Proje Yönetimi İçin Geliştirilen Standartlar 15

Dünya genelinde gerçekleştirilen projelerin, büyük çaplı programların ve birçok projenin toplandığı portföylerin sayısı artmaktadır. Artan projelerle beraber, özellikle geçtiğimiz otuz yıl boyunca proje yönetimi bir disiplin olarak gözle görülür bir biçimde ilerlemiştir. Bu sürede farklı alanlarda çok çeşitli projeler profesyonelce yönetilmiştir. Geçmişte proje yönetimi sadece savunma ve inşaat projelerinde kullanılan bir uzmanlık olarak kabul edilirken, günümüzde bilişimden gıda sektörüne kadar neredeyse her alanda etkin hale gelmiştir. Proje yönetiminin yaygınlaşması ile beraber, bu konuda oluşan beklentiler ve sorular da çoğalmıştır:

• Proje yönetimi bir proje için neden gereklidir?

• Profesyonel proje yönetim araçları ve yöntemleri nelerdir? • Proje yönetiminin kalitesini neler belirler?

• Projenin veya projenin bir parçasının sorumluluğunu üstlenen yöneticinin sahip olması gereken yetkinlikler neler olmalıdır?

Bu sorulara, proje yönetiminin cevap verebilmesi için proje yöneticisinin yaptığı işi çok net olarak tanımlayabilen standartlara ve rehberlere ihtiyacı vardır. Bu yüzden profesyonel proje yönetim standartları, proje yönetiminde doğru uygulamaları sağlamak için gereken temel terimleri, görevleri, uygulamaları, işlevleri, yönetim süreçlerini, yöntemleri, teknikleri ve araçları içermektedir. Bu standartlar proje yönetimi için birçok projede gereken uzmanlık bilgi ve uygulamalarıdır. Proje yönetiminde kabul görmüş olan ve uygulanan yetkinliklerin belirlenerek, işlendikten sonra standart haline getirilmesi gerekmektedir.

Günümüzde, ISO, ANSI gibi ulusal veya uluslararası düzeyde SGO’lar tarafından yayınlanan birçok proje yönetim standardı ile dünya genelinde PPYK’ler tarafından geliştirilen bilgi alanları ve standartlar mevcuttur. Birbirine içerik olarak ve yapısal olarak benzeyen çok sayıda standardın olmasından dolayı, proje yönetimini uygulayan organizasyonlar için proje yönetim standardının seçilmesi ve uygulanması karmaşık hale gelmektedir. Bu nedenle, hangi standardın kullanılacağının belirlenmesinde aşağıdaki hedeflerin sağlanması önemli olmaktadır (Ahlemann, 2008):

• Proje katılımcıları tarafından yaygın olarak kullanılan sistemler olmalıdır. Bu sayede, proje yönetimi konusunda ortak bir yaklaşım sağlanabilmektedir, • Geliştirilen standartlar uygulanacak projeye ve organizasyonun tipine uygun

olmalıdır. Bu sayede, verimli bir şekilde uygulanması sağlanabilmektedir, • Standartlar organizasyon için gerçek faydaları ortaya çıkarmalıdır. Bu sayede,

proje ve organizasyonda etkili olabilmektedir.

Bu standart ve bilgi alanlarının geçmişi incelendiğinde yukarıda sıralanan ihtiyaçlar göz önünde tutularak hazırlandıkları görülmektedir. Standartları hazırlayanlar ise bu ihtiyaçları çözmek için yine kullanıcılardan oluşan organizasyonlardır. Bu gelişimi P.W.G. Morris’in proje yönetimin geçmişi, uzmanlık olarak gelişmesi ve meslek olarak yapılanmasını konu alan çeşitli çalışmalarından anlamak mümkündür. Diğer birçok araştırmacının da belirttiği gibi proje yönetimi standartlarının ve profesyonel bilgi alanlarının geliştirilmesi 1970’lerde başlamıştır. Fakat kökleri daha eskilere, PPYK’lerin çıkışına dayanmaktadır (Morris, 1999).

2.3.1 Proje yönetimi için geliştirilen standartların geçmişi

Proje yönetimi için geliştirilen standartlarının geçmişi, proje yönetiminin gelişmesi ile doğrudan ilişkilidir ve proje yönetiminin geçmişi ile paralellik göstermektedir. 2.1.3 bölümünde de belirtildiği gibi bu konuda ilk çalışmalar 1950’lere dayanmaktadır. Profesyonel proje yönetim standartlarının temeli olarak kabul edilebilecek ilk örnekler, Amerika Savunma Bakanlığı ve NASA uzmanları tarafından 1950’lerde hazırlanan, yönergeleri, prosedür ve uygulama bilgilerini içermektedir.

Günümüzde kullanılan ve geliştirilmeye devam eden profesyonel proje yönetimi standartlarının temelini 1970’lerde, PPYK’lerin çalışmaları oluşturmaktadır. PPYK’ler proje yönetiminin bir meslek olarak ilerlemesi amacıyla proje yönetim işini yapan profesyonellerin proje yönetim konusunda standartları karşılayıp karşılamadığını belirlemek amacı ile proje yönetimi sertifikasyon programları ve sistemleri oluşturmuşlardır. Bu programlar da uzmanların seviyelerini belirmek için yeterlilik sınavları yapmayı içermektedir. Bu sertifikasyon programlarında uzmanlara kaynak olacak ve uzmanların yeterlilikleri için gerekenleri tanımlayacak bir standarda ihtiyaç duyulmuştur. PMI bu ihtiyaca bağlı olarak, 1976 yılında ilk proje yönetimi standardı olan PMBOK’u hazırlamıştır ve 1980’lerin ortasında PMBOK, PMI sertifikasyon programının temel kaynağı olmuştur. 1980’lerde ve 1990’larda PMBOK birçok defa revize edilmiştir. Diğer PPYK’ler de kendi standartlarını oluşturarak PMI’ı takip etmiştir. Bunların yanında AIPM örneğinde olduğu gibi bazı organizasyonlar kendi standartlarını üretmek yerine PMBOK’u standart olarak kullanmayı seçmişlerdir (Morris, 2006).

2.3.2 Proje yönetimi için geliştirilen standartlarının genel özellikleri

Projelerin doğaları gereği eşsiz olmalarından dolayı, aynı süreçlerin ve yöntemlerin her proje için başarı getirmesi beklenilmemelidir. Bunu yerine, proje yöneticilerinin ve proje yönetim firmalarının hangi süreçlerin ve hangi proje yönetim yöntemlerinin projesinin kendine özgü durumuna uygun olduğunu belirleyebilmesi gerekmektedir. Bunu belirleyebilmek için proje yönetimi uygulayıcıları, proje yönetimi bilgilerini tanımlayan profesyonel proje yönetimi standartlarına başvurmaktadırlar (PMI, 2008). Bu anlamda proje yönetim standartlarının sektörlere göre özelleştirilebilmesi için çok fazla uyum gerekliliği olmadan yönetilebilir olması gerekmektedir. Bu ihtiyacın

profesyonel proje yönetim standartlarının gelişimini yönlendirdiği görülmektedir. Son on yılda proje yönetimi için standartlar yapısal olarak ve içerik olarak benzer hale gelmiştir. Detaylarda birçok farklılıklar olmasına rağmen proje yönetim standartları genel olarak aşağıdaki bileşenleri içermektedir (Ahlemann, 2008):

• Terminoloji: Proje yönetim standartlarının en önemli özelliklerinden biri, proje yönetim terminolojisini düzenlemek ve uygulamacıların yanlış anlaşılmalara izin vermeden iletişim kurmalarını sağlayacak altyapıyı oluşturabilmektir. İletişimin sistematik ve yasal olarak güvenilebilir olmasını sağlaması açısından, ortak terminoloji proje yönetimi başarısı açısından vazgeçilmez olmaktadır (Bredilleta, 2003).

• Fonksiyonlar: Proje yönetimi standartları tipik olarak proje yönetiminin fonksiyonel olarak alt gruplara ayrışımı ile şekillenmektedir. Bu ayrıştırma, proje yönetimi bilgilerini alt fonksiyonlara ayırarak gerçekleştirilmektedir. PMBOK’ta “Bilgi Alanları” olarak anılan bu alt fonksiyonlar kaynak yönetimi, maliyet yönetimi gibi ana görevlerin gösterildiği bir çerçeveyi oluşturmaktadır. Fonksiyonlara göre ayrıştırmada genellikle uygulanacak proje yönetim fonksiyonlarının sırası ile ilgili bilgi verilmemektedir.

• Süreç Tanımlamaları: Proje yönetimi standartları proje yönetimini, proje hedeflerine ulaşmak için uygulanan süreçlere ayırmaktadır. Süreç, bir amaca yönelik olarak gerçekleştirilen ve birbirleri ile ilişkili olan faaliyetlerin bütünü olarak tanımlanmaktadır. Her süreç girdileri, uygulanması gereken teknikler ve sonuçta elde edilen ürün ile şekillenmektedir. Süreçler için gereken girdilerin ve çıktılarının ilişkisi süreçlerin açıklamalarında yer alabilmektedir.

• Organizasyonel Modeller: Artan sayıda standart, projelerin uygulanması için gereken organizasyonel modelleri de içermektedir.

Yapıları ve içerikleri yukarıda sıralanan bileşenlerin değişimine bağlı olarak farklılaşsa da, profesyonel proje yönetim standartlarının geliştirilmesinin temelinde yer alan amaçların ortak olduğu görülmektedir. Bu amaçlar şunlardır:

• Proje yönetiminde ortak dili geliştirmek,

• Proje yönetimi uygulamalarının kalitesini belirlemek,

• Proje yönetiminde doğru uygulamaları gerçekleştirmek için gereken araç ve yöntemleri tanımlamak,

• Proje yönetiminde başarı için gereken organizasyonel yapıyı tanımlamak. Küresel standartlar proje yönetim uzmanlığı için çok önemlidir ve standartlar dünyanın her yerinde, temel proje yönetim çerçevesinin tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlamaktadır (PMI, 2008).