Norm Kadronun Saptanmasında Ġzlenen Yöntem

Norm kadro çalıĢmalarında örgüt analizi soncunda oluĢturulan yapıya uygun olarak belirlenen kadroların, iĢ analiz yöntemiyle iĢ tanımlarının yapılmasının ardından norm kadro sayısını belirlenmesi sürecine geçilir (Karacan, 2009: 63). Norm kadronun saptanmasında iĢ ölçümü (zaman etüdü) ve iĢ örneklemesi olmak üzere baĢlıca iki yöntemden söz edilebilir (Timur; 2003: 159).

Örgütte sayının saptanması için kullanılan yöntem kadro türüne göre değiĢir. Yönetsel kadrolar ilke olarak örgüt analizi sonucu belirlenir. Görevsel kadrolar ise amaca uygun olarak hazırlanan iĢ tanımları sonucu oluĢur. Ancak bu kadroların sayısı 1‟den fazlaysa norm kadro sayısının belirlenmesinde standart performans analizi uygulanır. Bir birimdeki görevsel kadroda bulunan aynı unvanlı birden çok kiĢinin performansları (yaptıkları iĢ düzeyleri) toplamının kiĢi kadro sayısına bölünmesiyle, bir kadronun standart performansı (ortalama çalıĢa düzeyi) belirlenir. Elde edilen miktarın birimin iĢ yükü miktarından oranlanmasıyla da norm kadro sayısı saptanır. ĠĢ yüküne bağlı kadrolar memur, iĢçi, hizmetli gibi kadrolardır. Örgütlerde iĢyüküne bağlı unvansız kadro sayısı, iĢ ölçümü yapılarak (zaman, hareket ve metod etüdleri) belirlenir (Bilgin ve Aytürk, 2003: 174).

Norm kadro açısından Türkiye‟de yerel yönetimlerde ise iki tür kadro vardır. Bunlardan birincisi görev yerine bağlı kadrolardır ve iĢin niteliği itibariyle “iĢyükü” hesabı bu kadrolar için gereksizdir. Yerel yönetimler insan kaynaklarında “Ģef”,

80

“odacı”, “müdür” gibi kadrolar bunlara örnektir. Ġkincisi ise niteliği gereği iĢyükü hesaplanabilir (Bozlağan, 2001‟den aktaran Karacan, 2009: 72).

Belediyelerde ilgili birimlerce yürütülen iĢlerin tekrarlanma sıklığı her bir iĢ için farklılık gösterir. Kimi iĢler sürekli tekrar ederken diğerleri çok seyrek aralıklarla yapılıyor olabilir. Bundan dolayı iĢlere ait zaman değerlerinin kantitatif yöntemlerle belirlenmesi oldukça zor ve karmaĢık bir süreçtir. Bu nedenle zaman değerleri belirlenirken çalıĢanların tecrübeleri ve gözlemleri ile sıklık belirlemek için birim kayıtlarından yararlanılmalıdır (Bozlağan, 2001‟den aktaran Karacan, 2009: 72).

2.4.6.1. ĠĢ Ölçümü Yöntemi

ĠĢ ölçümüyle ilgili en eksiksiz tanım Ġngiliz Standartlar Enstitüsü tarafından yapılmıĢtır. Buna göre iĢ ölçümü nitelikli bir iĢçinin tanımlanan bir iĢi belirlenen çalıĢma hızıyla yapabilmesi için gerekli zamanı saptamak amacıyla hazırlanan tekniklerin uygulanmasıdır (British Standart Institution, 1979: 2; aktaran Timur, 2003: 159). Yine aynı kurumun nitelikli iĢçinin ne olduğu üzerine tanımı da “belirlenmiĢ bir çalıĢma hızı belli bir yöntemi bilmeleri için özendirilmiĢ olma koĢulu ile, nitelikli iĢçilerin, aĢırı bir çaba göstermeden, bir iĢ günü ya da vardiya süresince doğal olarak eriĢebileceği doğal üretim oranıdır” (British Standart Institution, 1979: 20; aktaran Timur, 2003: 160).

Hareket, zaman ve metot etütlerinin birleĢimi olan iĢ ölçme; iĢin en az zaman ve çaba harcanarak ve örgütte uygulanan yönetsel metotlar yeniden düzenlenerek yapılması tekniğidir. ĠĢ ölçme tekniği ile örgütte üretilen mal ve/veya hizmetlerde, iĢ ve iĢlemlerde harcanan çaba ve zaman, uygulanan yöntem ve süreçler etüt edilerek iĢyükü ve iĢgücü analiz edilir. Bir örgütte iĢ ölçümü yapılabilmesi için üretilen mal ve/veya hizmet ve etkinliklerde, iĢ ve iĢlemlerde Ģu faktörlerin bulunması gerekir (Bilgin ve Aytürk, 2003: 175):

 Bir kiĢinin yaptığı iĢ (bu iĢin adı),

 ĠĢin aldığı süre (bir saatte/bir günde yapılan iĢ),

 ĠĢin miktarı (bir saatte/ bir günde yapılan iĢ miktarı),

81

ĠĢ ölçümünü oluĢturan ögeler hareket, zaman ve metot etütleridir. Hareket etüdü, örgütte daha kolay ve rahat çalıĢma ortamı ve koĢulları geliĢtirerek en az enerjiyle çalıĢmayı ve yorgunluğu azaltmayı; böylece örgütte çabukluğu, hoĢnutluğu ve verimliliği artırmayı amaçlamaktadır. Zaman etüdüyle iĢin ne kadar sürede, nerelerde ve kimlerce yapılmasının beklendiği ve ne kadar sürede, yerde ve mesafede yapıldığı ve sonuçlandığı saptanarak zaman kayıplarının nedeni araĢtırılır. Bunun sonucunda da zaman kayıplarını ortadan kaldırıcı çözüm yolları araĢtırılır (Timur, 1984: 24; Bilgin ve Aytürk, 2003: 175).

Metod etüdüyle iĢ gereksiz prosedürlerden arındırılarak maliyet artırıcı, geciktirici, zorlaĢtırıcı prosedürlerden uzaklaĢtırılarak yeniden düzenlenir (Bilgin ve Aytürk, 2003: 175).

ĠĢ ölçümü yöntemine göre norm kadro saptanırken; iĢ analizlerinin yapılması, iĢin öğelere ayrılması ve zamanlaması, çalıĢma hızının derecelendirilmesi ve normal zamanın saptanması, eklenecek payların belirlenmesi, normal zamana payların eklenmesi suretiyle standart zamanın saptanması ve norm kadronun saptanması süreçlerinden geçilir (Timur, 2003: 160-165).

ĠĢ analizi yöntemi önceki kısımlarda açıklanmıĢtı; aslında norm kadro çalıĢmalarının temelini iĢ ölçümü oluĢturmaktadır. Bir iĢyerinde iĢ ölçümünün yapılabilmesi için o iĢyerinde yapılmakta olan tüm iĢlerin ortaya çıkarılması gerekir. Bir iĢyerinde yapılmakta olan tüm iĢlerin çıkarılması ise iĢ analizi çalıĢmasıdır. Bu nedenle, iĢ ölçümü dolayısıyla norm kadro çalıĢmalarına iĢ analizi çalıĢmalarıyla baĢlanır (Timur, 2008: 170).

ĠĢin öğelere ayrılması ve her öğenin ayrı zamanlanması norm kadronun temelini oluĢturur. Öğe ise bir iĢin gözlemini, ölçümünü kolaylaĢtırmak için seçilmiĢ o iĢe ait bağımsız parçalardır (Timur, 2003: 161).

ÇalıĢma hızının saptanmasında iĢçiler normal zamandan daha hızlı veya yavaĢ çalıĢabileceğinden sonuçlar doğru çıkmayabilir. Bunu aĢmak için derecelendirme gereklidir. Derecelendirme, zamanlama sırasında elde edilen neticenin normal zamanlamaya ayarlanmasıdır (Timur, 2008: 161). Örneğin öğenin ortalama zamanının 20 dakika, çalıĢanın hızının %75 olduğunu varsayarsak;

82

Diğer bir anlatımla, bir iĢ yerinde çalıĢması gereken kiĢinin iĢini yapma esnasındaki normal temposunu (hızını) %100 kabul edersek, söz konusu kiĢi de iĢini %75 tempo ile (ayni yavaĢ çalıĢarak) 20 dakikada yapmıĢ ise, normal çalıĢmıĢ olsaydı iĢini 15 dakikada yapmıĢ olması gerekirdi (Timur, 2008: 161). Öğelerin ortalama zamanının 20 dakika, çalıĢma hızının ise %125 olduğunun varsayarsak;

Normal Zaman = 20x1,25 = 25 dakika olur.

Burada iĢgören normal tempo olarak kabul edilen %100 temponun üzerinde, %125 tempo ile çalıĢarak iĢini 20 dakikada tamamlamıĢtır (Timur, 2008: 161).

Standart zamanın bulunması için iĢgören performansını etkileyen tüm faktörleri hesaplanarak normal zamana eklenmesi gerekir; çünkü çalıĢanlar durmadan çalıĢamamaktadır; normal zamana gecikme payı eklenmelidir. Bu pay normal zamanın %15‟inden fazla olmamalıdır (Timur, 208: 162). ÇalıĢma süresince meydana gelen kayıpları ifade ettiği için bu oran “iĢ kayıp oranı” olarak da adlandırılmaktadır (Bozlağan, 2001; Karacan, 2009: 73).

Normal zamanın, eklenecek pay yüzdesi ile çarpılması sonucu elde edilen rakamın normal zamana eklenmesi suretiyle standart zaman bulunur (Timur, 2008: 162).

Standart zaman = Normal zaman + (Normal zaman x % olarak eklenecek pay) Örneğin, söz konusu öğenin saptanan normal zamanın 16 dakika, eklenecek pay yüzdesinin de %15 olduğunu varsayarsak söz konusu öğe için

Standart zaman = 16x1,15=18,4 dakika olur (Timur, 2008: 162)

Norm kadronun saptanmasında teorik olarak bir iĢletme bir yılda yapılan tüm iĢlerin, tüm öğelerinin standart zamanlarının toplamı içinde o iĢletme, o birimin iĢ yükünü saat açısından ortaya koyar. Saat açısından yıllık olarak elde edilen toplam iĢyükünün bir kiĢinin saat açısından bir yıllık çalıĢma süresine bölünmesiyle, bir iĢletme personel ihtiyacını diğer anlatımla norm kadro sayısını saptamıĢ olur (Timur, 2008: 163).

2.4.6.2. ĠĢ Örneklemesi Yöntemi

Bu yöntem zaman etüdü kadar masraflı, uzun ve ayrıntılı bir teknik değildir. ĠĢ örneklemesi yöntemi makinaların ve iĢçilerin belli bir süre rastgele aralıklarla

83

gözlenmesi yoluyla, istenilen verilerin sağlanmasında kullanılan bir tekniktir (Timur, 2008: 165). Bu yöntem temelde Ģahsi kanaatlerle yani sübjektif kararlarla, zaman etüdü gibi derinlemesine yapılan araĢtırmalarla elde edilen sonuçların ortalamasını verir (Timur, 2008: 165). Ġlk defa 1935 yılında Ġngiliz tekstil enstitüsü araĢtırma grubunda çalıĢan L.H.C. Tippet tarafından “ani okuma tekniği” adı altında geliĢtirilen, 1940‟dan sonra Amerika‟da uygulanmaya baĢlanan iĢ örneklemesi, bir istatistik tekniğidir. Fakat gözlemcinin bu tekniği uygulayabilmesi için matematikçi olması gerekli değildir (Timur, 2008: 165).

ĠĢ örneklemesi yönteminin temel prensibi kalite kontrolünde kullanılan prensibe benzer. Bu yöntem iĢgören üzerine ani ve rasgele gözlem yapılması mantığıyla çalıĢır. Elde edilen sonuçlara göre de iĢgörenin vaktinin ne kadarını çalıĢarak geçirdiği saptanır. Örneğin bir iĢgören üzerinde bir günde 25 gözlem yapıldı ve bu gözlemlerin 5‟inde çalıĢmadığını kaydettik; bu gözlem sonucu o iĢgörenin bir iĢgününün %80‟ini çalıĢarak %20‟sini ise çalıĢmayarak geçirdiği sonucu çıkartılabilir (Timur, 2008: 167).

Örgütte uygulanan metotların geliĢtirilmesi ve yeniden düzenlenmesi için iĢ basitleĢtirme tekniklerinin uygulanması Ģarttır. ĠĢ ölçümünde yapılan iĢin sadece süresinin ve miktarının belirlenmesi yeterli değildir. Zira var olan süre ve miktar üzerinden örgütte iĢ ölçümü yaparak norm kadro belirlemek, mevcut düzeni, yöntem ve süreçleri aynen korumak ve devam ettirmek demektir. Bu yüzden, iĢ ölçümünde ve norm kadro belirlemede, mal ve hizmet üretiminde, özellikle iĢ ve iĢlemlerin yürütülmesinde uygulanan yönetsel ve teknik yöntem ve süreçleri de analiz ederek değerlendirmek ve yeniden düzenlemek gereklidir. Yoksa aynı iĢ ve eylemlerin aynı Ģekilde yapılmasına devam edilir ve bunun sonucunda yapılan norm kadro çalıĢması da mevcut sistemi korur ve uygulamada yararı olmaz Norm kadro çalıĢmasında önemli olan, örgüt analizi yaparak yeniden örgütlemek; teknik ve rutin iĢ ve iĢlemlerden en alt kademeye kadar yetki devrederek iĢ ve iĢlemleri çabuklaĢtırmak; iĢ ölçümü ve metod etüdü yaparak iĢ ve iĢlemleri basitleĢtirmek ve yeniden düzenlemektir (Bilgin ve Aytürk, 2003: 175-176).