Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması

Mal ve hizmet alımları üzerindeki iç kontrol; satın almayı tahsil işleminden, alımların muhasebe kayıt düzenine aktarılmasından ve ödemeden ayırır. Her işletmenin satın alma departmanı, kuruluşun ihtiyaç duyduğu mal veya hizmetler için gereken siparişleri vermek konusunda kesin yetki sahibi olmalıdır. Satın alma departmanınca yapılan tüm satın almalar bir üst yöneticinin onayını gerektirir. Bir işletmede satın alma faaliyeti şu aşamaları kapsar:278

• Mal ve hizmet satın alma isteğinin yapılması, • Satın alma siparişinin verilmesi,

276

Ahmet Tokaç, Yöneticiler İçin Muhasebe Ve Finans, İstanbul: Günaydın Ofset, 2006, s. 310-311.

277

W. Arthur Holmes, S.Wayne Overmayer, Auditing, Çeviren Oğuz Göktürk, “Muhasebe Denetimi Standartları ve Yöntemleri”, Bilimsel Yayınlar Derneği Yayın No:5, 1975 Sekizinci Baskı, s.439.

278

147 • Satın alma sipariş formunun hazırlanması, • Malın veya hizmetin satın alınması, • Teslim alınan malların depolanması.

Satın alma, teslim ve ödemenin ayrı bölümlerce satın alınmalı, mal ve hizmetler yazılı siparişlerle gerçekleştirilmelidir. Mal veya hizmetler üretim biriminden yada stok kontrol biriminden sağlanmalıdır. Siparişler minimum düzeyde dahi olsa siparişler için yetkinin kime ait olduğu bilinmelidir.

Satın alma departmanı istek konusunda teklifler toplar. Sipariş, teşebbüsün satın alma politikalarına uygun olarak; kalite, miktar, fiyat, ambalaj, gönderim vb. bilgilerini kapsar. Satın alma siparişi, teklif uygun olarak onaylandıktan sonra yapılır.279

Birinci kopya satıcıya gönderilir; kabul edildiği zaman, bu bir anlaşma taahhüdü sayılır. Kopyalar, isteği yapan birime, muhasebe ya da mali işler departmanına, bütçe birimine, siparişi onaylayan amire ve ambar sorumlusuna gönderilir. Bir kopya, satın alma biriminde kalır ve siparişler dosyasında dosyalanır. İstek yapan birimdeki kopya, isteğin kabul edildiğini gösteren bir belge hizmetini görür. Muhasebe departmanındaki kopya bu departmanı ilerideki para ödemeleri konusunda uyarır. Bütçe biriminin kopyası, ödeneklerin saptanmasına temel olur ve önceden belirlenmiş politikalara bağlılığı sağlar. Ambar sorumlusuna gönderilen kopya, ona malzemenin konulmasına elverişli yer ayırmak konusunda yardımcı olur. Satın alma siparişi dosyalandığında, satın alma departmanı kendindeki kopyayı satın alma isteğine bağlar. Bir satın alma siparişi, işletme yönetimi tarafından ertelenir ya da satıcı tarafından kabul edilmezse tüm kopyalar geri alınır ve dosyalanır, çünkü satın almalara ait sipariş numaraları daha sonra kontrol edilmektedir.280 Tüm kontroller eksiksiz yapılarak usulsüz satışların önüne geçilmelidir.

Mallar işletmeye girdiği andan itibaren işletmenin borç yükümlülüğü başlamıştır. Sipariş emrinin bir nüshası ile gelen mallar teslim alma şubesi tarafından sayılarak alınmalı, fiyat, miktar ve kalite yönünden tekrar kontrol edilmelidir.281

Teslim alma şubesi, teslim raporunu en az dört kopya olarak hazırlar, bir kopya satın alma şubesine gönderilir, biri malı depolayacak olan ambar memuruna, biri satıcının faturası eklenerek

279

Aksoy, Tüm Yönleriyle Denetim AB ile Müzakere ve Uyum Sürecinde Denetimde Yeni Bir Paradigma Cilt 1, 545.

280

Holmes, Overmayer, s.141-143.

281

148

muhasebe bölümüne gönderilir ve bir tanesi de teslim alma şubesindeki sipariş emri kopyasına konarak dosyalanır.282

Kontrol sürecinde tüm kopyalar taraflardan talep edilir. Kopyalar eksiksiz olarak değerlendirme sürecinde hazır bulundurulur.

Faturalar, mallar incelenmeden, sayılmadan ve kabul edilmeden önce onaylanmamalıdır. Faturalar ilk olarak satın alma departmanına gider orada sipariş numarası verilir, teslim tarihi konur ve teslimin yapıldığı onaylanır. Teslim alma raporu, satın alma departmanınca kabul edildikten sonra, bu departmanın sipariş emri kopyası siparişler dosyasından çıkarılır ve tamamlanan siparişler dosyasına konulur. Satın alma departmanı faturayı onaylar, teslim alma raporu ile karşılaştırır ve teslim alma raporunu ekleyerek muhasebe departmanına gönderir. Faturayı kendi sipariş emri kopyası ve teslim alma raporuyla karşılaştıran muhasebe departmanı, virgül ayrımlarının ve toplamlarının incelenmesi neticesinde fatura ödenmeye hazır hale gelir.283

Mal ve hizmet alımlarına ilişkin riskler ve bunlara ilişkin kontroller şöyledir:284

Riskler;

• Satıcılara yapılan fazla ödeme,

• Stok ve hizmetlerin pahalı satın alınması

• Stok ve hizmetler için yapılan eksik veya fazla ödemeler, • Ödemelerin gecikmesinden kaynaklanan maliyetler, • İşletme ihtiyaçlarındaki gecikmeler,

Kontroller;

• İşletmenin her kademesinde satın almalara ilişkin prosedürlerin düzenlenmesi, • Farklı tutarlardaki alımlar için farklı yetkilendirmeler yapılması,

• Mümkün olan en uygun koşullarda, istenilen kalitedeki malı en düşük fiyatla tedarik edebilecek ve piyasa takibi yapan bir ünite kurulması,

• Efektif ödeme prosedürleri geliştirilmesi,

Bu döngü, mal ve hizmetlerin işletme dışındaki üçüncü taraflardan satın alınması işlemlerini kapsar.285

Mal ve hizmet alımları üzerindeki iç kontrol, satın almayı; gereksinimi belirlemeden, sipariş kararı vermeden ve malların teslim alınmasından

282

Bozkurt, Muhasebe Denetimi, s.286.

Bülent Avan, “İç Kontrol Sisteminin Muhasebe Denetimindeki Yeri ve Önemi” (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2003), s.93-95.

283

Hasan Gürbüz, Muhasebe Denetimi. Bilim Teknik Yayınevi , İstanbul 1995, s.143.

284

ACCA. A.g.e., s.78.

285

149

ayırır. Her işletmenin satın alma departmanı kuruluşun ihtiyacı olan mallar için gerekli uygun sipariş emirlerini hazırlamak konusunda kesin yetki sahibi olmalıdır. İşgücü gibi hizmet alımları ise, insan kaynakları departmanı tarafından yerine getirilir. Mesleki hizmetlerin ve sabit kıymetlerin edinilme yetkisi normal olarak yürütme kademesine ya da müdürler kuruluna verilmiştir. Satın alma departmanı tarafından yapılan tüm satın almalar bir üst yöneticinin onayını gerektirir. Küçük işyerlerinde, ayrı bir satın alma departmanı bulunmaz bunun yerine kuruluştan bir görevliyle tüm satın almaları yapma yetkisi verilerek; onun tarafından yapılan alımların bir başkası tarafından onaylanması zorunlu tutulur.286 Küçük işletmelerde yetki ve sorumluluk az personelle paylaşılır.