Büro ve otomasyon kavramlarını bir araya getiren “büro otomasyonu” kavramı; bir büroda yapılan rutin iĢlemlerin ve iĢlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. BaĢka bir ifadeyle, büro otomasyonu bilgi çalıĢanlarının geleneksel bürosunu düzene,
sokmak, yapılan iĢleri basitleĢtirmek ve tüm çalıĢanların verimliliklerini arttırmak için biliĢim teknolojilerinin büro iĢlemlerine uygulanmasıdır (Uygur ve Göral, 2005:169). Ancak bilgisayarlar aracılığı ile yapılan tüm bu iĢlemlerde güvenlik nasıl sağlanacaktır. Yani daha önceleri kiĢinin kendi el yazısı ile attığı kendine has ve sadece o kiĢiyi gösteren imza dijital verilere nasıl atılacaktır? ĠĢte burada devreye dijital imza kavramı ortaya çıkmakta ve bu ihtiyacı karĢılamaktadır.
Büro otomasyonunda dijital imza vazgeçilmez bir unsurdur. Hızlı ve sanal olarak gerçekleĢen otomasyon sistemlerinde evrak güvenliği konusunda bir evrakın kimin tarafından oluĢturulduğu, değiĢtirilip değiĢtirilmediği gibi açıklar dijital imza ile ortadan kalkmaktadır. Günümüzde biliĢim sistemlerinin iĢleri hızlandırması ve kolaylaĢtırması ile beraber güvenlik konusunda gerekli önlemleri almayı da gerektirmiĢtir.
BiliĢim sistemlerine hâkim olan kötü niyetli kiĢiler bu sistemlerin açıklarını bulabilmekte ve size ait verileri değiĢtirebilmekte, öğrenebilmekte gönderdiğiniz kiĢinin değiĢtirilmiĢ farklı bir evrak almasını sağlayabilmektedir. Bu nedenle dijital imza olarak geliĢtirilen Ģifreleme yöntemi bu konuda evrakta sahtecilik konusunda kullanıcılara yardımcı olmaktadır.
Dijital imza ile beraber büro otomasyonu hızlı ve yönetimi kolay olmakla birlikte, güvenilirlilik de en üst seviye çıkmakta ve gizlilik de daha da artmaktadır. Dokümanlarının dolaĢımı elektronik ortamda olduğu için evrakın yanlıĢ ellere geçmesi zorlaĢmakta ve evrak yanlıĢ ellere geçse bile bu kiĢinin bu evrakı okuma yetkisi olmadığı için evrakı okuması imkânsızlaĢmaktadır.
Dijital imza ile beraber artık büro çalıĢanlarının sayfalarca evrakı tek tek imzalaması ve mühürlemesi dönemi kapanmıĢ ve imzalama iĢlemi bir tıklama kadar kolaylaĢmıĢtır. KiĢi imzalaması gereken evrakları bilgisayarında görmekte ve bir tıklama ile imzalayabilmekte ve bu evraktaki imzanın ona ait olduğu yetkili tüm kullanıcılar tarafından görülmektedir. Ayrıca yetkili kiĢiler aynı evraka kendi imzası ile not düĢebilmektedir.
Dijital imzanın büro otomasyonundaki diğer bir önemi ise iĢlem yapan kiĢilerin sorumluluğunu ortaya çıkarmaktadır. Konu ile ilgili hangi kullanıcı ne tür bir iĢlem yaptı ise kiĢinin dijital imzası görünecek böylece herkesin yaptığı iĢlemlerden sorumlu olacaktır. KiĢinin daha sonra bunu inkâr etmesi gibi bir durum olmayacak yanlıĢ yapılan bir iĢlemin sahibi kolaylıkla ortaya çıkacaktır. Böylece herkesin dikkatli olması ve sorumluluk bilincinde iĢlerini yapması gerekecektir. Kimse kimsenin yerine bir iĢlem yapamayacak ve kimse yetkisi olmadığı bir iĢlemi yapamayacaktır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
ÖRNEK UYGULAMA
4.1.
ÖRNEK UYGULAMA ĠNCELEMESĠ
Büro otomasyon alt sistemlerinin her bölümünü genelde büro otomasyonun kendisi gibi sanılmakta ve anılmaktadır. Örnek olarak Doküman Yönetim Sistemi büro otomasyonu gibi anılmakta olmasına rağmen aslında büro otomasyon sistemleri içerisinde yer alır. Kurum, kuruluĢ ve Ģirketlerin büro otomasyon sistemlerin birden fazlasını kullandığı takdirde o zaman o kurum, kuruluĢ ve Ģirkette büro otomasyonun sistemlerinin kullanımı söz konusudur. Büro otomasyon alt sistemlerinden birden fazlasını daha verimli ve sorunsuz kullanmak için birbiriyle entegre çalıĢabilecek bir platformda kullanılması gerekmektedir. Bu imkânı sağlayan yazılım sistemlerinden biri olan Microsoft Office SharePoint Server ‟in kabiliyetleri ile büro otomasyonun alt sistemlerini bir birleriyle entegre bir Ģekilde çalıĢması sağlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli unsur büro otomasyon sistemlerini direkt içinde bulundurmuyor; kurum, kuruluĢ ve Ģirketler kendi ihtiyacı olan özellikleri kendilerine uygun bir Ģekilde modül olarak yazıp sisteme entegre edilebilir.
ġekil 4: SharePoint Server Kapsamı (www.Microsoft.com)
Microsoft Office SharePoint Server, ekipler, topluluklar ve kiĢi yönlendirmeli süreçler içinde birlikte çalıĢmak ve bilgileri paylaĢmak için bir platform sağlayarak büro otomasyon sistemleri kullanmak isteyen kurum, kuruluĢ ve Ģirketler için daha fazlasını yapmasına yardımcı olur. Office SharePoint Server genel Microsoft iĢbirliği vizyonunun önemli bir bileĢeni olup, diğer iĢbirliği ürünleriyle tümleĢerek baĢkalarıyla ortak çalıĢmaya yönelik kapsamlı bir altyapı sahiptir.
Bu sayede büro otomasyonu alt sistemlerinin (görüntülü iletiĢim sistemleri, kurumsal bilgi portalı, elektronik toplantı sistemleri, kelime iĢlem sistemleri, doküman yönetim sistemleri gibi) tamamını kapsayan ortak bir veri tabanı ve bu veri tabanını yönetimini sağlayan ortak veri tabanı yönetim sistemi ile dijital arĢivini yapmak ve bu arĢivi yönetmek mümkün olmaktadır. Bu sayede büro otomasyon sistemlerin en büyük sorunlarından biri olan ortak bir veritabanı ve dijital arĢivleme ihtiyacı giderilmiĢ olunur. Buna paralel olarak Ģirketlerde para yönetimi ve karar verme mekanizmalarında kamuda da karar verme, denetleme ve yönetim anlayıĢında farklılıklar oluĢturabildiği gibi zaman ve maliyet yönünden de tasarruf sağlar. Bu kapsamda SharePoint Portal'ın büro otomasyona sağladığı katkıları Ģöyle sıralanabilir.
Ekip üretkenliğini artırma
Yüksek performans sergileyen ekipler, iĢle ilgili daha iyi sonuçların çıkmasının anahtarıdır. Bu nedenle kullanıcılara, kendi ortak çalıĢma alanlarını oluĢturma ve denetleme olanağı verilmesi; ekiplerin, çalıĢma alanlarını projenin gereksinimleriyle bağdaĢtırmalarını kolaylaĢtırır. Proje görev listesi Ģablonuyla projeleri daha verimli bir biçimde yönetir. Görev iliĢkilerini ve proje durumu otomatik Gantt grafikleriyle görselleĢtirerek projelerin anlatılması ve anlaĢılabilmesini kolaylaĢtırılır. Ekip çalıĢmalarını paylaĢılan takvimler, uyarılar ve bildirimler ile koordine edilebilinir. Microsoft Office Outlook® ile ekip takvimlerini masa üstüne bağlayıp uyarı ve hatırlatmalarla iĢlerin iĢlevliğini aktif olarak kontrol eder ve denetimini sağlanabilir. Bulunma ve anlık iletiyi kullanarak, bağlam içinde ekip üyeleriyle iletiĢim kurularak aktif olarak kuruluĢ dıĢından ekip üyelerine yer verilmesini ve bu üyelerle birlikte çalıĢılmasını kolaylaĢtırabilir.
Kurumsal Bilgi Portalı Elektronik Toplantı Sistemi Doküman Yönetim Sistemleri Kelime İşlem Sistemleri BÜRO OTOMASYONU (ALT SİSTEMLERİ) İş Akışı Yönetim Sistemleri
Elektronik Faks Otomasyon Sistemleri
Görüntülü İletişim Sistemleri
ĠletiĢim sistemleri ucuzlatma ve aktif kullanımı
ĠletiĢimin en üst seviye çıktığı günümüzde iĢlerin daha hızlı ve verimli yapılması için sesli, görüntülü ve yazılı ortamlarda aktif iletiĢim araçlarını network alt yapısı sayesinde ortak bir platformda kullanabilme imkânı sağlar. IP telefonlar sayesinde data hattı üzerinden sesli ve görüntülü iletiĢim sağlanabilmektedir.
Office Messenger ve Exchange Server kurarak SharePoint ile bağlantı kurdurarak hazırlanan kurumun portallının içerisinde ortak bir ara yüz içerisinde; IP telefon kullanmadan da Office communicator ile anında karĢılıklı Chat yapabilmektedir. Kulaklık ve mikrofon yardımıyla Office Messenger‟dan sesli ve görüntülü görüĢme yapılabilmektedir. Active Directory‟deki gruplara toplu mesaj atabilir, gruplarla sesli ve görüntülü tele konferans yapılır. Bunların yanında tek veya grup olarak belge transferi yapılabilmektedir.
Exchange Server ile kurum içerisi Active Directory 'deki yetkilendirme ile kiĢi veya gruplarla yazıĢma, belge transferi, personele görev atama, verilen iĢlerin takibi, ajanda iĢleri yapılabilmektedir.
Bu iletiĢim ve görüĢmeler yerel network üzerinde yapıldığı için ekstradan ücretlendirme ve masraf olmayacağından daha ekonomik ve kullanıĢlı olabilir. Yerel network içerisinde olduğundan veri güvenliği daha sağlıklı ve güvenli olur. Veri tabanı ortak olduğu için yönetilmesi ve kontrolü daha kolay olabilir. Yapılan tüm yazılı iletiĢim kaydedilip gerektiğinde kontrol ve sorgulama yapılabilir.
Doküman yönetim sistemi
Yapılan doküman sistemleri bu platformda ortak olarak çalıĢmakta ve yapılan tüm iĢlemlerin log'ları (iĢlem kayıtları) kaydedilmektedir. Büro
dokümanları oluĢturulan web sayfasında yetki çerçevesinde web sayfasının içerisinde görülebilir ve iĢlem yapılabilir. Yetkili istediğinde büro dokümanlarını sadece okunabilen, yazılabilen veya silinemeyen gibi iĢaretleyerek dokumaları tek tek yetkilendirilebilir. Bu yetkilendirmeyi tüm çalıĢanlara uygulanabilir.
Dijital ortama alınan veya sonradan direkt dijital ortamda oluĢturulan büro dokümanlarını aynı veri tabanında toplayarak dijital arĢivinizi oluĢturup büro dokümanları içerisinde yetkiye göre oluĢturulan arama motoru ile arama tarama yapılabilinir. Belirlenen kriterlere göre büro dokümanlarını sorgulama yapılabilir ve gelen sonuçlar üzerinde ise uygulama iĢlemlerinizi çalıĢtırılabilir ve yapılan iĢlemlerde kaydedilebilinir. OluĢan veri tabanını da ayrıca güvenlik nedeniyle fiziksel olarak yedeklenerek arĢivlenebilir.
YanlıĢlıkla silinen dosyaları ayrılan disk alanına göre bir haftadan bir aya kadar tutabilir ve bunu istendiğinde geri getirilebilir. Yetkisi yoksa silme yapmasını veya belli büyüklükteki dosyaları silmesi engellenebilir.
OluĢturulan veya gelen belgeleri dijital imza ve benzeri programlarla kilitleyerek değiĢtirilmesi engellenebilir ve kullanan veya okuyanların logları tutulabilir.
Birbiriyle ortak bir Ģekilde kullanmadan önce bu sistemlerin birbirleriyle iletiĢimini ve yetkilendirilmesini sağlayan Active Directory ile kullanıcı bilgilerini ve yetkilerini düzenleyen programlar kullanılması gerekmektedir. Bu sistem bize kurum içerisindeki personellerin çalıĢma Ģekillerine ve konumlarına göre sistemlere ve projelere girmesi, kullanmasını ve iĢlem yapmasını düzenler. Bu yetkilendirme iĢlemini yaparken önce uygulamanın yapılacak olan kurum, kuruluĢ veya Ģirketin çalıĢma yapısı incelenerek kendi içinde yetkilendirme ve çalıĢan kategorisinin çıkarılması gerekmektedir. Burada en önemli Ģey yetki gruplarının iyi belirlenmesi gerekmektedir. Kesinlikle Ģahıslara ait yetkiler bireysel olarak verilmemelidir. Çünkü bu ileride yönetim ve kullanım zaafı oluĢturmaktadır.
Örnek olarak bir kurumdaki evrak arĢivlerini okuyabilen veya kayıt girebilen personel sayısı on kiĢi olsun; bu yetkiyi personel tek tek verilirse değiĢiklik yapılacağı zaman hepsine yine tek tek yapmak zorunda kalınabilinir. Oysaki arĢivleri gören, arĢivler kayıt giren gibi 2 ayrı grup oluĢturulur personeller bu gruplara atanarak yetkilendirilmesi sağlanabilinir. DeğiĢiklik yapılması gerektiğinde grupların yetkisini değiĢtirilerek tüm personelin yetkisi tek seferde değiĢtirilebilir.
Gruplandırma ve yetkilendirilme ne kadar doğru ve düzgün yapılırsa kurumun güvenliği, yönetilebilirliği, zaman kullanımını, verimini, etkinliğini ve performansını aynı oranda artırmasına yardımcı olur. Bu nedenle iĢlerin daha kolay yapıla bilmesi içinde bu yetkilendirmeyi büro otomasyonundaki alt sistemler ve projeler kullanılırken de kullanmak zorunda kalınabilir.
Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez kadrosunda SharePoint Portal platformun kullanılarak bu sisteme uygun ve entegre edilmiĢ birden çok büro otomasyon alt sistem programları yazılmıĢtır. Bu sistemlerin yukarıda anlatılan çerçevesinde nasıl kullanıldığı ve iĢlemlerin nasıl yapıldığı anlatılacaktır.
ġekil 6: Logon Ekranı
Sisteme girmek için Active Directory ile iletiĢime girerek portal sayfasına girmek için Ģifre ekranıyla logon olunur. Buradaki amaç görülmemesi gereken bölümlerin kullanıcının açılacak web sayfasında görünmemesi veya tam tersine yetki çerçevesinde görülmesi gereken menülerin yüklenmesine karar vermek için yetki kapsamını ve güvenlik kontrolünü yapmaktır.
ġekil 7: Portal Ana Sayfa Ekranı
Siteye bağlandıktan sonra portal sayfası açılır. Bu portal sayesinde Dairesi BaĢkanlığı'nın Merkez ġube ve Bürolarına ait Doküman, Resim, Ses ve Görüntü dosyalarının Merkez ve TaĢra TeĢkilatı kullanıcıları tarafından yetki bazlı arama ve görüntüleme yapılabilmesi sağlanır.
Portal Mevcut dosyaların yetkiye göre yönetilmesi, geliĢmiĢ arama motoruyla çok kısa sürede bilgilere eriĢilmesini sağlanır. ġube ve Büro bazlı görevlendirme ve iĢ akıĢı kontrolleri portal ile yapılabilmektedir.
ġekil 8: Portal ġube Ekranı
ġubeler, Ģubelerin alt birimleri ve hatta bireysel olarak kendine özgü sayfalarını oluĢturup kullanıma sunulur. Burada en önemli konu bütün web sayfaları birbirleriyle iliĢkili, yeknesak, kullanımı kolay ve entegre olmasıdır.
ġekil 9: Portal KiĢisel Ekranı
ġekil 10: Portal E-Posta Entgre Ekranı 1
Portal E-Posta ile entegre edilerek büro belgeleri, iĢitsel ve görsel dokümanları çalıĢanlar arasında transfer edilebilir. Ġstenirse çalıĢanlara gelen görevler ve notlara uyarı veya anımsatıcılar eklenebilir.
ġekil 12:E-postayla Dosya Entegrasyonu Ekranı
ġekil 12‟de görüleceği üzere E-Posta ile portala bağlanmadan da bilgisayardaki dosyalarınızı Microsoft Büro Outlook ile entegre edilerek büro dokümanları, iĢitsel dokümanları ve görsel dokümanları çalıĢanlar arasında transfer edilebilir veya kullanılabilir. Ayrıca Outlook üzerinden kullanıcılar elektronik ajandayı kullanabilir ve kendilerine amirlerince verilen görevler veya verdiği görevler buradan takip edilebilir. Bu sayede belirli onay mekanizmaları geliĢtirilerek kurum içerisinde iĢ akıĢı ve belge transferi sağlanır. Böylece E-Posta sistemiyle kurum içerisindeki belge transferi maliyeti neredeyse sıfırlanmaktadır.
ġekil 13: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 1
Portal sayfasının içerisinde Microsoft Office dokümanlarını açabilir ve direkt veri tabanına kaydederek indekslenip aramaya ve sorgulanmaya hazır hale getirilir ve Outlook'tan direkt görünmesi sağlanabilir.
ġekil 14: Portal Ofis Doküman Açma Ekranı 2
Outlook' ta açılan bir belgenin görüntüsü. Burada belge üzerinde her türlü ofis iĢlemi yapıp baĢka birine veya gruba mail atılabilir.
ġekil 15: Portal'da Belgelere Uygulanan Eylemler Ekranı
ġekil 15‟de görüleceği üzere porta'lda belgeler üzerinde yapılabilecek eylemler yer almaktadır. Hazırlanan belgeler versiyon numarası alarak veri tabanında saklanır. Bu sayede tüm değiĢlikler kaydedilerek hem iĢin geliĢimi görülebilir hem de silinerek güvenlik zaafının oluĢturulması engellenebilir. Veri tabanında saklanan belge istenirse E-Posta yoluyla kiĢi ve gruplara gönderilebilir veya verilen bir komutla belge üzerindeki değiĢiklikler E-Posta olarak kullanıcıya bilgi olarak gönderilebilinir. Bilgisayar üzerinde hazırlanmıĢ bir belge portala yüklenebilir veya portal üzerinden yeni bir büro belgesi açılabilir.
14 Tablo Biçimlendirme Pivot Tablolar SQL’den KPIlar Grafikler Enterprise CAL
ġekil 16: Excel Servisleri Ekranı
ġekil 16‟da görüleceği üzere Sharepoint Portal içerisindeki Excel servisleri ile büro içerisindeki Excel dokümanlarından otomatik grafik ve tablolar oluĢturulabilmektedir. Bu tür çalıĢmalar yönetici konumundaki personele hızlı ve etkin bir raporlama seçeneği sunmaktadır. Bu da kurum içi hızlı karar verebilme yetisini artırır.
24
ġekil 17: Kolay ĠĢ AkıĢı Ekranı
Portal içerisindeki belgelere ait iĢ akıĢları oluĢturularak belgelerin belirli bir mekanizmadan geçerek iĢlem yapılması sağlanabilmektedir. Örneğin büro çalıĢanının hazırlamıĢ olduğu rapor önce büro Ģefine, büro Ģefinin onayından geçen belge sonra Ģube Ģefinin onayından geçip iĢlem görecekse, bu bir iĢ akıĢı haline getirilip otomatize edilir. ĠĢ akıĢına giren belge otomatik olarak üst birimine gidecek ve onay bekleyecektir. Onaylanan belge otomatik olarak iĢ akıĢına göre yönlenecektir. Bu sayede belgelerin fiziksel ortamda yıpranması engellenebilir ve tüm süreçler sistem üzerinden online takip edilebilir. Bu da bize iĢ akıĢının tıkandığı noktaları tespit etmemize ve bu tıkanıklıkların açılmasında yardımcı olabilir.
28 Gerekli metadatayı içerik tipi tanımından girebilme OluĢturma sürecinin bir parçası olarak meta datayı kullanma Infopath Teknolojilerine Dayalı Kullanım
ġekil 18: Zengin Meta Datayı Kullanma Ekranı
Büro dokümanları içerisindeki belgelerin zorunlu girilmesi gereken alanlar varsa bunlar o belge üzerinde meta data (ham data) olarak tanımlanır ve büro çalıĢanı o belgeyi açtığı zaman zorunlu girilmesi gereken alanlar o belge üzerinde yer alabilir. Böylece kullanıcılara bu meta data bilgilerini girdirerek belgeler üzerinde yeknesaklık sağlanmıĢ olunacaktır. Tüm kurum içi ve kurum dıĢı belgeler standart hale gelecektir. Ayrıca bilgi ve belgeler direkt veri tabanına kaydedilecektir.
ġekil 19: Portal Arama Ekranı
Portal üzerinde çok geliĢmiĢ ve yapılandırılabilir arama motoru bulunmaktadır. Arama sonuçları üzerinde Active Directory üzerinden önceden belirlenen yetkilendirmeler hangi belgeler üzerinde hangi kullanıcılar arama yapabilir gibi geliĢmiĢ ayarlar yapılabilinir. Milyonlarca doküman içerisinden saniyenin onda biri gibi kısa bir sürede arama yapılabilmektedir. Buradaki en önemli husus belgeler taranarak veya sistem içinde oluĢturulduğu için indekslenmesi yapılmıĢtır, bu sayede resim dosyaların içindeki kelimeler arasında da arama yapma imkanını sağlanabilir.