadır). Birçok yazılım bilgi depolayabilir ama aradaki fark, veritabanın bu bilgiyi verimli ve hızlı bir Ģekilde yönetip değiĢtirebilmesidir. Veritabanı, bilgi sisteminin kalbidir ve etkili kullanılmakla değer kazanır. Bilgiye gerekli olduğu zaman ulaĢabilmek esastır.
Bu bağlamda veri tabanı bilgisayar ortamında belli bir alanda birbirleriyle iliĢkili olarak tablolarda saklanan düzenli, eriĢim imkânı bulunan, yönetilebilen, güncellenen, taĢınabilen bilgiler kümesidir.
Bir veri tabanını oluĢturmak, saklamak, çoğaltmak, güncellemek ve yönetmek için kullanılan programlara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (Database Management Systems - DBMS) adı verilir. DBMS özelliklerinin ve yapısının nasıl olmasını gerektiğini inceleyen alan Bilgi Bilimi (Information Science)'dır.
2.2.
VERĠ TABANI MODELLERĠ
Veri Tabanında asıl önemli kavram, kayıt yığını ya da bilgi parçalarının tanımlanmasıdır. Bu tanıma „ġema‟ adı verilir. ġema veri tabanında
kullanılacak bilgi tanımlarının nasıl modelleneceğini gösterir. Buna Veri Modeli (Data Model). yapılan iĢleme de Veri modelleme denilmektedir.
2.2.1. Dosya Sistemleri Modeli (File Systems)
Veri tabanı modeli olarak dosya sistemlerini kullanmak, aslında bir veri tabanı modelleme tekniğinin kullanılmadığını belirtir. Böyle bir sistemde veriler flat-files olarak bilinen düz dosyalara atılır. Düz-dosya terimi ise, hiçbir format taĢımayan bir text dosyasını tanımlamak için kullanılır.
GeçmiĢte düz-dosya veri tabanları çok uzun yazılar muhafaza ediyorlardı ve bu dosyalar tek bir satırdan oluĢuyor ve virgül iĢareti kabul etmiyorlardı. Comma delimited file (CVL) dosyaları düz dosya olarak bilinse de bir yapıya sahiptirler, çünkü virgüller kullanılmaktadır. Veriler, dosya içerisindeki yerinden bulunuyorlardı. Tüm bu söylenenleri göz önünde bulundurduğumuzda, Excel‟de kullanılan CSV dosya türlerini düz dosya olarak tanımlamak yanlıĢtır.
Düz-dosyalarda veri araması yapmak için, bu iĢlevi belirgin bir Ģekilde programlamak gerekir. Bu sistemde, veriler birden fazla dosya‟ya kaydedilebilinir. Fakat bu dosyalar arasındaki iĢlemler de belirgin bir Ģekilde programlanmalıdır.
2.2.2. HiyerarĢik Veritabanı Modeli (Hierarchical Database Model)
HiyerarĢik veri tabanı modeli bir ağaç yapısına sahiptir. Bu tip veri tabanları içerisinde bulunan tablolar, child-parent (aile soyağacı gibi). iliĢkisinde sahiptir ve her parent (annne-baba). tablo birden fazla child tabloya sahip olabilir. Child (cocuk). tabloları tamamen parent tabloları tamamen parent tablolarına bağımlıdırlar, yani parent tablo olmadığı takdirde child tablo da olamaz. Buna ek olarak, child tablosuna herhangi bir veri eklenirken, parent tablosunda bu veriye tekabül eden veriler bulunması gerekir. Sonuç olarak bu veri tabanı modeli one-to-many iliĢkisini desteklemektedir.
Bu veri tabanı modelinin dezavantajı ise, herhangi bir arama kök tablodan baĢlamalıdır. Yani herhangi bir child tablosundaki verileri bulabilmek için ilk önce parent tablosundaki, o child tablosuna ait verileri bulmak gerekmektedir.
2.2.3. ġebeke Veri-Tabanı Modeli (Network Database Model). ġebeke Veri-Tabanı Modeli esasında hiyerarĢik veri tabanı modelinin geliĢtirilmiĢ bir versiyonudur. Network veri tabanı modeli child tabloların birden fazla atalarının olmasına müsaade etmektedir. Nitekim ortaya tablolar arasında kurulan bir Ģebeke çıkmaktadır. Buradaki iliĢki türü many-to-many„dir.
Bu veri tabanı modeli hiyerarĢik veri tabanı modelinden çok daha esnek bir yapıya sahiptir.
2.2.4. Nesne Veri-Tabanı Modeli (Object Database Model) Nesne veri-tabanı modeli, verilerin herhangi bir noktadan çok kolayca alınabileceği, üç boyutlu bir yapıdan oluĢur. ĠliĢkisel veri tabanı verileri iki boyutlu tablolar halinde getirirken, nesne modelinde veriler tek parça olarak gelirler. Dolayısı ile birden fazla veri dönmesi arzulandığında nesne modeli performans olarak çok iyi değildir.
Fakat nesne veri-tabanı modeli, iliĢkisel veri taban modelindeki bir iki sorunu çözmektedir. Bunlardan bir tanesi, bu veri tabanı modelinde, türlerin kullanılmasına gerek olmamasıdır.
Nesne veri-tabanı modelinin bir baĢka avantajı ise, çok kompleks bir yapıya sahip olan büyük veri tabanı tasarımını kolaylaĢtırmasıdır. Bunu, nesne yöntembilimin prensiplerine uygun olarak tasarlanmıĢ bir model olmasından kaynaklanır.
2.2.5. Nesne-ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Object-Relational Database Model)
Nesne-ĠliĢkisel Veri-tabanı Modeli küresel bir yapıya sahiptir. Veri tabanı üzerindeki herhangi bir veriye, yüksek performansta eriĢim sağlar.
Fakat yine de birden fazla veri istenildiği zaman bu modelde de veri tabanı performansı çok kötü bir darbe alır.
Bu veri tabanı modeli iliĢkisel ve nesne veri tabanı modellerini bir Ģekilde aynı çatı altına almak için oluĢturulmuĢtur.
2.2.6. ĠliĢkisel Veri-Tabanı Modeli (Relational Database Model)
Günümüzde en yaygın ve en baĢarılı olanı, ĠliĢkisel Model'dir (relational model). ĠliĢkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri (Relational Database Management Systems - RDBMS) ilk önce 1970 yılında Dr. E. F. Codd tarafından tarif edilmiĢtir. Büyük miktarlardaki verilerin güvenli bir Ģekilde tutulabildiği, bilgilere hızlı eriĢim imkânlarının sağlandığı, bilgilerin bütünlük içerisinde tutulabildiği ve birden fazla kullanıcıya ayni anda bilgiye eriĢim imkânının sağlandığı programlardır. Oracle veritabanı da bir iliĢkisel veri tabanı yönetim sistemidir. Layman'ın değimiyle bu modelde veriler tablolarda saklanır. Tablolarda bulunan satırlar (row) kayıtların kendisini, sütunlar (column) ise bu kayıtları oluĢturan bilgi parçalarının ne türden olduklarını belirtir. Tabloların hiyerarĢik durumu ne olursa olsun, herhangi iki tablo arasında iliĢki kurulabilmesidir. Yani herhangi bir tablo, birden fazla parent tabloya ve aynı Ģekilde birden fazla child tabloya iliĢkilendirilebilir.
2.3.
VERĠMLĠ BĠR VERĠTABANIN ÖZELLĠKLERĠ
Performanslı bir Ģekilde çalıĢan veritabanının da bulunması gerek bazı özellikler vardır. Bunlar:
Veriler hızlı ve kolay girilebilmeli
Güvenli bir Ģekilde saklanmalı
Ġstenildiği Ģekilde ve kolay sorgulanmalı
Böyle çalıĢan bir veri tabanını oluĢturmak için iyi bir yönetici ihtiyaç vardır. Çünkü veri tabanını kurmaktan çok onu iĢletmek ve yönetmek daha önemlidir.
Günümüzde veritabanı sistemleri büro otomasyon hizmetlerinde, bankacılıktan otomotiv sanayisine, sağlık bilgi sistemlerinden Ģirket yönetimine, telekomünikasyon sistemlerinden hava taĢımacılığına, çok geniĢ alanlarda kullanılan bilgisayar sistemlerinin alt yapısını oluĢturmaktadır. Veritabanı fiziksel olarak bilgileri tutarken mantıksal bir hiyerarĢiye de sahiptir. Bu fiziksel ve yazılımsal sistemlerin kurulumu, konfigürasyonu, dizaynı, sorgulaması, güvenliği ve denetiminin karmaĢık bir hal alması veritabanı yöneticiliği kavramının oluĢmasına neden olmuĢtur. Veritabanı yönetimi ve veritabanı yöneticisinin rolü kütüphanecininkine benzerdir. Bilgiyi oluĢturmak ya da elde etmekten sorumlu değiller fakat var olan bilgiyi yönetirler.
Gerçek veritabanı yönetimi çok sorumluluk isteyen bir iĢtir, veritabanının her an düzgün ve verimli çalıĢmasını sağlamak ve standartları belirleyip veritabanının içerdiği veriyi yönetmektir.
Birçok insan veritabanının sadece bilgiyi tutan bir Ģey olduğunu zanneder, fakat bundan çok öte bir Ģeydir bilgi sisteminin kalbidir. Veritabanı yöneticisi ve veritabanı yönetimi bundan dolayı bütün mevkilerin eksenidir. Veritabanındaki bir problem, çok pahalı sonuçlar doğurabilir. Bir bankanın veritabanının durması demek, her an yapılan yüzlerce belki de binlerce iĢlemin, dolayısıyla müĢterilerin beklemesi sebep olabilir. Ayni problem bir süpermarket için de geçerlidir, veri tabanının da oluĢabilecek bir arıza müĢterilerin kasalarda kuyruk oluĢturmasına sebep olabilir. Kısaca bütün sistem durabilir.
2.4.
VERĠ TABANI YÖNETĠCĠSĠNĠN GÖREVLERĠ
Veri tabanı yöneticisinin kısaca iki görevi vardır; ilk olarak sistemin düzgün çalıĢmasını sağlamalı, ikinci olarak da düzgün çalıĢmadığında onu mümkün olduğu kadar hızlı bir Ģekilde çalıĢır hale getirmektir.
Veri tabanı yöneticisinin görevlerini daha kapsamlı olarak açıklamak gerekirse aĢağıdaki gibi sıralayabiliriz.
