2.3.1. Ekip Çalışması
Problemlerin giderilmesi ve sürecin iyileştirmesinin en etkili yöntemi, birden fazla boyutlu grup çalışmasının başarı düzeyi ile bağlantılı olmaktadır. Toplam Kalite Yönetimi’nin temel hedeflerinde biri de firma personellerinin tamamının geliştirme
etkinliklerinin sürekliliğine bağlıdır. Tüm personellerin aktif katılımı ile problemlerin çözüm aşamasında personellerin tamamının enerjisinden ve tavsiyelerinden faydalanılması hedeflenmektedir. Personellere grup olarak çalışmanın bireysel çalışmalara kıyasla sağlayacağı faydalara yönelik bilgi sunulmalıdır (Bozkurt, 1998: 29).
İşletmede ekip ruhu anlayışını yaratmak için, yönetici pozisyonunda olan kişilerin, işletmede çalışan herkese, kurumun amaçlarını benimsetmeleri gerekir. Bu konuda, örgütün çeşitli basamaklarındaki çalışanlara işletmenin amaçlarının anlatılması; bu amaçla işletme ile ilgili haberlerin doğru ve onların anlayabilecekleri şekilde ulaştırılması yerinde olur. Hangi bilgilerin ne dereceye kadar, hangi yöntemle ve araçla bildirilmesinin gerektiği gibi konuların kararlaştırılması, işbirliği ve ekip ruhuna uyumlaştırmayı kolaylaştırır (Aşkun ve Tokat, 2010: 53).
2.3.2. Açık ve Çok Yönlü İletişim
Bir toplam kalite sisteminde personellerden, süreç idarecisi, sorun giderici ve karar verici konumda faaliyetlerini sürdürmeleri beklenmektedir. Açık iletişim çalışanların günlük konular hakkında karar verici konuma ulaşabilmeleri için çeşitli verilere gereksinim duyması sebebi ile önemli bir koşul durumundadır. Kurum çalışanlarını otorite, sorumluluk ve çalışmanın neticelerini üstlenerek kuvvetlendirmenin mevcut olduğu örgütlerde misyon, vizyon ve hedeflerin bilinmesi gerekmektedir. Öte yandan örgütün vizyonunu, misyonunu ve amaçlarını üst seviye idaresinin bilmeli ve tüm çalışanlara açık ve net bir şekilde nakledilmelidir. Tüm bu gelişmelerin neticesinde yapılan bir işe gerek olmadığı anlaşılırsa gelecekte süreçlerde hangi iş imkânları ile karşılaşılacağı gibi hususlarda da iletilmelidir (Fındıkçı, 2009: 15).
2.3.3. Yetkilendirme
Takım çalışması, Toplam Kalite Yönetim sisteminin önem arz eden bir ilkesi olmakla birlikte insan kaynakları idaresinde yetkilerin büyümesine sebep olmuştur. Toplam Kalite Yönetimi kapsamında takım çalışması büyük ölçüde önemlidir. Takım çalışması ifadesindeki takım kavramından kastedilen bir grup insan olmaktadır. Ancak bir takımı meydana getirebilmek için daha fazlasına gereksinim duyulmaktadır. Takım çalışmasında bulunan bireyler, belirlenen bir hedefi yakalamak için birbirlerine bağımlı
durumda olmaktadır. Bu sebeple çalışanların aktif katılımı ve yetkilendirmeleri sağlanmalıdır. Çalışanların aktif katılımı ve bilhassa yetkilendirme fonksiyonu insan kaynakları idaresinin uygulanması ile mümkündür (Şimşek, 2012: 32).
İdarenin rolü, stratejilerinin kurulumunu gerçekleştirmek ve idaresini sağlamaktır. Bu bağlamda tüm çalışanların hedeflere ulaşmak amacıyla bir bütün halinde olması ve uygun ortam şartlarının meydana getirilmesi gereklidir. Toplam kalite sorun gidermek için süreçtir, sorunların izahıyla başlamakla birlikte toplam kalite hedeflerini görerek varlığını sürdürür. TKY hedeflerin tanımlanarak bu hedefleri gerçekleştirmek için geliştirilen planları içerir. Öte yandan sistem üretmek, yalnızca idare rolü üstlenenlere has bir yükümlülük olmaktadır. Yönetimin kalitesindeki ilerlemeye paralel olarak sistem ilerletme otorite ve sorumluluğu da artmaktadır (Sabuncuoğlu, 2013: 170- 176).
2.3.4. Eğitim
Firmalarda eğitimsel faaliyetler çok eski dönemlerden başlayarak çağımıza kadar varlığını sürdürmeyi başarmıştır. Küreselleşme ile birlikte teknolojik gelişmelerin hız kazanması, firmalar arası artan rekabet ortamı, bilginin ve emeğin sınırsız bir konuma ulaşması, emeğin yapısında insan gücünün önemini kaybedip, beyin gücünün ehemmiyet kazanması ve imalat sisteminde gelişmelere paralel olarak yaşanan değişim firmalar açısından eğitimsel faaliyetleri hayati bir fonksiyon durumuna getirmiştir.
Eğitim insan kaynaklarının işlevi olmanın yanı sıra sistem yaklaşımı bakımından da ayrıca bir sistem konumundadır. Sistem, birbirlerine bağılı olarak hareket eden en az iki ya da daha fazla parça ve alt sistemlerden meydana gelen, çalışması ile nitelikleri bakımından sınırlandırılmış olan ve diğer sistemler arasından kolaylıkla ayırt edilen teşkilatlanmış bir bütün olarak tanımlanmaktadır. Eğitim ile insan kaynakları idaresinin pek çok işlevi bütünleşmiş bir oluşum içerisindedir. Örnek verecek olursak kariyer programlama, performans inceleme, güdülenme gösterilebilmektedir (Sabuncuoğlu, 2013: 172).
2.3.5. Ödüllendirme
Ödül, bir görevi yapmaktan, bir hizmeti yerine getirmekten veya bazı yükümlülüklerin üstlenilmesiyle ortaya çıkan, çalışanların kazanımları olarak ifade edilebilmektedir. Literatürde ödülün ifadesi ve içeriğine dair pek çok farklı görüş bulunmaktadır. Bazı görüşlere göre ödül yalnızca somut kazanımlardan meydana gelirken, bazı görüşlere göre ise iş tanımları hariç işiyle ne dair olan çabası neticesinde elde ettiği maddi ve manevi nitelikte olan tüm kazanımları kapsamaktadır. Günümüzde bir iş için uygun personeli bulmak, bulunan personeli firmanın elinde tutabilmesi firmaların gelişimleri açısından önem arz etmektedir. Bu bağlamda firmalar bünyelerinde çalışan personellerin performanslarını yakından gözlemlemeye ve incelemeye dair sistemler geliştirmeye çalışmıştır (Güvel, 2004: 6). Bu bilgilerden hareketle;
• Ödüllendirme, bir örgütün gereksinim duyduğu personeli hizmete alıp, firmada sürekliliği sağlamakla birlikte bu personelin güdülenmesini ve firmaya sağladığı katkısını arttırarak örgütün hedeflerine ulaşmasına destek veren politikaları, stratejileri ve mekanizmaları üretme ve uygulamaya koyma sürecini kapsamaktadır (Karatepe, 2005: 63).
• Ödüllendirme; örgütün, çalışmalarını başarılıyla yürüten personeline teşekkür etmesi olarak algılanmaktadır. Ödül planlarının personele verdiği mesaj ise bizim için kıymetlisin ve biz yaptığın işi takdir ediyoruz olmaktadır. Ayrıca takdir edilen personel maddi açıdan memnuniyet duymaktan daha çok manevi açıdan memnuniyet duymaktadır. Bu bağlamda bu öğe personelin işletmeye olan sadakatini sağlamakla birlikte firmaya olan katkılarının artmasına paralel olarak personelin üretkenliğini arttırmaktadır (Barutçugil, 2005: 152). 2.3.6. Motivasyon
Küreselleşme ile dünya, hızla ilerleyen ve gittikçe daralan bir yer olmaktadır. Firma personellerinin maksimum seviyede motive edilmeleri her geçen gün daha önemli bir hal almaktadır. Bu bağlamda hızla gelişen teknoloji, bilgi, beceri ve komünikasyon ekipmanları bireyleri büyük bir gelişimin ve dönüşümün içerisine sokmaktadır. Gelişen ve gittikçe daha kabalık olan bu hadisede firma sahipleri ve idarecileri açsından İKY ve İKY yönetimi her geçen gün daha fazla önem arz eden ve meşakkatli bir süreç olmaktadır.
Öte yandan bireyler arası ilişkilerde motivasyon olgusu bir pusula görevi görmektedir. 21. Yüzyıl bilginin küreselleştiği bir dönem olarak bilinmektedir. Bu bağlamda yaşanan hızlı değişim ve gelişim sürecinin neticesinde toplumsal, kültürel, teknolojik ve iktisadi alanlarda değişimle karşı karşıya kalınmaktadır. Firmalarda motivasyon ifadesinin temelinde, bireylerin istek, ihtiyaç ve beklentileri bulunmaktadır. Bu istek ve gereksinimler birleşerek güdü ve davranış zincirini meydana getirmektedir (Sezici, 2008: 78-85).
Motivasyon faktörleri işletmelerde ve hayatın her alanında herkes tarafından çok farklı biçimlerde uygulanabilmektedir. Motivasyon bireyler arası ilişkilerde bir pusula rolü üstlenmesi bakımından önem arz eden bir olgu olmaktadır. Küreselleşen dünya kapsamında bizi ilgilendiren eğitimsel rekabet ortamı olmakla birlikte bunun için motivasyonu yüksek bireyler zorunlu olmaktadır. İdareci açısından çalışanların isteklendirilmesi bireylerin ihtiyaçlarının farkında olarak, belirlenen hedeflerin ancak personellerle beraber gerçekleşebileceği bilincine sahip olmaktır. Bu açıdan motivasyon çalışanlara büyük ölçüde etki etmektedir. Personel işini benimseyerek ve isteyerek yaptığında bu durumun başarılı sonuçlar doğurduğu bilinmektedir (Karatepe, 2005: 63). 2.3.7. Ödül ve Tanınma Sistemi
Ödül sisteminin başlıca amacı, çalışanların ve örgütün ortak bir amaç doğrultusunda hareket etmelerini sağlamaktır. İdareciler bu sebeple firmalarda etkin ve verimli bir ödüllendirme sisteminin kurulumunu gerçekleştirmelidir. Başarılı bir ödül sistemi çalışanların iş alanlarını ve yaptıkları işlerini benimsemelerine olanak sunmaktadır. Bunun neticesi olarak da yaptıkları iş karşısında memnuniyetleri artmaktadır (Örnek, 2009: 44).
Firmalarda yönetim, personellerine ikramiye gibi sadece mali ödüller vermekle kalmaz bunun yanında finansal olmayan şekillerde de çeşitli yükümlülükler üstlendirerek ödüllendirme yapabilmektedir. Öte yandan ödüllendirme sistemi liderlik üzerinde etki sağlaması bakımından çalışanların firmalarına olan itimat duygusunun artmasını sağlamaktadır. Bu sebeple motivasyonun yükselmesi hususunda da etki sağlayabilmektedir (Bulut ve Çavuş, 2014: 5).
Firma çalışanlarına bazı ödüler diğer ödüllere ulaşmada bir basamak olarak görüldükleri için daha cazip gelebilmektedir. Örnek vermek gerekirse, bir çalışanın ücretinin yükseltilmesi sonucunda çalışanın alım gücü arttığı için yapılan bu ücret artışı çalışanların tatminini sağlamaktadır.