Sekreterlerin Sınıflandırılması

Teknolojinin giderek gelişmesi ve günümüz iş ortamında yeni iş kollarının oluşması mesleklerin özelliklerine göre farklı çalışma koşulları oluşturmaktadır.

İşte farklı koşulların gerektirdiği mesleki bilgi ve becerileri öğrenip uygulamak, yazışmaları düzenlemek, evrak ve dosya hazırlamak gibi büro faaliyetleri de farklı sekreterlik hizmetlerinin ortaya çıkmasına neden olmaktadır (Altınöz, 2000:2). Buna bağlı olarak, sektörlerdeki ve iş kollarındaki farklı uzmanlaşma alanları sekreterlerin de çeşitli şekilde sınıflandırılmasına sağlamaktadır (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:32).

Bu noktada en yaygın şekliyle günümüzde tanımlanan sekreterlik türleri kısaca aşağıdaki başlıklar altında ifade edilmiştir:

2.2.5.1. Yönetici Sekreter

Yönetici sekreter = yönetici sekreteri denklemi doğru değildir. Bu iki kavram birbirinden farklıdır. Yönetici sekreter işlerin akışını belirleyen, herhangi bir komuta maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getiren, yöneticisinin olmadığı zamanlarda veya olduğu zamanlarda etkinliğini ortaya koyarak bir yönetici gibi davranabilen kişidir. Bir işin yapılmasında yaratıcı düşünme becerisi sayesinde olayı planlayan ve yöneticisine sunan kişidir. Yönetici sekreteri ise; gerekli büro yeterliklerine sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilen, alınan karar ve sorumlulukları uygulayıp kendisine verilen otorite sınırları içerisinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır (Başpınar, 2007: 5).

2.2.5.2. Üst Düzey Yönetici Sekreter

Yöneticilerle örgütün iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kuran, örgütün stratejik kararlarıyla ilgilenen kişiye üst düzey yönetici sekreteri denir. Örgütün dış ve iç çevre unsurlarını analiz ederek örgütü dışarıdan ve içeriden etkileyen unsurlar

hakkında araştırma yapması gereken bu kişiler, görevlerini yaparken profesyonel bir sekreter gibi davranmalıdır. Çünkü sekreterin stratejik yönetimde, tepe yönetiminde ya da fonksiyonel yönetimde bilgi ve beceriye sahip olması yönetimde verimliliğin ve etkinliğin artmasına fayda sağlayabilir (Tutar vd., 2004:41).

2.2.5.3. Yönetim Kurulu Sekreteri

Yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapan kişiye raportör ya da yönetim kurulu sekreteri denir. Yönetim kurulu sekreteri yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Protokol kurallarını ve toplantılarda sekreterin yapması gereken görevleri yerine getirebilmelidir. Yönetim kurulu sekreteri toplantılara rapor yazıcı yani rapor hazırlayan olarak katıldığından yazışma bilgisine hakim olan sekreterlerdir (Tengilimoğlu ve Coşan 2004:19).

2.2.5.4. Büro Hizmetleri Sekreteri

Büro hizmetleri sekreteri genel olarak yüksek öğrenim görmemiş sekreterlik mesleğinde fazla bilgi ve tecrübesi olmayan sekreterlerdir. Bunlar genellikle kamu veya özel kurum ve kuruluşlarda görev yaparlar. Büro hizmetleri sekreteri sadece belli bir yöneticiye sekreterlik yapmazlar. Büronun bağlı bulunduğu departmandaki çalışanlarla ilgili yazışmaları da yaparlar. Bu yazışmalarla ilgili arşiv, dosyalama, küpürleme, araştırma raporlarının dikte edilmesi görevleri de büro hizmetleri sekreteri yapmaktadır (Tutar vd., 2004:39).

2.2.5.5. Tıp Sekreteri

Sağlık alanında hizmet veren yöneticilerin ve doktorların araştırma- inceleme, teşhis, tahlil ve tedavi sonu izleme aşamalarında her türlü yazışmaların titizlikle yapılmasında, dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin aksatılmadan yapılmasında karışıklıklara yol açmadan, tıbbi terim ve lisan kullanarak işleri yürüten kişiye tıbbi sekreter denir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 33).

Tıp sekreteri tıbbi terimleri çok iyi bilmelidir. Yaptıkları yazışmalarda bir harf hatası çok büyük sorunlara yol açabilir. Randevuların düzenlenmesinde eşitlik ve aciliyet durumuna dikkat etmesi gerekir. Gelen hastalara karşı sıcakkanlı ve yapıcı yaklaşımda bulunması, hastaların moral gücünü ve doktorların başarısını olumlu yönde etkileyecektir (Altınöz, 2000:3).

2.2.5.6. Hukuk Sekreteri

Hukuk sekreteri, büro makinelerini kullanarak büronun iç ve dış iletişimi sağlayan, yöneticinin günlük işlerini organize eden, belge hazırlayan, dosyalama işlerini yapan, dava dosyaları hazırlayan, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip olan nitelikli kişidir (MEB, 2013).

2.2.5.7. Ticaret Sekreteri

Ticaretle uğraşan işletmelerin yazışma, iletişim kurma ve diğer sekreterlik hizmetlerinin yerine getirilmesinde yöneticiye yardımcı olan sekretere ticaret sekreteri denir. İşletmenin faaliyet alanı ve büyüklüğü ticaret sekreterinin bilgi ve uzmanlığını da etkiler. Yurtdışı faaliyetleri olan bir ticari işletmenin sekreteri dış ticaret bilgisine sahip olmalıyken yurt içinde sadece faaliyet gösteren işletme için sekreterin çek, senet, bono ve sözleşme gibi temel bilgileri bilmesi yeterlidir (Uygur ve Koç, 2003: 14).

2.2.5.8. Muhasebe Sekreteri

İşletmede bulunduğu bölümün yönetimle ilgili işlerini yürüten, yazışma ve dosyalama işlevlerini yapan, bölümün muhasebe işlerini yürüten kişiye muhasebe sekreteri denir. Muhasebeyle ilgili bilgili ve donanımlı olmalıdır (Altınöz, 2000: 4).

2.2.5.9. Finansman Sekreteri

Finans sektöründe faaliyet gösteren işletmelerde, mali ve finansal konularda bilgisi ve araştırma yeteneğine sahip olan sekreterlerdir. Sekreterlik hizmetlerini yürütürken mali dengelerin ve finansal değerlerin takibini de yapabilmelidir. Elde ettiği bilgileri rapor haline getirip yöneticisine sunması gerektiğinden bu alana ilgili ve uzman olması gerekmektedir (Uygur ve Koç, 2003:15).

2.2.5.10. Diğer Sekterlik Türleri

Araştırma kapsamında yer almamakla birlikte iş dünyasında çeşitli sektörlerde yer alan sekreterlik türleri de bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla basın, teknik, uluslararası organizasyon, film, bürotik, bölüm ve gayrimenkul sekreterleri şeklinde adlandırılmaktadır.

Basın sekreteri bir gazete ya da derginin hazırlanmasında, basın görevlileriyle ortaklaşa yürütülen çalışmalarda, kuryeyi açmak, telefonları cevaplamak, gazetecilerin yazılarını yazmak gibi görevleri yerine getirmektedir (Altınöz, 2000:4).

İşletmelerin üretim ve pazarlama bölümlerinde görev yapan, yeterli teknik bilgiye sahip olan sekreterler ise teknik sekreter olarak adlandırılmaktadır (Uygur ve Koç, 2003:15).

Uluslararası organizasyon sekreterleri günümüzde, ülke içindeki eğlence programlarını, festivalleri, sportif etkinlikleri, uluslararası görüşmeleri düzenleyen kişilerdir (MEGEP, 2011c: 13).

Film sekreterleri ise, yönetmen yardımcısı konumunda görev yaparak, sinemanın her sahnesindeki ayrıntıları not edip devamlılığını sağlayan yönetmen yardımcısı görevini üstlenmektedirler (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 35).

Bürotik sekreter klasik sekreterden farklı olarak, büro dışı görevlerde de aktif olan, bürotik araçların katkılarıyla konferanslar düzenleyen, yöneticinin randevularını

saptayarak elektronik ajandalara kaydeden ve işle ilgili dosyaları bilgisayarlı ortama aktaran sekreterlerdir (Altınöz, 2006: 11).

Bölüm sekreteri, sekreterlik hizmetlerinin yanında bölümün iş programlarının yürütülmesinde görev yapan ve bir bölümde çalışan personele özlük hakları konusunda bilgi vererek yardımcı olan sekreterlerdir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 35).

Son olarak, gayrimenkul sekreteri ise, bürotik işler dışında yazışma, klavye, gayrimenkul alım satımıyla ilgili görevleri yerine getiren büro elemanlarıdır (Altınöz, 2006: 10).