Güvenilir Gözden Geçirme Süreci

Güvenilir gözden geçirme süreci kavramı, ombudsmanı ve ombudsmanın şikayetçiye, şikayete konu olan olaya, atayan kurum ve halka karşı sorumluluklarını kapsamaktadır. Eğer ombudsmanın izlediği yol kusurlu ise sonucunda yapılan öneriler dikkate alınmamaktadır. Ombudsmanın bu süreçteki güçleri ve sorumlulukları şu şekilde sıralanmaktadır (USAO, 2013: 8 - 12):

1- Ombudsman konuları ve problemleri, kanun ve politikalar çerçevesinde inceleyebilmelidir.

 Ombudsman için önemli olan özelliklerin neler olduğunu söylemek oldukça zordur. Çünkü kararlarına saygı duyulacak bir ombudsmanda olması gereken maddi olmayan bir çok özellik bulunmaktadır.

 Bağımsızlık ve tarafsızlık özelliklerine ek olarak bir ombudsmanda olması gereken en önemli özellik, konuları yönetim, kanun ve politika çerçevesinde değerlendirebilmesidir.

 Bazı durumlarda özel bir durum hakkındaki uzmanlık, bilgi ve tecrübe önemli hale gelebilmektedir.

 Özel yeteneklerin gerektiği durumlarda, bu yetenekler yetkilendirme kanunlarında belirlenmelidir.

 Ombudsmanlar ofislerde aynı zamanda diğerlerinin yöneticisi olarak çalışmaktadır. Bu yüzden vasıflı çalışanlar ve uzmanlar üstünde yöneticilik vasıflarının da olması gerekmektedir.

2- Ombudsman bir şikayeti çözmek için gerektiğinde gayri resmi olarak da hareket etmesini bilmelidir.

 Ombudsmanların birincil önceliği soruşturmaların yürütülmesidir. Fakat şikayetlerin ya da sorunların hepsi resmi soruşturmalar için uygun olmayabilir.

 Ombudsman için diğer opsiyonlar bilgi ve referans sağlamak, bireysel konuların hızlandırılması, bireylerin kendi başlarına hareket edebilmeleri için koçluk yapmak, arabuluculuk ve benzeri yardım şekilleridir.

 Yukarıdaki yaklaşımlardan hangisinin uygun olduğu ombudsmanın himayesindedir.

 Ombudsmanın çözdüğü vakalar incelendiğinde resmi soruşturma yapılan dosyalar, toplam dosyalar içerisinde oldukça az bir kısmını kapsamaktadır.

3- Ombudsman gücünü bir temsilcisine aktarabilir.

 Ombudsmanın yokluğunda güç ve görevlerini bir personeline aktarabilmelidir.

 Aktarılamayan yegane güçleri tavsiye ve temsil güçleridir.

4- Ombudsman şikayet sahiplerinin herhangi bir ücret ödemeden kendisine doğrudan şikayetlerini iletebilecekleri bir iletişim kanalı oluşturmalıdır.

 Eğer şikayetçi ombudsmana kolayca ulaşamıyor ise ombudsmanlığın bir değeri kalmayacaktır.

 Ombudsman halk tarafından görülebilmeli ve ombudsmanlık görevini bu şekilde yerine getirmelidir.

 Ombudsman şikayetçilerin kendisine doğrudan ve başvuru bedeli gibi her hangi bir engel olmadan ulaşmasını temin etmelidir.

 Ombudsman başvuruya engelleri olan bireyler için önlemler de almalıdır. Örneğin birincil dili İngilizce olmayan bir başvuran için gerekli önlemi almalıdır.

5- Ombudsman soruşturma şekillerini net bir şekilde belirlemelidir. Soruşturma sırasında da bu düsturlar dışına çıkmamalıdır.

 Soruşturmaya konu olan kamu kurum ya da kurumların nasıl ve ne şekilde soruşturulacağı yetkilendirme belgesinde belirtilmiş olmalıdır.

 Ombudsmanın kovuşturmasının sınırları halka beyan edilmelidir.

 Ombudsman bir kez yetkilendirildiğinde sınırları haricindeki konularda soruşturma yapmamalıdır.

 Ombudsman kamu yönetiminin geliştirilebilmesi adına yönetsel faaliyetlerin soruşturulması için en geniş yekiler ile donatılmalıdır.

 Ombudsmanın yetkileri yasa ve politikalara uygun olmalı fakat dar bir şekilde belirlenmemelidir.

 Ombudsman nihai karara varılmış faaliyetlerde olduğu kadar henüz tamamlanmamış faaliyetler için de soruşturma açabilmektedir.

 Ombudsmanlar herhangi bir kaynaktan gelen şikayetleri değerlendirmeye alma gücüne sahiptir. Aynı zamanda halk tarafından herhangi bir şikayet olmamasına rağmen bir kamu kurumu hakkında soruşturma başlatma yetkisine sahiptir.

 Ombudsman soruşturması için gelen şikayetleri reddetme ya da kabul etme yetkisine sahiptir.

7- Ombudsman soruşturmayı yürütmek için gerekli yetkiye sahip olmalıdır.

 Bazı hükümet kuruluşları soruşturmalarda işbirliği yapmak konusunda istekli olmayabilir. Bu yüzden ombudsmanın otoritesi net bir şekilde belirtilmelidir.

 Kamu yöneticileri, ombudsmanların personelleri ile doğrudan konuşmasını engellememelidir.

 Ombudsman bir çalışan ile görüşürken sendikadan bir temsilcinin görüşmede bulunmasına izin verebilir.

 Ombudsmanın hükümete ait taşınmazlar üzerinde inceleme yapma yetkisine sahip olması soruşturmalar için önemlidir.

 Ombudsmanlar kurum binalarına girmesi ve herhangi bir izne tabi olmadan inceleme yapma yetkisine sahip olmalıdır.

 Ombudsman kovuşturmaya konu olan kurumun kayıtlarına sınırsız giriş hakkına sahip olmalıdır. Bu halka açık ve açık olmayan tüm belgeler için geçerlidir.

8- Ombudsmanın elde ettiği bulguları, raporları ve önerileri yayınlama hakkına sahip olmalıdır.

 Hesap verilebilirliğin arttırılması adına ombudsmanın soruşturma sonuçlarını yayınlaması ombudsmanın bir görevi olarak görülmektedir.

 Eğer ombudsmanın bulguları halk ile paylaşılmaz ise ombudsmanın bekçilik görevi boşa çıkmış olacaktır.

 Şikayetçilerin bilgileri gizliliğin korunması amacı ile değiştirilebilir. 9- Ombudsmanların hazırlamış olduğu raporlar, raporlara konu olan kişiler tarafından yayınlanmadan önce incelenmesine izin verilmelidir.

 Ombudsman hazırladığı raporu yayınlamadan önce kurum yetkilisine, çalışanına ya da incelemeye yetkili bir personele vererek bulgu ve önerilere karşılık vermesine fırsat vermelidir.

 Gizlilik çerçevesinde; kurum ile paylaşılan ön raporun herhangi yetkili bir kişi tarafından halkla paylaşılması yasaktır.

 Ombudsman kurumdan gelen cevabı inceledikten sonra raporun nihai halini yayınlamakla yükümlüdür.

 Bazı özel durumlarda ombudsmanın kurumun vermiş olduğu cevabı da rapor ile birlikte yayınlama yetkisine sahiptir.

10- Şikayetlerin nasıl yapıldığı, kabul edildiği, işlem yapıldığı, soruşturmaların kapsam ve tutumları, tanımlanmalı ve şeffaf olmalıdır.

 Ombudsmanın kabul ettiği ve işleme koyduğu şikayetler ile ilgili işlemler halk ve incelenen kurum için net bir şekilde tanımlanmalıdır.

 Ombudsmanlık ofisinin şikayet kabulünde zorunlu kıldığı bir başvuru şekli ya da benzeri herhangi bir kural var ise bunlar net bir şekilde belirtilmelidir.

 Ombudsmanın soruşturmayı nasıl yaptığı ya da bir şikayeti nasıl reddettiğine dair prosedürler ilgili kişiler tarafından ulaşılabilir olmalıdır.

11- Ombudsman reddedilen şikayetlerin neden soruşturmaya lüzum görülmediğini açıklamalıdır.

 Bir şikayet soruşturmaya kabul edilmediğinde neden kabul edilmediği ombudsman tarafından şikayet sahibine açıklanmalıdır.

 Soruşturmaya kabul edilmeyen şikayetler şu nedenler ile reddedilmiş olabilir. Ombudsmanın ilgi alanına girmiyor olabilir. Şikayet sahibinin farklı çözüm yolları olabilir. Şikayet sahibi kötü niyetli olabilir. Şikayet saçma olabilir. Şikayet sahibi soruşturma için gerekli olan bilgileri veremeyecek olabilir. Şikayet konusu daha önce soruşturulmuş olabilir.

12- Ombudsman soruşturmalarını zamanında tamamlamalıdır.

 Soruşturmaların zamanında bitirilmesi ombudsmanın güvenirliği açısından önemlidir.

 Ombudsman soruşturması genellikle yönetsel bir karardan sonra yapılır. Eğer soruşturma sonucu gecikirse önerilerin herhangi bir değeri kalmayacaktır.

13- Ombudsman ofisi yılda en az bir kez kendisini atayan birime, halka ve politika yapıcılarına ofisin faaliyetleri hakkında bir rapor hazırlamalıdır.

 Ombudsmanın halka ve kendisini atayan birime karşı rapor hazırlama zorunluluğu bulunmalıdır.

 Bir çok ofis yıllık rapor hazırlamaktadırlar. Bu raporlarda bir önceki yıl neler yapıldığı, başvuru sayısı, başvurulardan kaç tanesinin gayri resmi çözüldüğü, kaç tanesinin soruşturulduğu, bunlardan ne kadarının bekletildiği, öneride bulunulduğu ve ne kadarında bu önerilere uyulduğu hakkında bilgi verilmektedir.

14- Ombudsman görünüşte ve uygulamada kamu hizmetlerinin en yüksek hizmet kalitesine ulaşmasını desteklemelidir.