Sekreterin Genel Özellikleri

Günümüz iş hayatındaki gelişmeler sekreterlik mesleğinde de bir takım değişmeler ve gelişmeler meydana getirerek, sekreterlere bir takım özellik ve niteliklere sahip olmalarını zorunlu kılmıştır. Çünkü yeni ekonomik çağda iş hayatı sadece mesleki yeterlilikle sınırlı kalmamakta, sekreterlerin kişilik özellikleri de önemsenen faktörler olarak ön plana çıkartmaktadır (Uygur ve Koç, 2003:5).

Literatürde sekreterlerin sahip olması gereken özelikleri fiziksel, duyuşsal, mesleki bilgi ve beceri yönlerinden olmak üzere 3 temel başlıkta incelenmektedir.

2.2.4.1. Sekreterin Fiziksel Özellikleri

Sekreter çalıştığı şirketi hem içeri hem de dışarıda temsil ettiğinden alt ve üst düzeydeki birçok insanla diyalog kurmaktadır. Bu yüzden çalıştığı iş yerinde giyimi, kuşamı, temizliği ve kişisel bakımıyla, mesleğinin ciddiyetini ve vakarını en güzel şekilde temsil etmelidir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 47).

Sekreterin fiziksel yönden sahip olması gereken özellikler aşağıdaki gibi saymak mümkündür:

a) Temiz, Zevkli ve Sade Giyim Tarzı

Bireyin giydiği kıyafetler kişinin tarzını oluşturduğundan giyim tarzı sekreterin dikkat etmesi gereken özelliklerinden biridir. Giyim tarzı çevre koşullarından, inançlara, ekonomik durumlara kadar çeşitli etkenlere göre şekillenir (Sökmen ve Tarakçıoğlu, 2011:122). Sekreterin çalıştığı iş yerinde belirli giyinme kuralları varsa öncelikle ona dikkat edilmelidir. Böyle bir kural yoksa pahalıdan ziyade temiz, sade ve iş yerinin durumuna uygun giysiler seçilmelidir (Uygur ve Koç, 2003: 6).

b) Uygun Makyaj

Güzellik önce sağlıklı bir ciltle başlar. Sekreter cildine zarar vermeden hijyene dikkat ederek makyajını yapmalıdır. Makyaj güzel görünmek ya da çekici olmak için boyanmak olarak algılanmamalıdır. Mesleki görgü sahibi sekreterler çalışma masasında iş saatleri içerisinde kesinlikle makyaj yapmamalıdır (Göral, 2009:80)

c) Saç, Tırnaklar, Dişler

İnsanların birbirlerini itici bulmaları için bazen ufak ayrıntılarda gizlidir. Saçların bakımsız olması, tırnakların kirli ya da ojesi dökülmüş olması, dişleri fırçalanmamış sararmış dişler bir insan ilk izlenimde olumsuz puan almaktadır (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:47). Sekreterler de iş yerlerini temsil ettiklerinden temizlik ve bakımlarına dikkat etmelidirler.

d) Güler Yüz

İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu düşünülürse, iş yeri hakkından olumlu veya olumsuz izlenimler bırakabileceğinden sekreter daima güler yüzlü olmalıdır. Gülümsemesini bilmeyen bir sekreterin başarısız olması kaçınılmazdır. Güler yüz iletişimin daha kolay kurulmasına yardımcı olur (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009:47).

2.2.4.2. Sekreterin Duyuşsal Özellikleri

Sekreterler iş yerinde birçok insanla iletişim içerisinde olduğundan birçok sorun ve değişik durumlarla karşılaşabilmektedir. Sekreter İş yerinde belirli sorunlar oluşmadan belirli duyuşsal özelliklere sahip olarak iş hayatında başarılı olabilir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 54).

Sekreterin duyuşsal yönden sahip olması gereken özellikleri aşağıdaki başlıklar altında incelemek mümkündür:

a) Sır Saklamak

Sekreterin yaptığı yazışmalar veya tanık olduğu konuşmalar içinde gizli kalması gereken bilgileri, projeleri veya yönetimle ilgili konuları duyabilir bu bilgileri kimseyle paylaşmamalıdır. Bu bilgilerin dışarıya sızması iş yerinde olumsuzlukların meydana gelmesine yol açabileceğinden sekreter gerekli konularsa sır saklamasını bilmelidir (Uygur ve Koç, 2003: 9).

b) Dedikodu Yapmamak

Dedikodu bir kimseyi yermek ve çekiştirmeye denilir. Dedikodunun hiçbir yararı olmamasına rağmen insana düşmen kazandırmak gibi olumsuzlukları vardır. Sekreterler iş yerlerinde kişiler ve davranışları hakkında dedikodu yapmamalı, başkaları hakkında ileri geri konuşmamaya dikkat etmelidir. İş yerinde yapılan dedikodular insanlar arasında iyi ilişkileri yıkabileceğinden kimsenin arkasından konuşmamaya dikkat etmek gerekmektedir (Tengilimoğlu ve Köksal, 2009: 55).

c) Alçakgönüllü Olmak

Alçakgönüllülük bir kişinin belirli bir mevki, kıdem ya da para açısından diğer kişilerden üstün olmasına rağmen bunu belirtecek davranışlardan kaçınması diğer insanlara yüksekten bakmamasıdır. Bir sekreter sosyal durumu, meslek alanındaki başarısı ne olursa olsun çevresindeki ilişkilere bunu yansıtmamayı bilmeli, iş arkadaşların keder ve mutluluklarına ortak olmalıdır. Alçakgönüllü sekreter dostça selamlaşmayı, teşekkür etmeyi gerektiği zaman özür dilemesini bilen sekreterdir (Başpınar, 1999:103-104).

d) Sabırlı ve Hoşgörülü Olmak

Sabır insanda var olan güzel huyları geliştirir. İnsana muhakeme gücü verip, ani kararlardan ve düşünmeden yapılan davranışlardan korur. Sekreter konumu dolayısıyla farklı unvanlarda ve farklı kişilik yapısında olan insanlarla iş ilişkisi içerisinde olduğundan sekreterin sabırlı ve hoşgörülü olması mesleğinde çok büyük yarar sağlar. Değişik yapıdaki insanlara karşı nasıl bir yaklaşım içerisinde olacağı sabırlı ve hoşgörülü olmasıyla yakından ilgilidir (Göral, 2009:86).

e) Yaratıcı Olmak

Kişinin çok yönlü olması araştırmaları severek yapması farklı fikirler üreterek bunları hayata geçirmesine yaratıcılık denir. Yeniliklere açık olmak yaratıcı olmakla yakından ilgili bir özelliktir. Sekreter çalışma alanındaki fikirlere açık olmalı, çalıştığı iş yeri ve departmanla ilgili iş yeriyle ilgili tüm gelişmeleri takip etmeli ve işlerini daha kolay yapmasını sağlayacak yeni tekniklere açık olması gerekmektedir (Uygur ve Koç, 2003:11).

f) Soğukkanlı Olmak

Soğukkanlı olmak beklenmeyen olaylar karşısında bilinci yitirmemek, öfke, telaş ve heyecana kapılmamak ve sakin davranmaktır. Birçok çalışan gibi sekreterlerde her gün çeşitli insanlarla karşılaşırlar. Bu insanlarla ilişkileri bazen istenilmeyen bir takım durumlar ortaya çıkarabilir. İyi bir sekreter öfkesine hâkim olup, soğukkanlılığını yitirmemelidir (Başpınar, 1999:104-105).

g) Kendine Güven Duyma

İnsanın bilgisi kendine güvenini arttıran temel faktörlerden biridir. Bu nedenle sekreter mesleğiyle ilgili ne kadar ne kadar çok bilgiye sahip olursa kendine güveni de o derece artar. Sekreterin kendine duyduğu güven iş yerinde verimlilik artışına da olumlu etkiler yaratabilir (Uygur ve Koç, 2003:10).

2.2.4.2. Sekreterin Mesleki Bilgi ve Beceri Özellikleri

Sekreterin bilgi ve beceri yönünden sahip olması gereken özellikleri aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

a) Türkçe’ yi çok iyi konuşup yazabilmek, b) Yabancı dil bilmek,

c) Sağlıklı insan ilişkilerini bilmek,

d) Büro otomasyon sistemlerini tanımak ve kullanımını bilmek, e) Yazışma ve raporlama tekniklerini bilmek,

f) Evrak yönetimi ve dosyalama bilgisine sahip olmak, g) Hızlı not alma özelliklerine sahip olmak,

h) Büro yönetimi tekniklerini bilmek,

ı) Protokol kurallarını bilmek (Altınöz, 2000: 15).

Sekreter bilgi ve beceri yönünden sıralanan özelliklere sahip olması sekreterin iş yaşamında daha etkili ve verimli olmasına yardımcı olur.