Satın Alma Performansı Yönetimi

Organizasyonlarda tüm birimlerin şirkete yaptığı katkılar, performans ölçümü ile değerlendirilmektedir. Bu değerlendirmenin amacı, ilgili birimin hangi noktada olduğunun tespiti ve performansının yükseltilmesi için nasıl bir yol izleneceğinin planlanmasıdır. Satın alma departmanı için de benzer bir yaklaşım söz konusudur. Satın alma departmanı, organizasyondaki diğer bölümlerle koordineli çalışması ve her organizasyonel yapıda kapsamının farklı tanımlanması nedeniyle performans ölçüm parametreleri çok net değildir. Bu sebeple performans değerlendirmesi yapılırken ölçüm kriterleri önceden belirlenmesi ve bu doğrultuda ölçüm yapılması gerekmektedir. Satın alma verimliliği ve satın alma etkinliği departmanın performansını etkileyen en önemli iki faktördür.

Satın alma verimliliği, amaçların gerçekleşmesi için harcanan kaynakların, planlanan kaynak sarfiyatından ne kadar saptığını göstermektedir. Satın alma etkinliği ise

79

izlenen bir plan doğrultusunda amaçların ne derece gerçekleştirildiğini göstermektedir ve satın almanın beş doğrusu ile ilgilidir. Bu iki faktör ele alındığında, satın alma performansı, şirketin en az kaynakla amaçları gerçekleştirme yeteneği olarak açıklanmaktadır [20].

Satın alma ve tedarik süreci performansı ile ilgili olarak kısaca tedarikçi ilişkilerinin değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu noktada, tedarikçi sayısının optimum miktarda tutulması ve mümkün olduğunda organizasyona en yakın bölgelerdeki tedarikçilerin kullanılması, tedarikçilerin üretim kapasiteleri, mali durumları, kalite ve hizmet anlayışları gibi anlayışlarının değerlendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca uygun görülen tedarikçiler ile uzun süreli sözleşmelerin yapılması satın alma performansını olumlu olarak etkileyecektir [34].

Satın alma performansının yönetilebilmesi için, süreç performansının ölçülmesi ve değerlendirilmesi gerekir. Süreç performansı, önceki dönemlerdeki koşulların benzerliğinden yola çıkarak performans sonuçlarına bakma, finansal analiz ve oranlar yardımıyla bütçe performansının belirlenmesi ve endüstri verileri yardımıyla rakip organizasyonlar ile benchmark gibi yöntemler ile ölçülebilmektedir [35].

3.6.2. Satın alma performansını değerlendirme kriterleri

Satın alma faaliyetlerinin yönetimi ve değerlendirmesi, fiyat/maliyet, ürün/kalite, lojistik ve organizasyonel olmak üzere 4 temel boyutta incelenmektedir. Fiyat/maliyet, ürün/kalite ve lojistik boyutları, satın alma verimliliğini

değerlendirmede, organizasyonel boyut ise satın alma performansını

değerlendirmede kullanılmaktadır.

3.6.2.1. Fiyat/maliyet boyutu

Bu boyut, ürün ve hizmet için ödenen standart ile uygulamadaki fiyatlar arasındaki ilişkiyi göstermektedir. Fiyat/maliyet kontrolü ve fiyat/maliyet düşürme arasındaki fark aşağıdaki gibidir:

• _{Fiyat/maliyet kontrolü, tedarikçilerin belirledikleri fiyatları ve fiyatlardaki} artışları izleyip değerlendirmektir. Burada asıl amaç satın alma fiyatlarını kontrol edebilmek, izlemek ve kontrolden çıkmasını önlemektir.

• _{Fiyat/maliyet düşürme, satın alınan malzeme ve hizmetlerin maliyetini} düşürmek için başlatılan faaliyetlerin sürekli olarak izlenmesi ve

80

değerlendirilmesi ile ilgilidir. Asıl amaç maliyet düşürmek için ortaya koyulan faaliyetlerin takip edilmesidir.

3.6.2.2. Ürün/kalite boyutu

Ürün/kalite boyutu, satın almanın yeni ürün geliştirmedeki ve toplam kalite yönetimindeki rolü olarak iki farklı kısımda incelenmektedir.

• _{Satın almanın yeni ürün geliştirmedeki rolü, satın almanın inovasyona olan} katkısını göstermektedir. Şirketin yeni ürün planlarının hedeflenen maliyet ve zamanlama bakımından satın alma ve tedarikçiler de dahil olmak üzere tüm departmanlarca görüşülmesi önemlidir.

• _{Satın almanın toplam kalite yönetimindeki rolü, satın almanın kalite} yönetimine olan katkısını göstermektedir. Đlgili bölümünün ürün özelliklerini belirlemesinin ardından sipariş edilen ürünlerin tesliminin sağlanması satın almanın sorumluluğundadır. Amaç, şirketin tedarikçilerden kusursuz malzeme akışını ne derece güvenceye alabileceğini belirtmektedir.

3.6.2.3. Lojistik boyutu

Üçüncü temel boyut, satın almanın, tedarik edilen ürün ve hizmetlerin gelir akışına katkısıdır. Bu alanda belirlenmesi ve kontrol edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bu noktalar iç müşteri tarafından siparişin zamanında ve doğru olarak iletilmesi, tedarikçilerin sipariş edilen ürünleri zamanında teslim etmesi ve teslim edilen ürünün siparişteki miktarlara uygunluğudur.

Lojistik boyut çerçevesinde tedarikçi değerlendirmesinin de yapılması gerekmektedir. Tedarikçi değerlendirmesi, tedarikçi performansını kalite ve teslimat güvenilirliği bakımından geliştirmek ve izlemek için kullanılan bir tekniktir.

3.6.2.4. Organizasyonel boyut

Organizasyonel boyut, satın alma fonksiyonunun amaçlarına ve hedeflerine ulaşmak için kullandığı başlıca kaynakları kapsamaktadır. Bu kaynaklar:

• _{Satın alma personeli: Satın alma personelinin altyapısı, seviyesi, eğitimi,} gelişmesi ve motivasyonu ile ilgilidir.

• _{Satın alma yönetimi: Satın alma departmanının yönetim şekliyle ilgilidir.} Satın alma stratejilerinin, aksiyon planlarının ve raporlama prosedürlerinin

81

kalitesini ve uygunluğunu kapsamaktadır. Bunların dışında, yönetim tarzını ve iletişim yapısını da içermektedir.

• _{Satın alma prosedürleri ve ilkeleri: Bu kaynak, satın alma personeli ve} tedarikçilerin, işin en verimli şekilde yapıldığından emin olmaları için prosedürlerin ve çalışma talimatlarının uygunluğunu kapsamaktadır.

• _{Satın alma bilgi sistemleri: Satın alma personelini ve diğer çalışanları günlük} faaliyetlerinde desteklemek ve satın alma faaliyetleri ve performansı üzerine yönetim bilgisi oluşturmak için gerekli olan bilgi sistemlerini geliştirmeye harcanan çaba ile ilgilidir.

Herhangi bir satın alma organizasyonunun kapsamlı değerlendirmesi amacıyla her bir boyut üzerine hem bireysel hem de kolektif olarak odaklanmalıdır. Bu nedenle satın almada kapsamlı performans ölçümü sistemi, verimliliği oldu kadar etkililiği de izlemelidir.

Yukarıda bahsedilen dört boyutun tamamı karşılıklı ilişkileri içermektedir. Fiyat odaklı çalışmalarda satın alma bölümünün fiyatları düşürmek için tedarikçiyi gereğinden fazla zorlaması, satın alınan ürün ve hizmet kalitesini olumsuz şekilde etkileyebilmektedir. Bu durumun tersi de mümkün olup, kusursuz kaliteye duyulan gereksinim, yüksek fiyatlarla sonuçlanabilmektedir [20].

3.7. Satın Alma ve Risk Yönetimi