Arşiv, “ bir devletin, bir şehrin veya bir şahsın geçmişine ait belgeler topluluğudur”. Her millet tarihi bir mirasın sahibidir. Bu mirasın önemli bir kısmını oluşturan arşivler, özelde fertlerin birbiriyle ve devletle, genelde ise devletlerin uluslararası ilişkilerinde objektif veriler sağlayan hukuki dayanaklar olarak vazgeçilmez bir öneme sahiptirler. Bu önemi kavramış olan Osmanlı köklü bir devlet geleneğine ve sağlam temellere dayanan büyük bir arşiv hazinesi biriktirmiştir.100
Bu nedenle Osmanlı arşivleri için Hazine-i Evrak tabiri kullanılmaktadır. Osmanlı Devleti’ne kadar Türk devletleri zengin ve düzenli arşivler bırakmamışlardır. Osmanlı’nın ilk dönemlerinde savaşlar, istilalar ve çıkan karışıklıklardan dolayı bu dönemin arşivlerinin yok edilmesi ihtimAli düşünülmektedir.101
Osmanlı Devleti döneminden günümüze ulaşan ve sadece Osmanlı Arşivi'nde miktarı 150 milyonu bulan belge ve defter serilerinden, hem belgelerin tanzim ediliş tarzı ve büyük bir hassasiyetle korunmuş olmalarından, hem de bürokrasinin her kademesindeki yazışmaların mutlaka deftere kaydedilmesiyle ilgili emir ve nizamnâmelerden, Osmanlı Devleti’nin kuruluşundan itibaren resmî belgeleri muhafazaya, bugünkü tabirle arşivciliğe büyük önem verdiği anlaşılmaktadır.102
98
Afyoncu, a.g.m., s.1591.
99 Alkan, Osmanlı Teşkilat Tarihi El Kitabı(Ed. Tufan Gündüz), s.52.
100 Meryem Aydın, “1281-1296/1864-1879 Tarihli 19 Numaralı Erzurum Vilâyet Âhkâm Defteri’nin
Transkripsiyonu ve Değerlendirilmesi”, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ağrı 2015, s.35.
101 Alkan, Osmanlı Teşkilat Tarihi El Kitabı(Ed. Tufan Gündüz),.s.50.
102Yusuf İhsan Genç, vd., Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi, Başbakanlık Basımevi, Genişletilmiş
26
İstanbul’un fethinden sonra Osmanlı devleti çok zengin ve düzenli bir arşiv oluşturmaya başlamıştır. Fetihten sonra ilk defa evrak mahzeni olarak Yedikule'nin kullanıldığı bilinmektedir. Devletin başkenti olan Edirne Sarayı'ndaki Divanhâne'ye ve ordu Divanlarına ait defterler, Sultan III. Ahmed'den sonra padişahların tamamen İstanbul'a yerleşmeleriyle Topkapı Sarayı'na taşınmıştır. Yedikule'den sonra arşivler
Atmeydanı'na, oradan ise Topkapı Sarayı'nın inşasını müteakip Hazine-i Âmire ve Enderûn-ı Hümâyûn'a nakledilmiştir.103
Dîvân-ı Hümâyûn ve Bâb-ı Âlî‘deki evrak ve vesikaların çoğu parça yani kağıt halinde ve bir kısmı da ciltli olarak defter şeklindeydi. Bu defterler muntazam olarak, tasnif edilmiş bir şekilde evrak hazinelerinde saklanırdı. Muameleleri biten evrak takımıyla muhafaza olunurdu. Her dairede günün evrakı bir tomarı ve her ayın tomarları bir torbayı, her yılın torbaları ise bir sandığı oluştururdu.
Her sandığın üzerine o sandığın içinde bulunan vesikaları gösteren etiketler konulurdu. Bu sandıklar saraydaki evrak mahzenine konur, ihtiyaç halinde buradan izinle alınarak incelenir ve yine yerine bırakılırdı. Padişahların veziriazamlara yazdıkları fermanlar ayrı torbalarda saklanırdı. Padişah istediği zaman, bunlar da buradan alınarak emaneten kendisine verilir, sonra geri alınarak tekrar eski yerine konulurdu. Arşivlerdeki keselerin hemen hepsi kırmızı atlas kumaşlardan oluşurdu. Torbalar ise bazen adi bezlerden, bazen de atlas kumaşlardan oluşurdu.104
Osmanlı Arşivleri, ilk dönemlerde Divan toplantılarının yapıldığı Kubbealtı'nın yanı başındaki Hazine-i Âmire'de devlet gelirleri, altın ve gümüş akçeler ve kıymetli eşyalar ile birlikte muhafaza edilmiştir. Burası hazinedarbaşı tarafından mühr-i
hümâyûn ile mühürlenerek kapatılan ve yine Divân toplantılarında, kapısı
sadrıazamın nezaretiyle açılan bir kurumdur. Sekiz kubbeden oluşan ve çift demir kapılı geniş bir bina olan Hazine-i Âmire'ye, Divan defterleri ve battallar konulur ve orada muhafaza edilirdi.105 Divân-ı Hümayûn önemini kaybettikten sonra defterhâne, Bâb-ı hümayûn’un üst odalarına daha sonra Sultanahmed’deki Saray-ı Atik denilen mahzene ve Bâb-ı Âli’ye yakın olan Tomruk Dairesi’ne taşınmıştır. Maliye evrakları
103 Yusuf İhsan Genç, vd., Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi, s.30. 104 Uzunçarşılı, Osmanlı Devletinin Merkez ve Bahriye Teşkilâtı, s.76-77. 105Yusuf İhsan Genç, vd., Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi, s.30.
27
ise önce Bâb-ı Âsafi mahzenlerinde daha sonrada Bâb-ı Âli mahzenlerinde saklanmıştır. 106
XVIII.yüzyıl sonlarında Bâbıali’nin teşekkül etmesiyle Bâb-ı Ali, Bâb-ı Defteri, Bâb-ı Seraskeri ve Bâb-ı Meşihat olmak üzere bünyesinde evrak biriken dört daire meydana gelmiştir. Bâbıali, sadrazamın resmi makamı olan Paşa Kapısı'na I. Abdülhamid devrinden itibaren verilen addır. Divan-ı Hümayuntoplantılarının Paşa Kapısı'nda yapılmaya başlanmasıyla divan kalemleri, reisülküttab, teşrifatçı ve diğer görevliler burayataşınmış, sadarete ait dâhiliye vehariciye odaları, Meclis-i Vâlâ ve Divan-ıDeâvi gibi dairelerin birleşmesiyle Bâbıâliünitesi oluşmuştur. Zamanla TopkapıSarayı ile Babıali arasındaki mesafeninuzaklığı ve her zaman arşive müracaatiçin saraya memur gönderilmesindendoğan güçlük göz önüne alınaraksadrazam sarayı bahçesinde bir arşivbinası yaptırılmış ve bazı defterlerburaya nakledilmiştir.107Evrakların bu kadar dağınık ve birbirinden uzak depolarda bulunması nedeniyle aranan evraklar zamanında bulunamıyordu ki bu da kalemlerde işlem gören evrakın muamelelerinin gecikmesine ve işlerin aksamasına yol açıyordu. 108
Ayrıca uzun süredir depolarda ve mahzenlerde biriken evrakların çoğu kötü koşullardan dolayı ya telef olmuş ya da çürümeye yüz tutmuştu. Bir kısmı da çıkan yangınlar sebebiyle kurtarılamamıştı.
Osmanlı merkez bürokrasisinde, arşivlerin korunması, devlet sırlarının saklanması, kayıtların tahrif edilmemesi, bürokratik işlemlerin ciddiyetle takibi, “kâ’ide-i kadime üzere” hareket edilmesi gibi hususlara çok önem verilirdi. İmparatorluğun varlığı ve intizamı bu hassasiyetler temelinde devam ederdi. 109
Bu uygunsuz durumların düzeltilebilmesi ve işlemlerin aksamadan yürütülebilmesi için, diğer devletlerde olduğu gibi evrakların toplu ve düzenli bir şekilde aynı mekânda muhafaza altında olması gerekiyordu. İlk olarak, 1845 yılında Mâliye nazırı Saffeti Paşa tarafından dağınık mekânlardaki arşiv malzemesini bir araya toplama ve muhafazasına lüzum görülmeyen evrakı ayıklama çalışmaları yapılmıştır.110
Ayrıca bütün Osmanlı evrakını muhafaza edecek ve bundan sonra birikecek malzemenin de saklanacağı bir bina yapılmasıplanlanmıştır.
106 Alkan, Osmanlı Teşkilat Tarihi El Kitabı(Ed. Tufan Gündüz), s.50. 107
Necati Aktaş, Yusuf Halaçoğlu, “Başbakanlık Osmanlı Arşivi” DİA, İstanbul 1992, C 5, s.122.
108 Ali Akyıldız, a.g.e. s.144.
109 Alkan, Osmanlı Teşkilat Tarihi El Kitabı(Ed. Tufan Gündüz), s.50. 110 Yusuf İhsan Genç, vd., Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi,. s.31.
28
Arşivcilik tarihimiz açısından en önemli adım 1846'da Sultan Abdülmecid tarafından modern anlamda bir arşiv binasının inşası için bir irade çıkarılması ile atılmıştır. Bu iradede, önemli meseleler hakkında mevcut bütün kayıt, senet vesaire evrakın şimdiye kadar Bâb-ı Âlî ve Sultanahmed Meydanı civarındaki depolarda muhafaza edildiği, bunun ise aranan, ihtiyaç duyulan evrakın derhal bulunamamasına ve işlerin aksamasına yol açtığı belirtilmekte ve Bâb-ı Âlî‘de yeni bir bina inşasının yerinde olacağı belirtilmektedir.111
Bu teşebbüsten sonra sadarete getirilen Sadrazam Mustafa Reşid Paşa tarafından verilen yeni bir emirle 1847'de Hazine-i Evrak adıyla bir binanın yapımınabaşlanmıştır. İtalyan mimar Fossati tarafından çizimi yapılan bina 1491kese 190 kuruşa mal olmuş ve 1848'de tamamlanmıştır. Binanın inşaatı sürerken çıkarılan nizamnameler ve kurulan heyetler ile modern arşivcilik anlayışına uygun düzenlemelere gidilmiş ve arşivbinasının tefrişi tamamlanarak 1850'de hizmete sunulmuştur. Bina iki katlı olup güvenlik ve yangına karşı kapısı ve merdiveni demirden yapılırken pencereleri içten demir kepenklerle muhafaza edilmiştir. Arşivlik malzemenin konulduğu dolaplar ahşap olarak yapılmış, muhafaza kutuları ise belgenin özelliğinegöre değişik ebat ve şekillerde hazırlanmıştır.112 İnşa edilen Hâzine-i Evrâk ile muamelelerin daha sağlıklı, âhenkli ve düzenli bir şekilde akışı sağlanmış ve aynı zamanda devletin kuvve-i hafızası ve nefs-i nâtıkası sayılan yazılı belgeler de bir yerde toplanarak muhafaza altına alınmıştır.113