İnformal İletişim

Genellikle informal örgüt yapılarında karşılaşılan informal iletişim, bilgi ve talimat akışının nasıl sağlanacağına ilişkin belirsizlik içeren bir iletişim şeklidir. İnformal iletişim, kurum içinde kurallar dışı yapılanmayla bağıntılı olup, kurum içindeki kararları etkileyen kişilerarası ilişkiler ağıyla kendini gösterir. Bu kararlar resmi şemalarda yer almasa da resmi şemalar için görevsel olabilir ve onları tanımlayabilir ya da resmi şemalarla uyumlu olmayabilir, onlara ters düşebilir. İnformal iletişim formal sürece ters düşse bile kurumsal işleyişte görevsel olabilmektedir (Solmaz, 2006: 564).

Organizasyondaki informal iletişim belirli kurallar içerisinde olmayan, örgüt içindeki kararları etkileyen kişiler arası ilişkiler ağı ile kendini gösterir (Barutçu ve Haşıloğlu, 2010: 7). Yönetim veya yöneticilerin komuta ve kontrollerinin en az düzeyde gerçekleştiği ve daha çok işletmelerin sosyal özelliklerini vurgulayan iletişim olarak ele alınmaktadır (Fay, 2011: 214). İnformal iletişim sorunları çözme, çatışmaları çözümleme, eşgüdümlemeyi sağlama, bilgi paylaşımı gibi organizasyonun başarısına katkıda bulunduğu gibi, dedikodu, rivayet, söylenti, yalan, yanıltma, karalama gibi sonuçlar üretecek tarzda da işleyebilir (Koçel, 2011: 532).

İnformal iletişim sayesinde iş görenler kendi sorunları, davranışları, işleri, sevdikleri veya hoşlanmadıkları hakkında konuşabilirler. İnformal iletişim iş görenlerin moralleri ve sorunları hakkında mükemmel bir bilgi kaynağı sağlayarak yöneticilere iş görenlerin motivasyonunu ve başarısını arttırmada yardımcı olur (Barutçu ve Haşıloğlu, 2010: 7). Hatta dedikodu ve söylenti gibi informal iletişim kanalları formal iletişimin başarısızlıklarını önlemek ve yetersizliklerini tamamlamak

için başvurulan bir yoldur. (Kandlousi vd., 2010: 52). Bu sayede informal iletişim formal iletişim kanallarından daha doğru bilgiler sağlanabilmektedir (Barutçu ve Haşıloğlu, 2010: 7). Newstrom ve arkadaşları (1974), bir kurumda informal iletişimin kullanılmasının nedenlerini şu şekilde sıralamaktadır (Barutçu ve Haşıloğlu, 2010: 8);

1. Formal kanalların yetersiz ve nadiren kullanılması,

2. Yöneticilerin formal kanallar yerine, astlarının kendi algılarının ve kapasitelerinin farkına varmalarını arttırmak için önemli bilgileri astlarından bizzat almak istemeleri,

3. İş görenlerin işleri daha fazla boş zamanları olmasına fırsat vermesi ve iş görenlerin örgütsel değişim koşullarında geleceklerinden endişe etmeleridir.

İnsanların formal iletişim kanallarından çok informal iletişim kanallarına güvenlerinin ve kullanım oranlarının artmasından dolayı daha geniş bir sivil otoriteyi de beraberinde getirmektedir. İnformal iletişim formal iletişimin eksikliklerini giderir, karar almayı geliştirir ve yeniliği teşvik eder. Yapılan araştırmalar kısa konuşma veya görüşmelerin sosyal etkileşimin oluşmasına yardımcı olduğunu, belirsizliği azalttığını sosyal seçimleri de beraberinde getirdiğini ortaya koymaktadır (Fay, 2011: 215).

1.3. Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi, belli amaçlara ulaşmak, kurum için değer yaratmak veya belli bir anlayışı geliştirmek için verilerin ya da ham kaynakların kullanılarak, bilginin elde edilmesi, sınıflandırılması, saklanması ve çalışanlar arasında paylaşılması ve yöneticiler açısından yararlı biçime sokulmasıdır. Bilgi yönetimi bu bağlamda işletmenin bilgi ile ilgili etkinliğini ve işletmenin bilgi varlıklarından getirilerini en üst düzeye çıkarmak için, bilginin sistematik ve planlı bir şekilde ortaya çıkarılması, sürekli olarak güncelleştirilmesi ve kullanılmasıdır (Efiloğlu, 2006: 72). Bilgi yönetimi, kurumsal bilgiyi etkili bir şekilde elde eden, kullanan, geliştiren ve paylaşan süreç, kurumsal hedeflere ulaşmak için bilginin en iyi şekilde kullanıldığı çok disiplinli bir yaklaşım olarak ifade edilebilir.

Bilgi yönetimi ile ilgili çeşitli yazarlardan alınan önemli bazı tanımlar şu şekildedir. Montano; “kurum içinde ve bazı durumlarda da kurumlar arasında tecrübe ve uygulama bilgisine (know-how) değer katma sürecidir” (Montano, 2004: 307). Bounfour; “bilgi yönetimini kurum içinde ve çevresinde enformasyon ve bilgi yaratılması doğrultusunda tasarlanmış, yönetsel, teknik araçlar, altyapılar ve süreçler setidir” (Bounfour, 2002: 155). Bailey ve Clarke; “idarecilerin kurumsal ve bireysel yararlarını sağlama yolunda bilginin elde edilmesinin, iletilmesinin ve kullanılmasının sağlandığı yönetsel bir süreçtir” (Bailey ve Clarke, 2000: 238). Barutçugil; “kurumsal amaçların gerçekleştirilebilmesi amacıyla bilgi yaratmak, elde tutmak, paylaşmak ve geliştirmek için kullanılan yeni ve radikal yollardır” (Baturçugil, 2002: 49-50). Firestone; “sistemleri, süreçleri ve kültürü içeren çerçeve kavramdır ve yeni bilgi yaratımı yanında mevcut bilginin yakalanması ve paylaşılmasının aracıdır” (Firestone, 2005: 17). “Kültür şemsiyesi altında, zihinsel sermaye, süreç ve teknolojinin ara kesitidir” (Firestone, 2005: 129). Yeniçeri; “kurumun maddi olmayan varlıklarından değer yaratma sanatıdır” (Yeniçeri, 2002: 57). Wigg; “bilgi yönetimi, kurumun mümkün olduğunca akıllıca eylemler gerçekleştirmesini sağlayarak, kurumun genel başarısını güvence altına almak ve bilgi varlıklarının gerçek değerini ortaya çıkarmaktır” (Wigg, 1997:8). Davenport ve Prusak; “bilgi yönetimi kurumun amaçlarını gerçekleştirmek üzere, organizasyonda bilgi varlıklarının kullanılması ve geliştirmesidir”. “Yönetilecek olan bilgi hem açık (kayıtlı) hem de örtük (öznel) bilgidir” (Davenport ve Prusak, 2001: 69).

Bazı yazarların bahsettiği bu bilgi türlerinden ilki kodlanabilen, depolanabilen ve yayınlanabilen açık bilgidir. İkincisi ise, insanların yaşamları süresinde edindikleri çeşitli deneyim, çalışma ve etkileşim ile, seziş, içe doğuş vb. gibi yollarla edinilen ve insandan insan değişen, insanların kafalarında bulunan, üstü kapalı bilgidir. Bilgi yönetiminde bu ikinci tür bilginin yakalanması, bir şekilde açık hale getirilmesi ve paylaşılmasının üzerinde önemle durulmaktadır. İnsanlar kurumlardan ayrıldıkları zaman, gözlem, inceleme, deneme ve yaratmaya dayanan bu değerli bilginin de o insanlarla birlikte yok olması kaygısı, bilginin çeşitli yöntemlerle açığa çıkarılmasını ve kuruma mal edilmesini gündeme getirmektedir (Skyrme, 1998: 1).

Çapar; “bilgi yönetimi, kurum ve kuruluşlarda kişisel, yapılandırılmamış örtük bilgi ile kurum faaliyetleri sonucunda oluşan açık ve yapılandırılmış bilginin üretimini, depolama ve erişimini, paylaşımını ve kullanımını sağlayan kurumsal sistemin kurulmasıdır. Sözü geçen sisteme ilk olarak, her tür açık bilginin üretim, depolama, erişim, dolaşım ve kullanımını sağlayan bilişim ve iletişim teknolojileri entegre edilir. İkinci olarak ise, örtük bilginin açığa çıkmasını ve paylaşılmasını sağlayan çoğu zaman resmi olmayan, kurum kültürüne dayanan, çalışanlar arasındaki sosyal ağ ilişkileri kurulur (Çapar, 2005: 49). Çapar’a göre bilgi yönetim sistemlerinin amaçları (Çapar, 2005: 50);

 Bilgiyi açık hale getirerek entelektüel sermayenin her kuruluşta etkin bir rol oynamasını sağlamak (bilgi haritaları, sarı sayfalar, hipermetin, vb.),

 Kurum içi bilgi-yoğun bir kültür oluşturmak (bilgi paylaşımı, güven, ödüllendirme),

 Kurumun sosyal ve teknolojik altyapısını oluşturmak ve geliştirmek,

 Kurumsal bilginin üretimi, depolanması ile erişimi, paylaşımı ve kullanımını sağlamak olarak belirlenebilir.