Planlamanın Aşamaları

Planlama sürecinin bazı temel unsurları bulunmaktadır. Bu unsurlar, mevcut durumun değerlendirilmesi, zaman unsuru, verilerin toplanması ve değerlendirilmesi ve planlar hiyerarşisi olarak belirtilmektedir (Can, 1992: 86)

Genel olarak planlama 6 aşamada tamamlanmaktadır (Sanal, t.y: 1);

2.6.2.1. Amaçların Saptanması

Bu aşamada işletmenin birincil ve ikincil amaçları belirlenerek, yapmak istediği şeyler üst düzey yöneticiler tarafından ele alınır.

2.6.2.2. Stratejik Planlama

Bu aşama bilgi toplama ve bu bilgileri örgütün amacına yönlendirme faaliyetlerini içinde barındırır. Örgütsel kaynakların bir envanterinin çıkarılması ve bu kaynakların kapasite ve özelliklerinin ayrıntılı bir dökümünün yapılması zorunludur (Aktaran: Aykaç, 1999: 62).

2.6.2.3. Seçeneklerin Belirlenmesi ve Karşılaştırılması

Belirlenen kaynakların niceliksel ve niteliksel olarak belirlenerek, amaçlar ile aralarında ilişki kurulması ve oluşabilecek olumsuzlukların dikkate alınması bu aşama yapılır. Amaca ulaşmada kullanılacak olan alternatifler belirlenir ve birbirlerine göre olan üstün ve eksik yanları karşılaştırılır.

Bu aşamada birimlerin belirledikleri amaçlar örgütün amaçları ile uyumlu hale getirilmeye çalışılmaktadır.

2.6.2.4. En Uygun Seçeneğin Belirlenmesi

Bir önceki aşamada belirlenen alternatifler arasından, en uygun olanı karara bağlanır. Ancak eğer, optimal bir çözüm bulunamamışsa plandan vazgeçme ya da planı erteleme de bu aşamada gerçekleştirilir.

2.6.2.5. Uygulama

Hazırlanan planların uygulamaya konulması ve planın gerçekleştirilmesinde görevli kişi ve birimlerin harekete geçme aşamasıdır. Planlamanın ne gibi eksiklikleri olduğu ya da olmadığı uygulama aşamasında orta çıkacaktır.

Bu aşama planlama sürecinin geri bildirim aşamasını oluşturmaktadır (Aykaç, 1999: 62).

2.6.2.6. Denetim

Bu aşama planlamanın otokontrol aşaması olarak anılmaktadır. Planlanan hedeflerde bir sapma varsa bunun nedenleri belirlenir ve giderilmeye çalışılır.

Bu otokontrol zaman zaman yinelenmezse ve planın aksaklıkları görmezden gelinecek olursa, plan sadece kağıt üzerinde belirtilen dilek ve isteklerden ibaret olarak kalacaktır.

İnsan kaynakları yönetiminde ,örgütün yeter sayıda ve nitelikte personelin gereken zamanda sağlanabilmesi için örgütün mevcut potansiyeli, gelişim trendi ve stratejik amaçları göz önüne alınarak bir planlamanın yapılması gereklidir (Aykaç, 1999: 62).

İnsan kaynakları planlaması bir organizasyonun personel ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın giderilmesi için gerekli faaliyetlerin basamaklandırılmasıdır olarak tanımlanabilir ( Donusumkonagi.com içerik ekibi, t.y: 1).

Burack ve Mathys insan kaynakları planlamasını örgütün gereksinimlerini yerine getirebilmek, hedeflerini gerçekleştirmek için doğru zamanda doğru sayıda ve yetenekte iş gücünü sağlama süreci olarak tanımlamışlardır. Onlara göre iş gücü planlamasının iki önemli bileşeni vardır: tahmin etmek ve programlamak (Aktaran: Pektaş, 2009: 32). İnsan Kaynakları Planlaması,iş örgütleri açısından verimliliği dolayısıyla örgütün karlılığını etkileyen temel faktörlerden biridir ( Şimşek ve Öge, 2009: 57).

İnsan kaynakları planlaması tanımlarının ortak özellikleri Yıldız tarafından şöyle sıralanmıştır (Aktaran: Aykaç, 1999: 102)

- İnsan kaynakları planlaması, örgütün mevcut insan gücü potansiyelinin bir envanterinin çıkarılmasını gerektirir.

- İnsan kaynakları planlaması, insan gücü talebi, insan gücü arzı, personel bilgi sistemleri, başarı değerlendirmesi, personel eğitimi ve elde edilen sonuçların değerlendirilmesi gibi konuları kapsar.

- İnsan kaynakları planlaması geleceğe yönelik tahminlerin yapıldığı bir süreçtir.

- İnsan kaynakları planlaması, uzun dönemi kapsaması ve daha çok üst düzey yönetimin görevleri kapsamında yer alan faaliyetlerle ilgili olmasında dolayı, stratejik planlama biçiminde yapılması zorunluluğu vardır.

İnsan kaynakları yönetiminde başarının ilk ve en önemli koşulunu, işletme için gerekli ve yeterli iş gören gereksinmesinin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve bilinçli olarak saptanması oluşturur. Bu noktada işletmelerde İKP ön plana çıkar. İKP esas olarak, örgütün gelecekte ihtiyaç duyacağı sayı ve nitelikteki insan kaynaklarını ve bunları hangi yollardan sağlayacağını tahmin etme ve işletmenin insan kaynaklan arz ve talebini dengede tutma faaliyetlerini içermektedir (Erdem, 2002 :43).

Örgütün, sahip olduğu insan kaynaklarında daha akılcı ve verimli yararlanmasının bir aracı olarak kabul edilen insan kaynakları planlaması, belirli zamanda ve yerde en uygun sayıda iş göreni sağlama ve örgütteki mevcut insan kaynaklarının bilgi, beceri ve yeteneklerini en uygun ölçüde kullanabilme amacı taşır (Akyüz, 2001: 123).

İnsan kaynakları planlaması, seçilen stratejilere uygun olarak ortaya çıkacak yeni işler veya mevcut işlerdeki değişiklikler ile bu işleri yapacak çalışanların değiştirilmesini veya onların bazı yeteneklerinin geliştirilerek yenilik ve değişime uyum sağlayabilmelerini gerekli kılmaktadır. Bu bağlamda yapılması gereken ilk şey mevcut işgücü envanterinin çıkarılmasıdır. Bu envanterde isletmede çalışanların performans değerlemeleri, kıdemleri, gelecekte kaç yıl daha görevlerinde çalışabilecekleri, isletmeye maliyetleri, yaptıkları isin önem derecesi vb. konular yer alır (Bayındır, 2009: 35).

İnsan kaynakları planlamasının ana hedefleri şöyle sıralanabilir (Akyüz, 2001: 123);

- İnsan kaynaklarının özel ve genel ihtiyaçlarıyla ilgili uzun dönemli ve kısa dönemli tahminler yapmak,

- İş göreni organizasyonda tutmak ve ondan elde edilen verimi arttırmak için tüm ihtiyaçlarını karşılamak,

- İnsan kaynaklarına yapılan yatırımların yeterli ölçüde geri dönmesini sağlamak,

- İnsan kaynaklarına ilişkin ihtiyaçlarla organizasyonun faaliyetleri arasında bağlantıyı sağlamak,

- Organizasyonun istihdam fırsatlarıyla ilgili yasalara uyum göstermesini kolaylaştırmaktır.

Planlama tekniklerinin ve kavramlarının ne kadar önemli olduğunu anlatan Dessler bunlara yeterli önem verilmediğinde olabilecekleri şu şekilde sıralamaktadır (Aktaran: Pektaş, 2009: 34):

- İşe uygun insanın alınamaması,

- Yüksek çalışan döngüsü ile karsı karsıya kalınması, - Çalışanların islerini en iyi şekilde yapmaması,

- Örgütün çalışanlarla ilgili kararlarında (terfi, nakil, vb) ayrımcılık yapıldığı iddiasıyla mahkemeye verilmesi,

- Çalışanların aylıklarını örgütteki diğer çalışanlarla kıyasladıklarında eşit ya da adil davranılmadığını düşünmesi,

- Kurallara uygun davranmayan çalışanlarla karsı karsıya kalınması.