Proje

Geniş anlamda proje, bir konunun çözüme kavuşturulması yolunda hazırlanan tasarı veya plandır [3].

Proje, belirlenmiş bir amaç için, belirlenmiş bir zaman aralığında, belirlenmiş kaynaklar kullanılarak, belirlenmiş görevlerin bir defalığına (geçici) yapıldığı bir iş türüdür [4].

Projenin Unsurları

Projenin unsurları hakkında kısa bilgi aşağıda açıklanmıştır [4];

Amaç

Projede benzeri olmayan bir ürün ya da hizmet üretmek veya bir sonuca ulaşmak amaçlanır [4].

Projenin başarıya ulaşması amacın doğru tespitine bağlıdır. Amaç tespit edilirken amacın net, ölçümlenebilir, üzerinde hemfikir olunmuş ve gerçekçi olmasına dikkat edilir [4].

Zaman

Projede işin başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalıdır. [4].

Projenin zaman unsuru içerisinde yer alan bir başka önemli özelliği projenin bir kez yapılması, tekrarlanmamasıdır[4].

Kaynak

Projede sadece o işe tahsis edilmiş belirli kaynaklar kullanılır. Bir projede kullanılabilecek kaynaklar dört grupta toplanır: İnsan kaynağı, araç-gereç (ekipman) kaynağı, malzeme kaynağı ve para kaynağı. Bir projede bu kaynakların tamamının kullanılması da sadece bir kaçının kullanılması da mümkündür. Önemli olan söz konusu kaynakların sadece o işe ayrılmasıdır [4].

Kapsam

Proje işi, belli bir amaç doğrultusunda, belli kaynaklar kullanılarak, bir defaya mahsus yapılır, dolayısı ile bir projede, projenin başarıya ulaşması için yapılacak işler ve o işlerin nasıl yapılacağı doğru ve net bir biçimde tespit edilir [4].

Yöntem

Projenin amacı kısıtlı kaynakla ve zamanda gerçekleştirileceği için proje kapsamında yapılacak işlerin eldeki imkanlar (kaynaklar) doğrultusunda ve zaman limiti içerisinde en uygun şekilde yapılmasını sağlayacak yöntemler belirlenir [4].

Projenin her bir unsuru birbirlerine bağımlı olarak ele alınır. Yani, her bir unsur diğer unsurlar ile ilişki içerisindedir. Örneğin [4];

 Projenin zamanına karar verilirken amacın gerçekleştirilebilmesi için hangi kaynakların ne boyutta kullanılacağı, hangi işlerin, hangi yöntemlerle yapılacağı;

 Projede ihtiyaç duyulacak kaynaklar hesap edilirken, projenin amacının gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan zamanın ne kadar olduğu, hangi işlerin hangi yöntemlerle yapılacağı;

 Projede yapılacak işlere karar verilirken, amacı gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan zamanın ne kadar olduğu, hangi kaynakların ne boyutta kullanılacağı ve işin hangi yöntemlerle yapılacağı;

 Projede yönteme karar verirken amacı gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan zamanın ne kadar olduğu, hangi kaynakların ne boyutta kullanılacağı ve hangi işlerin yapılacağı göz önüne alınır.

Proje Süreci

Süreç, devam eden faaliyetler dizisi olarak tanımlanabilir. Projenin özellikleri incelendiğinde projenin başı ve sonu olan bir süreç olduğu görülür. Bir proje kendi özel amaçları olan ayrı ayrı süreçler boyunca ilerler [4].

Ne amaçla hazırlanırsa hazırlansın bütün projeler birbirini takip eden ve her biri ayrı bir süreç olan beş adımdan oluşur. Bu adımlar ve bu adımlar hakkında bilgi aşağıda verilmiştir [4]:

 Başlatma Süreci

 Planlama Süreci

 Yürütme (İcra) Süreci

 İzleme ve Kontrol Süreci

 Sonlandırma Süreci

Başlatma Süreci

Proje süreci, proje kararının verilmesini takiben başlatma süreci ile başlar. Başlatma gerçekleşmezse proje hayata geçemez. Başlatma süreci, proje sahiplerinin başlatma kararını vermesi ile gerçekleşir. Bu süreç sonunda ya projenin hayata geçirilmeye değer olduğu düşünülüp başlatma kararı verilir ve projenin diğer sürecine geçilir, ya da projenin beklentileri karşılamaktan uzak olduğuna karar verilerek olası büyük kayıpları önlemek üzere projeye başlanmaz, süreç durdurulur [4].

Planlama Süreci

Planlama süreci, proje sürecinin belki de en önemli sürecidir. Bu süreç sonucunda projeyle ilgili herkese neyin nasıl yapılacağının söylenmiş olur. Projenin bu sürecinde üretilen dokümanlar projenin diğer süreçlerinde faaliyetlerin yerine getirilmesi ve projenin ilerleyişinin izlenmesinde kullanılır [4].

Yürütme Süreci

Yürütme süreci, proje işlerinin üretildiği, bir başka ifade ile planın eyleme dönüştüğü süreçtir. Proje kaynaklarının ve bütçenin çoğu bu süreçte kullanılır [4].

İzleme ve Kontrol Süreci

İzleme ve kontrol süreci projenin uygulanması esnasında elde edilen sonuçların önceden belirlenen ölçütlere uygun olup olmadığının tespit edildiği süreçtir. Eğer sonuçlarla önceden belirlenen ölçütler arasında olumsuz yönde fark varsa düzeltici eylemler yapılarak projenin planlandığı şekilde yürümesi sağlanır. Bu durum aynı zamanda “Planlama” ve

“Yürütme” süreçlerinin tekrar gözden geçirilmesini gerektirir. Özetle, bu süreç, proje planı ve yürütülmesinin sürekli izlenerek önceden belirlenmiş ölçütlerden sapmalar olduğunda düzeltici müdahalelerin yapıldığı bir süreçtir [4].

Sonlandırma Süreci

Sonlandırma süreci proje sürecinin pek fazla dikkate alınmayan son sürecidir. Bu süreçte projenin sonlandırılmasına ilişkin prosedürler yerine getirilir ve projenin bittiği tüm taraflara resmen ilan edilir [4].

Proje başarıldığında veya başarılamadığında bu süreçte yapılması gereken bazı işlemler genellikle ihmal edilir. Bu süreç iyi değerlendirildiğinde, proje ile ilgili taraflar gelecekteki proje çalışmalarında kullanabileceği çok değerli bilgi ve tecrübeler elde etmiş olur [4].

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, proje amacının gerçekleştirilebilmesi için, proje süresince ve projeye tahsis edilen kaynakları kullanarak planlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol olarak sıralanan yönetim fonksiyonlarının icra edilmesi demektir [4].

Proje yönetiminde üç sınırlandırıcıya özellikle dikkat edilir; kapsam, zaman ve maliyet. Bu üç unsur, herhangi bir projenin en önemli sınırlayıcılarıdır. Bunlardan herhangi birinde yapılacak bir değişim diğer ikisini de etkiler. Örneğin [4];

 Projenin kapsamı genişletildiğinde proje için gereken zaman uzar ve maliyetler artar,

 Proje gerekenden kısa zamanda bitirilmek istenirse maliyetler artar, ancak projenin kapsamı daralır,

 Proje bütçesi azaltılırsa projenin gerçekleşmesi daha uzun zaman alır ve proje kapsamı daraltılır.