İzleme Ve Değerlendirme Aşaması

Stratejik yönetim anlayışında, hata yapıldığında veya zorlu faaliyetlerin bitiminden sonra değil her zaman gözetim yapılır ve düzeltmeler hata yapılmadan ya da herhangi bir hata söz konusu olduktan hemen sonra yapılır (Güner, 2005: 67).

aşaması kuruluşun varmak istediği noktaya ulaşıp ulaşmadığını görebileceği aşamadır. Bunun anlaşılabilmesi için sorulması gereken temel sorular şunlardır (DPT, 2003: 38):

- Ne Yaptık?

- Başardığımızı Nasıl Anlarız? - Uygulama Ne Kadar Etkili Oluyor? - Neler Değiştirilmelidir?

- Gözden Kaçanlar Nelerdir?

Stratejik plan dâhilindeki faaliyetlerin izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması şarttır. Aksi takdirde, ilgililerin hesap verme sorumluluğu ilkesinin hayata geçirilmesinde zorluklarla karşılaşılacaktır (DPT, 2003: 38). İzleme ve değerlendirme aşaması belirlenen hedeflerin sonuçlarının sistematik olarak ölçülmesi ve raporlanmasını ifade eder. Bu aşama sonucunda elde edilen bilgilerle geri besleme yapılır. Hedeflenen ve ulaşılan sonuçların karşılaştırmasının yapılabilmesi ya da hedeflerin ne ölçüde başarılı olduğunun kıyaslanması, stratejik planın uygulama aşamasına geçmeden önce ortaya konan hedeflerin ölçülebilen nesnel göstergeler ile ilişkilendirilmesi gerekmektedir.

Stratejik planlama kılavuzu izleme ve değerlendirme aşamasını şu şekilde belirlemiştir (DPT, 2003: 37–38):

İzleme ve değerlendirme konusunda genel yaklaşım ve yöntem stratejik plan dokümanında ortaya konulur. Buna ek olarak, stratejik planın uygulama aşamasında plan gerçekleşmeleri yıllık olarak raporlanır. Stratejik planlama sürecinde, izleme ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda elde edilen bilgiler kullanılarak, geri bildirim işlemi gerçekleştirilir. Stratejik planın gözden geçirilmesi, hedeflenen ve ulaşılan sonuçların karşılaştırılmasını içerir. Plan gerçekleşmeleri, zamanlama ve hedeflere uygunluk bakımından incelenir. Bu inceleme ve değerlendirme sonucunda;

- kuruluşun kurum içi kapasitesinde veya faaliyetini gerçekleştirdiği kurum dışı ortamda temel değişiklikler yoksa;

- stratejiler, eylem planları ve faaliyetler planlandığı şekilde gerçekleşiyorsa; - stratejik amaçlar ve hedeflere ulaşma yolundaki ilerleme beklentilere uygunsa; plan teyit edilmiş olur ve uygulama devam eder. Buna karşılık yukarıdaki hususlarda değişiklikler olduğu tespit edilirse, beklenmeyen veya arzu edilmeyen sonuçlar ortaya çıkıyorsa veya mevcut stratejik amaçlar ve hedefler yeterli/gerçekçi değil ise, plan gözden geçirilir ve ilgili merciler tarafından yeniden değerlendirilerek güncellenmiş şekliyle uygulanmaya devam edilir.

İzleme ve değerlendirme faaliyetlerinin etkili olarak gerçekleştirilebilmesi, uygulama aşamasına geçmeden önce stratejik planda ortaya konulan hedeflerin nesnel ve ölçülebilir göstergeler ile ilişkilendirilmesini gerektirir.

İzleme ve değerlendirme süreci kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar. Ayrıca, hesap verme sorumluluğunun oluşturulmasına katkıda bulunur. Stratejik plan dâhilindeki faaliyetlerin izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması şarttır. Aksi takdirde, ilgililerin hesap verme sorumluluğu ilkesinin hayata geçirilmesinde zorluklarla karşılaşılacaktır. Bu durumda stratejik plan sadece bir belge olmaktan öteye gidemeyecektir.

İzleme ve değerlendirme aşamasında geribildirim sağlayacak unsurlardan biri vatandaş (müşteri) memnuniyetidir. Burada uygulanabilecek yöntemlerden biri de anketlerdir. Hazırlanan anketlerle vatandaş memnuniyeti ölçülmeli ve anket sonuçları ilgili çalışanlara bildirilmelidir (Dursun, 2004: 53). Ürünün hizmet olduğu durumlarda kalite, işin ne kadar iyi yapıldığı ve vatandaşın (müşterinin) o hizmetten ne kadar tatmin olduğu ile belirlenir (Dursun, 2004: 66). Bu halde anket formları faaliyetin ürün ya da hizmet olmasıyla ilgili olarak farklı biçimlerde hazırlanmalıdır. Böylelikle çalışanlar stratejik süreç içersindeki yerlerini daha iyi kavrayabilecekler, eksik, hata ve kusurlarını görerek vatandaş memnuniyeti açısından daha fazla çaba harcayacaklardır.

2.2.4.1.4.1. İzleme

İzleme stratejik planda ortaya konulan hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. İzlemede raporlar ve diğer iletişim kanalları kullanılır; ayrıca esas olarak kaynaklar, faaliyetler ve çıktılar üzerinde yoğunlaşılır. Raporlama ile ilgili yöntem kılavuzda şu şekilde anlatılmıştır (DPT, 2003: 37–38):

Raporlama izleme faaliyetinin temel aracıdır. Raporların içeriği, hangi birimler tarafından hangi sıklıkla hazırlanacağı ve hangi mercilere sunulacağı mutlaka belirlenmelidir. Bir izleme raporu aşağıdaki unsurları içermelidir:

- Stratejik amaçlar - Hedefler

- Faaliyet ve projeler (Söz konusu planların uygulanmasından sorumlu daire, bölüm, birim ve sorumluların konumu gibi bilgileri içermelidir.)

- Gerçekleşmeler konusunda açıklamalar ve yorumlar - Mevcut durum hakkında bilgiler

İzleme raporu yönetime stratejik amaç ve hedefleri değerlendirme imkanı sunmasının yanı sıra, beklenmeyen durumlara karşı hızlı ve etkili bir şekilde tedbir

Bu süreç stratejik yönetimin uygulanmasını kolaylaştırır ve kuruluşların stratejik amaçlar üzerine odaklanmasını sağlar. Bunun yanında bu esnada elde edilecek bilgiler raporlama sayesinde daha ileriki stratejik planlama faaliyetleri için bilgi kaynağı da olabilir (Durna ve Eren, 2002: 73).

2.2.4.1.4.2. Değerlendirme

Değerlendirme, uygulama sonuçlarının stratejik amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir (DPT, 2003: 37).

Değerlendirme aşamasında uygulama sonuçları gözden geçirilir ve planlara göre kontrol edilerek sonuçlara göre hareket edilir. Bu aşamaya kontrol aşaması da demek mümkündür.

Üretime hiçbir katkısı olmayan sonradan denetim, işin kurallara ve yetkiye uygun olarak yapılıp yapılmadığı ile ilgilenir (Önder, 1997: 119). Stratejik yönetim sürecinde değerlendirme, sadece geriye yönelik hukuka uygunluk denetimi şeklinde değil, stratejik amaç ve hedefleri başarım düzeyinin ölçülmesi şeklinde gerçekleştirilir (Güner, 2005: 69).

Her süreç sona ermeden önce mutlaka değerlendirmeye alınmalıdır. Küçük ölçekli üretimlerin değerlendirilmesi özellikle uyumsuzluk gösterdiği zaman tasarım ve özelliklerin tekrar gözden geçirilmesi gerekmektedir (Doğan ve Eriş, 2000: 120). Kısaca iç ve dış çevrede meydana gelebilecek değişiklikler ve stratejik planın başarısını etkileyebilecek uygulamaya ilişkin diğer faktörler sürekli izlenmelidir. Bunun yapılabilmesi için de sürekli ve nitelikli bir bilgi akışının sağlanması gerekmektedir (Güner, 2005: 68). Tüm bu yapılanlar stratejik yönetim anlayışının örgüt için sürekli müteyakkız olma durumuyla ilgili özelliğinin bir sonucudur.

Stratejilerin kontrol edilmesi; stratejik uygulamaların nasıl gittiğini, amaçların ve plânların ne kadarının başarıldığını gösterecek ve örgüt üyelerinin motivasyonu için yeni araçlar sağlayacaktır. Değerlendirme yapıldıktan sonra elde edilen veriler geleceğe yansıtılarak strateji geliştirme safhası yeniden başlar (Dinçer, 2003: 46).