Kriz Yönetim Süreci Ve Aşamaları

Kriz yönetimi, muhtemel kriz durumuna karşılık, kriz sinyallerinin alınarak, değerlendirilmesi ve örgütün kriz durumunu en az kayıpla atlatabilmesi için gerekli önlemlerin alınması ve uygulanması sürecidir. Kriz yönetiminin temel amacı örgütü kriz durumuna karşı hazırlamaktır. Kriz yönetim süreci genel olarak beş temel adımı içerir, bu adımlar aşağıdaki gibi gösterilebilir (Can, 1997:300– 302).

Şekil 1.1. Kriz Yönetim Sürecinin Aşamaları

Kaynak: Can, 1997: 302.

1.4.2.1. Kriz Sinyalinin Alınması

Kriz durumu, tüm şiddetiyle ortaya çıkmadan önce erken uyarı sinyalleri gönderir. Kriz sinyalleri gelmekte olan krizin varlığı ve şiddeti ile ilgili bilgileri içermesinden dolayı, yöneticiler bu sinyallere karşı duyarlı olmalıdır. Kriz bu sinyallerin takip edilmemesi, doğru şekilde değerlendirilmemesi sonucunda ortaya çıkar. Kriz sinyallerinin alınabilmesi ise örgütte değişik sinyalleri alabilen çeşitli erken uyarı sistemlerinin kurulması ve işletilmesine bağlıdır (Akat v.d.; 1997:352).

kullanarak, krize karşı hazırlık ve önlemler alabilmesine yardımcı olan mekanizmaları kurmaları gerekir. Kurulacak olan önleme ve koruma mekanizmaları, erken uyarı sisteminden gelen bilgileri işleyerek, olası bir krizle ilgili alınacak önlemler konusunda yönetime bilgi verir. Krize hazırlık ve korunma mekanizmalarının sağlıklı biçimde işlemesi için, erken uyarı sinyallerinin etkili bir biçimde izlenmesi zorunludur (Can, 1997:317).

Kriz yönetiminin ilkeleri, diğer stratejik planlama yöntemlerine benzer. Erken uyarı sinyallerini dinlemek, rakiplerden gelen sinyalleri dinlemek gibidir. Kriz sinyallerinin alınabilmesi, çok iyi işleyen bir erken uyarı sisteminin varlığına bağlıdır. Bu nedenle her kriz durumu için fonksiyonel bir erken uyarı sisteminin kurulması gerekir.

1.4.2.2. Krize Hazırlık ve Korunma

Krize hazırlık ve korunma aşaması, krizin ortaya çıkaracağı zararı önlemek amacıyla, örgütün birimlerini, departmanlarını ve çevresini bozulmanın ortaya çıkaracağı zararın etkilerinden korumaya dönük faaliyetleri içerir. Yöneticinin krizi yönetme becerisi, krizin belirtilerine karşı alacağı tedbirlerle ve öngörülerindeki isabet derecesiyle yakından ilgilidir. Eğer yönetici muhtemel krizi ve boyutlarını önceden sezebiliyor ve gerekli önlemleri alma konusunda yeterlilik gösterebiliyorsa, krize düşmeden, krizden kaçınmak mümkün olabilir.

Kriz yönetiminde “korunma yaklaşımı”, arzu edilmeyen durumların olumsuz etkilerini hafifletme veya kaçınma stratejilerini kapsar. Özellikle tehlikeye yönelik krizlerde onun denge durumunun korunmasına yardımcı olur. Ancak fırsat krizlerinde aynı yaklaşım, alternatif bir kayıp doğuracaktır. Krizi önlemek için her şeyden önce, örgütün ihtiyaçlarını ve yönetimin değerlerini tanımlamak, belirlenecek amaçlarla bu ihtiyaç ve değerleri göz önüne almak gerekir (Dinçer, 1998:401).

Krize hazırlık ve korunma bir bakıma, potansiyel kriz durumlarından kaçmaktır. Krizden kaçmak için, dış çevreyi sürekli takip ve analiz etmek gerekir. Dış çevrenin analizi, çevresel şartları, örgütün kaynaklarının karşılayıp

yollarından biri, örgütün, istikrarlı denge politikalarının ve çevresel şartlara uyumunun sürdürülmesini sağlamaktır. Bu ancak gerekli input-output (girdi-cıktı yaklaşımı) akımını kolaylaştıran bir örgütsel yapıyla, açık sistem olarak örgütlenmekle başarılabilir (Tutar, 2000: 92).

Buraya kadar yapılan açıklamalar ışığında krize hazırlık ve krizden korunmak için yerine getirilmesi gereken faaliyetleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür; ( Regester, 1989: 92).

 Kriz yönetimine karşı olumlu tutum geliştirmek,

 Faaliyetlerde sorumluluğun başarılması yoluyla güven oluşturmak,

 Örgütün krize girmesini önleyici politikalar geliştirmek, planlar yapmak,

 Kriz kontrol ve risk denetimi takımları kurmak,

 Olası kriz durumlarından etkilenecek olanları belirlemek,

 Örgütün adıma gelecek zararı minimize etmek amacıyla etkili iletişim kanalları oluşturmak,

 Tüm bu faaliyetleri test etmek, yine test etmek ve tekrar test etmek

1.4.2.3. Krizi Denetim Altına Alma

Erken uyarı sistemleri aracılığıyla yakalanan kriz sinyallerinin harekete geçirdiği korunma mekanizmaları, yönetime, krizi denetim altına alıcı önlemler konusunda ciddi ipuçları sağlayacaktır. Erken uyarı sistemleri ile korunma mekanizmalarının uyumlu biçimde kullanılması ve bunların sağladıkları verilere uygun davranılması halinde orta vadede krizin denetim altına alınması olasılığı büyük ölçüde yükselecektir (Şimşek, 2001:320).

Bu aşamada üst yönetim gelen bilgiler doğrultusunda krizi önlemek üzere harekete geçer. Bazı durumlarda erken uyarı, önleme ve korunma mekanizmaları etkili biçimde çalışsa da krizden tamamen kurtulmak mümkün olmayabilir. Bu nedenle, üst yönetim, kriz yönetiminin ilk aşamasında elde ettiği verileri kullanarak krizin seyrini takip etmeli ve gerekli önlemleri almalıdır ( Akat v.d.;

1997:353).

Krizi denetim altına alma aşaması, mümkün olduğu kadar, hem ortaya çıkan krize karşı hazırlık aşamasını hem de krizi denetim altına almak amacıyla, onun yönünü başka tarafa çevirme aşamasını içerir. Bu yapılmazsa, örgütün yapı ve süreçlerinde daha önceki bozukluklar çok daha fazla büyümeye başlar ve krizi yönetmek imkansız hale gelir. Krizi denetim altına alma, ancak denetlenebilir ve zararları sınırlandırılabilir, yani yönetilebilir kriz için mümkündür. Bunun mümkün olabilmesi için kriz yönetimi ekibinin gerekli eğitim düzeyinde olması gerekir. Kriz yönetimi için eğitim (Tutar, 2000: 90-92);

 Karar vericilerin, krizin gelişim ve sonuç aşamaları için neler yapacakları konusunda bilgili olmaları,

 Belirtiler, performans durumları ve belli kriterlerin kullanılması yoluyla, krizin tanınmasına yardımcı olmak,

 Krizden kaçmak için planlama teknikleri geliştirmek,

 Mümkün olabildiğince en iyi kriz yönetimi için yöneticilere gerekli beceriyi kazandırma tekniklerini içerme gibi çıkarlara hizmet etmelidir.

1.4.2.4. Krizin Olumlu Yanlarının Saptanması

Bir krizde hem aşılması gerekli zorluklar, hem de bu gerginlik ve güçlükler aşıldığında elde edilecek yeni kazançlar vardır (Batlaş, 1999: 65). Kriz durumları her zaman örgütsel amaçları ve hedefleri tehdit etmez. Bazı krizler, örgütsel değişme ve yeniden yapılanma için mükemmel fırsatlar sunar. Her kriz durumu, hem fırsat hem de tehdit unsurlarıyla birlikte oluşur. Yönetici tehdidi fırsata dönüştürerek, krizi örgüt için yararlı hale getirebilir. Bu bakımdan kriz, yetenekli yönetim sayesinde, örgütün güçlü ve zayıf yanlarının ortaya çıkmasına ve kendini yeniden inşaa etmesine imkân sağlar. Yöneticiye düşen, krizi korku krizi olarak değerlendirip olumsuzluklarını görmek yerine, fırsat krizi olarak görüp krizden yararlanmanın yollarını aramaktır. Bu bağlamda Krizin örgüt açısından olası yararları şunlardır (Tutar, 2000: 95).

 Kriz, örgütsel sorunların ortaya çıkmasını sağlar.

 İç ve dış değişikliklere karşı kaybolan uyum yeteneğinin yeniden kazanılması ve yeni stratejilerin oluşturulmasına imkan verir.

 Yeni rekabet avantajları ve ekonomik çıkarlar için fırsat oluşturur.

 Geleneksel yönetim tekniklerinde, hızlı bir değişimin sağlanması söz konusu olur.

 Örgütün bütün unsurlarının yeniden gözden geçirilmesi ve olası kriz için daha donanımlı ve dirençli hale gelmenin yollarının aranması ve tedbirlerinin alınmasına imkan sağlar.

 Çalışanlarda sürekli istikrarın, bir bakıma durgunluk olduğu ve asıl istikrarın değişim ve gelişmede aranması gerektiği düşüncesinin oluşmasını sağlar.

 Krizler aynı zamanda, yöneticilerin istikrar dönemlerinde gizlenen eksikliklerin ortaya çıkmasını, dolayısıyla örgütte liderlik fonksiyonunun öneminin anlaşılmasını sağlar.

Krizlerin olumlu yönlerini tespit ederek kriz dönemlerinden fırsatlar yakalanabilir. Fırsatlar işletme lehine değerlendirilebilirse stratejik anlamda güç kazanacaktır.

1.4.2.5. Kriz Sonrası Uyum Süreci

Bu aşamada örgütün normal işleyiş düzenine geri dönmesine yardımcı olmak amacıyla, organizasyonun yapı, süreç ve prosedürlerinin yeniden dizayn edilmesi, kısa ve uzun dönem iş programlarının uygulanması gerekir.

Krizin denetim altına alınması ve krizin derinleşme riskinin ortadan kaldırılmasından sonra bu kez örgüt, kriz öncesi istikrar durumuna hatta ondan daha iyi bir duruma getirilmeye çalışılır. Kriz süresince, örgütün kriz yönetimine göre oluşan iklimi, kriz sonrası ortaya çıkan yeni duruma uygun olmayabilir. Her şeyden önce, kriz süresince ortaya çıkan merkezileşme ve otoriterleşme eğilimlerinden hızla uzaklaşılması gerekir. Kriz sonrası iyileştirme, örgütün tüm

yapı süreç ve işleyişlerinde krizin etkisine göre bir yapılanma ve reorganizasyon kapsamında yapılacak faaliyetler kümesini içerir.

Kriz sonrası örgütte krizin ortaya çıkardığı olumsuzlukları ortadan kaldırmak ve örgütte yeni bir gelişim süreci takip etmek için aşağıdaki faaliyetlerin yerine getirilmesi gerekir (Tutar, 2000: 99):

 Tüm personeli kapsayacak biçimde, eğitim gerekleri için eğitim planları gözden geçirilir ve tüm personel için sistematik bir eğitim süreci başlatılır.

 Liderler için geliştirme programları yapılır.

 Çalışma ortamı iyileştirilir, benchmarking yapılır.

 Başarılı personel, performanslarından dolayı ödüllendirilir.

 Toplantılarda kriz süreciyle ilgili olarak çok yönlü değerlendirmeler yapılır.

 “Kriz çözme ekipleri” “örgüt geliştirme gruplarına” dönüştürülür ve bunların eğitimleri sürdürülür.

 Çalışanlar düzeyinde yeni becerilerin geliştirilmesi ve bu becerileri kullanma fırsatlarının verilmesi sağlanır.

 Uzun dönem verimlilik ve etkinlik programı için vizyon ve misyon bildirileri hazırlanır.

Kriz denetim altına alındıktan sonra, kriz sonrası duruma uyumlu olabilmek için çevresel, teknolojik meydana gelen bütün değişimleri almak gerekmektedir. Bu bağlamda meydana gelen değişimlerle ilgili olarak üst düzey yöneticiler ve çalışanlar bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.