Eğitim Yönetim Sürec

Eğitim yönetimi için ayrılan bütçeler şirketlerin eğitimi, çalışanlarına yaptıkları, katkısı ve geri dönüşü olan bir yatırım olarak gördüklerini göstermektedir. Yapılan bu yatırımın katkısını ve geri dönüş hızını artırmak için Eğitim yönetimi sisteminin tüm adımları (eğitim stratejisinin belirlenmesi, eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi, eğitim içeriklerinin tasarlanması, eğitimlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi, eğitim sonuçlarının takibi) şirketin insan kaynakları stratejileri ve diğer insan kaynakları sistemleri ile entegre bir şekilde yürütülmelidir.

Şekil 2.12: Eğitim Yönetimi Süreci (Armstrong, 2001)

Her yönetim sürecinde olduğu gibi, eğitim yönetim süreci de işletme hedeflerine bağlı olara amaçların belirlenmesiyle başlar. Bu amaçları gerçekleştirmek için işletmede hangi alanlarda kimlerin eğitim ihtiyacının olduğu analiz edilmelidir. Eğitim pahalı bir araçtır. Bu nedenle eğitim ihtiyacı belirlendikten sonra uygun bir planlama ile eğitimin yeri, zamanı ve biçiminin de doğru bir şekilde tespit edilmesi

Amaçların Belirlenmesi

Eğitim İhtiyacının Analizi

Eğitim Programının Planlaması Eğitimin Uygulaması Ölçme ve Değerleme Teknikler Eğitim Konuları

önem taşımaktadır. Son olarak eğitimin uygulanması ve sonuçların ölçülerek değerlendirilmesi ile süreç sona erer. Şimdi sırasıyla eğitim yönetim sürecindeki bu aşamalar kısaca açıklanacaktır.

Amaçların Belirlenmesi: Amaçların belirlenmesi eğitim yönetim sürecinin başlangıç noktasını oluşturur. Eğitim programının belli amaçlara yönelik olarak yapılması gerekir ki bu amaçlar işletmenin genel amacına göre; örgütün tümünde bazı bölümlerinde yada bir bölümünde belirlenmiş olan eğitim ihtiyaçlarını gidermeye yönelik olabilir. Eğitim amaçları şirket stratejilerinden ayrı düşünülmemelidir. Şirket hedef ve stratejileri incelenmeli ve buna paralel bir eğitim stratejisi belirlenmesine dikkat edilmelidir. Amaçların belirlenmesi eğitim faaliyetleri için karar vermeyi kolaylaştırır, faaliyetler sonrasında da eğitim değerlendirilmesinde ölçüt olarak kullanılır (Sabuncuoğlu, 2000).

Şekil 2.13: Eğitim İhtiyaçlarını Saptama Modeli (Kaynak ve diğ., 2001) i. Eğitim İhtiyacının Saptanması: Eğitim ihtiyaç analizinin amacı, eğitim ihtiyacının var olup olmadığının, kimin eğitime ihtiyaç duyduğunun ve hangi görevler için eğitim gerektiğinin saptanması ve bu eğitimlerin içeriklerinin

Şimdiki performans düzeyi Olması istenen performans düzeyi Eğitim Çemberi Hayır Evet Hayır Evet Eğitime İhtiyaç Var mı? Alternatif Çözümler

Evet Birey Analizi; Bilgi Beceri Tutum İş Analizi; İşin Tanımlanması İş Gereklerinin Belirlenmesi Eğitime İhtiyaç Var mı? Alternatif Çözümler Çevre Organizasyon Analizi; Amaçlar Kaynaklar Kaynakların Dağılımı Eğitime İhtiyaç Var mı? Alternatif Çözümler Hayır

belirlenmesidir (Noe,1999). Eğitim ihtiyaç analizi kullanılan farklı yöntemler ile gerekli olan bilginin toplanmasına yardımcı olmaktadır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın elde edilen bilgiler, organizasyonun performansını arttırıcı yönde yapılacak çalışmaları ve verilecek eğitimleri netleştirmektedir (Tahiroğlu, 2002). Şekil 2.13’de de görüldüğü gibi eğitim ihtiyacının saptanmasındaki ilk analiz örgüt (organizasyon) analizidir. Bu analizin odak noktası organizasyonun içinde eğitime ihtiyacı olan yerlerin, bölümlerin belirlenmesidir. İkincisi ise işin yada görevin özellikle hangi becerileri gerektirdiğini belirlemek için, detaylı bir incelemesi olan iş analizidir. Üçüncüsü de, kişi (performans) analizi olup, bu analiz her iş görenin, işini oluşturan görevleri ne kadar iyi yapıp yapmadığını ortaya koyar (Kaynak ve diğ., 2000).

Tablo 2.4: İhtiyaç Belirleme Yönteminin Avantaj ve Dezavantajları (Noe, 1999) YÖNTEM AVANTAJLAR DEZAVANTAJLAR

Gözlem • İş ortamına ilişkin bilgi sağlar

• İşin en az düzeyde kesilmesini sağlar

• Usta gözlemcilere ihtiyaç duyar

• Personelin davranışı gözlenirse değişebilir. Anketler • Ucuzdur

• Çok sayıda kişiden bilgi toplanır.

• Bilgi kolayca özetlenir.

• Zaman alır

• Düşük geri dönüş oranları ve uygun olmayan cevaplar görülebilir

• Ayrıntılar eksik kalır. Teknik el

Kitapları ve Kayıtları Okuma

• Prosedür üzerine iyi bir bilgi kaynağıdır. • Objektiftir.

• Yeni işler yaratılmakta olan işler için iyi bir görev bilgisi kaynağıdır.

• Teknik dili anlaşılmayabilir • Materyaller eski olabilir

Konularında Uzman Kişilerle Görüşme • Eğitim ihtiyaçlarının ayrıntılarını sorunların neden ve çözümlerini açığa çıkarmak için uygundur

• Zaman alıcıdır • Analiz edilmesi zordur. • Beceri sahibi görüşmeciye

ihtiyaç duyulur

İhtiyaç belirleme işini yürütmede pek çok yöntem kullanılır. İşi yapmakta olan personeli gözlemleme, teknik el kitapları ve diğer belgeleri okuma, konusunda uzman kişilerle görüşme ve onlardan, bir iş için yerine getirilmesi gereken görevleri, bilgi, beceri, yetenek ve diğer özellikleri belirlemek için düzenlenmiş anketleri

doldurmaları isteme, bu yöntemlerden bazılarıdır. Tablo 2.4. her yöntemin avantaj ve dezavantajlarını göstermektedir (Noe, 1999).

İşletmedeki eğitim ihtiyaçlarının saptanmasından sonra tüm eğitim faaliyetleri içinde hangilerine öncelik verileceğine ve eğitime hangi bölümden başlanacağına karar vermek gerekir (Kaynak ve diğ. 2000).

iii. Eğitim Programının Planlaması: Etkin ve verimli bir eğitim uygulaması ve eğitim faaliyetlerinin koordine şekilde yürütülebilmesi için öncelikle bu faaliyetleri planlamak gerekir. Eğitim planlaması, işletmenin eğitim hedeflerine varmada, insan, para ve araç gibi kaynakların en uygun şekilde kullanılmasına, sistemin geliştirilmesine ve diğer unsurlar arasında etkili bir koordinasyon sağlanmasına olanak verir (Kaynak ve diğ., 2000).

Eğitim planının uygulanışında amaçlar sürekli olarak göz önünde bulundurulmalı ve plan, personelin şimdi başaramadığı fakat eğitimden sonra neler yapması gerektiğini açıkça belirtmelidir (Aldemir ve diğ., 2001).

Eğitim planlamasında ele alınan konular, eğitimcilerin ve eğitim alanlarının belirlenmesi, eğitimle ulaşılmak istenen hedeflerin, beklentilerin belirlenmesi, izlenecek yolların yöntemlerin, eğitim zamanının ve sıklığının, kullanılacak teknolojilerin ve maliyetin önceden belirlenmesi çalışmalarıdır (Gürüz ve Yaylacı, 2004).

iv. Eğitimin Uygulanması: Eğitim planlarında belirlenen çerçevede ön görülen iş başı ve iş dışı eğitim programları dönem içinde uygulanmaya koyulur. Uygulama aşamasında hangi tür eğitim yönteminin uygulanacağı çeşitli faktörler göz önünde tutularak saptanır. Bu faktörler eğitime katılacakların düzeyi, sayısı, eğitim için ayrılan zaman, bütçe, eğitimin kimler tarafından verileceği gibi unsurlardan oluşur (Sabuncuoğlu, 2000).

v. Ölçme ve Değerlendirme: Eğitimin bir yandan pahalı bir süreç olması, diğer yandan şirkete ekonomik katkılarının doğrudan ölçülememesi, eğitime uygulamada genellikle ve sadece bir masraf merkezi olarak bakılmasına neden olmaktadır. Oysa eğitim de bir yatırımdır ve bu yatırımın işletmeye sağladığı faydanın ortaya konulabilmesi için yapılan eğitimlerin etkinliğinin ölçülmesi ve elde edilen sonuçların değerlendirilmesi gerekmektedir. Bir yandan, işletmenin ekonomik

amaçlarına eğitimin ne ölçüde katkı sağladığı, öte yandan, eğitime katılanlara ne gibi yararlar getirdiği belirlenmelidir.

Eğitimin çıktısı, daha bilgili, daha becerikli, hedeflenen davranışları sergileyen, kısacası daha nitelikli personeldir. Eğitimin şirkete katkısı, işte bu nitelikli personelin çalışmasındaki verim artışı ile görülebilecektir.

Eğitim etkinliğinin ölçülmesi 4 aşamalı olarak gerçekleştirilir. Bunlar sırasıyla; 1- Tekinin Ölçülmesi: Eğitime katılanlar eğitimden ne kadar memnun kaldı? 2- Öğrenmenin Ölçülmesi: Eğitim programında hangi konular öğrenildi.

3- Davranışların Ölçülmesi: Eğitime katılanlar eğitimde öğrendiklerini işlerine yansıttılar mı?

4- Sonuçların Ölçülmesi: Eğitim programını artan maliyetler, iş kazaları gibi iş sonuçlarına olan etkisi nedir? (Ete, 2004)

1. ve 2. aşamadaki değerlendirmede ele alınan kriterler, eğitilenlerin işlerinin başına dönmeden önce toplanır. 3. ve 4. aşamadaki kriterler eğitilenlerin, eğitimin içeriğini ve iş başında ne ölçüde kullandıklarını ölçer.

Sistematik bir yaklaşımla gerçekleştirilen eğitim yönetim süreci doğrusal bir süreç değildir; bu yüzden sürekli gelişen bir döngü şeklinde algılanmalıdır. Değerlendirme süreci, bizi planlamanın başladığı noktaya götürmektedir. Kurumsal ihtiyaçların ve iş yeri performansının ölçümü ile başlayan planlama aşaması benzer şekilde kurumsal ihtiyaçların karşılanıp karşılanmadığının ve performanstaki değişimlerin ölçümünün yapıldığı değerlendirme aşaması ile sonuçlanır (Ete, 2004).

2.8.9 Diğer