Karar verme belli bir hareket biçimini benimsemeye yönelten bir seçim süreci olarak tanımlanabilir. Değişik davranış biçimlerinden birinin soruna çözüm getirmesi amacıyla için seçilmesidir. Karar vermede, optimum çözüm seçeneğinin aranması gereklidir. Ancak gerçek hayatta karar verme oldukça karmaşık yapıda olduğundan, muhtemel en rasyonel hareket biçimini seçmek gibi kısıtlı rasyonellik söz konusudur. Araştırmacılar birçok karar verme ve problem çözme modeli geliştirmişlerdir. Tüm bu modeller karar vermenin karmaşık ve çok adımlı aktiviteler olduğunu belirtmektedir. Buna göre karar verme süreci şu aşamalardan oluşmaktadır (Romney ve Steinbart, 2003):
Problemin belirlenmesi ve tanımlanması,
Problemin çözümü için bir yöntemin seçimi,
Karar modelini çalıştırabilmek için gerekli verileri toplanması,
Karar vericinin tercih ettiği çözümü seçmesi ve yürürlüğe koyması, şeklindedir.
Finansal Muhasebe Standartları (FASB) muhasebeyi bir bilgi sistemi olarak tanımlayarak, muhasebecilerin birinci hedefinin karar vericilere faydalı bilgi sağlanması olduğunu belirtmektedir (Kaynar, 2010: 15-18). Muhasebe bilgi sistemi sorgulama ve kullanıcı ara yüzü gibi değişik araçlarla karar vericilere yönelik karar modellerinin hazırlanması, değerlendirilmesi ve alternatifler arasında seçim yapma olanağı sağlar. Farklı karar modelleri ve analiz araçları, muhasebe bilgi sistemiyle bütünleştirilerek veya devamına eklenen ve sistemden beslenen yapılar olarak kullanıcıların ihtiyaçlarına göre geliştirilir.
Muhasebe bilgi sistemi karar vermenin her aşaması için gerekli desteği sağlar. Muhasebe bilgi sistemi tarafından üretilen raporlar potansiyel problemlerin, değişen koşulların ve belirsizliklerin açıklanmasında yardımcı olur.
Yönetimde Karar Alma
Profesyonellerin yaptıkları bilimsel açılım ve tasarımlara dayanarak, sonuçlarının önemi açısından stratejik, taktiksel, operasyonel ve yönetsel olarak sınıflandırılan karar alma faaliyetleri, yapıları açısından da yapısal, yarı yapısal ve yapısal olmayan kararlar olarak sınıflandırılır (Alagöz vd., 2013b: 32).
Yapısal Kararlar: Kararın her aşaması için iyi tanımlanmış bir karar verme
prosedürü söz konusudur. Bu tip kararlara örnek olarak yeni işe giren bir personelin maaşının belirlenmesi, üretim-satın alma kararları verilebilir. Genellikle orta düzey yöneticilerin aldıkları bu kararlar yapısal kararlar olarak adlandırılırlar. Örneğin, işletmenin stok kararları, proje zamanlaması, kuyruk kararları ve benzerleri yapılandırılabildiği için, bu konulara ilişkin olarak geliştirilen algoritmalar, her seferinde yeniden yazılmaz.
Yarı-Yapısal Kararlar: Karar ortamının belirsiz, karmaşık ve durağan
olmayan yapısından dolayı işletme problemleri genel olarak bu sınıfa girer.
Yapısal Olmayan Kararlar: Karar aşamalarının tümünde bir belirsizlik söz
problemlerdir. Karar aşamalarının tümü yapısallıktan uzaktır. Karar alırken herhangi bir prosedürün takip edilme zorunluluğu söz konusu değildir. Yeni ürün, yeni pazar kararları bu kararlara örnek gösterilebilir.
Kararlar, sonuçlarının önemi açısından da stratejik, taktiksel veya operasyonel kararlar olarak sınıflandırılırlar (Çeven, 2006: 47):
Stratejik Kararlar: İşletmenin uzun vadeli amaçlarının belirlenmesi, bu
amaçlara ilişkin seçeneklerin geliştirilmesi ve gerekli kaynakların tahsis edilmesi sürecidir ve bu nedenle de işletmenin uzun vadeli amaçları ve stratejileri ile ilgili karar almayı içerir. Stratejik planların geliştirilmesi ve uygulanmasından işletmenin üst yöneticileri sorumludur. Çoğu zaman tekrar etmeyen, yapısal olmayan ve karmaşık kararlardır. Etkileri uygulamaya geçildikten aylar, hatta bazen yıllar sonra anlaşılabilir.
Taktiksel Kararlar: Stratejik kararlarla belirlenmiş hedef ve politikalar
doğrultusunda yöntemler oluşturularak, işletme kaynaklarının dağıtımı, işletme fonksiyonlarının koordine edilmesi ve kontrolü kararlarıdır. Bu kararlar, daha çok orta yönetim kademesi tarafından verilir. Stratejik kararlara göre daha çabuk etki gösteren, kısa vadeli, daha yapısal ve yarı yapısal kararlardır.
Operasyonel Kararlar: İşletmelerde her gün verilen günlük operasyonlarla
ilgili kararlardır. Bu tip faaliyetler örgütlerin devamlılığı açısından yerine getirilmesi gereken faaliyetlerdir. Çoğunlukla alt yönetim kademesi tarafından verilirler. Tanımlanmış plan ve programların yürütülmesi, sipariş süreci, stok kontrol, müşteri faturalamaları gibi kararlar operasyonel kararlara örnek olarak verilebilir.
Tüm yönetim faaliyetleri karar alma etrafında döner ve karar alıcı değişik
düzeylerde yer alana yöneticilerdir. (Alagöz vd., 2013b: 33). Bu süreçte, ilgili ilgisiz tüm bilgilerin sunulması ile yöneticilerin bilgi yığını altında kalmamaları gerekir. Böyle bir durumda fazla yüklemiş bilgi yönetsel kararların etkinliğini azaltır ve dolayısıyla işletme faaliyetlerini ve amaçlara ulaşmayı olumsuz yönde etkiler (Alagöz v.d., 2013b: 33). Bu noktada bilgi sistemlerinin karar vericilerin ihtiyaçlarını tam manasıyla sağlayamaması nedeniyle karar destek sistemleri ortaya çıkmıştır. Karar Destek Sistemleri yönetim bilgi sistemlerinin özelliklerine sahip olmasının
yanı sıra, rutin olmayan büyük boyutta problemler için de kullanılır. Bunu yaparken muhasebe bilgi sistemi ve diğer alt sistemler ile de ilişki içerisindedir.
Karar Destek Sistemleri
Karar destek sistemleri organizasyonların veya kurumların içinde veya
dışında bulunan veri ve bilgilere son kullanıcıların rahatlıkla ulaşabilmelerini sağlayan sistemler olarak tanımlanmaktadır. Bu sistemler sayesinde ihtiyaç duyulan bilgilere hızlı ve zamanında erişim sağlanmakta, kurumlarda kararların zamanında alınabilmekte, verimlilik ve kararların kalitesi yükseltilebilmektedir. Karar destek sisteminin tanımını ilk defa Keen ve Morton (1978) “yarı yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümünde karar alıcıya veri ve modeller kullanmak suretiyle yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistemleridir” diyerek yapmıştır (Bensghir, 1996: 85). Karar destek sistemleri kendi başlarına karar vermeyen ve karar vericilere muhakeme yeteneklerini de kullandırarak karar verme esnasında yardımcı olan bilgisayar tabanlı bilgi sistemleridir (Alagöz vd., 2013b: 34).
Karar destek sistemini oluşturan kavramlar incelendiğinde (Kağnıcıoğlu ve Hasgül, 2006);
Karar: Basit bilgi erişim, işlem ve raporlamanın aksine, birincil olarak
problem ortamlarında karar vermenin üzerinde odaklanmayı vurgulamaktadır.
Destek: Bilgisayarın rolünün, karar vericiyle yer değiştirmesinin aksine,
yardım etmesi biçiminde olduğunu açıklar. Böylece yeterli yapıdaki karar durumlarında bilgisayar desteği sağlanır, fakat yönetsel yargı hala temel elemandır.
Sistem: İnsan makine ve karar ortamının geniş çerçevesinin ima ettiği,
kapsayıcı yaklaşımın tümleşik doğasını aydınlatır.
Keen ve Morton’a göre karar destek sistemlerinin amaçları şunlardır (Kağnıcıoğlu ve Hasgül, 2006);
Yöneticilere yarı yapısal problemlerde yardımcı olma,
Yöneticilerin yargılarının yerine geçmekten çok onları destekleme,
Karar destek sistemi, verileri, modelleri, bir yazılım arabirimini ve kullanıcıları, etkili karar verme sisteminde birleştirir. Ayrıca modern analitik tekniklerle karar vericiye hareketlerinde tavsiyelerde bulunan sistemlerdir. Karar Destek Sistemleri karar vermenin yeterliliğini geliştirmekten çok, etkinliğini geliştirmeyi hedeflerler. Bu sistemlerin amaçları yönetimsel hükümleri yerleştirmek değil, bu hükümleri desteklemektir. Karar destek sistemleri, karar vericilerin kendi özel koşul ve tercihlerini anlamalarında oldukça değerli yardımcılardır.