İzleme: İzleme, iç kontrol faaliyetinin belirli zaman aralıklarıyla kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve işleyişinin ve alınması gereken

önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.

Ön Mali Kontrol:

Ön malî kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. Kamu idarelerinde ön malî kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. Harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılacak asgarî kontroller, malî hizmetler birimi tarafından ön malî kontrole tâbi tutulacak malî karar ve işlemlerin usul ve esasları ile ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığı’nca belirlenir. Kamu idareleri, bu standart ve yöntemlere aykırı olmamak şartıyla bu konuda düzenleme yapabilir. (5018 s. KMYKK m. 58 )

Kanunun 11 inci maddesinde ise üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanun’da belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini

Genel Bilgiler

2011 ^{FAALİYET RAPORU}

harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.

Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır.

Kanun’un 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiştir. Buna göre;

Mali Hizmetler Birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, Muhasebe Yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından, İç Denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar.

Kanun’un 55’inci maddesinin ikinci fıkrasında, "Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığı’nca, iç denetime ilişkin standart ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir" hükmü yer almaktadır. Buna göre, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun 20.11.2006 tarihli ve (12) sayılı kararı ile belirlenen Kamu İç Denetim Standartları 17.08.2011 tarih ve 17 sayılı Kurul kararıyla güncellenmiş ve 16.08.2011 tarih ve 28027 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları ise COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş ve 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği’nde kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla yükümlü oldukları belirtilmiştir.

İç kontrol sistemiyle ilgili olarak yukarıda yapılan açıklamalar ve değinilen mevzuat hükümleri doğrultusunda Belediyemizce; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 63. maddesinde tanımlanan “iç denetim” faaliyetini gerçekleştirmek üzere aynı maddenin ikinci fıkrası hükmü çerçevesinde ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun 08.09.2006 tarih ve 26283 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “İç Denetçi Atamalarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Tebliğ” de yer alan genel uygun görüşü doğrultusunda Büyükşehir Belediye Meclisinin 18.05.2007 tarih ve 491 sayılı kararıyla Belediyemizde doğrudan Büyükşehir Belediye Başkanına bağlı İç Denetim Birimi Başkanlığı kurulmuştur. Aynı şekilde iç kontrol sistemiyle ilgili faaliyetleri koordine etmek ve ön mali kontrol görevini yürütmek üzere Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına bağlı İç Kontrol Şube Müdürlüğü kurularak teşkilat şemasında yerini almıştır. Söz konusu birimlerin idari yapıda yer almasıyla iç kontrol sisteminin oluşturulması konusunda önemli bir adım atılmıştır.

Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı ile bağlı şube müdürlüklerinin (Banka ve Krediler Şube Müdürlüğü, Bütçe Şube Müdürlüğü, Gelirler Şube Müdürlüğü, İç Kontrol Şube Müdürlüğü, Muhasebe Şube Müdürlüğü ve Taşınır Mal Kayıt Şube Müdürlüğü) çalışma

yönergeleri hazırlanmış ve ilgili müdürlüklerimiz bu yönergeler doğrultusunda çalışmalarına devam etmektedirler.

İç Kontrol Şube Müdürlüğü hizmet ve faaliyetlerin etkin, ekonomik ve kaliteli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak üzere iç kontrol sisteminin uygulanması ve geliştirilmesi konularında yapılan çalışmaları koordine etmektedir. Ayrıca ön mali kontrol faaliyetlerini de düzenli olarak yürütülmektedir.

Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerince iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 18 standart, 79 genel şart belirlenmiştir. Belirtilen şartlarda, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlama ve sürecine ilişkin 04/02/2009 tarih ve 4005-1205 sayılı yazı ve eki Rehber ile bilgilendirme ve yol gösterme yapılmıştır.

İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin, kendi İç Kontrol Sistemini kurmaya yönelik çalışmaları 2010 yılında başlamıştır.

2010 yılı sonuna kadar devam eden kontrol ortamı analizi çalışmaları 2011 yılında tamamlanmıştır. 2010 yılının kontrol ortamı analizi için kurum personellerine, birim müdürlerine ve İç Kontrol Sistemi çalışmalarına katılmak üzere birimlerden görevlendirilen personellerden oluşan çalışma grubu üyelerine uygulanan anketler, İç Kontrol Şube Müdürlüğü personelleri tarafından değerlendirilmiştir. Anket değerlendirme işlemleri bir yandan devam ederken, Kamu İç Kontrol Standartlarından Kontrol Ortamına ilişkin anket ile sorgulayamadığımız standartlara ilişkin

“Uzman Görüşleri” alınmaya başlanmıştır. Ayrıca, Kurumdaki bütün çalışanları ilgilendiren konularda, konusunda yetkili üst düzey yöneticilerin katıldığı “odak grup” toplantısı yapılmış, kurumun kontrol ortamı yapısı değerlendirilmiştir. Bu çalışmalar sonucunda “Kontrol Ortamı Raporu” oluşturulmuştur. Hazırlanan

“Kontrol Ortamı Raporu” İç Kontrol Sistemi Koordinasyon Kuruluna sunulmuştur. Kontrol Ortamı Raporuna bağlı olarak kurumun “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı”

hazırlanmış, Haziran ayında Maliye Bakanlığı’na gönderilmiş ve kurumsal internet sitemizde yayınlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmuştur.

Hazırlanan Eylem Planına bağlı olarak belirlenen eylemlerin faaliyete geçmesi için İç Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından ilgili birimlere eylemleri ve tamamlanma tarihleri bildirilmiştir. Eylem Planı İlerleme Raporlarının ilki olan Temmuz – Ağustos 2011 yılı raporu Eylül 2011 tarihinde İç Kontrol Sistemi Koordinasyon Kurulu’na sunulmuş olup, alınan kararlar ilgili birimlere bildirilmiştir. Ayrıca her iki ayda bir İç Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından Eylem Planı İlerleme Raporları hazırlanmakta ve sorumlu birimlerden iki ayda bir eylemlerin gerçekleşmesinde hangi aşamada oldukları ile ilgili bilgiler istenmektedir.

Hazırlıklarına 2011 yılında başlanan, Kontrol Ortamı standartlarında kilit noktada bulunan Birim Çalışma Yönergeleri ve Birim görev tanımları için yapılan çalışmalar halen devam etmektedir. Ayrıca İzmir Büyükşehir Belediyesi Etik Komisyonu üyeleri ile ilgili bilgiler güncellenmiş ve üyelerin faaliyetleri kurumumuzun resmi internet sitesinde yayınlanmıştır.

Kontrol Ortamına yönelik çalışmalar sürerken, aynı zamanda

“Kurumsal Süreç Haritası” oluşturulmuştur. Kurumsal Süreç Haritası oluşturulurken, her birimde bulunan “İç Kontrol Sistemi Çalışma Grubu” üyeleriyle toplantılar yapılarak sorumlu oldukları süreçler tespit edilmiştir. Yapılan görüşmeler sonucu, “Kurumsal Süreç Haritası”, Stratejik Süreçler, Temel Süreçler ve Destek Süreçler olmak üzere 3 süreç grubunda toplanmıştır. Bu süreç gruplarının altında ana (temel) süreçler ve alt süreçler belirlenmiştir. Süreçlerin belirlenmesinde kurumun hazırladığı

2010 – 2017 İzmir Büyükşehir Belediyesi Stratejik Planı esas alınmış ve böylece kurumsal bütünlük sağlanmıştır.

Kontrol Ortamı çalışmalarını takiben, süreçlere ait mevcut iş akışları güncellenmiş, eksik olan iş akışları tamamlanmış ve Eylem Planı kapsamında süreç sorumlusu olan Birim Müdürleri tarafından imzalı/onaylı bir şekilde iş akışları istenmiş ve dosyalanmıştır. Kurum için öncelikli risk grubunda yer alan, özellikle vatandaşa doğrudan hizmet edilen temel süreçler akademik yöntemler kullanılarak tespit edilmiştir. Risk Değerlendirme aşaması için İç Kontrol Şube Müdürlüğü Proje Ekibi tarafından alınan eğitimler ışığında yol haritası belirlenmiş ve bu doğrultuda faaliyetlere başlanmıştır.

2012 yılında risk değerlendirme çalışmaları devam edecek olup tespit edilen risklere yönelik kontrol faaliyetleri atanacaktır.

Kurumun hizmet kapasitesinin büyüklüğü ve süreçlerinin fazlalığı göz önüne alındığından çalışmaların 2013 yılında da süreceği tahmin edilmektedir.

b.2) İç Denetim

İç denetim, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 63 üncü maddesinde “Kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir.” şeklinde tanımlanmıştır.

İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in 40 ıncı maddesi uyarınca İç Denetim Koordinasyon Kurulunca hazırlanan “Kamu İç Denetim Planı ve Programı Hazırlama Rehberi” doğrultusunda 2008 yılında hazırlanan ve denetlenebilecek alanların tamamını ifade eden

“Denetim Evreni” ile yine İç Denetim Koordinasyon Kurulunca hazırlanıp yayımlanan 2011-2013 Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi baz alınarak 2011-2013 dönemi İç Denetim Planı ile 2011 yılı İç Denetim Programı hazırlanmış ve Başkanlık Makamının onayına sunulmuştur. Başkanlık Makamınca 18.01.2011 tarihinde onaylanan 2011-2013 İç Denetim Planı ve 2011 Yılı İç Denetim Programı kapsamında yıl içinde;

 Ruhsatlandırma ve Denetim Süreci

 Mezbaha İşlemleri Süreci,

 Çevre Koruma Ve Kontrolü Süreci,

 Kültürel, Sanatsal ve Bilimsel Etkinlikler Süreci,

 Yapım Projelerinin Hazırlanma Süreci,

 Sebze ve Meyve Hali Süreci,

 Hizmet Binalarının Güvenliği ve Sivil Savunma Faaliyetleri Süreci

 Balık Hali Süreci,

olmak üzere toplam sekiz süreçte sistem ve uygunluk denetimi yapılmıştır

2011 yılı programı kapsamında gerçekleştirilen söz konusu denetimlerden ilk dördüne ait raporlar, Başkanlık Makamına sunulmasını takiben ilgili birimlere ve İç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderilmiş, diğerleri de Başkanlık Makamına sunulmasını takiben gönderilecektir.

Düzenlenen iç denetim raporları, iç kontrol sitemiyle ilgili olarak incelenmek ve değerlendirilmek üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 64 üncü maddesinin son fıkrası hükmü doğrultusunda, Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına da gönderilmektedir.

2010 yılı programı kapsamında gerçekleştirilen “Tahsilat ve Nakdin Korunması Süreci” denetimi, Maliye Bakanlığına bağlı İç Denetim Koordinasyon Kurulunca, iç denetim metodolojisine ve Kamu İç Denetim Standartlarına uygunluk açısından paylaşılmaya değer örnek uygulama olarak seçilmiş olup, bu denetim İç Denetçilerimizce hazırlanan bir sunum eşliğinde Maliye Bakanlığı tarafından 18-20 Nisan 2011 tarihlerinde Antalya’da düzenlenen bir seminerde diğer belediyelerin iç denetçileriyle paylaşılmıştır.

Söz konusu sunum İç Denetim Koordinasyon Kurulunun web sayfasında yer alan iyi uygulama örnekleri arasında yer almaktadır.

Gerçekleştirilen bu seminerle Belediyemiz, ülkemizdeki diğer belediyelerde gerçekleştirilen iç denetim faaliyetlerinde de etkinliğin ve verimliliğin artırılması yönünde anlaşılır ve fonksiyonel çalışma kağıtlarının düzenlenmesi, denetim sürecinin tekrar edilen işlemlerden arındırılması ve böylece denetim metodolojisinin etkin ve verimli uygulamalar ile güncellenmesi yönünde önemli bir katkı sağlamıştır.

Genel Bilgiler

2011 ^{FAALİYET RAPORU}