İç Kontrol Sistemi Proje Grubu

Birimlerin süreçlerini belirleme amaçlı yapılan görüşmeler sonlandırılarak Kurumsal Süreç Hiyerarşisi oluşturulmuştur ve buna ilişkin iş akışları, çalışma grubu üyeleri ile birlikte koordineli olarak çizilmiş olup birimlerden yönetici onayıyla birlikte istenmiştir.

Kontrol Ortamı Analizi çalışmalarına müdürlüğümüz bünyesindeki İç Kontrol Sistemi Proje Grubu tarafından 2010 yılında başlanılmıştır. Kontrol ortamının değerlendirilmesi aşamasında Anket, Odak Grup ve Uzman Görüş yöntemlerinin kullanılmasına karar verilmiş ve bu kapsamda Anket çalışmalarına 2010 yılının son döneminde başlanılmıştır.

2011 yılında, uygulanan anketlerin analizi tamamlanmıştır.

Anketlere ilişkin veriler proje grubu tarafından istatistikî olarak değerlendirilmiş ve kurumun kontrol (çalışma) ortamına ilişkin veriler ortaya çıkmıştır. Çıkan veriler ışığında uzman görüşü alınması gereken konular tespit edilmiştir.

Bu konularla ilgili Bütçe Şube Müdürü, Strateji Geliştirme Şube Müdürü, İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Müdürü, Teftiş Kurulu Başkanı, Yazı İşleri Şube Müdürü ile “uzman görüşü” toplantıları yapılmıştır. Birimlerle yapılan uzman görüşlerinin sonrasında, kurumun işleyişine hâkim olan ve Kontrol ortamının en önemli parçası olan “insan”a ilişkin fikir ve görüşlerini almak üzere Genel Sekreter Yardımcısı Erhan BEY, İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanı Rıza KAYACIK, Memur Personel Şube Müdürü Ahsen YOLKESEN, İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Müdürü Gamze BEHZATOĞLU’ nun katıldığı ve İç Kontrol Şube Müdürlüğü’nün bütün personellerinin dahil olduğu 5 saat süren odak grup toplantısı yapılmıştır. Belirtilen bu çalışmalar tamamlandıktan sonra 2011 yılının ilk aylarında Kontrol Ortamı Analizi Raporunu tamamlamıştır.

Uzman Görüş Toplantısı’ndan Bir Fotoğraf

Hazırlanan kontrol ortamı raporu ışığında Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanmış ve Haziran ayında Maliye Bakanlığı’na gönderilmiştir. Hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kurumun internet sitesinde ve kurum içi kullanılan intranet’te yayınlanmış, hem kamuoyunun hem de çalışanların bilgilendirilmesi sağlanmıştır.

Kurumun intranet sayfasında İç Kontrol Sistemi ile ilgili bir bölüm oluşturulmuş ve İç Kontrol Sistemiyle ilgili dokümanlar, Kontrol Ortamı Analizi Raporu başta olmak üzere İç Kontrol Sistemi Proje Grubu’nun yaptığı çalışmalar kurum çalışanları ile paylaşılmıştır.

Hazırlanan eylem planına ilişkin ilerlemelerin ve geleceğe dair alınacak önlemlerin değerlendirilmesi amacıyla, kurum üst yöneticilerinin de dahil olduğu, İç Kontrol sistemi Koordinasyon Kurulu’nun iki ayda bir yapacağı toplantılara başlanmıştır.

Toplantı kararlarının takibi ve uygulanması müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır.

Kurum içerisinde yapılan görev değişikleri göz önünde bulundurularak “İç Kontrol Sistemi Koordinasyon Kurulu” ve “İç Kontrol Sistemi Çalışma Grubu” üyeleri güncellenmiştir.

Kurumumuzun birim yöneticilerinin de İç Kontrol sistemi hakkında bilgilendirilmesi amacıyla, İZSU tarafından gerçekleştirilen İç Kontrol Sistemi eğitimine, birim müdürlerinin katılımı sağlanmıştır.

Kontrol Ortamı analizi çalışmaları tamamlandıktan sonra, sistemin ikinci ayağı olan “Risk Değerlendirme” çalışmaları başlamıştır.

Çalışmaların ilk ayağı olarak kurumsal süreç haritasındaki süreçlere ilişkin süreç akışları güncellenmiş, akışı bulunmayan süreçlere ilişkin süreç akışları çizilmiştir.

“Risk Değerlendirme” çalışmalarının başlangıç aşamasında İç Kontrol Sistemi Proje Grubu’nun dahil olduğu Mali Hizmetler Dairesi Başkanı, İşletme ve İştiraklerden Sorumlu Daire Başkanı, İç Kontrol Şube Müdürü, Bütçe Şube Müdürü ve Basın Yayın Şube Müdürüyle birlikte bazı çalışma grubu üyelerinden oluşan 20 kişilik bir ekiple Tübitak’a bağlı TÜSSİDE’ de 22 – 24 Eylül 2011 tarihlerinde 3 günlük “Risk Değerlendirme Eğitimi” alınmıştır.

Risk Değerlendirme Eğitimi’nden Bir Fotoğraf

Alınan eğitimin ardından kurumsal süreçlere ilişkin, en çok risk taşıma ihtimali olan süreçler tespit edilmiş ve bu süreçler üzerinden çalışmalara başlanmıştır.

İç Kontrol Sistemi çalışmalarında oluşturulan tüm dokümanların ve verilerin saklanması ve raporlanabilmesi amacıyla, bir bilgisayar yazılımı oluşturulmuş ve geliştirilme çalışmalarına başlanmıştır.

2012 yılında da süreçlere ilişkin risk değerlendirme ve kontrol faaliyeti atama çalışmaları devam edecektir. Bu çalışmalar birimlere gidilerek yapılan risk analizi bilgilendirme sunumlarını, risklerin belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve kontrol faaliyetlerinin atanması işlemlerini kapsamaktadır. Aynı zamanda 2011 yılında hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında öngörülen eylemlerin izlemesi yapılacak ve Haziran ayının sonunda ilgili bakanlıklara gönderilmek üzere yeni bir Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanacaktır.

İç Kontrol Şube Müdürlüğü sorumlu olduğu "ön mali kontrol" ve

"iç kontrol sistemi" çalışmalarına 2012 yılında da ciddiyetle devam edecektir.

2012 yılında "iç kontrol sistemi" çalışmalarında devam etmekte olan "risk değerlendirme" çalışmalarına devam edilmesi, tespit edilen risklere yönelik "kontrol faaliyetleri"nin atanması ve bunlara ilişkin kamu iç kontrol standartlarının öngördüğü "bilgi ve iletişim" ve "izleme" fonksiyonları da geliştirilecektir.

Strateji Geliştirme Faaliyetlerinin Yürütülmesi Makro planlar çerçevesinde

idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarının belirlenmesi, kurumsal amaç ve hedeflerin oluşturulması;

öncelikli hedef ve

faaliyetlerin belirlenmesi; stratejik yönetim süreçlerinde gerekli plan, program ve raporların oluşturulması süreçlerinde kurumsal koordinasyonun sağlanması.

Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı: Strateji Geliştirme Şube Müdürlüğümüz 2011 yılında, Belediyemizin 2010 Yılı Birim ve İdare Faaliyet Raporları çalışmalarına literatür taraması ve mevzuat analiziyle başlamış; Stratejik Yönetim Yazılımında birim

ve kurum faaliyet raporlarına yönelik veri girişleri ve düzenlemeler yapılmıştır. Birimlerimiz ve hissedarı olduğumuz şirketlerde görevli olan Çalışma Gruplarıyla toplantılar düzenlenerek eğitimler verilmiş; üst yönetim toplantılarıyla koordinasyon sağlanmış, birim ve kurum faaliyet raporlarına yönelik çalışmalar 2010-2017 Stratejik Planı ve 2010 Yılı Performans Programı referans alınarak yürütülmüştür.

Performans Programı ekli cetvellerde yer alan hedeflerin gerçekleşmelerini Faaliyet Raporunda karşılaştırmalı olarak görebilmemiz için; Faaliyet Raporu Yönetmeliği ekinde bulunmamasına rağmen, Stratejik Alanlarımızın amaç, hedef ve faaliyetlerini, performans hedeflerinin gerçekleşmesi için belirlenen performans göstergelerini ve bu göstergelerin gerçekleşmesi için yapılan faaliyetlerin hedef kaynak ihtiyacı ile gerçekleşmelerini kıyaslama imkanı sağlayacak tablolara da 2010 Faaliyet Raporu Ekler bölümünde yer verilmiştir.

2012 Mali Yılı Performans Programı, katılımcı yöntemlerle, organizasyon yapımızdaki görev dağılımlarına uygun bir şekilde,

“Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik" ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan "Performans Programı Hazırlama Rehberi" esas alınarak hazırlanmıştır. Literatür taraması, mevzuat analizi, kurum analizi ve performans yönetimine yönelik akademik araştırmalar yapılmıştır. Stratejik Yönetim Programı'na çalışma grupları ile birlikte veri girişleri yapılıp raporlanarak performans tabloları oluşturulmuştur.

2010-2017 Stratejik Planı, 2010 Faaliyet Raporu, 2011 Performans Programı, 2011 aylık gerçekleşme durumları İle 2012 Mali Yılı Performans Programı verileri kıyaslamalı olarak değerlendirilerek stratejik planda yer alan projelerin ayrıntılı bilgisi ve projeye ilişkin resimlerin de yer aldığı tanıtım kitapçığı hazırlanmıştır. Bu kitapçıkta projelerin 2010, 2011 ve 2012 yıllarına ilişkin ilerleme durumlarını gösteren tablolara yer verilmiş, projelere ilişkin seçilen bazı göstergelerin yıllar bazında hedeflenen değerleriyle, gerçekleşen değerlerini bir arada görme imkanı sunulmuştur.

Ayrıca birimimiz 2011 yılı içerisinde performans sonuçlarının ölçülüp değerlendirilmesini takip etmiş ve aylık ilerleme raporlarını üç aylık periyotlarla yıl içinde toplam dört kez olmak üzere üst yönetime sunmuştur. Yıl içinde talep olması halinde birimlerde görevli personele stratejik yönetim ve yazılım ilişkisi ile programdan alınabilecek veriler üzerine bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Gelecek yıllarda da talep eden birimlere bu konuda brifing verilmeye devam edilecektir.

Sürdürülebilir Kentsel Kalkınma Stratejileri ve Üç Yeni Kentsel Kalkınma Stratejisi Akdeniz Ağı (USUDS) Projesi Kapsamında Gerçekleştirilen Faaliyetler: Akdeniz kentleri arasında kentsel kalkınma plan süreçlerinin gelişimine katkıda bulunmak, kentler arasında kentsel kalkınma stratejileri ve stratejik plan hazırlık tecrübelerini paylaşarak, Akdeniz bölgesinde ortak bir ağ oluşturmayı amaçlayan projenin faydalanıcısı Akdeniz Kentler Birliği Genel Sekreteryası görevini yerine getiren Barselona Metropol Bölgesi Su ve Katı Atık İdaresidir. Projenin ortakları ise Akdeniz Kentler Birliği Genel Sekreteryası görevini yerine getiren Barselona Metropol Bölgesi Su ve Katı Atık İdaresi (başvuru sahibi) – Katalonya, İspanya; Sfax Belediye Meclisi – Sfax Bölgesi, Tunus; Stratejik Araştırma ve Ekonomik ve Sosyal Kalkınma Vakfı (CIEDES) – Endülüs Bölgesi, İspanya; Sousse Belediye Meclisi – Sousse Bölgesi, Tunus; Saida Belediye Meclisi – Lübnan; Larnaka Belediye Meclisi – Güney Kıbrıs Rum Yönetimi; Al-Fahyaa Belediye Birliği – Lübnandır. Projede İzmir Büyükşehir Belediyesi asosiye üye olarak yer almaktayız. Projenin toplam süresi 24 aydır ve kabul edilip onaylanmış olan proje bütçesi 2.863.011€ ve hibe tutarı 1.783.742,47€’dur.

İlgili Birimler Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı

Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler

2011 ^{FAALİYET RAPORU}

Akdeniz Kentler Birliği (MEDCITIES) ağında bulunan ve Kent yönetiminde stratejik planlama konusunda yeterince deneyime sahip olmayan şehirlere ışık tutarak bu konuda gelişmelerine katkı sağlayacak kurum olarak İzmir Büyükşehir Belediyesinin seçilmesi birimimiz için oldukça önemlidir. İzmir’in Stratejik Planı Akdeniz Kentlerine örnek olacaktır. Böylelikle Akdeniz Kentler Birliği ağında bulunan, daha önce bu konuda tecrübesi olmayan şehirlerle; kentsel kalkınma stratejilerini, stratejik planlarını hazırlamış olan şehirler arasında bilgi akışı sağlanacaktır. Bu süreçlerde belediyemiz adına uygulayıcı olan birimimiz olacaktır.

Zaman zaman ihtiyaç duyulan sorulara ve anketlere birim olarak cevap verilmekte diğer proje taraflarıyla bilgi paylaşımında bulunulmaktadır.

Proje kapsamında 14-17 Mart 2011 tarihlerinde İspanya’nın Barcelona kentinde düzenlenen konferansta Strateji Geliştirme Şube Müdürlüğümüz tarafından 2010-2017 Stratejik Plan süreci ile sosyo-ekonomik değişimlere ayak uydurabilmek için önem taşıyan metodları özetleyen bir sunum gerçekleştirdi.

Konferansta, projeyi destekleyen kurumların temsilcileri, partner kentlerin temsilcileri ile asosiye üye kentlerin temsilcileri tecrübelerini paylaştı. Konferans çerçevesinde, sunumların yanısıra planlama süreçlerine yönelik soru-cevap ve karşılıklı tartışma toplantıları da düzenlendi. İzmir’e yöneltilen stratejik planlama sürecindeki katılımcılık anlayışı, planlamada ihtiyaç analizinin nasıl yapıldığı gibi sorular ve Büyükşehir Belediyesi’nin

cevapları oldukça ilgi çekerken, planlama sürecine yeni başlayacak olan kentlere ışık tuttu.

Barselona’da bulunduğumuz süre içerisinde 2010-2017 Stratejik Planımız ve hazırlık sürecindeki tecrübelerimiz farklı şehirlerden gelen katılımcılarda ilgi uyandırmıştır. Stratejik Plan hazırlık süreçlerine katkı sağlamak amacıyla Lübnan’ın Tripoli kentinden gelen katılımcılardan belediyemize ziyaret talebi gelmiş;

kentimizde Lübnan heyeti ile İzmir Büyükşehir Belediyesi arasında 25-26 Mayıs tarihleri arasında çalıştay gerçekleştirilmiştir.

Proje kapsamında organize edilen ikinci toplantı ise 24-27 Ekim 2011 tarihinde Lübnan’ın Tripoli kentinde gerçekleştirilmiştir.

Stratejik Planlarını hazırlayan veya tamamlayan kurumların tüm süreçlerinin ele alındığı, gelecek süreçlerde onları nelerin beklediğini ve tecrübelerini yeni stratejik plan hazırlayacak olan şehirlerle paylaştığı, birimimizin de bu kapsamda sunum yaptığı Başlangıç ve Uluslarası Al-Fahyaa Birliği Sürdürülebilir Gelişim Stratejileri Tanıtım Toplantısı’na katılım sağlanmıştır.

Belediye Hizmet Tesisleri ve Binalarının Yapılması Hizmet kalitesini artırmak

için yeni tesisler yapılması ve mevcut tesislerin bakım ve onarımının yapılması projesidir.

Fen İşleri Dairesi Başkanlığı: Bu projenin proje ihale aşaması tamamlanmadığından yapım aşamasına geçilememiştir.

Uygulama projesi ve yapım ihalesi aşamalarının tamamlanmasına müteakip yapım çalışmalarına başlanacaktır.

Proje kapsamında Sebze Haline yeni bina yapımı, Mezarlıklar Müdürlüğü binası yapılması, Zabıta Müdürlüğü binası yapılması, ESHOT Adatepe idari bina + atölye yapılması ve ESHOT Soğukkuyu idari bina + atölye yapılması planlanmaktadır.

Etüd ve Projeler Dairesi Başkanlığı: Proje yapımı için gerekli dokümanların temini ve ihtiyaç programı çalışmaları yapılmıştır.

Belediye Depo Tesisleri Yapılması Belediyemizin taşınır

mallarının sağlıklı olarak depolanması için ihtiyaç olan ambarların yapılması.

Etüd ve Projeler Dairesi Başkanlığı:2011 yılındaMimari projeler bitirildi. Statik, tesisat ve elektrik uygulama projeleri yüklenici tarafından teslim edildi. İdaremizce incelendi. Eksikler yükleniciye bildirildi.

Fen İşleri Dairesi Başkanlığı: Yapım ihalesi aşamasının tamamlanmasına müteakip yapım çalışmalarına başlanacaktır.

2012 yılı içerisinde yapım aşamasına geçilmesi planlanmaktadır.

Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı: Etüd ve Projeler Dairesi Başkanlığı tarafından proje çalışmaları yapılmıştır 2012 Yılı İçerisinde Fen İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından yapım aşamasına geçilmesi planlanmaktadır. Bina da taşınır mallarının sağlıklı olarak depolanması sağlanacaktır.

Performans Hedefi 1.1.1.2: Hizmet Binalarının Geliştirilmesine Yönelik Faaliyetlerin Yürütülmesi Katılımcı ve Şeffaf Yönetim Anlayışıyla Modern ve Kaliteli

Hizmet Sunmak

Amaç 1.1 Daha Etkin Bir Kurumsal Yapı İçin Yönetimsel Verimliliğin

Artırılması

Hedef 1.1.1

İlgili Birimler Fen İşleri Dairesi Başkanlığı Etüd ve Projeler Dairesi Başkanlığı

İlgili Birimler Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı

Etüd ve Projeler Dairesi Başkanlığı Fen İşleri Dairesi Başkanlığı

Kent Konseyi 08.10.2006 tarih 26313 sayılı Kent Konseyleri Yönetmeliği uyarınca kent yaşamında, kent vizyonunun

ve hemşerilik bilincinin

geliştirilmesi, kentin hak ve

hukukunun korunması,

sürdürülebilir kalkınma, çevreye duyarlılık, sosyal yardımlaşma ve dayanışma, saydamlık, hesap sorma ve hesap verme, katılım, yönetişim ve yerinden yönetim ilkelerini hayata geçirmek için kent konseyi oluşturulması.

Sosyal Projeler ve Hizmetlerden Sorumlu Daire Başkanlığı:

Yapılan projelerle ve diğer çalışmalarla katılımcılığın teşvik edilmesi ve sürekli kılınması sağlanmaya çalışılmış ve proje kapsamında aşağıda belirtilen çalışmalar yapılmıştır.

1) İzmir Kent Konseyi, Kadın, Engelli, Gençlik ve Çocuk Meclisleri