• Sonuç bulunamadı

Ortaöğretim büro yönetimi programı yeterliliklerinin yöneticilere göre değerlendirilmesi: Mersin ili örneği

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Ortaöğretim büro yönetimi programı yeterliliklerinin yöneticilere göre değerlendirilmesi: Mersin ili örneği"

Copied!
140
0
0

Yükleniyor.... (view fulltext now)

Tam metin

(1)

T.C.

GAZİ ÜNİVERSİTESİ

EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ ANABİLİM DALI

BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLİM DALI

ORTAÖĞRETİM BÜRO YÖNETİMİ PROGRAMI

YETERLİLİKLERİNİN YÖNETİCİLERE GÖRE

DEĞERLENDİRİLMESİ

(MERSİN İLİ ÖRNEĞİ)

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Hazırlayan

Saliha BOZKIR DOĞAN

Ankara Aralık, 2013

(2)

T.C.

GAZİ ÜNİVERSİTESİ

EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ ANABİLİM DALI

BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLİM DALI

ORTAÖĞRETİM BÜRO YÖNETİMİ PROGRAMI

YETERLİLİKLERİNİN YÖNETİCİLERE GÖRE

DEĞERLENDİRİLMESİ

(MERSİN İLİ ÖRNEĞİ)

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Saliha BOZKIR DOĞAN

Danışman: Yrd. Doç. Dr. Banu YÜCEL TOY

Ankara Aralık, 2013

(3)

ii

JÜRİ ONAY SAYFASI

Saliha BOZKIR DOĞAN’ ın “Ortaöğretim Büro Yönetimi Programı Yeterliliklerinin Yöneticilere Göre Değerlendirilmesi” başlıklı tezi 17.12.2013 tarihinde, jürimiz tarafından Büro Yönetimi Eğitimi Ana Bilim Dalında Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiştir.

Adı Soyadı İmza Başkan (Tez Danışmanı) : Yrd. Doç. Dr. Banu YÜCEL TOY ...……… Üye : Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU ……...……… Üye : Yrd.Doç. Dr. Selami ERYILMAZ ………...

(4)

iii

ÖNSÖZ

Yeni ekonomik çağda bilginin artan önemi, bilişim, iletişim ve ulaşım teknolojilerinde yaşanan büyük gelişmeler ve küreselleşmenin tüm dünyayı küçük bir köy haline dönüştürmesi her meslek grubunda ve sektörde nitelikli elemana duyulan ihtiyacı arttırmıştır.

İş dünyasının hemen hemen her endüstriyel sektörde büro yönetimi paradigmaları ve anlayışları yukarıda özetlenen gelişmelere paralel olarak değişmiş, bu dönüşümden her meslek kadar sekreterlik ve büro yöneticiliği meslekleri de etkilenmiştir.

Bu kapsamda sekreterlik ve büro yöneticiliği mesleklerinde çalışacak nitelikli eleman ihtiyacını karşılamak üzere hazırlanan ve sekreterlik mesleğine özgü eğitim ve öğretim programlarından oluşan Ortaöğretim Büro Yönetimi (OBY) programını istenildiğinde revize etmek ya da çeşitli sektörlerin OBY programı yeterliklerinden beklentilerini tespit etmek için net ve sağlam bilgiler elde etmek önemli bir alan çalışmasını gerekli kılmıştır.

Böyle bir araştırma sonucunda elde edilecek bulgular bu programla ilgilenen kişi ve kurumları sektörün ihtiyacı olan insan gücü hususunda bilgilendireceği düşüncesi ile ortaöğretim büro yönetimi eğitimine önemli katkı sağlayacağını ifade etmek mümkündür.

Bu bakış açısıyla başlatılan araştırma boyunca danışmanlığımı kesintisiz olarak yürüten, hemen hemen çalışmanın her bölümüne emek veren Sayın Tez Danışmanım, Yrd. Doç. Dr. Banu YÜCEL TOY’a; aylarca ve günlerce bilgisayar başında geçirdiğim meşakkatli dönemlerde benden desteğini hiç eksik etmeyen, eşim Taner DOĞAN’a ve tüm çalışmamda yardımlarını esirgemeyen Mersin ili sektör yöneticilerine teşekkürü bir borç bilirim.

(5)

iv

ÖZET

ORTAÖĞRETİM BÜRO YÖNETİMİ PROGRAMI YETERLİKLERİNİN YÖNETİCİLERE GÖRE DEĞERLENDİRİLMESİ

(MERSİN İLİ ÖRNEĞİ)

BOZKIR DOĞAN, Saliha

Yüksek Lisans, Büro Yönetimi Eğitimi Ana Bilim Dalı Tez Danışmanı: Yrd. Doç.Dr. Banu YÜCEL TOY

Aralık-2013, 124 Sayfa

Bu çalışmanın temel amacı; Ortaöğretim Büro Yönetimi (OBY) programı yeterliklerinin yöneticilere göre değerlendirilmesini sağlayıp, OBY programının sektörün ihtiyaçlarıyla ne derece örtüştüğünü ortaya çıkarmaktır. Bu amaçla yapılan çalışmada, “OBY programı yeterlikleri sektörün ihtiyaçlarını ne derece karşılamaktadır?” sorusuna cevap aranmıştır.

Araştırma, pilot ve asıl uygulama olmak üzere iki basamakta gerçekleştirilmiştir. Mersin ilinde eğitim, hukuk ve ticaret sektöründe çalışan; 35 yönetici ile pilot uygulama, 344 yönetici ile de asıl uygulama yürütülmüştür.

Araştırmada sektörler birbirleri ile karşılaştırılarak analiz edildiğinden karşılaştırmaya dayalı ilişkisel tarama modeli kullanılmıştır. Araştırma kapsamında 5’li Likert ölçeğine göre hazırlanan anket tekniği kullanılmıştır. Anket verileri SPSS 15.0 programında betimsel sonuçlar için frekans, yüzde dağılımları, aritmetik ortalama ve standart sapma değerleri hesaplanmış, sektörler arası karşılaştırma yapabilmek için tek yönlü ANOVA, yöneticilerin yeterlikleri önemli bulma durumları ile sekreterlerin yeterliklere sahip olma düzeyini belirlemek için ise t-testi kullanılarak araştırma hipotezleri test edilmiştir.

Bu araştırma sonucunda, çeşitli sektörlerde çalışan yöneticilerin OBY programında yer alan ana yeterlikleri önemli bulma düzeyi ortalamalarının, dosyalama ve arşivleme sistemleri bilgisi yeterliği dışında sektörlere göre değiştiği; çeşitli sektörlerde çalışan

(6)

v sekreterlerin OBY programındaki yeterliklere sahip olma düzeylerinin, çalışma ortamının organizasyonu yeterliği dışında sektörlere göre farklılaştığı tespit edilmiştir.

Ayrıca eğitim, hukuk ve ticaret sektörlerinde çalışan sekreterlerin OBY programında yer alan ana yeterliklere sahip olma düzeylerinin, bu sektörlerin ihtiyaç ve beklentilerini yeterli düzeyde karşılamadığı yapılan araştırma sonucunda görülmüştür.

Anahtar Kelimeler

(7)

vi

ABSTRACT

EVALUATION OF SECONDARY EDUCATION OFFICE MANAGEMENT PROGRAM QUALIFICATIONS ACCORDING TO MANAGERS

(MERSIN PROVINCIAL SAMPLE)

BOZKIR DOGAN, Saliha

MA/Master Education Office Management Education Main Science Division Thesis Advisor: Asist.Prof.Dr Banu YUCEL TOY

December-2013,124 Pages

Main purpose of this study is to define whether the Secondary Education Official Management (SEOM) Program covers the needing of sector via evaluation of SEOM Program qualifications. For this purpose; this study is trying to find an answer to the question that is “Whether the SEOM Program covers the needing of sector?”

This research has been made as two stages, pilot and main study. Main study has been made regarding 344 mangers; Pilot study has been made regarding 35 managers who work at law, education and commerce sector in Mersin.

Due to sectors are analyzed via comparing with each other, relational searching method has been used in this research. Also survey technique according to 5-points Likert scale has been used in this research. Data of the survey has been derived from SPSS 15.0 program results which are calculated from frequency, percentage distribution, arithmetic average and standard deviation values. In order to make comparison between sectors, one way ANOVA method has been used. In order to define managers’ view point about qualifications relatively qualification levels of secretaries, T-test has been used in this research. Consequently, hypothesis of this research has been checked clearly.

As a consequence of this research, it has been defined that the managers' -who works at different sectors- view point about the qualifications in SEOM Program not

(8)

vii only varies according to filing of records qualification level but also it varies according to different sectors. Also secretaries' -from different sectors- level of having qualifications in SEOM Program vary not only according to organization of working environment but also according to different sectors.

Last but not least, secretaries' – who works at education, law and commerce sectors- level of having main qualifications in SEOM Program does not sufficiently, cover these sectors' expectations and needing.

Key Words

Office Management, Secretarial Profession, Secondary Educational Office Management Program

(9)

viii İÇİNDEKİLER LİSTESİ Sayfa No JÜRİ ONAY SAYFASI ... ii ÖNSÖZ ... iii ÖZET ... iv ABSTRACT... vi

İÇİNDEKİLER LİSTESİ ... viii

TABLOLAR LİSTESİ ...xi

KISALTMALAR LİSTESİ...xv 1. BİRİNCİ BÖLÜM ...1 GİRİŞ...1 1.1. Problem ...3 1.2. Amaç ...5 1.3. Önem ...7 1.4. Varsayımlar ...8 1.5. Sınırlılıklar...8 1.6. Tanımlar ...8 2. İKİNCİ BÖLÜM ...10 KAVRAMSAL ÇERÇEVE...10

2.1. Büro Yönetimi Kavramının Yapısal Analizi...10

2.1.1. Büro Kavramı ve Tanımı...10

2.1.2. Büro Yönetimi Tanımı ve Amacı...11

2.1.3. Türkiye’ de Büro Kavramının Tarihçesi ve Gelişimi...12

2.1.4. Büroların İşlev ve Fonksiyonları...13

2.1.5. Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar ...14

2.2. Günümüz İş Dünyasında Sekreterlik Mesleği...15

2.2.1. Sekreterlik Kavramı ...15

2.2.2. Sekreterlik Mesleği ...16

(10)

ix

2.2.3.1. Dünyada Sekreterliğin Gelişimi...17

2.2.3.2. Türkiye’de Sekreterliğin Gelişimi...18

2.2.4. Sekreterin Genel Özellikleri ...19

2.2.4.1. Sekreterin Fiziksel Özellikleri ...20

2.2.4.2. Sekreterin Duyuşsal Özellikleri ...21

2.2.4.2. Sekreterin Mesleki Bilgi ve Beceri Özellikleri...23

2.2.5. Sekreterlerin Sınıflandırılması ...24

2.2.5.1. Yönetici Sekreter...24

2.2.5.2. Üst Düzey Yönetici Sekreter ...24

2.2.5.3. Yönetim Kurulu Sekreteri...25

2.2.5.4. Büro Hizmetleri Sekreteri...25

2.2.5.5. Tıp Sekreteri...25

2.2.5.6. Hukuk Sekreteri ...26

2.2.5.7. Ticaret Sekreteri ...26

2.2.5.8. Muhasebe Sekreteri ...26

2.2.5.9. Finansman Sekreteri ...27

2.2.5.10. Diğer Sekterlik Türleri...27

2.3. Türkiye’de Büro Yönetimi ve Sekreterlik Eğitimi ...28

2.3.1. Ortaöğretim Seviyesinde Büro Yönetimi (OBY) Eğitimi ...28

2.3.2. Ön Lisans Seviyesinde Büro Yönetimi (BY) Eğitimi...35

2.3.3. Lisans Seviyesinde Büro Yönetimi (BY) Eğitimi...36

2.3.4. Yüksek Lisans Seviyesinde Büro Yönetimi (BY) Eğitimi...36

2.4. İlgili Araştırmalar ...37 3. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM...40 ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ ...40 3.1. Araştırma Modeli...40 3.2. Evren ve Örneklem ...41 3.3. Verilerin Toplanması ...42

3.4. Araştırmanın Güvenilirliği ve Pilot Anket Sonuçları ...43

3.5. Verilerin Analizi Yöntemi...44

4. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM...45

BULGULAR ...45

4.1. Yöneticilerin Demografik, Mesleki Özellikleri ve Sekreterlerinde İstedikleri Eğitim Durumu ...45

(11)

x

4.2. OBY Yeterliklerine İlişkin Betimsel Bulgular ...47

4.2.1. Bilgisayarda Yazı ve Resmi Yazışma Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...48

4.2.2. Bilgisayar ve Klavye Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular...51

4.2.3. Dosyalama ve Arşivleme Sistemleri Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...57

4.2.4. İletişim ve Dil Becerisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular...60

4.2.5. Büro Hizmetleri Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...63

4.2.6. Mesleki Yabancı Dil Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...66

4.2.7. Çalışma Ortamının Organizasyonu Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...70

4.2.8. İşletme Yönetimi Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular...73

4.2.9. Ürün ve Hizmet Tanıtımı Becerisi Ana Yeterliliğine ait bulgular...75

4.2.10. Halkla İlişkiler Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...78

4.2.11. Ticari Hesaplamalar Bilgisi Ana Yeterliliğine Ait Bulgular ...80

4.2.12. Hukuk Dosyalama Sistemi ve Dava Hizmetleri Bilgisi Ana Yeterliğine Ait Bulgular ...82

4.3. OBY Programı Ana Yeterliklerin Önem Düzeylerinin Sektörlere Göre Karşılaştırılması...84

4.4. OBY Programı Ana Yeterliklerin Sahip Olma Düzeylerinin Sektörlere Göre Karşılaştırılması...87

4.5. Sektörlerin OBY Programı Ana Yeterliliklerini Önemli Bulma Düzeyi Ortalamaları ile Sektör Sekreterlerinin Ana Yeterliklere Sahip Olma Düzey Ortalamalarının Karşılaştırılması ...91 5.BEŞİNCİ BÖLÜM...97 SONUÇ ve ÖNERİLER ...97 5.1. Sonuç...98 5.2. Öneriler ...107 KAYNAKÇA ...110

EK 1: OBY PROGRAMI ANA YETERLİLİKLERİ ...115

(12)

xi

TABLOLAR LİSTESİ

Sayfa No

Tablo 2.1 Teknik Lise Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi...31

Tablo 2.2 Anadolu Meslek Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi...32

Tablo 2.3 Anadolu Teknik Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi ...33

Tablo 2 4. Meslek Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi...34

Tablo 2.5. 2011-2012 Öğretim Yılı BY ve Yönetici Asistanlığı Öğrenci Sayıları...36

Tablo 3.1 Evren ve Örnekleme İlişkin Bilgiler...42

Tablo 4.1 Yöneticilerin Demografik Özellikleri...45

Tablo 4.2 Yöneticilerin Mesleki Özellikleri...46

Tablo 4.3 Yöneticilerin Sekreterlerinde İstedikleri Eğitim Durumu...47

Tablo 4.4 Eğitim Sektörüne Göre Bilgisayarda Yazı ve Resmi Yazışma Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...48

Tablo 4.5 Hukuk Sektörüne Göre Bilgisayarda Yazı ve Resmi Yazışma Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...49

Tablo 4.6 Ticaret Sektörüne Göre Bilgisayarda Yazı ve Resmi Yazışma Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...50

Tablo 4.7 Eğitim Sektörüne Göre Bilgisayar ve Klavye Bilgisi Ana Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 52 Tablo 4.8 Hukuk Sektörüne Göre Bilgisayar ve Klavye Bilgisi Ana Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 54 Tablo 4.9 Ticaret Sektörüne Göre Bilgisayar ve Klavye Bilgisi Ana Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 56 Tablo 4.10 Eğitim Sektörüne Göre Dosyalama ve Arşivleme Sistemleri Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...57

(13)

xii Tablo 4.11 Hukuk Sektörüne Göre Dosyalama ve Arşivleme Sistemleri Bilgisi

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...58 Tablo 4.12 Ticaret Sektörüne Göre Dosyalama ve Arşivleme Sistemleri Bilgisi

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri Ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...59 Tablo 4.13 Eğitim Sektörüne Göre İletişim ve Dil Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...60 Tablo 4.14 Hukuk Sektörüne Göre İletişim ve Dil Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...61 Tablo 4.15 Ticaret Sektörüne Göre İletişim ve Dil Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...62 Tablo 4.16 Eğitim Sektörüne Göre Büro Hizmetleri Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...63 Tablo 4.17 Hukuk Sektörüne Göre Büro Hizmetleri Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...64 Tablo 4.18 Ticaret Sektörüne Göre Büro Hizmetleri Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...65 Tablo 4.19 Eğitim Sektörüne Göre Mesleki Yabancı Dil Bilgisi Yeterliklerinin

Önemlilik Düzeyleri Ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri66 Tablo 4.20 Hukuk Sektörüne Göre Mesleki Yabancı Dil Bilgisi Yeterliklerinin

Önemlilik Düzeyleri Ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri68 Tablo 4.21 Ticaret Sektörüne Göre Mesleki Yabancı Dil Bilgisi Yeterliklerinin

Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 69 Tablo 4.22 Eğitim Sektörüne Göre Çalışma Ortamının Organizasyonu Bilgisi

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri Ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...70 Tablo 4.23 Hukuk Sektörüne Göre Çalışma Ortamının Organizasyonu Bilgisi

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...71 Tablo 4.24 Ticaret Sektörüne Göre Çalışma Ortamının Organizasyonu Bilgisi

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...72

(14)

xiii Tablo 4.25 Eğitim Sektörüne Göre İşletme Yönetimi Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...73 Tablo 4.26 Hukuk Sektörüne Göre İşletme Yönetimi Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...74 Tablo 4.27 Ticaret Sektörüne Göre İşletme Yönetimi Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...74 Tablo 4.28 Eğitim Sektörüne Göre Ürün ve Hizmet Tanıtım Becerisi Ana

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...75 Tablo 4.29 Hukuk Sektörüne Göre Ürün ve Hizmet Tanıtım Becerisi Ana

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...76 Tablo 4.30 Ticaret Sektörüne Göre Ürün ve Hizmet Tanıtım Becerisi Ana

Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...77 Tablo 4.31 Eğitim Sektörüne Göre Halkla İlişkiler Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri Ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...78 Tablo 4.32 Hukuk Sektörüne Göre Halkla İlişkiler Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...79 Tablo 4.33 Ticaret Sektörüne Göre Halkla İlişkiler Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...79 Tablo 4.34 Eğitim Sektörüne Göre Ticari hesaplamalar Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...80 Tablo 4.35 Hukuk Sektörüne Göre Ticari hesaplamalar Bilgisi Ana Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 81 Tablo 4.36 Ticaret Sektörüne Göre Ticari hesaplamalar Bilgisi Yeterliklerinin

Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri 82 Tablo 4.37 Hukuk Sektörüne Göre Hukuk Dosyalama Sistemi ve Dava Hizmetleri Bilgisi Yeterliklerinin Önemlilik Düzeyleri ve Sektör Sekreterlerinin Bu Yeterliklere Sahip Olma Düzeyleri ...83 Tablo 4.38 Sektörlere Göre Ana Yeterliklerin Önem Düzeyine İlişkin ANOVA

Sonuçları ...84 Tablo 4.39 Sekreterlerin OBY Programı Ana Yeterliklerine Sahip Olma Düzeylerine İlişkin ANOVA Sonuçları ...88

(15)

xiv Tablo 4.40 Sektörlere Göre Ana Yeterlik Düzeylerinde İhtiyaç Belirlenmesine İlişkin One Way T- Testi Sonuçları ...91 Tablo 4.41 OBY Programı Ana Yeterliklerin Sektörlere Göre İhtiyaç Durumu ...93 Tablo 4.42 Araştırma Hipotezlerinin Test Sonuçları ...95

(16)

xv

KISALTMALAR LİSTESİ

BY : Büro Yönetimi

EARGED : Eğitimi Araştırma ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı MEB : Milli Eğitim Bakanlığı

MEGEP : Mesleki Eğitim ve Öğretim Sistemini Güçlendirme Projesi METARGEM : Mesleki ve Teknik Eğitim Araştırma ve Geliştirme Merkezi OBY : Ortaöğretim Büro Yönetimi

ÖSYM : Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi SEOM :Secondary Education Office Management

TDK : Türk Dil Kurumu

TTKB : Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığı

vd. : Ve Diğerleri

Yay-Kur : Yaygın Yüksek Öğretim Kurumu

(17)

1. BİRİNCİ BÖLÜM

GİRİŞ

1973 yılında yaşanan dünya ekonomik kriziyle birlikte, kitle üretimine dayanan, Fordist endüstriyel yönetim sistemi tamamen iflas etmiştir (Sökmen, 2010:272). Sonrasında ortaya çıkan post-fordist endüstriyel yönetim anlayışı, bilginin tek yaratıcısı olan ve bu yönüyle üretim faktörlerinin başında gelen nitelikli iş gücüne duyulan ihtiyacı giderek tüm sektörlerde ön plana çıkartmıştır (Bıçkı ve Sobacı, 2011:222). Özellikle küreselleşme akımının etkisiyle gelişen bu yeni endüstriyel yönetim sistemi, nitelikli işgücüne duyulan ihtiyaç özellikle hizmet sektöründe artarak devam etmiştir (Eren, 2012:132).

Endüstriyel alanlarda yaşanan bu gelişmeler, çok farklı sektörleri oluşturan tüm işletmeleri nitelikli işgücü arayışına doğru yöneltmiştir (Ömürgönülşen ve Öktem, 2007:8). İşletmeler nitelikli işgücünü organizasyonlarında istihdam ederek, bu sayede rekabet üstü olmak için, meslek eğitimi veren okul ve üniversitelerden, taleplerini karşılayacak nitelikte çalışanlar yetiştirmesini bekler hale gelmiştir (Koçel, 2012:76).

Tam olarak bu nedensellik çizgisinde gelişmiş ve gelişmekte olan tüm ülkelerin üniversiteleri sektörün ihtiyaç duyduğu sertifikasyona uygun mesleklere göre eğitim dallarında ve programlarında öğrenciler yetiştirmeye başlamıştır (Bıçkı ve Sobacı, 2011:225). Bununla birlikte günümüzde hizmet sektöründe çalışacak çeşitli meslek gruplarının mesleki eğitim ve öğretim programları, diğer endüstriyel üretim sektörlerinde çalışacaklara göre daha yavaş ve etkisiz bir gelişme göstermiştir (Ömürgönülşen ve Öktem, 2007:8). Örneğin genelde mühendis yâda uzmanlar tarafından karşılanan meslek yöneticiliği ve yardımcılığı dışında kalan basit büro işleri ise en vasıfsız elemanlar tarafından ve düşük ücretler karşılığında sürdürülmüştür (Semercioğlu, 2012: 68).

(18)

Bu ve benzeri sebeplerle, çok yaygın ve köklü mazisi olan yönetici asistanlığı, yazı işleri müdürlüğü yâda yaygın adıyla sekreterlik mesleği, mektepli değil alaylı tabir edilen, düşük kriterli ve vasıfsız nitelikteki işgücü tarafından yapılan bir meslek olarak görülmüştür. Oysa günümüzün artan iletişim teknolojileri karşısında, sekreterlik mesleğinin üst düzeyde mesleki eğitim ve beceri gerektiren kritik bir rolü bulunmaktadır (Yanık, Yanık ve Kızılcık, 2012:189).

Günümüz iş dünyasında her sektörde etkili büro yönetimi yapacak, çeşitli sektörlerde yöneticilerin organizasyon içinde veya dışında iletişimini sağlayacak ve çalıştığı şirketi başarıyla temsil edecek yönetici asistanlarına ve sekreterlerine çok ihtiyaç vardır (BÜROKON, 2012:5-8). Özellikle günümüz iş dünyasında; bilgisayarda on parmak yazışma bilgisi olan, dosyalama ve arşivleme sistemlerini çok iyi kullanabilen; halkla ilişkileri, iletişimi ve dil becerisi son derece yüksek; işletme yönetimi ve organizasyonundan anlayan sekreterler, her zaman el üstünde tutulmaktadır (SİVASRAM, 2007:2-5). Bu ve benzeri yeterlilik düzeylerini bir sekreterin kazanması ise ancak etkili bir meslek eğitim almasıyla mümkün olacaktır.

Bu amaçla, ülkemizde eğitimden hukuk sektörüne kadar çeşitli sektörlerdeki sekreter (yönetici asistanı) ihtiyacını karşılamak üzere “Ortaöğretim Büro Yönetimi” programı geliştirilmiştir. Ancak OBY programının, sektörlerin talep ettiği yeterli içeriğe sahip olup olmadığının ve bu programın çeşitli sektörün ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığının belirlenmesi önem arz etmektedir. Bu sebeple “Ortaöğretim Büro Yönetimi” (OBY) programının çeşitli sektörlerin taleplerini ne derece karşılandığının incelenmesi; özellikle bu programın ana yeterliklerinin çalışma hayatında çeşitli sektörlerin ihtiyaçlarına cevap verir nitelikte olup olmadığının tespit edilmesine yönelik gerçekleştirilecek bir çalışmanın değerli olduğu düşünülmektedir.

Bu kapsamda çalışmanın giriş ve ilk bölümünde, yapılacak araştırmanın amaç ve hedefleri çerçevesinde teorik arka planı açıklanacaktır. Bu kapsamda tezin temel problemi, hipotezleri, sorusu ve önemi açıklandıktan sonra, araştırmada geçen temel kavramların kısaca tanımlaması yapılacaktır.

İkinci bölümde ise; Araştırmanın temel kavramları olan OBY programı ve günümüz iş dünyasında sekreterlik mesleği yapısal olarak incelenerek, bu temel kavramların tanımlaması ve birbirileriyle olan ilişkisi irdelenecektir.

(19)

Üçüncü bölümde araştırmanın yöntemi anlatılacaktır. Nicel bir araştırma olarak tasarlanan çalışmada kullanılacak anketin bölümleri, evreni, modeli, örneklem kitlesinin seçimi ve araştırmanın güvenilirliği hakkında bilgiler verilecektir.

Araştırmanın dördüncü ve son bölümünde ise; yapılan anket çalışmasının SPSS 15.0 programında analizi sonucunda elde edilen bulgular tablolar halinde gösterilerek, elde edilen nicel sonuçlara göre araştırma hipotezleri test edilecektir. Böylece araştırmanın teorik kısmında elde edilen bilgilerin ışığında, anket bulguları yorumlanarak araştırma sorularına yanıtlar aranacaktır.

1.1. Problem

Eğitim, bireyin davranışında kendi yaşantısı yoluyla ve kasıtlı olarak istendik değişme meydana getirme süreci olarak ifade edilir (Demirel, Seferoğlu ve Yağcı, 2001:1).Eğitimin amacı; insanları hayata hazırlamaktır. Hayata hazırlarken, sosyal ilişkilerinin geliştirmesine katkı sağlayarak, insanları üst görevlere de hazırlar. Eğitimin en temel amacı ise, insanı her zaman mutlu edecek erdemlere sahip kılmaktır (EARGED, 2006a:1).

Mesleki ve teknik eğitim ise , “milli eğitim sisteminin bütünlüğü içinde endüstri, tarım ve hizmet sektörleriyle birlikte her türlü mesleki ve teknik eğitim hizmetlerinin planlanması, araştırılması, geliştirilmesi, organizasyonu ve eşgüdümü ile yönetim, denetim ve öğretim etkinliklerinin bütünü” şeklinde tanımlanabilir (Alkan, Doğan ve Sezgin, 1994). Öçal (2008:12) mesleki eğitimi; “Gelişmiş batılı ülkelerde el becerisi veya pratik aktiviteler yoluyla kariyer kazandırmayı amaç edinen bir meslek dalı.” olarak tanımlamaktadır. Mesleki teknik eğitimin amacı, bireyleri sanayi, ticaret ve hizmet sektörlerinin nitelikli iş gücü açığını kapatmak için eğitmek ve yetiştirmek, mesleklerinin devamı olan yüksek öğretim kurumlarına geçiş için gerekli temel eğitimi vermektir (Eşme, 2007). Bu nedenle bilim ve teknolojideki gelişmeler nitelikli insan gücüne olan ihtiyacı da arttırmaktadır. Ekonomik ve teknolojik gelişmenin yapı taşlarından biri olan nitelikli insan gücünün yetiştirilmesi, mesleki eğitim sistemine önemli görev ve sorumluluklar yüklemektedir (Yörük, Dikici ve Uysal, 2002:303).

(20)

Mesleki ve teknik eğitim sistemiyle hizmet ve sanayi sektörlerinin ihtiyaç duyduğu nitelikli insan gücünü yetiştirip, uluslararası rekabet gücü kazanarak işgücünün daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi beklenmektedir. Mesleki ve teknik eğitim dinamik bir özelliğe sahip olduğundan iş hayatındaki değişmelere karşı duyarlı olmak zorundadır. Ülkemizin hızla sanayileşmesi, ülkemizin sanayi - hizmet sektöründeki üretim ve hizmetin fabrikasyon ve uzmanlaşma ile yapılması çalışan elemanların kalifiye olması ihtiyacını ortaya çıkarmaktadır (EARGED, 2006a:2). Bu ihtiyaçlar eğitim programlarını da önemli derecede etkilemektedir.

Ülkelerin uyguladıkları meslekî eğitim programları sektörlerdeki gelişmelere cevap verecek şekilde sürekli değiştirilmelidir. Programlar bu şekilde değerlendirildiğinde eğitimi veren meslekî eğitim kurumlarında, geleneksel programlar çağın gerektirdiği sektörel programlara geçiş sağlamalı; bu geçiş süreci, yüksek ve orta öğretim kademelerinde eğitim-istihdam uyumu içinde değerlendirilerek gerçekleştirilmelidir. (EARGED, 2006b:1).

Bu anlamda “Ortaöğretim Büro Yönetimi Modüler Programı” (OBY) programı; “Büro yönetimi alanı altında yer alan mesleklerde, sektörün ihtiyaçları, bilimsel ve teknolojik gelişmeler doğrultusunda gerekli mesleki yeterliklere sahip, gelişmelere uyum sağlayan nitelikli meslek elemanları yetiştirmeyi amaçlayan bir ortaöğretim programı” şeklinde tanımlanabilir (MEGEP, 2011a:5). Bu program günümüz Türkiye’sinin meslek eğitim kurumları olan; Meslek ve Anadolu Meslek Liseleri, Teknik ve Anadolu Teknik Liselerinde, “Büro Yönetimi Alanı” kapsamında verilmektedir (MEGEP, 2011a:8-11).

Günümüz iş ortamında, birçok alanda bilgi ve beceriye sahip elemanlar aranmaktadır. Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi, hem örgütlerin istedikleri bilgi ve beceriye sahip nitelikli meslek elemanı yetiştirmekte, hem de profesyonel sekreterlik ve yönetici asistanlığı mesleğinin klasik sekreterlik kavramının dışında yeni boyutlar kazanarak gelişmesinde önemli rol oynamaktadır. Bu durum sekreterlik hizmetlerini sunacak sekreterin mesleki eğitimini ön plana çıkarmıştır (MEGEP, 2007: 62).

Hızla yükselen ve önemli bir konuma gelen mesleklerden biri olan sekreterlik, günümüz iş dünyasında yönetici asistanlığı kavramıyla özdeşleşmektedir. Sekreterlik uğraşısı meslek olma kriterlerinin hepsini taşımakta ve artık alt uzmanlık alanlarını da oluşturacak şekilde gelişmektedir. Özellikle çeşitli sektörlerdeki bürolarda bilgi işleyici

(21)

ve bilgi sağlayıcı durumundaki sekreterlerin, bu ve diğer sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı büro otomasyon sistemleridir. Sekreterin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapılmasını sağlayan büro otomasyon sistemini kullanılması için mutlaka sekreterlik eğitimi almış sekreterlere ihtiyaç duyulmaktadır. (MEGEP, 2007:62).

Ancak temel bir gerçek de günümüz iş ortamları ne kadar gelişse de meslek lisesi ortaöğretim programlarından mezun olan öğrencilerin ciddi bir bölümü iş gücü piyasasının istemlerini karşılamada meslekî yeterlilikleri yönüyle arzu edilen düzeyde değildir. Çağdaş teknolojideki çok hızlı gelişim ve değişim, meslek liselerinin program içeriğine yansımamaktadır. Bunun sonucu, programlar iş alanlarının gereksinimi olan bilgi, tutum ve beceri düzeyi yüksek nitelikli ara insan gücünü karşılayamamaktadır. Dolaysıyla eğitim ve iş yaşamı arasındaki uçurum da kapatılamamaktadır (EARGED, 2006b :3).

Bu çalışmada da OBY programı yeterlikleri sektörün ihtiyaçlarını ne derecede karşıladığının incelenmesi amaçlanmıştır. Böylece iş gücü piyasasının büro yönetimi bölümünden beklentilerinin tespitini, programın içeriğinin sektör beklentilere uygun olarak güncellenmesini, bölümün daha iyi tanınmasını, sorunlarına çözüm önerileri getirilebilmesini ve daha sonra bu konuda araştırma yapacak olanlara bir kaynak teşkil etmesini sağlayacağı düşünülmektedir.

1.2. Amaç

Bu araştırmanın amacı; Ortaöğretim Büro Yönetimi (OBY) programı yeterliklerinin yöneticilere göre değerlendirilmesini sağlayıp, OBY programının sektörün ihtiyaçlarıyla ne derece örtüştüğünü ortaya çıkarmaktır.

Bu doğrultuda yapılacak araştırma, “OBY programı yeterlikleri sektörün ihtiyaçlarını ne derece karşılamaktadır?” sorusuna cevap aramaktadır. Bu bağlamda alt araştırma soruları aşağıda sıralandığı gibidir:

(22)

1. Sektör yöneticilerine göre OBY programı yeterlikleri ne derecede önemlidir?

a) Eğitim sektörü yöneticilerine göre yeterlikler ne düzeyde önemlidir? b) Hukuk sektörü yöneticilerine göre yeterlikler ne düzeyde önemlidir? c) Ticaret sektörü yöneticilerine göre yeterlikler ne düzeyde önemlidir?

d) OBY programı yeterliklerinin önem düzeyi açısından sektörler arasında anlamlı farklılık var mıdır?

2. Yöneticilerin sekreterleri OBY programı yeterliklerine ne derecede sahiptir?

a) Eğitim sektörü sekreterleri OBY programı yeterliklerine ne düzeyde sahiptir? b) Hukuk sektörü sekreterleri OBY programı yeterliklerine ne düzeyde sahiptir? c) Ticaret sektörü sekreterleri OBY programı yeterliklerine ne düzeyde sahiptir? d) Sekreterlerin OBY programı yeterliklerine sahip olma derecesi açısından sektörler arasında anlamlı farklılık var mıdır?

3. Yöneticilerin ve sekreterlerin görüşleri doğrultusunda sektörün ihtiyaçları nelerdir?

a) Yöneticilerin OBY programı yeterliklerini önemli bulma düzeyi ile sekreterlerin bu yeterliklere sahip olma düzeyi arasında fark var mıdır?

Hipotezler:

Araştırmaya başlamadan önce, yukarıda açıklanan amaç ve hedeflere uygun olarak aşağıda belirtilen hipotezler geliştirilmiştir:

H1: Çeşitli sektörlerde çalışan yöneticilerin OBY programında yer alan ana yeterlikleri önemli bulma düzeyi ortalamaları, sektör çeşidine göre anlamlı farklılık göstermektedir.

H2: Çeşitli sektörlerde çalışan sekreterlerin OBY programı ana yeterliklerine sahip olma düzeyi ortalamaları, sektör çeşidine göre anlamlı farklılık göstermektedir.

(23)

H3: Çeşitli sektörlerde çalışan sekreterlerin OBY programı ana yeterliklerine sahip olma düzeyleri ortalamaları ile sektörlerin ana yeterliklerini önemli bulma düzeyi ortalamaları arasında anlamlı farklılıklar bulunmaktadır.

H 3.1: Eğitim sektöründe çalışan sekreterlerin OBY programı ana yeterliklerine sahip olma düzeyleri ortalamalarıyla, bu sektörlerin ana yeterliklerini önemli bulma düzeyleri ortalamaları arasında anlamlı farklılıklar bulunmaktadır.

H 3.2: Hukuk sektöründe çalışan sekreterlerin OBY programı ana yeterliklerine sahip olma düzeyleri ortalamalarıyla, bu sektörlerin ana yeterliklerini önemli bulma düzeyleri ortalamaları arasında anlamlı farklılıklar bulunmaktadır.

H 3.3: Ticaret sektöründe çalışan sekreterlerin OBY programı ana yeterliklerine sahip olma düzeyleri ortalamalarıyla, bu sektörlerin ana yeterliklerini önemli bulma düzeyleri ortalamaları arasında anlamlı farklılıklar bulunmaktadır.

Bu hipotezler her bir ana yeterlik için test edilecektir.

1.3. Önem

İlgili konuda meslek liselerine yönelik benzer çalışmalar tespit edilmiş ve genel olarak meslek liseleri adı altında odaklandıkları görülmüştür. Bu çalışma ile OBY modüler programı yeterliklerine daha ayrıntılı bir perspektiften bakılacağından, OBY programı ana yeterliklerinin sektörün ihtiyaçlarını ne derece karşıladığını ortaya çıkarmak ve çıkan sonuçlarına göre bu bölümün programını sektörün ihtiyacına cevap verebilir düzeyde geliştirmek açısından önem taşımaktadır.

Mersin ilinde yapılan bu araştırma sonucunda elde edilecek bulgular bu programla ilgilenen kişi ve kurumları sektörün ihtiyacı olan insan gücü hususunda bilgilendirecektir. Böylece OBY programı yeterlikleri her sektöre göre ayrı ayrı geliştirilerek OBY eğitimine katkı sağlayacağı umulmaktadır.

(24)

1.4. Varsayımlar

Bu araştırmanın temelinde aşağıdaki varsayımlar yer almaktadır:

Seçilen örneklem grubunun, araştırmaya veri sağlamada ve evreni temsil etmede yeterli olduğu varsayılmıştır.

Anketi dolduran kişilerin sorulara doğru cevaplar vereceği ve gerekli ciddiyeti göstereceği varsayılmaktadır.

1.5. Sınırlılıklar

Bu araştırmanın temelinde aşağıdaki sınırlılıklar yer almaktadır: Araştırmada verilerin toplanması anket yöntemiyle sınırlıdır.

Çalışmadaki sektör taraması Mersin il ve ilçesindeki sektörlerle sınırlandırılmıştır.

1.6. Tanımlar

Bu araştırmada geçen bazı kavramlar aşağıda tanımlanan anlamlarıyla kullanılacaktır:

Büro Yönetimi: Büro yönetimi, kayıtları tutmak, gelen bilgilerin analiz etmek,

haberleşmeyi sağlamak, örgütün tüm çıkarlarını korumak gibi bilgileri gerektiren, kısacası bürolardaki sekretarya hizmetlerinin koordine edilmesini sağlayan faaliyetler topluluğudur (Göral, 2003:12). Bir başka tanıma göre büro yönetimi; “İnsan ve malzeme gibi büro kaynaklarının büro fonksiyonlarını yerine getirmek amacıyla koordine edilmesidir” (Tutar, 2003: 21).

Sekreter: Sekreter; yetkin iletişim becerilerine sahip, yöneticisinin diğer birim

yetkilileriyle olan ilişkilerini düzenleyip denetleyen ve yönetimin tüm yeterliklerine sahip kişidir (Başpınar, 1999: 5).

Ortaöğretim Büro Yönetimi Programı: Büro yönetimi alanını kapsayan

(25)

gerekli mesleki yeterliklere sahip, gelişmelere uyum sağlayan nitelikli meslek elemanları yetiştirmeyi amaçlayan ortaöğretim programıdır (MEGEP, 2011a:5).

Mesleki Ana Yeterlilik Düzeyi: Mesleki ana yeterlilik düzeyleri terimi, kamu ve

özel sektörlerde çalışan ofis elemanlarına ve sekreterlere, OBY programı kapsamında verilen mesleki eğitimlerle kazandırılmak istenen bilgi ve becerilerdir. Bu bilgi ve becerilere örnek olarak Bilgisayarda resmi yazışma, on parmak klavye kullanma, dijital bilgileri dosyalama, arşivleme sistemlerini kullanma, etkili iletişim, yabancı dil, büro hizmetleri bilgisi, işletme yönetimi ve organizasyonu bilgisi gibi ana yeterlik düzeyleri sayılabilir (MEGEP, 2011a: 13-22).

(26)

2. İKİNCİ BÖLÜM

KAVRAMSAL ÇERÇEVE

Araştırmanın bu bölümünde “büro yönetimi”, “sekreterlik mesleği” ve “Ortaöğretim Büro Yönetimi” (OBY) programı kavramları alt başlıklarıyla birlikte tanımlanarak, bu temel kavramların birbirileriyle olan ilişkisi konuyla ilgili literatürde yer aldığı şekilde incelenmeye çalışılacaktır.

2.1. Büro Yönetimi Kavramının Yapısal Analizi

Çalışmanın bu bölümünde, günümüzde halen gelişimini sürdüren büro yönetimi alanı, aşağıdaki başlıklar altında tanımlanarak, özellikleri ve gelişim süreçleri açıklanmaya çalışılacaktır.

2.1.1. Büro Kavramı ve Tanımı

Günlük yaşantıda çok sık kullanılan büro kavramı sosyal yaşantıda çalışma yeri veya çalışma ofisi kelimenin karşılığı olarak kullanılmaktadır. Fransızca’da “bureau” kelimesinin karşılığı olan “büro” sözcüğü, en basit şekilde, “yapılacak işin niteliğine göre, gerekli insan ve ekipmanla donatılmış çalışma yeri” anlamına gelmektedir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 14). Öte yandan büro kavramının çok eski zamanlara dayandığı, 20.yüzyılda büro kavramının, “Kalem ve mürekkep kullanılarak, ciltli büyük defterlere elle kayıtlar tutulan ve yorucu hesaplar yapan insanların doldurduğu bir odayı” ifade ettiği söylenmektedir (Göral, 2003: 3-4).

(27)

Günümüzde ise büroların çeşitli tanımları ortaya çıkmıştır. “Büro kamu kuruluşlarında ve özel işletmelerde yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin yönetsel işlerinin büyük bir bölümünün yürütüldüğü yerlere denir.” şeklinde tanımlanmıştır.(Topaloğlu ve Koç, 2005: 22). İş dünyasında ise büro kavramı, “Bir örgütte veya kurumda bilgi üretimi ve akışını sağlamaya yönelik işlemler ve bu işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlayan insan- makine sistemlerinin toplamı.” olarak tanımlanmaktadır (Göral, 2003: 4).

Yüzyılımızın örgütsel yönetimine uygun başka bir tanımda ise bürolar; “Örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği; üst, orta, alt düzey yönetici ve çalışanlar gibi tüm personel tarafından kullanılan mekânlar” şeklinde tanımlanmaktadır (Şakar ve Küçükaslan, 2006:127). Türk Dil Kurumu’ nun sözlüğüne göre büro, “Çalışma odası, yazıhane, danışma ve yazı islerinin yürütüldüğü is yeri, bolum, şube ve yazı masası.” anlamına gelmektedir (TDK, 2013).

Tanımlardan anlaşılacağı üzere, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere göre büroların yapısında ve fonksiyonlarında önemli derecede değişiklikler olmuştur. Özellikle bilgi ve iletişim teknolojisi alanındaki gelişmeler ve teknolojik altyapı, büroları iş yerine bağlı sabit mekân olmaktan çıkarıp “mobil bürolar” veya “ev bürolar” gibi yeni büro kavramının oluşmasına neden olmuştur (Tutar, 2000: 23).

2.1.2. Büro Yönetimi Tanımı ve Amacı

Yönetim kavramı insanların toplu halde yaşadıkları andan itibaren günümüze kadar önemini yitirmemiş bir kavramdır (Eren, 2012:34). Yönetimi literatürüne bakıldığında yönetim ile ilgili birçok tanım görülmekle birlikte, kavramın en basit şekilde, “Başkaları vasıtasıyla iş görme sanatı.” olarak tanımlandığı söylenebilir (Koçel, 2012:47).

Yönetim kavramı örgüt, yönetsel etkinlikler veya sevk ve idare anlamında kullanılan insan eliyle amaca ulaşma sanatı olarak tanımlanabilir (İslam, 2006: 15). Yönetim tanımının değişik yapılmasının başlıca iki nedeni vardır; birinci neden yönetimi tanımlayan kişilerin yönetimle ilgili inançlarının farklı olmasıdır. İkincisi ise; yönetilen örgütün amaçları birbirinden farklı olmasıdır. Bu iki neden yönetimin tanımı etkilemektedir (Göral, 2003: 11).

(28)

Tüm örgütsel süreçlerde, işletme kaynaklarını etkili bir şekilde kullanarak, önceden belrilenen örgütsel amaç ve hedeflere ulaşmak açısından yönetim oldukça önemli ve gereklidir (Sökmen, 2010:25). İşte bu noktada her işletme ve organizasyonda varlığı kaçınılmaz olan büroların etkili yönetimi de önemli bir gerekliliktir. Çünkü büro yönetimi genel yönetimin bir parçası olarak örgütü başarıya götürecek temel yönetim alanlarının başında gelmektedir. Ayrıca büro yönetimi, kayıtları tutmak, gelen bilgilerin analiz etmek, haberleşmeyi sağlamak, örgütün tüm çıkarlarını korumak gibi bilgileri gerektiren fonksiyondur (Göral, 2003:12).

Büro yönetimi bürolardaki sekretarya hizmetlerinin koordine edilmesini sağlayan faaliyetler topluluğudur. Büro yönetimi, büro işlerinin yanı sıra büro çalışanlarının verimliliği için, zaman ve stres yönetimi konusunda gerekli çalışmalar yapmayı da gerektirir. Büro yönetimi bürolarda; dosyalama, yazışma arşivleme ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesiyle ilgili faaliyetleri içerir (MEGEP, 2011b: 10). Büro yönetimi, insan ve malzeme gibi büro kaynaklarının büro fonksiyonlarını yerine getirmek amacıyla koordine edilmesidir (Tutar, 2003: 21). Bürolar bütün örgütsel faaliyetler için önemli olan birimlerdir. Bu nedenle büro yönetiminde çağdaş standartlar ve çağdaş yönetim biçimlerinin uygulanmasıyla önemli avantajlar elde edilebilir (İslam, 2006: 17).

Günümüzde büro faaliyetleri daha çok zihinsel faaliyetleri kapsamaktadır. İletişim teknolojilerindeki gelişmeler büro faaliyetlerini kapsamını ve diğer departmanlarla ilişkilerini önemli derecede etkilemiştir. Bürolar bilgi işleyen bilginin örgüt içinde kullanılmasını sağlayan birimlere dönüşmüştür. Büroların bu işlevi büroların yönetilmesinin önemini arttırmıştır. Bu yüzden Büro yönetiminde, planlama, örgütleme, eşgüdüm ve kontrol süreçlerine önem verilmiştir (İslam, 2006: 17).

2.1.3. Türkiye’ de Büro Kavramının Tarihçesi ve Gelişimi

Çağdaş “büro” kavramı yaklaşık 50 yıllık bir gecikmeyle Türkiye’ de ortaya çıkmaya başlamıştır. Büro olgusu 1923 yılında Cumhuriyetin ilanında sonra Türkiye’ de kendini göstermeye başlamıştır (Tengilimoğlu, 2009:13). Türkiye’de bürolar 1950’li yıllara kadar, şahıs firmaları ve iş hanı adı altında adlandırılan binaların bir odasında faaliyet göstermişlerdir. O yılların koşullarından dolayı firma sahipleri tek bir odada

(29)

veya dükkanda bir ya da iki memuru ile işlerini yürütmektedir. 1960’lı yıllarda Türk ekonomisinin gelişmesiyle aile işletmeleri şirketleşmeye başlamış ve küçük firmalar da giderek yerini büyük kadrolarla çalışan kuruluşlara bırakmıştır (Eren, 2012:325).

Giderek büyüyen firmalara tek oda şeklinde bürolar yetersiz gelmeye başlamış ve bunun doğal sonucu olarak apartman dairelerini büro olarak kullanmaya başlamışlardır. 8-10 kişilik kadrolarıyla apartman dairesinden oluşan bürolarda çalışan şirketler, 1970 ve 1980’li yıllarda ekonomiyle birlikte gelişme gösterip holdingler ve şirketler toplulukları olarak tek merkezden yönetilmeye başlayınca, 8-10 katlı binalar yetersiz gelmeye başlamıştır. Böylece 20-25 katlı plaza binaları yapılmaya başlanmıştır. Tek odalı bürolarda bir masa, iki koltuk kullanan, yazışmaları elle yapan tüccarlar yerini bilgisayar, faks, fotokopi makinesi gibi çağdaş elektronik büro makineleri kullanan şirketlere bırakmıştır. Profesyonel yöneticilerin talepleri doğrultusunda özel bürolar, büro mobilyaları ve aksesuarları tasarlanıp, üretilmeye başlanmıştır (Koçel, 2012:13).

Son yıllarda ise bürolar dünya standartlarını önemli düzeyde yakalamış ve çağdaş büro formatında alan ve yerleştirme etütlerine uygun, teknolojiyi sürekli takip eden bir yapıya sahip olmuştur (Topaloğlu ve Koç, 2005:22-23).

2.1.4. Büroların İşlev ve Fonksiyonları

Bürolar içinde bulundukları binaların türüne, kapladıkları alanlara veya işlevlerine göre farklı tanımlanabilir. Büronun en önemli işlevi, bir girişimin faaliyetlerini yönetmek ve bu faaliyetler arasında koordinasyon en iyi şekilde sağlamaktır.

Genel olarak büronun işlevi, beş temel faaliyet halinde sınıflandırılabilmektedir:

1. Bilginin Alınması: Büro için çeşitli bilgiler; siparişler, faturalar, teleks ve

telefon mesajları gibi iletişim araçları yardımıyla elde edilmektedir.

2. Bilginin Kayıt Edilmesi: Elde edilen her türden bilginin dökümü yapılıp

dosyalandıktan sonra gerekli olmayan bilgiler elenir. Bu bilgilere istenildiği zaman kolayca ulaşabilmek için kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekir.

3. Bilginin Düzenlenmesi: Bilgiler kullanıma sunulmadan önce çoğaltılır,

(30)

4. Bilginin İletilmesi: Bilgiler örgüt içi veya örgütler arası, kişiler tarafından veya

elektronik büro araçlarıyla gerçekleştirilmektedir. İletişimin etkililiği yönetimin sağlıklı kararlar verebilmesini etkilemektedir.

5. Varlıkların Korunması: Büronun belli başlı işlevlerinden oluşan varlıkların

korunması Nakit, çek vb. öğelerden oluşmaktadır (Ar, 1999:13).

2.1.5. Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar

Bürolarda yapılan işlerin niteliği çalışanların sayısını ve statüsünü etkilemektedir. Geniş faaliyet alanına yayılmış bürolarda yöneticiler, uzmanlar memurlar ve sekreterler gibi birçok çalışan bulunmaktadır (Göral, 2003: 7).

Yönetici; büro faaliyetlerini planlayarak, büro faaliyetlerini örgütleyen, yöneten, koordine eden ve kontrolünü yapan kişidir. Genel müdür, genel müdür yardımcısı, müdür, müdür yardımcısı ve şef gibi unvanlar alarak büroyu yöneten kişidir (Şakar ve Küçükaslan, 2006: 131).

Uzman ( Danışman); belirli bir konuda uygulama ve deneyim yoluyla geniş çapta bilgi, beceri kazanmış, emir komuta zincirinde yer almayan, işinde ustalaşmış kişilerdir. Yöneticiye uzman oldukları konuda danışmanlık yaparlar. Hesap uzmanı, hukuk müşaviri gibi örnekler verilebilir (Göral, 2003: 7).

Memur; evrak, kayıt yönetimi veya ilgili faaliyetleri yapmak üzere işe alınmış kişilerdir (Şakar ve Küçükaslan, 2006: 131).

Sekreter; yetkin iletişim becerilerine sahip, yöneticisinin diğer birim yetkilileriyle olan ilişkilerini düzenleyip denetleyen ve yönetimin tüm yeterliklerine sahip kişidir (Başpınar, 1999: 5).

(31)

2.2. Günümüz İş Dünyasında Sekreterlik Mesleği

Çeşitli sektörlerdeki büroların hem temel çalışma şekli hem de çoğu zaman yönetim yapısını oluşturan ve bu araştırmanın odak noktasında yer alan sekreterlik mesleği, çalışmanın bu bölümünde incelenecektir.

2.2.1. Sekreterlik Kavramı

Sekreter İngilizcede gizli sır anlamına gelen “secret”; Latince’de, “secretum” sözcüğünden türetilmiştir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004:16). TDK resmi sitesinde sekreterin tanımı ise; özel veya kamu kuruluşlarında belli bir makama, kişiye yardımcı olmak amacıyla haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli ve yazmandır (TDK, 2013)

Geçmişten günümüze yönetim alanındaki gelişmeler örgütlerin yapılarını, çalışma sistemlerini, iş akışlarını etkilemiştir. Bu gelişmeler sekreterlerin örgütteki görevlerini artırarak sekreterin tanımını da sürekli değiştirmiştir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004:19). Bu yüzden çeşitli tanımlar ortaya çıkmıştır. Bu tanımlardan bazıları şunlardır:

Milli sekreterler derneği sekreterlik mesleğini; “İş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetimde, yöneticinin en yakın desteği, iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran, çalışma ortamında önemli bir büro görevlisi.” olarak tanımlamıştır (Altınöz, 2006:6).

Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği bir sekreteri; “Büro işlerine hakim, doğrudan denetim olmaksızın sorumluluk alma yeteneğine sahip, teşebbüs ve karar verme işlemlerini yapan ve ilgili otoritenin izniyle kararlar alan yetkili yardımcısı. ” şeklinde tanımlamaktadır (Lewis,1985:5’den Akt. Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 24).

Tutar ve diğerlerine göre (2004) sekreter; aynı zamanda yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi olan örgütün gündelik işlerinin yürütülmesinde yöneticilerine büyük kolaylık sağlayan, örgütün iç ve dış çevresi arasında yazılı sözlü her türlü iletişimi sağlayan, yöneticinin zamanını verimli kılarak yöneticinin iş yükünü hafifleten, ofis otomasyonlarını etkili bir şekilde kullanıp yöneticisini en iyi şekilde temsil eden büro görevlisidir (Tutar, Başpınar ve Altınöz, 2004: 22)

(32)

Önceleri sır saklamak ve büronun basit işlerini yerine getiren sekreterler günümüzde; dosyalama ve yazışma teknikleri konusunda bilgili, ofis otomasyonunda uzman, doğrudan denetleme olmaksızın özerk davranabilen, inisiyatifli, kendi yetki alanları dışına çıkmadan karar verebilen görevli olarak görülmektedir (Tutar vd., 2004: 21).

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte örgütün yapısındaki değişmeler sekreterin görevlerinin artmasına sebep olmaktadır. Artan iş yükü sekreterin daha donanımlı olmasını gerektirmiştir. Bu nedenle sekreterlik tanımları sürekli yeni görevler eklenerek yenilenmiştir.

2.2.2. Sekreterlik Mesleği

Sekreterlik mesleği bu meslekle ilgili uzmanlık bilgilerini ve sekreterlik bilgisi ile ilgili diğer bilim dallarına ait bilgileri içeren bir meslektir. Sekreterlik mesleği aynı zamanda gelişen teknolojiyi, piyasa şartlarını takip ederek öğrenme ve uygulamayı gerektiren bir meslektir (Tengilimoğlu ve Coşan 2004:16 ).

Sekreterlik mesleğinin ortaya çıkmasında iki faktör etkili olmuştur. Bunlar, gizliliklerin paylaşılmasına duyulan ihtiyaç ve yazılı iletişim konusunda gerekli olan uzmanlıktır. Diğer bir ifade ile verileri bilgiye dönüştürmek ve bu bilgilerin karar süreçlerinde kullanılması gibi işlemlerin yerine getirilmesi çağdaş anlamda sekretere duyulan ihtiyacı ortaya çıkarmıştır (Tutar vd., 2004: 21).

21.yüzyıl yöneticilerine düşen en önemli görev, kuruluşun beyin gücünü ortaya çıkarmaktır (Sökmen ve Tarakçıoğlu, 2011:99). Bu yüzden yaratıcı, açık fikirli olan çalışanlara ihtiyaç giderek artmaktadır. Kalıplaşmış görüşleri olan çalışanlarla serbest rekabet gücüne sahip bir örgütü yönetmek mümkün değildir. Bilgi çağında başarılı bir kuruluş olmak için motivasyonu yüksek insanlar yetiştirilmelidir. Bilgiye duyulan ihtiyaç sekretere duyulan ihtiyacı etkilemektedir (Tutar vd., 2004: 21).

(33)

2.2.3. Sekreterlik Mesleğinin Gelişim Evreleri

Meslekler, “ belli bir eğitim ile kazanılan sistemli bilgi ve becerilere dayalı, insanlara yararlı mal üretmek, hizmet vermek ve karşılığında para kazanmak için yapılan, kuralları belirlenmiş işlerdir.” (TDK, 2013).

Sekreterlik mesleği teorik bilgiyi ve bu bilgilerin örgütlerde beceriyle uygulanmasını gerektiren bir meslektir. Bu meslek, sanayileşmenin yarattığı yönetici ihtiyacıyla paralel bir seyir izlemiştir (Tutar vd., 2004: 32).

Sekreterliğin gelişme süreçlerini Dünya’ da ve Türkiye’ de şeklinde sınıflandırarak incelemek mümkündür.

2.2.3.1. Dünyada Sekreterliğin Gelişimi

Sekreterlik mesleği ilk olarak Roma İmparatorluğu’nda ortaya çıktığı düşünülmektedir. Endüstrinin gelişmesiyle erkeklere diğer iş kollarında ihtiyaç oluşurken, bayanlar büro hizmetlerinde görev almaya başlamıştır (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 21).

19.yüzyılda ise yaşanan sanayi devriminde makinelerin gücü insan emeğinin önüne geçmiş, böylece işletmelerin verimliliği ve etkinliğini arttırmak gittikçe önem kazanmıştır. Frederick W.Taylor israf ve kayıplara yol açan etkenleri rasyonel yöntemlerle kontrol altına alarak verimliliği artırma çalışmalarına başlamıştır (Koç ve Topaloğlu, 2010: 47). Taylor’un bilimsel yönetim ilkesinin uygulanmasıyla fabrikalarda ve büroda çalışanların verimliliğinde olumlu gelişmeler sağlanmıştır (Altınöz, 2006: 12).

Aslında sekreterlik mesleğinin gelişimi 18.yüzyılın sonlarına dayanmaktadır. Nitekim sekreterlik mesleğinin gelişmesine en büyük katkıyı 1873 yılında Christoper Sholes sağlamıştır. Geliştirdiği yazı makinesi ile sanayileşme sonrası dönemde sekreterlik mesleğine yeni bir anlam kazandırmıştır. Daktilo, mekanik yazı makineleri, elektro- mekanik, çok fonksiyonlu elektronik makineler ve bilgisayara doğru gelişen bilgi işlem makineleri sekreterlik mesleğinin gelişimini derinden etkilemiştir (Tutar vd., 2004: 33).

(34)

Büro görevlerinin standart yöntemlerle yapılması bayanların da bürolarda görev almasını sağlamıştır (Altınöz, 2006: 13). Bayanlar 1876’lı yıllarda iş dünyasına sekreter olarak hizmet vermişlerdir. O yıllarda büro hizmetlerinde çalışanlarla ilgili istatistiklere bakıldığında erkeklerin % 97.3’lük bir oranla önde oldukları saptanmıştır (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:26). 1970’li yıllara gelindiğinde ise bayanlar % 65’lik bir çoğunlukla büro hizmetlerinde erkek istihdam oranını geçerek çalışma dünyasında sekreter olarak yer almışlardır (Tekgil, 1985’den Akt. Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 27). Bayanlar, endüstri gelişimiyle bürolardaki boşluğu daktilo, telefon, hesap makinesi gibi çağın yarattığı teknolojilere adapte olarak doldurmuşlardır. Böylece ofis içinde baskın hale gelmişlerdir (Tutar vd., 2004: 33-34).

Büro teknolojisindeki önemli gelişmeler bürodaki çalışmaları kolaylaştırarak, emeğin en aza inmesine, görevin kısa sürede yerine getirilmesini sağlamıştır. sekreterlik kavramı ise; 1933 yılında Fransa’nın başkenti Paris’te bir demir-çelik işletmesinde genel müdürün sekreter istihdam etmesiyle ortaya çıkmıştır (Altınöz, 2006: 13).

Sekreterlik mesleğinde kendilerini giderek geliştiren bir grup kadın 1942 yılında kurulan Uluslararası Sekreterlik Birliğine kayıt olmuşlardır. Charles Sawyer’ın 1952 yılındaki bildirisiyle,“ Profesyonel Sekreterler Haftası” kutlanmaya başlanılmıştır. Günümüzde de geçerliliğini sürdüren bu önemli hafta, isan ayında dünyanın pek çok yerinde meslek ve eğitim grupları tarafından yerel düzeyde eğitim ve seminerler verilerek kutlanmaktadır (Tutar vd., 2004: 34)

2.2.3.2. Türkiye’de Sekreterliğin Gelişimi

Türkiye’de sekreterlik mesleğinin gelişim süreci Osmanlı İmparatorluğu dönemine dayanmaktadır. Osmanlı İmparatorluğunda “sır kâtipliği” olarak nitelendirilen sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri olmuştur. Türkiye Cumhuriyeti kurulduktan sonra ise ilk sekreterlik hizmetleri; 1953 yılında Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğü’nde uygulanmıştır (Altınöz, 2006: 13).

Böylece sekreterliğin bir meslek olarak kabul edilmesiyle birlikte; ilk kez 1956 yılında Amerikalı uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciye bu konuda mesleki eğitim verilmiştir. Bu eğitim daha sonra İstanbul, İzmir, Bursa ve Eskişehir illerinde

(35)

verilmeye başlanmıştır. Bu okulların statülerinin belirsizliği 1975-1976 öğretim yılında kapanmasına sebep olmuştur. Ancak 1979 yılına yapılan düzenlemeyle kapatılan bu okullar Sekreterlik Meslek Lisesi’ ne dönüştürülmüş ve ortaöğretim düzeyinde eğitim vermeye başlamıştır (Uygur ve Koç, 2003:4 ). Bunlara ek olarak 1980-1981 öğretim yılından itibaren Yay-Kur (Yaygın Eğitim Kurumu) bünyesinde meslek yüksekokullarında sekreterlik meslek eğitimi verilmeye başlanmıştır (Altınöz, 2006:14).

Yine 16 Ocak 1956 tarihinde Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesinde öğretim süresi 3 yıl olan ve Sekreterlik Öğretmeni Yetiştirme Merkezi ve aynı yıl Ticaret Öğretmen Okulu olarak öğretime başlamıştır. Bu okul, 1959 yılında "Ticaret Yüksek Öğretmen Okuluna"; 1965 yılında da "Ticaret ve Turizm Yüksek Öğretmen Okuluna" dönüştürülerek, öğretim süresi 4 yıla çıkarılmıştır (GAZI, 2013). 1982 yılında ise Gazi Üniversitesi bünyesine alınmış ve "Mesleki Eğitim Fakültesi-Ticaret ve Turizm Eğitimi Bölümü" olarak öğretime devam etmiş, 11 Temmuz 1992’ de ise "Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi" olmuştur (GAZİ, 2013).

Ülkemizde ilk defa lisans düzeyinde Büro Yönetimi eğitimi veren Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi 2009 yılında son kez öğrenci alarak, büro yönetimi lisans bölümü kapanmıştır. Bununla birlikte halen büro yönetimi eğitimi yüksek lisans düzeyinde Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü bünyesinde devam etmektedir.

Sonuç olarak sekreterlik hizmetleri, sanayileşme ile iş hayatına girmiş bir çalışma şeklidir. Günümüz iş dünyasında yöneticilerin iş yükünün artması sekreterlere olan ihtiyacı da arttırarak bu meslek çalışanlarının istihdamının yaygınlaşmasını sağlamıştır (MEGEP, 2011c:5)

2.2.4. Sekreterin Genel Özellikleri

Günümüz iş hayatındaki gelişmeler sekreterlik mesleğinde de bir takım değişmeler ve gelişmeler meydana getirerek, sekreterlere bir takım özellik ve niteliklere sahip olmalarını zorunlu kılmıştır. Çünkü yeni ekonomik çağda iş hayatı sadece mesleki yeterlilikle sınırlı kalmamakta, sekreterlerin kişilik özellikleri de önemsenen faktörler olarak ön plana çıkartmaktadır (Uygur ve Koç, 2003:5).

(36)

Literatürde sekreterlerin sahip olması gereken özelikleri fiziksel, duyuşsal, mesleki bilgi ve beceri yönlerinden olmak üzere 3 temel başlıkta incelenmektedir.

2.2.4.1. Sekreterin Fiziksel Özellikleri

Sekreter çalıştığı şirketi hem içeri hem de dışarıda temsil ettiğinden alt ve üst düzeydeki birçok insanla diyalog kurmaktadır. Bu yüzden çalıştığı iş yerinde giyimi, kuşamı, temizliği ve kişisel bakımıyla, mesleğinin ciddiyetini ve vakarını en güzel şekilde temsil etmelidir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 47).

Sekreterin fiziksel yönden sahip olması gereken özellikler aşağıdaki gibi saymak mümkündür:

a) Temiz, Zevkli ve Sade Giyim Tarzı

Bireyin giydiği kıyafetler kişinin tarzını oluşturduğundan giyim tarzı sekreterin dikkat etmesi gereken özelliklerinden biridir. Giyim tarzı çevre koşullarından, inançlara, ekonomik durumlara kadar çeşitli etkenlere göre şekillenir (Sökmen ve Tarakçıoğlu, 2011:122). Sekreterin çalıştığı iş yerinde belirli giyinme kuralları varsa öncelikle ona dikkat edilmelidir. Böyle bir kural yoksa pahalıdan ziyade temiz, sade ve iş yerinin durumuna uygun giysiler seçilmelidir (Uygur ve Koç, 2003: 6).

b) Uygun Makyaj

Güzellik önce sağlıklı bir ciltle başlar. Sekreter cildine zarar vermeden hijyene dikkat ederek makyajını yapmalıdır. Makyaj güzel görünmek ya da çekici olmak için boyanmak olarak algılanmamalıdır. Mesleki görgü sahibi sekreterler çalışma masasında iş saatleri içerisinde kesinlikle makyaj yapmamalıdır (Göral, 2009:80)

c) Saç, Tırnaklar, Dişler

İnsanların birbirlerini itici bulmaları için bazen ufak ayrıntılarda gizlidir. Saçların bakımsız olması, tırnakların kirli ya da ojesi dökülmüş olması, dişleri fırçalanmamış sararmış dişler bir insan ilk izlenimde olumsuz puan almaktadır (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:47). Sekreterler de iş yerlerini temsil ettiklerinden temizlik ve bakımlarına dikkat etmelidirler.

(37)

d) Güler Yüz

İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu düşünülürse, iş yeri hakkından olumlu veya olumsuz izlenimler bırakabileceğinden sekreter daima güler yüzlü olmalıdır. Gülümsemesini bilmeyen bir sekreterin başarısız olması kaçınılmazdır. Güler yüz iletişimin daha kolay kurulmasına yardımcı olur (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:47).

2.2.4.2. Sekreterin Duyuşsal Özellikleri

Sekreterler iş yerinde birçok insanla iletişim içerisinde olduğundan birçok sorun ve değişik durumlarla karşılaşabilmektedir. Sekreter İş yerinde belirli sorunlar oluşmadan belirli duyuşsal özelliklere sahip olarak iş hayatında başarılı olabilir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 54).

Sekreterin duyuşsal yönden sahip olması gereken özellikleri aşağıdaki başlıklar altında incelemek mümkündür:

a) Sır Saklamak

Sekreterin yaptığı yazışmalar veya tanık olduğu konuşmalar içinde gizli kalması gereken bilgileri, projeleri veya yönetimle ilgili konuları duyabilir bu bilgileri kimseyle paylaşmamalıdır. Bu bilgilerin dışarıya sızması iş yerinde olumsuzlukların meydana gelmesine yol açabileceğinden sekreter gerekli konularsa sır saklamasını bilmelidir (Uygur ve Koç, 2003: 9).

b) Dedikodu Yapmamak

Dedikodu bir kimseyi yermek ve çekiştirmeye denilir. Dedikodunun hiçbir yararı olmamasına rağmen insana düşmen kazandırmak gibi olumsuzlukları vardır. Sekreterler iş yerlerinde kişiler ve davranışları hakkında dedikodu yapmamalı, başkaları hakkında ileri geri konuşmamaya dikkat etmelidir. İş yerinde yapılan dedikodular insanlar arasında iyi ilişkileri yıkabileceğinden kimsenin arkasından konuşmamaya dikkat etmek gerekmektedir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 55).

(38)

c) Alçakgönüllü Olmak

Alçakgönüllülük bir kişinin belirli bir mevki, kıdem ya da para açısından diğer kişilerden üstün olmasına rağmen bunu belirtecek davranışlardan kaçınması diğer insanlara yüksekten bakmamasıdır. Bir sekreter sosyal durumu, meslek alanındaki başarısı ne olursa olsun çevresindeki ilişkilere bunu yansıtmamayı bilmeli, iş arkadaşların keder ve mutluluklarına ortak olmalıdır. Alçakgönüllü sekreter dostça selamlaşmayı, teşekkür etmeyi gerektiği zaman özür dilemesini bilen sekreterdir (Başpınar, 1999:103-104).

d) Sabırlı ve Hoşgörülü Olmak

Sabır insanda var olan güzel huyları geliştirir. İnsana muhakeme gücü verip, ani kararlardan ve düşünmeden yapılan davranışlardan korur. Sekreter konumu dolayısıyla farklı unvanlarda ve farklı kişilik yapısında olan insanlarla iş ilişkisi içerisinde olduğundan sekreterin sabırlı ve hoşgörülü olması mesleğinde çok büyük yarar sağlar. Değişik yapıdaki insanlara karşı nasıl bir yaklaşım içerisinde olacağı sabırlı ve hoşgörülü olmasıyla yakından ilgilidir (Göral, 2009:86).

e) Yaratıcı Olmak

Kişinin çok yönlü olması araştırmaları severek yapması farklı fikirler üreterek bunları hayata geçirmesine yaratıcılık denir. Yeniliklere açık olmak yaratıcı olmakla yakından ilgili bir özelliktir. Sekreter çalışma alanındaki fikirlere açık olmalı, çalıştığı iş yeri ve departmanla ilgili iş yeriyle ilgili tüm gelişmeleri takip etmeli ve işlerini daha kolay yapmasını sağlayacak yeni tekniklere açık olması gerekmektedir (Uygur ve Koç, 2003:11).

f) Soğukkanlı Olmak

Soğukkanlı olmak beklenmeyen olaylar karşısında bilinci yitirmemek, öfke, telaş ve heyecana kapılmamak ve sakin davranmaktır. Birçok çalışan gibi sekreterlerde her gün çeşitli insanlarla karşılaşırlar. Bu insanlarla ilişkileri bazen istenilmeyen bir takım durumlar ortaya çıkarabilir. İyi bir sekreter öfkesine hâkim olup, soğukkanlılığını yitirmemelidir (Başpınar, 1999:104-105).

(39)

g) Kendine Güven Duyma

İnsanın bilgisi kendine güvenini arttıran temel faktörlerden biridir. Bu nedenle sekreter mesleğiyle ilgili ne kadar ne kadar çok bilgiye sahip olursa kendine güveni de o derece artar. Sekreterin kendine duyduğu güven iş yerinde verimlilik artışına da olumlu etkiler yaratabilir (Uygur ve Koç, 2003:10).

2.2.4.2. Sekreterin Mesleki Bilgi ve Beceri Özellikleri

Sekreterin bilgi ve beceri yönünden sahip olması gereken özellikleri aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

a) Türkçe’ yi çok iyi konuşup yazabilmek, b) Yabancı dil bilmek,

c) Sağlıklı insan ilişkilerini bilmek,

d) Büro otomasyon sistemlerini tanımak ve kullanımını bilmek, e) Yazışma ve raporlama tekniklerini bilmek,

f) Evrak yönetimi ve dosyalama bilgisine sahip olmak, g) Hızlı not alma özelliklerine sahip olmak,

h) Büro yönetimi tekniklerini bilmek,

ı) Protokol kurallarını bilmek (Altınöz, 2000: 15).

Sekreter bilgi ve beceri yönünden sıralanan özelliklere sahip olması sekreterin iş yaşamında daha etkili ve verimli olmasına yardımcı olur.

(40)

2.2.5. Sekreterlerin Sınıflandırılması

Teknolojinin giderek gelişmesi ve günümüz iş ortamında yeni iş kollarının oluşması mesleklerin özelliklerine göre farklı çalışma koşulları oluşturmaktadır.

İşte farklı koşulların gerektirdiği mesleki bilgi ve becerileri öğrenip uygulamak, yazışmaları düzenlemek, evrak ve dosya hazırlamak gibi büro faaliyetleri de farklı sekreterlik hizmetlerinin ortaya çıkmasına neden olmaktadır (Altınöz, 2000:2). Buna bağlı olarak, sektörlerdeki ve iş kollarındaki farklı uzmanlaşma alanları sekreterlerin de çeşitli şekilde sınıflandırılmasına sağlamaktadır (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:32).

Bu noktada en yaygın şekliyle günümüzde tanımlanan sekreterlik türleri kısaca aşağıdaki başlıklar altında ifade edilmiştir:

2.2.5.1. Yönetici Sekreter

Yönetici sekreter = yönetici sekreteri denklemi doğru değildir. Bu iki kavram birbirinden farklıdır. Yönetici sekreter işlerin akışını belirleyen, herhangi bir komuta maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getiren, yöneticisinin olmadığı zamanlarda veya olduğu zamanlarda etkinliğini ortaya koyarak bir yönetici gibi davranabilen kişidir. Bir işin yapılmasında yaratıcı düşünme becerisi sayesinde olayı planlayan ve yöneticisine sunan kişidir. Yönetici sekreteri ise; gerekli büro yeterliklerine sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilen, alınan karar ve sorumlulukları uygulayıp kendisine verilen otorite sınırları içerisinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır (Başpınar, 2007: 5).

2.2.5.2. Üst Düzey Yönetici Sekreter

Yöneticilerle örgütün iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kuran, örgütün stratejik kararlarıyla ilgilenen kişiye üst düzey yönetici sekreteri denir. Örgütün dış ve iç çevre unsurlarını analiz ederek örgütü dışarıdan ve içeriden etkileyen unsurlar

Şekil

Tablo 2.1 Teknik Lise Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi  (Hukuk, Ticaret ve Yönetici Sekreterliği Dalları-2012)
Tablo 2.2 Anadolu Meslek Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi  (Hukuk, Ticaret ve Yönetici Sekreterliği Dalları-2012)
Tablo 2.3 Anadolu Teknik Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi  (Hukuk, Ticaret ve Yönetici Sekreterliği Dalları-2012)
Tablo 2 4. Meslek Lisesi Büro Yönetimi Alanı Haftalık Ders Çizelgesi  (Hukuk, Ticaret ve Yönetici Sekreterliği Dalları-2012)
+7

Referanslar

Benzer Belgeler

Ardından  çocuklar  sırayla  parkura  çıkarılır.  İlk  hedef  noktasına  gelen  çocuk  yerdeki  antrenman  çanağının  üzerinde  yazan  üflemeli 

Sağlık statüsüne ilişkin göstergeler konusunda (özellikle kişi başı sağlık harcamaları bakımından) dördüncü kümede yer alan Türkiye ve Meksika’nın diğer

fıkrası uyarınca bilimsel, kültürel, istatistik, teknik, tıbbi, mali, hukuki ve benzeri uzmanlık alanlarında yasal olarak görüş verme yükümlülüğü bulunan kişi, birim ya

Şiir kişisini geçmişe götüren öz benlik, yani kedi, aynı zamanda geçmişe yapılan yolculukta şiir kişisinin ellerini tırmalamaktadır; ancak şiirde “tırmalayışın

2016-2017 Güz Döneminde Öğretime Başlayan Öğrencilerimiz İçin Uygulanacak Olan Eğitim Yönetimi ve Denetimi Yüksek Lisans Programı

1.İşletme 1 aralık tarihinde %18 kdv dahil ve peşin olmak üzere 5.900,- TL lik ticari malı Satıcı Can Alır dan veresiye olarak satın almıştır. 2.İşletme 2 aralık tarihinde

Bu verilere göre Türkçe öğretmenlerinin özel alan yeterliklerine sahip olma durumlarına yönelik olarak Türk Dili ve Edebiyatı Bölümü mezunları en yüksek, ankette

Formal aile destek sistemlerinin, ailelerin gereksinimlerini karşılamada yetersiz kalması Ekonomik düzeyi düşük ailelerin, eğitim ve sosyal destek gereksinimleri. (Güler