Süreçlerin sınıflandırılması

Temel Süreçler: Bu süreçler operasyonel süreçler olarak da tanımlanabilir. Müşterilerden gelen talepler doğrultusunda başlayıp ürün ya da hizmet oluşturulmasına kadar giden süreçlerdir. Temel süreçler pazarı ve müşteriyi anlar, ürün/hizmet tasarlar, üretir ve satar.

Destek Süreçleri: Temel süreçleri destekleyen, kaynakların optimum kullanılması amacıyla oluşturulmuş süreçlerdir. Finansal kaynakları bilgi ve insan kaynaklarını yönetir.

Yönetim Süreçleri: Yönetim süreci, belirlenen amaçlara başkaları aracılığı ile ulaşma veya başkalarına iş gördürme etkinliklerinin toplamıdır. Yönetim süreçlerini oluşturan unsurlar hakkında çok değişik görüşler vardır. Bunlardan birini savunan Luther Gullick ‘e göre yönetim süreçleri aşağıdaki kısımlardan oluşur [22]:

• Planlama: İstenen amaca ulaşmak için yapılması gereken her türlü işin kullanılacak her türlü programın önceden belirlenmesi demektir.

• Örgütleme: Kurumdaki yetkili ve sorumlular ile alt güdümlerin belirlenmesi ve düzenlemesidir.

• Personel Alma: Her türlü personelin işe alınması ve onlara gerekebilecek uygun ortam ve malzemelerin hazırlanmasıdır.

• Yöneltme: Alınan kararları emirlere dönüştürüp iş görenlere uygulatma olarak tanımlanabilir. T E D A R İK Ç İL E R M Ü Ş T E R İ SÜREÇ GİRDİ ÇIKTI

• Koordinasyon: Yapılan işlerin birbirleriyle ilişkilendirilmesidir.

• Bilgi Verme: Alınan her türlü kararın ve yapılan işlerin daha üst konumdaki kişi ve yöneticilere anlatılmasıdır.

• Bütçeleme: Yapılan işler için gereken mali kaynakların planlanması ve muhasebesidir.

2.1.6 Süreç ilişkileri

Her bir süreci oluşturan başlangıç ve bitiş noktaları vardır. Bu noktaların çeşitli dönüşümlere uğramasıyla süreç meydana gelir. Başlangıç ve bitiş noktalarının yanında dönüşüm esnasında sürece etkileyen girdiler ve dönüşüm sonrasında çevreyi etkileyen çıktılar da süreç ilişkilerini gösteren değerlerdir. Başlangıç ve bitiş noktaları başlangıç ve bitiş sınırları adını alırken, girdiler üst sınır çıktılar da alt sınır olarak tariflenir.

2.2 Süreç Hiyerarşisi

Süreçlerin büyüklükleri göz önüne alınarak kimi büyük süreçlerin daha iyi anlaşılıp, daha iyi gerçekleştirilebilmesi için süreçler çeşitli kademelere ayrılır. Bu kademelendirme işlemi süreçlerin kapsamlarına bakılarak, kapsamı en geniş olan süreçten başlanmak suretiyle gerçekleştirilir. Tüm bu kademelendirme işlemi süreç hiyerarşisi adını alır.

Ana Süreçler: Süreci oluşturan işin sonuçlara üzerinde doğrudan büyük bir etkiye sahip olan süreçlerdir. Bu tip süreçler doğan bir ihtiyaçla başlar ve o ihtiyacın müşteriyi tatmin eder bir sonuca ulaşmasıyla son bulur [19] .

Süreçler: Ana süreçleri oluşturan, birbirleriyle ilişki içinde olan süreçlerdir. Alt Süreçler: Süreçleri oluşturan faaliyetlerdir.

Süreç Adımları: Alt süreçleri oluşturan aynı fonksiyon içinde yer alan faaliyetlerdir.

Şekil 2.6 : Süreç hiyerarşisi [23].

Her ürün veya hizmet bir süreç sonucu ortaya çıkmaktadır. Yönetsel organizasyonlarda gerçekleşen tüm işler bir sürecin parçasıdır ve gereğidir. Ürün veya hizmetin oluşturulduğu sektör her ne olursa olsun belli bir sürecin parçası olması veya içerisinde süreci barındırması kaçınılmazdır.

Süreçler küçük ve basit yapıda olabileceği gibi kapsamlı ve karmaşık da olabilirler. Bir fonksiyonun içinde başlayıp biten süreçler olabileceği gibi, ürünü ve hizmeti aynı anda yaratan tüm zinciri kapsayan süreçler de olabilir. Bu nedenle bir organizasyondaki süreçler en üstten en alta doğru bileşenlerine ayrılarak hiyerarşik olarak sıralanırlar.

2.2.1 Ana süreçler

Ana süreçler, şirketin elde ettiği “emel performans sonuçlarını”, “müşteri-çalışanlar ve toplumla ilgili sonuçları” doğrudan etkileme kabiliyeti olan temel süreçlerdir. Ana süreçler iş, destek ve yönetim ana süreçleri olmak üzere üçe ayrılır. Doğrudan müşteriye hizmet eden süreçlere “Ana İş Süreçleri” denir. Müşteri ve pazarı anlama, müşteri ilişkileri yönetimi gibi süreçler iş süreçlerine birer örnektir.

İş ana süreçlerini destekleyen süreçler ise “Ana Destek Süreçleri” oluşturmaktadır. Örneğin insan kaynaklarının yönetimi, finansal kaynakların yönetimi gibi süreçler destek süreçlerdir. Yönetim süreçleri ise iş ve destek süreçlerini çevreleyen ve yönetsel anlamda onları besleyen süreçlerdir.

Ana süreçler, her durumda birimler arası ve/veya şirketler arası süreçlerdir. İçinde bulunulan pazarda oluşan bir ihtiyaçla ve ihtiyacın giderilmesi ve tatmini ile son bulur.

Ana süreçler, İçinde bulunulan endüstriyel sektör ve iş alanında rekabette üstünlük ve başarı sağlanabilmesi için kritik süreçlere verilen addır. Ana süreçler, her durumda fonksiyonlar arası süreçlerdir [1]. İnşaat proje yönetiminin de temelini oluşturan bu kuramdan yola çıktığımızda proje yaşam döngüsü de İnşaat Proje Yönetimi açısından bir ana süreç niteliğindedir.

2.2.2 Süreçler

Süreçler, karşılıklı ilintili ve etkileşimli süreçlerden oluşmaktadırlar. Süreçler, bir organizasyonel birim içinde başlayıp bitebileceği gibi birimler arası niteliğe de sahip olabilir.

Ana süreçler, genellikle dış müşteride başlayıp dış müşteride biten, karşılıklı ilintili ve etkileşimli belli başlı “süreçler”den oluşur. Ancak buna ilave olarak Süreçler, bireysel ve fonskiyonlararası olabilir.

2.2.3 Alt süreçler

Özellikle büyük organizasyonlarda; bireysel süreçler genellikle şirket içinde başlayıp biten, iki veya daha fazla fonksiyonu kapsayan ve önemli çıktılara sahip alt süreçleri içerir.

2.2.4 Süreç aktiviteleri

Alt süreçler altında bir fonksiyon içinde başlayıp biten küçük ve basit süreçleri, bir veya birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilen görevleri ve görevlerin yerine getirilmesi için gerekli faaliyetleri yani inşaat sektöründe “Aktivite” olarak nitelendirdiğimiz iş kalemlerini içerir.

2.3 Süreçlerin Sınıflandırılması

Süreçler, kuruluşlar için önem düzeylerine göre sınıflandırılabilir. Herhangi bir organizasyonun misyonunu yerine getirmesine yönelik olarak gerçekleştirilen süreçler “önemli süreçler” olarak adlandırılabilir. Süreçler ayrıca basit ya da karmaşık olarak da sınıflandırılabilir. Örneğin, parça siparişi verme sürecinin herhangi bir malzemeyi tedarik etme sürecinden daha basit olduğu söylenebilir. Süreçler, genel olarak operasyonel süreçler, destek süreçler ve yönetim süreçleri olmak üzere üç kategoride sınıflandırılmaktadır.

2.3.1 Operasyonel süreçler

Operasyonel süreçler, doğrudan kuruluşun dış müşterilerinden gelen talep üzerine başlayan ve dış müşteriye bir ürün ya da hizmet sunulmasını sağlayan süreçlerdir. Süreç ekipleri, çeşitli iç ve dış geri besleme mekanizmaları ve kuruluşa özgü Vizyona Doğru Yönetim (VDY) sistematiği doğrultusunda belirlenmiş olan kalite, zaman ve maliyet hedeflerinin gerçekleştirilmesi için sürekli iyileştirme çalışmaları ile mükemmelliği arar.