İnsan Gücü Planlama

İnsan gücü planlaması; “gelecekte sayı ve nitelik açısından personel ihtiyacının ve bu ihtiyacı karşılayacak kaynakların bugünden belirlenmesi, tespit edilmesidir. ” Diğer bir ifadeyle “doğru sayıda ve nitelikte personelin doğru kaynaklar yoluyla işletmeye kazandırılması için ön çalışmaların yapılmasıdır.”

İnsan kaynakları yönetiminde başarının ilk ve en önemli koşulu işletme için gerekli ve yeterli personel gereksinmesinin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve biçimli olarak saptanmasıdır. “En kötü plan bile plansızlıktan iyidir” genel ilkesini benimseyen her işletme kendi koşullarına ve olanaklarına uygun düşen işgücü planlamasını yapar. Ancak hazırlanan bu plan ile işletmenin diğer işlevlerini ilgilendiren planların birbirlerini bütünlemesi gerekir. Örneğin, üretim planlarında kapasitenin yükseltilmesi öngörülüyor ise, buna paralel olarak işgücü kapasitesinin de arttırılması planlanmalıdır. İşletmede her değişme ve gelişme, özellikle yeni yatırımlar yeni işgücü gereksinmeleri doğurur. Bu nedenle hazırlanan yatırım, finans ve pazarlama planlarının başarısı bu işlevleri yürütecek nitelik ve nicelikte personelin bulunması, yetiştirilmesi ve hizmete sokulmasıyla, bir başka deyişle işgücü planlarının diğer planları tamamlayıcı nitelikte hazırlanmasıyla olanak kazanır (Sabuncuoğlu, 2000).

İnsan gücü planlama işletmelerin verimliliğini, dolayısıyla karlılığını etkileyen temel öğelerden biridir. Çünkü bu planlama sürecinde sadece doğru personel sayılarının belirlenerek bu sayıda bir tasarruf, buna bağlı olarak da maliyet düşüklüğü sağlanmaz. Aynı zamanda işin niteliğine uygun personel seçimi ve istihdamı ile

üretim sürecinin etkinleştirilmesi de gerçekleştirilmiş olur. İşgücü planlamanın organizasyon açısından önemi aşağıdaki biçimde özetlenebilir;

1- İşgücü ihtiyacındaki daralmaları önceden görerek ihtiyaçların buna göre karşılanmasını sağlamak,

2- İşgücünün bilgi ve becerisinden optimum verimliliğin elde edilmesini sağlamak, 3- Örgütsel planlama sürecinin geliştirilmesine katkıda bulunmak,

4- İhtiyaç duyulan spesifik işgücü niteliklerini ortaya koymak,

5- Tüm organizasyonel kademelerde insan kaynakları yönetiminin etkinliğini arttırmak.

2.8.2.1 İnsan Kaynakları Planlama Süreci

Bir örgütün personel ihtiyacını belirleme, insan kaynakları planlama çalışmalarının temelini oluşturur. Bu belirlemenin iki temel unsuru iş gücü talebi ve iş gücü arzını ortaya çıkarmaktır. Planlama süreci, Şekil 2.4’te de belirtildiği gibi 5 aşamadan oluşmaktadır.

i. Bilgi Toplama ve Analiz: İnsan Kaynakları planlama süreci, dinamik bir çevrede ve işletmenin planlama süreciyle yakın ilişkili olarak gerçekleşir. (Bingöl, 2004). Bilgi toplama ve analiz, işletme hedefleri ve İK politikalarıyla bağlantılı olarak anahtar problemlerin, fırsatların, mevcut kadro ve pazarla ilgili verilerin toplandığı ilk aşamadır (McCourt ve Eldridge, 2004). Bu veriler kullanılarak öngörülemede kullanılır. Gerekli veriler geçmişten çıkarılır hali hazırda durumla ilgili gözlemde bulunulur ve geleceğe yansıtılarak işgücü arz ve talebi tahmin edilir. Bu nedenle çevreyle ilgili bilgiler, doğru yöntemlerle uygun kaynaklardan elde edilir. İyi bir plan yapmak ve bu plan çerçevesinde tahmin edilen insan kaynağı ihtiyaçlarını karşılamak, mevcut personelin sayısı, özellikleri, becerileri, etkililikleri ve gizil güçleri hakkında daha iyi bilgi birikimini gerektirir (Bingöl, 2004).

Sonuç olarak bilgi toplama ve analiz çalışmalarından şu an uygulanan insan kaynakları politikasının işgücü kapasitesi ve motivasyon üzerindeki etkileri, şu anki kadronun detayları ve işgücü pazarının etkileriyle ilgili veriler elde edilerek mevcut işgücünün bir profili ortaya çıkarılır. Bu profil özellikle hali hazırdaki işgücünün

34

Şekil 2.4: İnsan Kaynakları Planlama Süreci (McCourt and Eldridge, 2004)

Gözetim ve Değerlendirme Stratejik Hedefler ve Amaçlar Pazar Verileri Mevcut İKY Politikaları

Temel Sorular İnsan Kaynakları

Envanteri

Talep Tahmini Arz Tahmini

Arz ve Talebi Karşılaştırma ve Dengeleme Bütçe İnsan Kaynakları Planlama Verimlilik -Sistemler -Prosedürler -İş planı

-Motive Edici Faktörler -Yeni Teknoloji

İnsan Kaynakları Akışı -İşe alım -Terfi -Transfer -Emeklilik -İşten Çıkarma Eğitim ve Gelişim -Başlangıç Eğitimi -Gelişim Eğitimleri -Yönetsel Gelişimi Çevresel Faktörler -Ücret Yönetimi -İşveren İlişkileri Veri Toplama ve Analiz Uygulama Bilgi Toplama ve Analiz Tahmin Planlama

güçlü ve zayıf yönlerini ifade eder ve arz tahmini çalışmalarına temel oluşturur (McCourt ve Eldridge, 2004).

Bunlar dışında, ihtiyacın tahmin edilebilmesi için bu aşamada üç temel soruya cevap verilmesi gerekmektedir.

1-İş yükünü belirleyen faktörler nelerdir? 2-Kadro performansını nasıl ölçebiliriz?

3-Performansı nasıl arttırabiliriz? Bunu yapabilmek için kimlerin desteğine ihtiyaç duyarız? Bu sorulardan elde edilen cevaplar ve tabiki işletmenin stratejik amaç ve hedefleri ihtiyacı tahmininin gerçekleştirilmesi için veri oluşturur (McCourt ve Eldridge, 2004).

ii.Tahmin: (Bingöl, 2004) İşletme insan kaynakları planlamasını gerçekleştirirken, işgücü talebi ile içsel ve dışsal işgücü arzını göz önünde bulundurmalıdır. İnsan kaynakları talebini belirlemek için iki temel yaklaşım kullanılmaktadır. Örgüt çapında personel talebini hesaplamak, bir bütün olarak örgütten çok örgütteki her bir birimin ihtiyaçlarını ayrı ayrı belirlemek. Özellikle örgütün genel hedef ve planları çerçevesinde örgüt yapısında ve işlerdeki değişiklikler işgücü talebini doğrudan etkiler.

İnsan kaynağı talebini etkileyen en önemli değişkenlerden birisi, kuşkusuz işletmenin gelecekte üreteceği ürün/hizmet çeşidi ve miktarı ile satış miktarıdır. Gerçekten bir işletmenin üretim hacminin ve satışının artması işgücü ihtiyacını doğurabilir.

İnsan kaynağı talebini etkileyen ikinci husus, mevcut beşeri kaynakların kullanımıyla ilgili olandır. Terfi, nakil, ayrılma gibi nedenlerden dolayı da personel açığı ortaya çıkabilir.

Bunların dışında mevcut işgücünün kullanımıyla ilgili ve personel talebini etkileyen diğer faktörler, personel devri ve devamsızlıktır. İşten gönüllü ayrılmalar, işten uzaklaştırmalar, ile emeklilik nedeniyle ayrılışlar dahil yüksek bir personel devir ve devamsızlık oranı, işgücü talebini etkilemekte ve insan kaynakları bölümünün sürekli olarak yeni personel arayıp bulmasını gerektirmektedir. Bu nedenle planlamacıların işletmenin geçmiş yıllar personel devir ve devamsızlık oranını belirlemeleri gerekir. İnsan kaynakları planlaması yaparken sadece talebi öngörülemek, yani ne kadar sayıda ve nitelikte personele ihtiyaç olacağını belirlemek yeterli değildir. Planı

yapılan dönemde işletmenin insan kaynakları ihtiyacını karşılayacak insan kaynakları arzını da belirlemek gerekir. Bunun için iki teknik kullanılmaktadır. Bunlar yukarı doğru yeniden yerleştirme planlaması ve ardışık terfi planlamasıdır.

Bir pozisyon boşaldığında, hemen pozisyonu doldurma ihtiyacı ortaya çıkar. Bir işletmede ardışık terfi planı yoksa, boş pozisyonlar ya işletme dışındaki kişilerle ya da pozisyon için hazır olmayanlarla doldurulabilir. Bu da düşük performans, yüksek personel devir hızı, yüksek dış tedarik maliyetleri veya pozisyonu doldurmak için kaybedilen zamanla sonuçlanabilir.

İnsan gücü arz ve talebinin öngörümlenmesinden sonra, ikisi arasında karşılaştırma yapılır. Bu karşılaştırmada öngörümlenen arzın, örgüt planı yapılan döneme ait işgücü ihtiyaçlarını karşılayabilecek durumda olup olmadığı belirlenir. İşgücü arzının talebi karşılayamayacağı durumlarla, özellikle içsel işgücü arzının talepten fazla olduğu durumlarda önlemler alınmalıdır.

iii. İnsan Kaynakları Planı ve Uygulama: (Bingöl, 2004) Şu ana kadar belirtilen çalışmalar ve faktörler incelendikten sonra, işleve, mesleğe vb. Hususlara göre ayrıntılı olarak gösteren ve gelecekte çeşitli aşamalarla ne kadar sayıda personelin istihdam edilmesinin uygun olacağını belirten bir insan kaynakları planı yapılabilir. Böyle bir plan sayesinde;

1-Gelecekte ortaya çıkacak, ortadan kalkacak veya değişecek işler,

2-Hangi dereceye kadar yeniden yerleştirmenin veya yeniden eğitimin mümkün olacağı,

3-Yönetim kademelerindeki zorunlu değişiklikler, 4-Eğitim ihtiyaçları,

5-Tedarik ve emeklilik programları ortaya çıkarılabilir.

Plan tamamlanıp üst yönetim tarafından onaylandıktan sonra, tüm birim yöneticilerine ve sendikalara veya işçi temsilcilerine iletilir. Daha sonra uygulamaya geçilir.

iv. Gözetim ve Değerlendirme: (Bingöl, 2004) İnsan kaynakları planlarının ve programlarının kontrolü ve değerlendirilmesi insanları etkili bir şekilde yönetmek için önem arz eden bir eylemdir. Bu alanda gösterilen çabalar, insan kaynaklarının değerini ortaya çıkarma amacına yöneliktir. Bu çabalar, insanların bir örgütün sahip

olduğu en önemli sermaye olduğunu kabul etmektedir. Kontrol ve değerlendirmenin yapılabilmesi için gerekli verilerin hızlı ve sık bir şekilde toplanması gerekir.

Planlamayı değerlendirmenin ölçüm kriterleri şunlar olabilir; 1-Oluşturulmuş kadro ihtiyacı ile fiili durum,

2-Oluşturulmuş amaçlara karşı verimlilik düzeyi, 3-Arzu edilen oranlara karşı fiili personel akışı, 4-Beklenen çıktılara karşı program sonuçları, 5-Bütçelere karşı işgücü ve program maliyetleri.

Bu kriterlere göre yapılan değerlemeler sonucunda programdan sapmalar söz konusu ise, sapmaların nedenleri araştırılır. Örneğin en mükemmel tedarik çabalarına karşın, çok az sayıda başvuru olmuşsa bunun sebebi araştırılır. Hata programdan kaynaklanmaktaysa, gerekli değişiklikler yapılır.