Portfolyolar iki bileşenden meydana gelen bir karışım olarak görülebilir. Bu iki bileşen süreç ve üründür (Rolheiser, Bower and Stevahn, 2000: 4). Tamamlamış portfolyo olarak da görülen üründe, portfolyo oluşturma süreci oldukça önemlidir. Portfolyo sürecinden büyük yararlar elde etmek için oluşturma süreci ve ürün arasındaki ilişki çok iyi biçimde anlaşılmalıdır. Öğretimde portfolyo kullanımından elde edilen sonuç, geliştirme sürecinin başarılı biçimde hayata geçirilmesiyle doğrudan ilişkilidir.
Portfolyo geliştirme süreci dört temel adıma dayanmaktadır. Bu
adımların bazılarının belirli türdeki portfolyolarda diğerlerine göre daha önemli olduğu görülmektedir. Ancak her bir adım farklı derecelerde de olsa her portfolyo türünde yer almaktadır. Danielson ve Abrutyn (1997: 10) bu adımları toplama, seçme, yansıma ve gösterim olarak ifade etmekte ve aşağıdaki gibi açıklamalar getirmektedir:
Toplama: Portfolyo geliştirme sürecinde ilk adım öğrenci çalışmalarının
çeşitli parçalarının toplanmasıdır. Öğretmenlerin portfolyo geliştirme süreci için toplama adımını planlamaları gerekmektedir. Çünkü öğrenciler çok sayıda doküman ve yazı toplarlar. Öğretmenler öğrencilerin çalışmalarını toplamaları için, yer (bir sonraki adımdaki sürece kadar gerekli olan depolama alanları gibi) ve zaman sağlamalıdırlar. Bununla birlikte öğrencilerin portfolyolarını geliştirebilmesi için bir uyum sürecine ihtiyaç duyacaklardır. Çünkü bu işlem
öğrencilerin geleneksel okul beklentilerinden farklılık göstermektedir. Geleneksel uygulamada, öğretmenler işleri öğrencilere verir ve daha sonra öğrenciler onları genelde öğretmenlerin istedikleri biçimde tamamladıktan sonra öğretmene teslim ederler. Öğretmenler ise gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra çalışmaları yeniden öğrencilere iade ederler. Öğrenciler ise çaba göstererek hazırladıkları bu çalışmaları büyük ihtimalle saklamazlar ve bir şekilde ellerinden çıkarırlar. Saklasalar bile bu kesinlikle tüm çalışma dokümanlarını içermeyecektir. Bu nedenle, öğrencilere kendilerine ait çalışmalarını toplamalarının değerini fark ettirmek gerekir. Çalışmalarının korunması ve yeniden gözden geçirilmesiyle ne öğrenebileceklerinin farkına varmaları gerekmektedir. Böylelikle zamanla çalışmalarını sınama yapmak amacıyla toplamanın değerini keşfedecek ve diğer amaçlar için seçilmiş parçaların kullanımı gibi deneyimlerle giderek gelişim gösterebileceklerdir.
Toplama süreci öncelikle amacı belirlemeyle başlar. Amaç, genelde
toplama sürecinin ne için işletileceğine ve ne tür portfolyo için çalışacağına ilişkin sorulara yanıt verir niteliktedir. Daha sonra amaca ve türe uygun içerikli dokümanlar toplanmaya başlanır. Ancak bu toplama sürecinde öğrencilerin tüm çalışmalarının bir araya getirilmesi uygun olmayabilir. Öğretmenler ara sıra becerilerin uygulanması ve bilgilerin gerekli bir yola konulmasını sağlayan egzersizler için görev kâğıtları veya yönergeler verebilirler. Öğrencilerin konunun genel anlayışını öğrenmekte olduğu örneklerin ve dokümanların yeterli olduğu noktada toplama süreci durdurulur.
Seçme: Portfolyo geliştirme sürecinin ikinci adımı seçmedir. Bu aşamada
öğrenciler ‐bazen öğretmenlerinin yardımıyla‐ topladıklarının arasından portfolyolarının son halini oluşturmak için seçimler gerçekleştirirler. Örneğin bir sunu portfolyosu için öğrenciler öğrenme durumlarını kanıtlamak için dikkatlerini vererek en iyi parçalarını seçerler. Öğrencilerin diledikleri gibi
seçtiği bu parçalar en iyi çalışmaları ile ne düşündüklerini göstermesi bakımından önem arz etmektedir.
Herhangi bir tür portfolyo için parçaların seçim süreci, öğretimi ve değerlendirmeyi birleştiren bir unsuru oluşturmaktadır. Örneğin öğretmen değerlendirmede olduğu gibi öğretimde de yazma becerisini iyi tanımlamak ve izah etmek için ölçütler açıklar. Seçme için bu ölçütler güçlendirildiğinde aslında öğrenme unsurları bir diğer yoldan açıklanmış olmaktadır.
Çalışma parçaları arasından ne kadar bir seçim yapılacağı portfolyo türüne göre değişebilmektedir. Genelde öğrenciler seçimlerinde serbest bırakılsa da öğretmenler seçilmiş parçaların sayılarını alt veya üst sınırlamalar halinde öğrencilere verebilirler. Ancak portfolyo için seçilen parçaların, etkili bir biçimde seçim sürecinden geçirilerek sayıları mümkün olduğunca fazla tutulmaya çalışılmalıdır.
Yansıma: Yansıma portfolyo geliştirme sürecinin üçüncü aşaması olarak
görülebilir. Ancak yansımanın belirli bir derecesinin aynı zamanda seçme işleminin gerekli bir parçası olduğu bilinmektedir. Yansıma süreciyle birlikte öğrenciler giderek kendilerinden haberdar olmaktadırlar. Öğrencinin yansıma sürecini Darling (2001: 113–117) dört evrede kategorize etmektedir. Bunlar; portfolyo görevi için ilk yanıt, anlam vermek için yapısal ve biçimsel yaklaşım, söylev için temayla köprü kurmak ve son ürünlerinde gösterime karar verme şeklinde ifade edilmektedir.
Sınıf ortamında öğrenci çalışmalarının düzeltilmesinin öğretmenler için zor ve zaman alıcı görevlerden biri olduğu söylenebilir. Aynı zamanda ne yazık ki, öğretmenlerin yorumlarından yararlanabilen öğrenci sayısı fazla olamamaktadır. Ancak, portfolyo sürecinin yürütüldüğü bir öğretim ortamı daha farklı bir çevreye sahip olabilmektedir. Öğretmenler öğrenci çalışmalarına yönelik farklı ve özel çözümler öne sürme imkânı elde edebilmektedir.
Böylelikle doğrudan öğrencilerin kişisel öğrenmeleri ile daha kolay biçimde bağ kurulabilmektedir. Elbette yansımaların istenilen biçimde değerlendirilebilmesi için olumlu bir atmosferin oluşturulması büyük önem kazanmaktadır.
Öğretmenler başarılı bir yansıma süreci yönetimi için bazı etkinlikler ve çalışmalar gerçekleştirebilir. Öğrencileri işbirlikli bir çalışma ortamına sokarak yansıma sürecinde elde edilen yorumların gelişmesine fırsatlar sağlayabilir. Bunun için öğrencilerin düşüncelerini rahatlıkla ifade edebilecekleri ortamlar oluşturulabilir. Aynı zamanda öğretim programı çerçevesinde öğrencilere görevler verilebilir ve bu görevler için özel zamanlar/takvimler belirlenebilir.
Gösterim: Portfolyo geliştirme sürecinin son aşaması konumundadır. Bu
aşamada, öğrenciler işbirliği içerisinde çalıştıkları arkadaşlarıyla birlikte içerik görüntüsüne karar vererek çalışmalarına uygun görüntüyü kazandırırlar. Öğretmenler bu aşamada da öğrencilere rehberlik yaparak onlara destek vermelidirler. Örneğin geliştirilen bir portfolyo gözden geçirme formu ya da değerlendirme yönergesi (rubrik) öğrenciler için oldukça faydalı olabilecektir. Bu aynı zamanda yapılan çalışmanın standartlarını belirlemede ve değeri ortaya koymada kılavuzluk yapacaktır.