KuruluĢ içi analiz ve dıĢ çevre analizi

Stratejik planlama çalıĢmaları için geliĢtirilmiĢ birçok yöntem vardır. Tipik olarak üç aĢamalı bir yöntem kullanılmaktadır:²⁶

Durum – mevcut durumun değerlendirilmesi ve mevcut duruma nasıl ulaĢıldığının saptanması.

Hedef – amaç ve hedeflerin (ideal durum olarak da tanımlanmaktadır) belirlenmesi.

Yol – amaç ve hedeflere götürebilecek yolun çizilmesi.

Diğer bir alternatif yaklaĢım:

Hazırlama – ulaĢılmak istenen ideal imaj veya istenen nihai durum nedir?

Görme – Bugünkü durum nedir? Ġdealle arasındaki mesafe ne kadardır ve sebebi nedir?

DüĢün – Ġdeal durum ve bugünkü koĢullar arasındaki mesafeyi kapatmak için hangi spesifik eylemlerin gerçekleĢtirilmesi gerekir.

Planla – Aktivitelerin yapılabilmesi için hangi kaynaklara ihtiyaç vardır?

26 Strategic Planning (Stratejik Planlama),

http://en.wikipedia.org/wiki/Strategic_planning#Methodologies, 11 Ocak 2010

31 Bir diğer yaklaĢıma göre stratejik planlama Ģu metotla gerçekleĢtirilir:

Vizyon – Vizyonun tanımlanması, amaç ve hedeflere sahip misyon bildiriminin oluĢturulması

SWOT – Hedefler dikkate alınarak bir analizin gerçekleĢtirilmesi

Formüle etme – Hedeflere ulaĢabilmek için eylem ve süreçlerin planlanması Uygulama – Üzerinde anlaĢılan süreçlerin uygulanması

Kontrol etme – Durumu tamamen kontrol etmek için uygulanan süreçleri izleme ve süreçler hakkında bilgi edinme

KuruluĢ içi analiz ve çevre analizinde kullanılabilecek temel yöntemlerden birisi SWOT analizidir. SWOT Analizi bir kurumun güçlü yönlerinin (Strenghts), zayıf yönlerinin (Weaknesses) ve karĢılaĢılması muhtemele fırsat (Opportunities) ve tehditlerin (Threats) analiz edildiği bir metottur ve stratejik planlama çalıĢmalarında sıklıkla kullanılmaktadır.

Neredeyse bütün stratejik yönetim kitapları stratejik analiz yöntemi olarak SWOT analizini temel alırlar (Örn. Miller ve Dess 1996; Pearce ve Robinson 1997;

Dinçer 2003). Hatta bütün strateji geliĢtirme süreci güçlü ve zayıf yönler ile fırsatlar ve tehditlerin eĢleĢtirilmesi olarak bile algılanabilir (Ansoff 1965).²⁷

SWOT terimi Ġngilizce strenghts, weaknesses, opportunities ve threats kelimelerinin baĢ harflerinden oluĢturulmuĢtur. Literatürde GZFT analizi olarak da geçmektedir. SWOT analizi bir kurumun amaçlarının belirlenmesi ve bu amaca ulaĢmak için sahip olduğu güçlü yönler, zayıf yönler ve muhtemel tehdit ve fırsatların tanımlanmasını kapsamaktadır. Bu metodun literatüre Albert Humphrey tarafından kazandırılmıĢtır.²⁸

SWOT analizi çalıĢmaları öncelikle ulaĢılmak istenen hedefin belirtilmesiyle baĢlar. Ardından güçlü ve zayıf yönler, fırsat ve tehditler belirlenir:

Güçlü yönler: kurumun sahip olduğu ve hedefe ulaĢılmasına yardımcı olabilecek özellikler

27 Erkan Volkan, a.g.e., s.14

28 Wikipedia, SWOT Analizi, http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis, 15 Ocak 2010.

32 Zayıf yönler: kurumun sahip olduğu ve hedefe ulaĢılmasına zarar verebilecek özellikler

Fırsatlar: Hedefe ulaĢılmasında yardımcı olabilecek harici koĢullar Tehditler: Hedefe ulaĢılmasını engelleyebilecek harici koĢullar.

SWOT analizinin planlama sürecindeki diğer aĢamaları etkileyebilecek verilerin ortaya çıkmasını sağladığından stratejik planlama yaklaĢımının önemli bir parçasıdır.

Stratejik planlama çalıĢmaları sırasında SWOT analizinin ardından ulaĢılmak istenen hedefin ulaĢılabilir olup olmadığı veya hangi engellerin amaca ulaĢılmasını zorlaĢtıracağı veya hangi güçlü yönlerin amaca ulaĢılmasında yardımcı olacağı ortaya çıkar ve planlama için önemli bir veri seti oluĢturur.

KuruluĢ içi analiz

Kurumsal analiz dıĢ çevre analizinden farklı olarak kurum içerisinde ve kurumun kontrolü altındaki eğilimlerin ortaya konmasını kapsar. KuruluĢlar daha çok baĢarı Ģansına sahip oldukları fırsatlardan etkin bir Ģekilde yararlanabilmek için becerilerini ve sınırlarını bilmek durumundadır. Analizin gerçekleĢtirilmesinde kurumun yapısı, organizasyon Ģekli, birimlerin görevleri ve görevleri arasındaki iliĢkiler, personelin sayısı, dağılımı, eğitim düzeyi, karar alma süreçleri, gelenekler ve değerler, teknolojik altyapı ve kaynaklar baĢta olmak üzere kurumun güçlü yönleri ile zayıf yönlerini ortaya koyacak tüm bilgiler dikkate alınır.

Ġç analizde kuruluĢ içerisindeki durum araĢtırılır:²⁹ KuruluĢ kültürü

KuruluĢ imajı Organizasyonel yapı

Anahtar öneme sahip çalıĢanlar Doğal kaynaklara eriĢim Deneyimler

Operasyonel etkinlik

29 The Strategic Planning Process (Stratejik Planlama Süreci), NetMBA Business Knowledge Center, http://www.netmba.com/strategy/process/, 15 Ocak 2010.

33 Operasyonel kapasite

Mali kaynaklar Mevcut anlaĢmalar DıĢ çevre analizi

DıĢ çevre analizi bir kurumun dıĢındaki koĢulların incelenmesi ve bu kapsamda kuruluĢ için tehdit veya fırsat oluĢturan geliĢmelerin derinlemesine analiz edilmesini kapsar. Günümüzde değiĢim hızlı ve süreklidir. Kurumlar bu ortamda muhtemel fırsatları avantaja çevirebilmek ve kontrolü dıĢındaki tehditlerden korunabilmek için dıĢ çevre analizi yapar. Analiz kapsamlı yapılmalı dünyadaki ve ülkedeki sosyal, ekonomik, kültürel, demografik veya politik tüm eğilimlerin ortaya konması, kritik öneme sahip eğilimlerin kurumu ne Ģekilde etkileyebileceğinin belirlenmesi gerekir.

DıĢ çevre analizinde iki yön vardır: bunlar tüm kuruluĢları etkileyen makro çevre ve sadece belli kuruluĢları etkileyen mikro çevre olarak adlandırılabilir. Makro çevre analizinde politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik faktörler analize dahil edilir. Bu metot PEST analizi olarak da adlandırılmaktadır. PEST terimi Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik dıĢ etkenlerin ilk harflerini temsil etmektedir. Bu etkenler genelde kuruluĢların kontrollerinin dıĢındadır ve tehdit veya fırsat oluĢturmaları mümkündür.³⁰ 1.4.2. Misyon, Vizyon ve Değerler Bildirimi

Misyon, vizyon ve değerler bildirimi stratejik planın baĢarıya ulaĢmasında büyük bir öneme sahiptir. Misyon, vizyon ve değerlerin doğru olarak belirlenememesi stratejik planın baĢarısız olmasıyla sonuçlanabilir. Kurumlar misyon, vizyon ve değerler bildirimi ile ulaĢmak istedikleri hedefe yönelik çerçeveyi belirlerler. Bu aĢama aynı zamanda kurumsal kimliğin oluĢmasına veya güçlendirilmesine de katkıda bulunur.

Kurumsal kimlik sadece görsel temalardan ibaret değil bir kurumun sorumluluk alanı, sorumluluk alanında gösterdiği yaklaĢımları da ihtiva eden bir bütündür. Bir kurumun vizyon, misyon ve değerler bildirimini doğru bir Ģekilde ortaya koyması o kurumun kimliğinin önemli bir parçasıdır.

30 a.g.e.

34 1.4.2.1. Misyon bildirimi

Misyon, bir stratejik planın tüm bölümlerinin temelini oluĢturur ve o kurumun varoluĢ sebebini ortaya koyar ve kimlere hizmet sunduğunu, hangi alanlarda çalıĢtığını, hangi ihtiyaçları gidermek için var olduğunu ve yasal sorumluluklarının neler olduğunu gösterir. Bu sebeple kurum içerisindeki tüm birimlerin katkısı ile oluĢturulmalıdır.

Misyon bildirimi kısa cümlelerle bir kurumun temel misyonunu paydaĢlarına ve kamuya ifade edebilmelidir, misyon bildirimi bir kurumun yönetimi, çalıĢanları, o kuruma gönüllü hizmet verenleri, donörleri ve iĢbirliğinde bulunanları tarafından anlaĢılan ve desteklenen bir dizi fikirden oluĢmalıdır.³¹

Misyon bildirimi “bir kuruluĢun diğer kuruluĢlardan farkını ve kuruluĢun aktivitelernin kapsamını gösterir...”, “Misyon bildirimi öncelikler, stratejik planlar ve yapılacak iĢler için bir temel niteliğindedir. Ġdari görevlerin ve idari yapıların tasarlanmasında bir baĢlangıç noktasıdır. Bir kuruluĢun neden var olduğuna iliĢkin en temel sebebi belirtir.”³²

“Misyon örgütün uzun vadeli yönünü gösteren temel bir ifadedir. Geçerliliğini genellikle uzun süre korur. DeğiĢen çevre Ģartlarına örgütün uyum sağlamasını engellememesi için ayrıntıları içermeyen bir Ģekilde yazılır. Ancak, misyonun genel ve değiĢen Ģartlara uyabilecek Ģekilde ifade edilme isteği onun yön çizme iĢlevini yok etmemelidir.”³³