Satın Alma Yönetimi

Satın alma yönetimi, tedarikçi ilişkilerini yönetmek için gereken tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Organizasyon içindeki ve organizasyon ile tedarikçiler arasındaki satın alma sürecini yapılandırmaya ve sürekli geliştirmeye odaklanmaktadır. Bu nedenle satın alma yönetimi hem dahili hem de harici bir bakış açısıdır. Satın alma yönetiminin temelindeki anlayış, tedarikçilerin müşterileri tarafından yönetilmedikleri sürece müşteri ilişkilerinin tedarikçiler tarafından yönlendirileceği yönündedir.

Satın alma yönetimi tedarik zinciri yönetiminin bir parçasıdır. Tedarik zinciri yönetimi kavramı, şirketteki son kullanıcıların beklentilerinin karşılanması amacıyla tüm tedarikçilerin ürünlerinin ve hizmetlerinin akışı ve dönüşümü ile ilgili tüm faaliyetlerin, bilginin ve finansal kaynakların yönetimi olarak tanımlanabilir. Tedarik zinciri yönetimi, tüm lojistik faaliyetleri kapsaması bakımından satın alma yönetimine göre farklılık gösterir. Buna ek olarak, öncelikli tedarikçilerden başka, diğer tedarikçiler ile olan ilişkilerin de yönetilmesini gerektirmektedir.

Satın alma politikaları ve stratejileri şirketin genel finansal hedefleri ve ürün/pazar stratejileri üzerine yapılandırılmalıdır. Satın alma ve tedarik yönetiminde birbirini izleyen aşağıdaki adımlar izlenmektedir.

75 • _{Satın alma ve pazar araştırması}

• _{Satın alma ve tedarik hedeflerinin belirlenmesi} • _{Stratejinin belirlenmesi}

• _{Aksiyon planlaması}

• _Uygulama

• _{Kontrol ve değerlendirme}

Satın alma yönetim süreci şematik olarak Şekil 3.7’de gösterilmektedir.

Satınalma hedefleri

Satınalma (pazar) araştırması

Kontrol/Denetim ve Değerlendirme Lojistik talimatları Kalite talimatları Fiyatlandırma talimatları Tedarikçi talimatları Đletişim Talimatların uygulanması Satınalma planlaması Satınalma stratejisi

Şekil 3.7 : Satın alma yönetimi süreci [20]

3.5.1. Satın alma ve pazar araştırması

Satın alma ve pazar araştırması, şirketin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını güvenceye almak için ürünlerin ve hizmetlerin arz ve talebini etkileyen tüm ilgili etkenlerin sistematik çalışmasını kapsamaktadır.

Pazar araştırması öncelikle satın alma politikalarını desteklemek ve karar vermeye yardımcı olmak için kullanılır; satın alma sorumlularının veya yönetimin daha iyi karar vermesini sağlayacak verileri ve alternatifleri oluşturur. Pazar araştırması hem

76

iç hem de dış odaklı olabilir. Tedarikçi çalışmaları, pazar çalışmaları ve hammadde maliyet ve fiyat analizleri iç odaklı pazar araştırmalarına örnek olarak gösterilebilir. Dış odaklı pazar araştırmaları ise şirketin satın alma portföyü analizi, stok tutma ile ilgili maliyetler ve alınan hammaddenin kalite maliyeti olarak örneklendirilebilir.

3.5.2. Satın alma ve tedarik hedefleri, stratejisi ve planlaması

Satın alma hedefleri, şirketin genel hedeflerini temel almak üzere, maliyet düşürülmesi, tedarikçi zemininin azaltılması, ürün kalitesinin geliştirilmesi, teslimat süresinin kısaltılması gibi konularla ilgilenmektedir. Bu amaçlar doğrultusunda şirket satın alma faaliyetlerini ve tedarikçi ilişkilerini yönetir. Satın alma ve tedarik hedeflerine paralel olarak satın alma yönetimi, faaliyet için farklı alanlara odaklanabilir. Kaynak politikası, doğrudan alıma karşı dolaylı alım, al veya yap analizi, satın alma ve diğer işlevsel alanlar arası entegrasyon, satın alma bilgi ve kontrol sistemi yapılandırılması, merkezi veya merkezi olmayan satın alma ve standardizasyon bu alanlara örnek olarak gösterilebilir.

Tedarikçi stratejileri bakımından önemli kararların verilmesi gereklidir. Her bir ürün kategorisi için kaç tedarikçi gerekli olduğu; hangi ürün grupları için tedarikçi sayısının artırılması veya azaltılması gerektiği; sürdürülecek ilişkinin ortaklığa mı yoksa rekabetçi teklife mi dayanacağı; hangi ürünler için küresel, hangi ürünler için yerel tedarikçilerle çalışılması gerektiği gibi kararlar stratejik olarak büyük önem taşımaktadır.

3.5.3. Satın alma politikasının uygulanması

Satın alma ve tedarik politikasını uygularken düşünülmesi gereken önemli noktalar tedarik, ürün ve tedarikçi kalitesi, hammadde maliyeti ve fiyatları, tedarikçi politikası ve iletişim politikasıdır.

• _{Tedarik: Tedarik, hem sipariş sürecinin hem de gelen ürün veya hizmet} akışının optimizasyonunu hedefler. Satın alma siparişi yürütmesi satın alma taleplerini, siparişin işlenmesini ve hızlandırılmasını ve bilgisayar destekli etkili sipariş rutinlerini ele almayı gerektirir.

• _{Ürün ve tedarikçi kalitesi: Bu görüşün merkezinde ürün veya hizmetin} özellikleri vardır. Buradaki iki önemli nokta satın almanın tasarım ve ürün geliştirmeye erken müdahalesi ile ürün ve tedarikçi kalite performansını

77

geliştirmesidir. Her iki alana da katkıda bulunacak etkinlikler arasında alınan ürün veya hizmetlerin standartlaştırılması, kalitenin geliştirilmesi, giderek uzayan kalıcı garanti şartları üzerinde anlaşılması ve değer analizi alanında özel programlar başlatmak sayılabilir.

• _{Ürün maliyet politikası: Maliyet politikasının iki farklı amacı bulunmaktadır;} birincisi tedarikçilerin haksız fiyat yükseltmelerini engelleyecek biçimde ürün ve hizmet maliyetinin ve fiyatlarının kontrolünü sağlamaktır. Đkinci amaç ise, ortak hazırlamış planlar çerçevesinde sistematik olarak tedarikçilerin sunmuş oldukları ürün veya hizmetin maliyetini düşürmektir. Her iki amacı da yerine getirebilmek için tedarikçinin fiyat politikasının ve maliyet yapısının tam olarak bilinmesi gerekmektedir.

• _{Tedarikçi politikası: Tedarikçi politikası şirketin tedarikçi altyapısının} sistematik yönetimi üzerine odaklanır. Đlk olarak, hangi ürün veya hizmetler için çoklu kaynak stratejisi izlenmesine veya tek kaynaklı ya da ortaklı ilişkiye gidilmesine karar verilir. En iyi performansı gösteren tedarikçiler gelecekte daha fazla işle ödüllendirilmelidirler. Gelecekteki işbirliği için hedefler ve muhtemel projeler dikkatlice belirlenmelidir. Şirketin beklentilerinde sürekli başarısızlık gösteren tedarikçilerle ilişkiler sonlandırılmalıdır. Bu gibi kararlar tedarikçinin geçmişte nasıl performans gösterdiğini bildiren detaylı verilere dayanarak verilmelidir ve dikkatlice uygulanmalıdır.

• _{Đletişim politikası: Şirketin satın alma politikalarının şirket içine ve} tedarikçilere bildirilmesi gerekmektedir. Satın alma süreçlerinde iç haberleşmenin önemi büyüktür, bu nedenle eksiksiz olarak sağlanması gerekmektedir. Şirket içi intranet ile bu iletişimin sağlanması sıklıkla uygulanan bir yöntemdir. Sonraki adımda, tercih edilen tedarikçilerin, iç kullanıcıların elektronik katalogdan doğrudan sipariş verebildikleri intranete erişiminin sağlanmasıdır. Satın alma yönetiminde dahili ve harici haberleşme imkanları önceki dönemlere kıyasla büyük gelişme göstermiştir.

3.5.4. Kontrol, denetleme ve değerlendirme

Satın alma yönetimi, planlanan faaliyetlerin ve sonuçların finansal kaynaklar dahilinde gerçekleştirilmesinden sorumludur. Satın alma faaliyetleriyle elde edilmiş asıl performans ve kazanımlar periyodik olarak kontrol edilmelidir. Çoğu zaman

78

satın alma faaliyetleriyle gerçekleştirilen tasarruf ve maliyet azaltılması hakkında raporlar gerekmektedir. Tedarikçilerin performansının da, satıcı performansı raporları aracılığıyla periyodik olarak kontrol edilmesi gerekmektedir. Yöneticilerin genel satın alma performansını değerlendirebilmesi amacıyla bu konular yönetime sürekli rapor edilmelidir.

Şekil 3.7’de gösterildiği gibi, satın alma yönetim süreci aslında kapalı bir döngüdür. Döngüde yer alan her öğeye yeterince önem gösterilmesi gerekmektedir, aksi halde faaliyetler kontrol dışına çıkar. Satın alma yönetiminde amaç ve hedefler net bir şekilde belirlenmeli ve detaylı aksiyon planlarına dönüştürülmelidir. Bu şekilde davranılmaması durumunda satın alma faaliyetleri net bir yol gösteremez, çalışanların sorumluluk alanları konusunda anlaşılmazlıklar doğar.

Ek olarak yönetim raporlama yapısına özen gösterilmesi gerekmektedir. Raporlamada yaşanacak eksikler yöneticilerin, satın almanın şirkete olan katkılarını yeterince anlamamalarına neden olur. Çoğu şirkette söz konusu satın alma yönetim süreci kötü yapılandırıldığı için şirketlerdeki satın alma yapısı profesyonellikten uzaktır. Bu nedenle satın alma ve tedarik yönetimi ile ilgili birçok sorun, satın alma sorumlularını ilgilendirmekten çok yönetimi ilgilendirir hale gelmiştir [20].

3.6. Satın Alma Performansı Yönetimi