Mektuplar

Mektup, bireylere gönderilen kişisel bir yazılı iletişim biçimidir. Mektuplar genellikle tek kişiye özel yazılmalarına rağmen, bazen özellikle iş ortamında –aynı mesajın standart biçimde ilgili tüm kişilere yalnızca isim ve adres kısmı değiştirilmek suretiyle- gönderildiği durumlar az değildir. Mektuplar, bilgi vermek, bilgi sormak, motive etmek, şikayet etmek veya şikayetlere cevap vermek, birini teskin etmek veya kışkırtmak, uyarmak, bir şeyi itiraf veya inkar etmek gibi çok çeşitli amaçlarla yazılabilir. Mektuplar, konuşma ile iletişimin alternatifi olabilen bir iletişim türü olup, fikirlerin ve düşüncelerin daha sistemli bir sıralamasına ve daha düşünerek ve kontrollü aktarımına olanak sağladığı için bazen tercih edilmektedir (Oktay, 1996; 169).

Kurum yöneticilerinin işgörenlerine yazdıkları mektuplar son derece etkili bir kurumsal iletişim aracı olarak değerlendirilebilir. Diğer yazışma araçlarından daha samimi, daha kişisel bir özelliğe sahip olan mektuplar, kişisel ve iş mektuları olmak üzere iki sınıfta toplanır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin

görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınırlar (Gürgen, 1997: 100-101).

3.3.1.7. Dilek Kutuları

Çalışanların kuruma ve yönetime ilişkin öneri, görüş ve şikayetlerini bildirdikleri iletişim araçlarıdır. Kurumlarda bulunan dilek kutularının gerçek anlamda işlevsel olması için yöneticilerin çalışanların öneri, görüş ve şikayetlerini ciddi bir biçimde değerlendirmesi gerekmektedir. Bununla birlikte bu sonuçların çalışanlar tarafından açıkça görülmesi de önemli bir etkendir (Düşükcan, 2003: 89). Kolay ulaşılacak noktalara yerleştirilen kutular aracılığı ile çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir. Bu yöntemin işlerlik kazanabilmesinin ilk koşulu, soru ve isteklerin cevaplandırılması ve çalışanların cesaretlendirilmesidir (Peltekoğlu, 2001: 350).

3.3.2. Sözlü İletişim Araçları

Sözlü iletişim araçları mesajların gönderilmesi ve iletişim akışının daha hızlı olmasını sağlamaktadır. Sözlü iletişim araçları ile geri bildirim daha kısa sürede ve etkin bir şekilde olmaktadır. Kurumlardaki iletişimin sağlıklı işlemesi isteniyorsa sözlü iletişim araçlarının kullanılması bu işleyişe kolaylık sağlayacaktır. Bununla birlikte sözlü iletişim araçlarının tartışmalı konularda belgelenmemesi, uzun konuşma ve görüşmelerde görevlerin aksamasına yol açması ve çeşitli basamaklardan geçerken bozulma riskinin olması sözlü iletişim araçlarının sakıncalı yönlerini göstermektedir (Düşükcan, 2003: 89).

3.3.2.1. Görüşme ve Toplantılar

Görüşme, belli bir amaç için iki ya da daha fazla kişi arasında gerçekleştirilen bir sözlü iletişim ortamıdır (Gürgen, 1997: 105). Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkili sonuçlar doğurur. Çünkü yazılı iletişim daha çok tek yönlü işler, oysa sözlü iletişim ve özellikle yüz yüze iletişim iki yönlü çalışır (Sabuncuoğlu, 1998: 143). Bu tür iletişimde uzlaşma sağlamak daha çabuk ve kolay olmaktadır. Karşınızdaki insana sorular sorarak konuyu daha açık biçimde anlama olanağı verdiği gibi, bu konudaki düşüncelerini

isteklerini daha çabuk ve doğru olarak algılayabileceğimiz bir yöntemdir. Bu iletişim biçiminde karşımızdaki kişiye güven ve rahatlık vermeye özen gösterilmelidir (Onal, 2000: 70-71).

Görüşmelerde kurum temsilcisinin (verici) bazı noktalara özen göstermesi gerekir. Bu noktalar özet olarak şöyledir (Sabuncuoğlu, 1998: 144):

-Başkasıyla konuşurken sabırlı, nazik, sakin ve güler yüzlü olmalıdır,

-Karşıdaki kişiye güven verici bir davranışa girmeli, bu nedenle konuşulan konuya ilişkin yeterli bilgi taşınmalıdır,

-Karşıdaki insanın eğitimi, görünüşü, statüsü ve diğer görünen ve bilinen özelliklerine göre bir davranış içine girilmelidir,

-Konuşurken ağdalı, uzun ve karmaşık bir dil yerine sade, anlaşılır ve net bir dil kullanılmalıdır,

-Karşı tarafın düşünce ve inançlarına saygılı biçimde konuşmalı ve özellikle alay etmekten kaçınmalıdır.

Sözlü iletişim araçlarından bir diğeri de toplantılardır. Kurumların amaçlarını gerçekleştirebilmesi, büyük ölçüde işgörenlerin inanç ve desteğini kazanmaya bağlıdır. Kurum içinde bireysel amaçlarla kurumsal amaçların bütünleştirilmesi, işgörenlerin kararlara uygulamaya ve denetime katılmalarını gerektirir. Bu açıdan toplantılar, çift yönlü etkin bir iletişim yöntemi olarak son derece önemli bir işleve sahiptir (Gürgen, 1997: 114). Toplantıların konusunu doğrudan kuruma ilişkin bilgiler oluşturabileceği gibi, güncel bir konunun ya da bilimsel bir sorunsalın incelenmesi için kurumun böyle bir organizasyon yapması da mümkündür (Bıçakçı, 1998: 157).

Etkin bir toplantının gerçekleştirilebilmesi için yapılması gereken bazı yöntemler bulunmaktadır. Öncelikle başarılı bir toplantı için iyi bir hazırlık şarttır. Toplantı gündeminin ne olacağı, kimlerin katılacağı, nerde yapılacağı, başlangıç ve bitiş saatleri önceden belirlenmeli ve toplantıya katılacak olanlara yazılı olarak verilmelidir. Toplantıda alınacak kararların oybirliği ile alınması için çaba gösterilmelidir. Toplantı bitiminde ise toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar yazılı olarak bir araya getirilmelidir (Düşükcan, 2003: 90).

3.3.2.2. Konferans ve Seminerler

Konferans ve seminerler yazılı iletişime göre biraz daha etkin bir yöntem olmakla birlikte yine de tek yönlü bir iletişimdir. Belli bir süre içinde bir gruba bilgi ve düşüncelerin

aktarılmasını sağlar. Bu yolla tet tek iletişim kurmada karşılaşılan zaman kaybının önüne geçilebilir (Onal, 2000: 71).

Bir konuya açıklık kazandırmak ya da bir konuda bilgi vermek amacıyla bilim, sanat, fikir adamları ve ilgili uzmanların yaptıkları hazırlıklı konuşmalara konferans denir. Konferansların en belirgin özelliği öğretici olmasıdır. Konferans her konuda verilebilir (Bülbül, 2000: 99). Konferansların başarısı, büyük ölçüde konuşmacının başarısına bağlıdır. İşgörenlere belli bir konulara tutum ve davranış kazandırmakta oldukça etkili olan konferanslar, kurum içinde bilgi ve düşüncelerin çok kısa sürede dağılmasını sağlar (Gürgen, 1997: 103).

Çeşitli konuların bilimsel eksen üzerinde tartışıldığı seminerler de önemli bir tartışma aracıdır. Seminerler, genelde birkaç oturum devam etmekte, konuşmacı sayısında sınırlama bulunmamaktadır. Kurumlar toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda bilginin üretilmesi ve paylaşımı amacıyla bu toplantıları ya kendisi düzenlemekte ya da sponsorluk görevi üstlenerek desteklemektedirler (Bülbül, 2000: 98-99). Bazı durumlarda konferans ve seminer konularının işle sınırlı olmayıp örneğin çocuk eğitimi gibi herkesi ilgilendirecek konuları içermesi yerinde olur. Böylece işgörenler aileleriyle birlikte bu tür organizasyonlara katılma olanağı elde edebilirler (Gürgen, 1997: 103).

3.3.2.3. Telefon Görüşmeleri

Sözlü iletişimin bir başka aracı da telefondur (Sabuncuoğlu, 1998: 145). Telefon, çift yönlü iletişim ortamı sağlayan teknolojik bir araçtır (Bıçakçı, 1998: 153). Kuruluşla ilgili haberlerin banda kaydedilerek önceden belirlenen numarayı çeviren çalışanlara, bu bilgileri alma olanağı veren telefonla bilgilendirme yönteminin temeli, süratle bilgilendirmeye dayanmaktadır. Birkaç basamağa gerek duyulmaksızın çalışan, kurumun pozisyonu veya kurumla ilgili son gelişmeler hakkında bilgi alması esasına dayanan bu iletişim yönteminin bir diğer avantajı, bilginin kişisel olmayan yayınlar ve diğer araçlardan farklı olarak bir insan tarafından sözlü olarak aktarılmasıdır (Peltekoğlu, 2001: 347-348).

Kurum ya da kuruluşu öncelikle personel temsil eder. Bu bağlamda, telefonu açan kişinin tavrı ilk izlenimin oluşması için belirleyici olmaktadır. Bu açılardan da telefon kullanımına yönelik bazı temel kurallar da gözardı edilmemelidir (Bıçakçı, 1998: 154-155):

-Kurum telefonları uzun süre meşgul kalmamalıdır, -Telefona en çok iki kez çaldıktan sonra yanıt verilmelidir,

-Telefon eden kişinin istemi doğrultusunda ilgili birim ya da kişiye kısa sürede yönlendirme yapılmalıdır,

-Yönlendirme süresinin uzaması durumunda arayan kişinin telefon numarası alınmalı ve daha sonra kendisiyle bağlantı kurulmalıdır,

-Telefon edenin, ilgili birimle görüşüp görüşmediği ya da bağlantının kesilip kesilmediği denetlenmelidir,

-Telefon edecek kişi, vereceği mesajı, amacına yönelik biçimde yazılı olarak önceden planlamalı ve mümkün olduğunca kısa sürede açık ve kesin ifadelerle aktarmalıdır.