İş Analizinde Kullanılan Yöntemler (Sabuncuoğlu, 2000)

İş analiz tekniğinin özü, işin yapılış biçimine, gerektirdiği çaba ve yeteneğe, sorumluluk ve çalışma koşullarına ilişkin bilgi toplamaya dayanır. İş analizinde geliştirilen yöntemler özde bu bilgi toplamada izlenen farklı yollardan kaynaklanır. Amaç tam ve doğru bilgilerin en sağlıklı biçimde elde edilmesidir. Uygulamada izlenen yöntemleri dört grupta incelemek mümkündür.

i. Bilgi-Belge Toplama Yöntemi: Daha önce yapılmış iş analizlerine ilişkin dokümanlar, örgüt şemaları resmi ve özel belgeler , araştırma raporları vs. gibi belgeler edinilmesi gerekir. Ayrıca görevin özellikleri, iş güçlüğü, riskler, ücretler, diğer işlerle ilişkileri vs. konulara ait bilgilerin toplanması söz konusudur.

Bu bilgi ve belgeler aracılığı ile işe ilişkin tüm bilgiler olmasa bile ön bilgiler edinilir ve diğer yöntemleri desteklemek amacıyla kullanılır.

ii. Anket Yöntemi: İş analizinin yürüten yetkili kişi ya da komite işin çeşitli özelliklerini ve aşamalarını tanımak amacıyla iş görenlere soru formlarını dağıtır. Bu formlar doldurulduktan sonra işe ilişkin bilgiler toplanarak değerlendirilir.

Bu yöntemin tipik özellikleri ve üstünlüğü işin temel nitelik ve içeriğine ilişkin bilgilerin hızlı ucuz ve kolay yoldan elde edilmesidir. Öte yandan, standart formların kullanılması nedeniyle analiz çalışmasına bir örneklik getirilmesi, ayrıca işi yapan kişinin analiz çalışmasına yazılı belgelerle bizzat katılması iş görenler üzerinde olumlu etki yaratır.

Bu yöntemin sakıncalı yönü ise, soru formlarının her zaman beklenen ilgiyi görmemesi, ciddiye alınmaması, soruların gelişigüzel yanıtlanması ya da soruların iyi anlaşılmaması sonucu yanlış bilgilerin verilmesi ve formların hazırlanmasındaki güçlükler sayılabilir.

iii. Gözlem ve Görüşme Yöntemi: Bir işin nasıl yapıldığını, ne gibi aşamalardan geçtiğini, işin nitelik, nicelik ve içeriğini anlamanın ne iyi ve en etkili yolu o işi yapan kişiyle bizzat görüşmek ve bu sırada işi yakında gözlem yoluyla izlemek ve tanımaktır. İşlerin yapıldığı ortamı yaşayarak ve personelle görüşerek en doğru ve doyurucu bilgiler elde edilir.

Bu yöntemi uygulayan işletmelerde ilgili uzman analizciler çoğu kez önceden hazırladıkları soru listesinden yararlanarak personelle karşılıklı konuşur, görüşür ve edindiği bilgileri not alır. Görüşme yüzyüze yapıldığı için iletişim sorunları doğmaz, anlaşılmayan yönler açıkça ortaya konarak doğrusu bulunmaya çalışılır. Bu yöntemin bir diğer üstünlüğü ise, iş analizini yapan kişinin iş ortamına girmesi, o havayı yaşaması ve işin nasıl yapıldığını gözlem yoluyla izlemesidir. Böylelikle bilgilerin daha sağlıklı olması sağlanır, ayrıca çalışma koşulları da yerinde saptanır.

Bu yöntemin sakıncalı yönlerine vardır. Özellikle görüşmenin etkisinde kalınarak işin niteliğinden çok personelin kişiliğine dönük duygusal analiz yapılabilir. Öte yandan, işi yapılan kişilerin analizciye, yaptıkları işi değişen koşullara göre az önemli ya da önemli gösterme eğilimi doğabilir. Üstelik görüşme yöntemi uygulanırken personele bir takım sorular yöneltileceğinden işin aksaması ve üretim yavaşlaması söz konusu olabilir. Başka deyişle ortaya sonucu ekonomik sorunlar

yaratan zaman kaybı çıkacaktır. Bu nedenle görüşmecinin analizi yaparken ön yargılardan uzak, dikkatli objektif bir çalışma yapması gerekir.

iv. Bileşik Yöntem: Bu yöntem yukarıda belirtilen üç ayrı yöntemin birlikte

uygulanmasını içerir. Öncelikle işe ilişkin bilgi ve belgeler toplanır, personele soru formları doldurtulur, daha sonra bunlardan elde edilen bilgilerin sağlık derecesini ölçmek amacıyla görüşme ve gözlem yöntemi uygulanır. Böylelikle üç yöntemin üstünlüklerinden yararlanılmakta, fakat zaman ve ekonomik kayıp daha geniş boyutlu olarak ortaya çıkmaktadır. Öte yandan, üç yöntemin birlikte uygulanası bürokratik işlemlerin artmasına neden olur.

2.8.1.3 İş Tanımı

İş tanımı, iş analizi çalışmasının bir uzantısıdır. Bir işletmede iş analizi çalışması yapılmış ise, onu izleyen ikinci aşama olarak mutlaka iş tanımlarından söz edilir. Bu iki kavram birbirini bütünler. Bir diğer anlamı ile iş analizinden elde edilen bilgiler daha açık ve anlaşılır biçimde kağıt üzerine belirli standartlar ve kalıplar halinde dökülür. İş analizi iş analizinin doğal uzantısı olarak kabul edildiğine göre iş analizinde güdülen amaçlarla iş tanımının amaçları özdeşleşecektir. İş analizi işlerle ilgili bilgileri toplayan bir mekanizma, iş tanımı ise toplanan bu bilgileri sistematik ve bilinçli bir şekilde sunana bir teknik olarak açıklanabilir (Sabuncuoğlu, 2000). İş tanımlarının ortak amacı, işin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır. Ancak iş tanımı, işin kimliği dışında işlerin ayrıntılı özelliklerini, diğer işlerle ilişkilerini ve onlardan ayrıldığı yönleri de belirlemektedir (Tahiroğlu, 2002).

İş tanımlarında işlerin aşağıdaki belirtilen özelliklerine ilişkin bilgiler mevcuttur (Kaynak ve diğ., 2000):

İşin Tanıtılması: İşin unvanı, varsa kod numarası, ait olduğu bölüm ve işin özeti bu bölümde ele alınır.

İşin İçerdiği Görevler: Bu bölüm iş tanımının yazılması en güç bölümüdür. Hangi görevlerin nasıl yapıldığının çok ayrıntısına girilmeden anlatıldığı bu bölümde, görevlerin yapılış amaçları da kısaca belirtilmelidir. Görevler yapılış sırasına ya da kronolojik esasa göre ele alınmalı ve ayrıca söz konusu görevin işin bütünü içinde ne süre gerektirdiği de tahmin edilmelidir.

İşin İlişkili Olduğu Diğer İler ve İşin Gerektirdiği Gözetim: bu bölümde işin yatay ve dikey olarak işlerle olan ilişkisi belirlenir. Dikey ilişkiler gerektiğinde terfilerle ilgili kararlara yardımcı olacaktır. Yatay ilişkilerle de iş akışı ve işin prosedürleri belirlenecektir. İş tanımının bu bölümünde ayrıca gözetimle ilgili hususlar da eklenir. Örneğin, işin kendisinin gerektirdiği gözetim ve işin hangi gözetiminden sorumlu olduğu gibi.

İşin yapısı ve içeriği yalından incelenmedikçe ve sınırları doğru tanımlanmadıkça insanı işte etkin ve verimli çalıştırmak ve iş ile insan arasında doğru ilişki kurmak olası değildir. Bu nedenle iş analizi ve iş tanımlarını oluşturmak insan kaynakları yönetiminin en temel ve en önemli faaliyetlerinden biridir.