Sekreterlik kavramı değişik kaynaklarda farklı tanımlamalara yer verilmiş olmakla birlikte en yaygın tanımlamalardan bazıları; “yöneticinin en yakın yardımcısı”, “sır saklayan”, “yazman” şeklinde kullanımlara literatürde rastlanmaktadır. Eski Yunan’da ve Roma medeniyetlerinde devlet yöneticilerinin görevlendirdikleri yazmanlarla başlayan sekreterlik hizmetleri, günümüze kadar güncelliğini korumuş olup gerek kamusal gerekde de özel sektörde yöneticilerin en yakın yardımcısı görevini yürütmektedirler. Yazılı iletişimin önemli bir araç olduğu iş dünyasında yazılanları kayıt altına almada sekreterler aktif olarak görev yapmaktadırlar (Mısırlı, 2012: 1).
Sekreterlik görevini yürüten çalışanların iş yerinde üstlenmiş oldukları rol, yüksek mevkide bir kişinin gizli konuları emanet edebileceği güvenilir kişilere veya görevlerini yerine getiren asistanlık hizmetlerinin görülmesinde yardımcılara duyulan ihtiyaçtan ortaya çıktığı söylenebilir. Sekreterlik mesleğinin imparatorluğun kurulmasından önce Roma’da var olduğu bilinmektedir. O dönemlerde sekreterler genellikle iyi eğitim görmüş erkek bireylerden seçilmekteydi. Sekreterler kâtip olarak dikteyi alırlar ve çoğunlukla güvenilir danışmanlar olarak görev yaparlardı (Göral, 2016: 7).
Sekreterlik mesleği sanayi devrimiyle birlikte ivme kazanmıştır. Evde üretim işleriyle meşgul olan ev halkı sanayi devrimi sonrası fabrikalarda çalışmaya başlamış, seri üretim beraberinde yönetim faaliyetlerinde yoğunluk yaşanmasına vesile olmuş, idari işlerin bürolarda görülmesi beraberinde sekreterlere olan ihtiyaçları arttırmıştır. Erken modern çağlarda Avrupa’da soylu sınıfına mensup üyelerin, sekreterleri vardı. Sekreterlik mesleğini icra edenler o dönemlerde erkeklerden seçilirdi ve aynı zamanda birkaç yabancı dil bilirlerdi. İş hayatı daha etkin hale gelmesiyle birlikte, zengin işverenler özel meselelerini ve yazışmalarını kayıt altına almak için güvenilir sekreterlere ihtiyaç duydular. Rönesans sonrası erkek sekreterler iş dünyasında oldukça aktiflerdi. Batı dünyasında ticaretin geliştiği 15. ve 16. yüzyıllarda sekreterler, soylu sınıflara girme ve yüksek mevkilere yükselme hedeflerine ulaştılar. Erkekler, 1880’lerin sonlarına kadar sekreterlik mesleğine hâkim olmaya devam ettiler. Yazı makinelerin icadıyla kadın çalışanlar, ofis işlerinde daha aktif görev almaya başladılar. Kadın çalışanlar, ofis araç- gereçlerinden olan; hesap makinesi, telefon ve daktilo gibi araçları kullanma konusundaki yetenekleri onları iş piyasasında daha fazla ihtiyaç duyulan büro çalışanları sınıfında görülmesini sağlamıştır. 1930 yıllarda bayanlar erkeklere oranla sekreterlik mesleğinde daha aktif görev almaya başladılar. Amerika’da sekreterlerin bir grubu, eğitimin kariyer için gerekli olduğu fikrinden hareketle 1942’de National Secretaries Association (NSA) kurdu. NSA ilk olarak 1951 tarihinde meslek için uzmanlık standartlarının arandığı profesyonel sekreterlik sınavını yaptı (Göral, 2016: 8).
Ofis teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişmeler büro işlerinde çalışan elemanların rollerinin yeniden tanımlanmasını gerekli kılmıştır. Amerika Birleşik Devletlerinde 2005’li yıllarından itibaren en fazla gelişeceği tahmin edilen meslekler arasında ilk 10 içerisinde sekreterlik mesleğinin yer alacağı tahmininde bulunmuştur. (Ungan, 2000: 22). Sekreterlik mesleği gün geçtikçe önemi artan aynı zamanda bilgi çağı örgütlerinde yöneticinin en yakın yardımcısı konumunda olan işgörenler olarak görülmektedir.
38
Sekreterler, günümüz modern iş dünyasında, yöneticinin işbaşında bulunmadığı zamanlarda yönetimle ilgili kararları alma ve işyerini aktif yönetme yetkisine sahip çalışanlar olarak tarif edilmektedir. Sekreterlerin çalıştıkları iş yerinde yönetimle ilgili yetkileri gün geçtikçe artmaktadır. Sekreterler, yönetim fonksiyonları hakkında bilgi sahibi, yöneticiye yardımcılık yapan, çevreyle iletişim kuran, yöneticinin zamanı verimli ve etkin şekilde kullanmasını sağlayan, sır saklayan ve aynı zamanda işyerini temsil yetkisi olan büro çalışanlarıdır (Küçükaltan, 2000: 254).
Günümüz ofislerinde orta kademe yönetici pozisyonlarında çalışan sekreterler, son yıllarda yaşanan hızlı gelişmelerle orantılı olarak yönetim kadrosunun ayrılmaz bir parçası olarak görülmektedir. Sekreterler, kurumun amaçlarına yönelik yükümlülükleri bulunan, örgütsel vizyon ve misyonun gerçekleşmesinde büroların aynası, iletişim konusunda kendini yetiştirmiş, yöneticilerin diğer birim ve kuruluşlarla ilişkilerini düzenleyen örgüt çalışanı olarak görülmektedir (Çakıroğlu ve Kaymaz, 2006: 53). Sekreterlik mesleğinin ağırlık merkezi insan ilişkileri üzerine kurulmuştur. Sekreterlik mesleğinde görev alanlar bu görevlerini yerine getirirken en çok başvurdukları araçlar iletişim teknikleri ve kişisel yetenekleri olmalıdır. Bir diğer mesleki beceri türü empati becerisidir (Eser, 210: 56). Empati önemlidir, çünkü empati; karşısındaki insanların duygu ve düşüncelerini anlama yeteneğidir. İş hayatında ve sosyal hayatta karşıyı dinlemesini bilmeyen, empati kuramayan insanların başarılı olma şansı bulunmamaktadır.
Sekreterlik mesleği günümüzde olduğu gibi gelecekte de cazibesini arttıracaktır çünkü geleceğin yüksek teknolojili örgütleri bilgiyi, yaratıcılığı, üreticiliği, hatta dehayı örgütlemek zorunda kalacaktır. Yeni yüzyıl yöneticilerinin en önemli işlevi, organizasyonun beyin gücünü açığa çıkartmak olmalıdır. Bu vesileyle açık fikirli, yaratıcı ve üretici yeteneği olan sekreterlere ihtiyaç duyulacaktır (Erdönmez ve Moroç, 2008: 191). Bazı toplumlar eril ya da dişil özellik gösteren cinsiyete göre yönetilmektedir. Eril toplumlarda “erkeklik” saygı gören niteliklerdir. Eril toplumlarda kadınlar erkekler gibi başarılı olması gerekmekte, bu şekilde bir hava oluşturulmaktadır. Eril toplumlarda erkeklerin rolleri daha hırslı, girişken ve rekabetçidir. Bu tür toplumlarda yöneticiler daha çok erkek cinslerden seçilmekte, kadın cins ise yardımcı pozisyonda görev almaktadır. Dişil özellik gösteren toplumlarda ise erkek ve kadın cins iç içe girmiştir. Dişil özellik gösteren toplumlarda kadınlar erkeklerin çalıştıkları işlerde çalışabilmektedirler.
Örnek olarak dişil özellik gösteren toplumlarda kadınlar şoförlük, erkekler sekreterlik mesleğini icra edebilmektedirler (Aygen, 2006: 336).
Sanayi devrimi öncesi daha çok erkekler tarafından yürütülen sekreterlik mesleği sanayinin gelişmesi ve telefon, hesap makinesi, daktilo gibi büro araç-gereçlerinin ofis işlerinde kullanılması bu mesleğin kadınlar tarafından da yapılabileceği algısını güçlendirmiştir. 1950’li yıllarda teknoloji ve bilişim sektöründe yaşanan hızlı gelişmeler sekreterlik mesleğinin daha çok kadınlar tarafından yürütülen bir meslek dalı haline gelmesi ve iş ilanlarında genelde kadınların tercih edilmesi zaman içerisinde bu mesleğin kadınlarla özdeşleşmesine vesile olmuştur. Son yıllarda sekreterlik mesleğine yönelik yükseköğretim kurumu tercihlerinde sadece bayanlar değil, erkekler tarafından da tercih edilmesi bu mesleğin kadın mesleği olduğu şeklindeki algının kırılmasına zemin hazırlamıştır.