Paydaş Görüş Toplantısı

Paydaş görüş toplantısının amacı:

 Paydaşları potansiyel risklerin algılanması konusunda yüzleştirmek,  Tanımlanan risk maddelerinin olaslık ve etkisini tartışmak,

 Bir önceki adımda test yöneticisi tarafından tanımlanan konuları konuşmak,  Ürün risklerinin ürün risk matrisindeki son yerlerine ve ürün risk

seviyelerindeki ortak görüşe mümkün olduğunca ulaşmak.

Paydaş görüş toplantısı, test yöneticisinin toplantının amaçlarını ve takip edilen süreci açıklamasıyla başlar. Test yöneticisi aynı zamanda taslak ürün matrisini sunar. Bu toplantının sonunda ürün riskleri ve risk seviyeleri konusunda ortak bir sonuca varılmalıdır. Sonuç olarak paydaşların anlaşmaya vardığı bir ürün risk matrisi ortaya çıkmalıdır.Tamamlanmış olan tüm puanlar üzerinde ortak görüşe varmak imkansız olabilir. Sonuç olarak her katılımcı kendi rol ve deneyimlerine dayanan belirli risk maddelerinin önemini hesaba katar ve kendi görüşüne sahip olur.

Bazı projelerde görüş toplantısı yapılmadan risk değerlendirmesi uygulanmaya çalışılır. Bu olduğu zaman test yöneticisi bireysel puanları ve ürün risk matrisini işleme koyar. Bunu yaparak test yöneticisi bireysel olarak risk almış olur.Bu yaklaşım tabi ki bu yüzden tavsiye edilmez.

115

Paydaş görüş toplantısı aşağıdaki görevleri içerir:

 Konu listesini işleme koymak,  Matris alanını analiz etmek,  Risk seviyelerini doğrulanması,  Toplantının özetlenmesi.

6.8.1 Konu listesini işleme koymak

Paydaşlar, görüş toplantısı sırasında test yöneticisi tarafından hazırlanan konu listesi üzerinden birbirlerinin tartışmalarını anlamak ve ortak görüşe ulaşmak amacıyla ilerlerler. Tartışma, dokümante edilmiş her faktör için her risk maddesinin tahminlerini içerir. Paydaşların, genellikle en yüksek ve en düşük puanları daha fazla tartışmaya gerek kalmadan başlangıçta açıklamaları istenir. Her iki tarafın açıklamalarından hemen sonra tartışma başlar.Bazen gereksinimlerin farklı anlaşılması puanlamayı etkileyebilir. Bu belirsizliği ortadan kaldırmak için gereksinimler için değişiklik talebi istenebilir.

Toplantıda ortak bir fikre varıldığı zaman puanlar güncellenir ve test yöneticisi acil olarak risk maddesinin pozisyonunu ürün risk matrisinde günceller.

6.8.2 Matris alanını analiz etmek

Aşağıda sunulan Şekil 6.2’de ürün risk matrisiyle dağıtılmış olan ürün riskleri gözlenebilir. Birkaç risk maddesi matrisin uç köşelerindedir. 5 numaralı risk maddesi gibi düşük etkili ve düşük olasılıklı maddeler test sırasında göz ardı edilebilir, 1 numaralı risk maddesi gibi yüksek etkili ve yüksek olasılıklı maddelere test sürecinde çok daha fazla dikkat edilmelidir .Matrisin orta bögesine yakın olan risk maddeleri ile ilgili karar vermek çok daha zordur. Çünkü hangi bölgeye ait

olduklarını saptamak zor olabilir.Burada risk azaltma yaklaşımının

uygulanmasından önce bazı analizler gerekli olabilir. Normalde çember içindeki tüm risk maddeleri test yöneticisinin konu listesine dahildir ve tartışılması gerekir. Analizden sonra hangi çeyreğe oturtulmaları gerektiğine karar verilmelidir.

116

Şekil 6.2 Risk maddelerinin yerleştirilmiş olduğu ürün risk matrisi örneği.

6.8.3 Risk seviyelerinin doğrulanması

Toplantının sonunda final puanlarına karar verilir ve sonuç olarak ürün risk matrisi sunulur.Bu matris paydaşlar tarafından matrisin beklenildiği gibi çalışıp çalışmadığını görmek ve sürpriz sonuçların çıkmasını engellemek için birkez daha doğrulanmalıdır.Eğer sonuçlar paydaşların beklentileriyle eşleşmiyorsa o zaman daha fazla tartışmaya ihtiyaç duyulabilir.

6.8.4 Toplantının özetlenmesi

Her toplantının sonunda,test yöneticisi sonuçları özetler ve amaçlanan hedeflerin karşılanıp karşılanmadığını kontrol eder.Eğer gerekirse sonrasında yapılan işlerin takibi için bir toplantı organize edilebilir.Bazen daha küçük bir grup için belirli bir tartışma toplantısı daha etkili olabilir.

Bu aşamanın sonucunda risk seviyeleri belirlenmiş ürün risk matrisindeki yerleri üzerinde anlaşmaya varılmış ürün risk maddeleri listesi çıkar. Toplantı sırasında yapılan açıklamaları da kapsayan bir karar listesi de ortaya çıkmalıdır.

117

Ortak görüş tüm paydaşların ekip kararını destekleyebilmesi anlamına gelir. İdeal olarak ürün risk değerlendirme ekibindeki herkes etki,olasılık ve her risk maddesi için risk seviyesinin uygun olduğu konusunda anlaşmaya varmalıdır.Yine de geliştirme sürecinden ve her paydaşın ürüne bakış açısından kaynaklanan bazı anlaşmazlıklar olacaktır. Bu anlaşmazlıklar konu listesinde ayrıntılı bir şekilde belgelenmiştir.Test yöneticisi ortak görüşte birleşebilmek için öneriler sunar ve anlaşmazlıkla başa çıkmak için ayrı bir süreç uygulanır. Ortak görüşe ulaşmak için bazı yaklaşımlar aşağıda tanımlanmıştır.

a) Ekip oylaması: Oylama, olasılık ve etki üzerine ortak görüşe ulaşmaya

yardımcı olan bir araçtır. Puanlamada bir anlaşmazlık olduğunda,puanlamaları güçlü olan paydaşların gerekçelerini ve tahminlerini ekibin geri kalanına sunmaları gerekir.

b) Uzman görüşü almak:Eğer uzman takımda değilse,test yöneticisi,

PRISMA puanlarını gözden geçirmesi ve risk madde ve faktörlerinin nasıl puanlanacağına dair fikir vermesi için uzmanı toplantıya davet edebilir.Uzman puanlama sürecindeki son sözü söylemek yerine farkında olmadıkları veya bilmedikleri bilgileri ekibe sağlayabilir.

c) Ekip üyelerinden birinin kararına uymak:Ekipte eğer ürün veya süreç

üzerine uzmanlığı olan veya risk maddesinin sahibi olan biri varsa son kararı vermesi için ekibin o üyesini görevlendirilebilir.

d) Yüksek derecelendirmeyi kullanmak:Eğer ekip ortak görüşe varamadıysa, en yüksek puanı kullanmayı seçebilir.Bu yaklaşım, madde için riskin azaltılmasından daha çok zaman kaybedilmesine neden olur.