Görev Analizi Yapılırken İzlenecek Adımlar

Görev analizi yapılırken aşağıda verilen süreç takip edilmelidir.

1-İşlerin tam olarak nasıl yapıldığını tarif eden sistamatik bilgilerin toplanması. Bu bilgiler yukarıda belirtilen üç yöntemden biri ile elde edilip yazılı hale getirilmelidir. Örnek görev analiz formu EK-10’da verilmiştir.

2- İşlerin yapılabilmesi için ulaşılması gereken performans standartlarının çıkarılması

Performans standartları bir işin ne kadar iyi yerine getirilmesi gerektiğini tanımlayan yazılı ifadelerdir.48 Performans standartları mümkün olduğu ölçüde görevi yerine getiren çalışanlarla birlikte geliştirilmelidir.Performans standartları , iş performansını değerlendirmeye esas alınarak bir kıyas sağlar. Performans standartlarının oluşturulmasında görev veya fonksiyon için minimum kabul edilebilir performansı oluşturan sonuçlar ve davranışlar tartışılır ve tanımlanır. Performans standartlarını oluştururken ; performans beklentileri : zaman (işin bitiş zamanı), maliyet, kalite, müşteri memnunuyeti , kabul edilebilir hata limitleri performans olarak belirlenebilir. Değerlendirme performansının hangi koşullar altında elde edilmesinin beklendiği belirtilmelidir.Performans standartları yazıldıktan sonra standartların gerçekci olup olmadığı kontrol edilerek tüm çalışanlar için minumum kabul edilebilir düzeyde olması gerektiği unutulmamalıdır.

3- Standartlara uymak için uzman personel ve yöneticileri gözlemleyerek ve onlarla görüşerek iş başında yerine getirilmesi gereken görevlerin listesini yapmak

4- Görev listesini doğrulamak

Bu konu uzmanlardan oluşan bir grubun görevlerle ilgili görüşmelerle veya yazılı olarak bilgi vermesidir.Soru tipleri şu tür sorular içerebilir.Görev ne sıklıkla yerine getiriliyor? Her bir görev için ne kadar zaman harcanıyor? Görevi öğrenmek ne kadar zor? Bu bilgiler eğitim programında hangi görevler üzerinde durulacağını belirlemek için kullanılır.Gerekli değerlendirmeyi yapan kişi veya komite farklı boyutlardaki derecelendirmeleri göz önünde bulundurarak eğitim programına dahil edilmesi gereken görevleri belirlemelidir.Orta, önemli, sık yapılan ve yüksek zorluk seviyesindeki görevlerin eğitimi yapılmalıdır.Önemli olmayan ve sıklığı düşük olan görevlerin eğitimi yapılmaz.Yöneticiler ve eğitmenler için sıklıkla yapılmayan ve minimum zorluk içeren görevlerin eğitime dahil edilip edilmeyeceğine karar vermek güçtür.Yöneticiler ve eğiticiler ,

48

önemsiz görevlerin hangi sıklıkla yapıldığını önemsemeden yada zorluk seviyesine bakmadan eğitime dahil edilip edilmeyeceklerini belirlemelidir.

5- Belirlenen görevler için bilgi, beceri, yetenek ve diğer özelliklerin tesbit edilmesi

Görevler belirlendikten sonra, bunların her birini icra etmek için gerekli bilgi, beceri ve yetenekleri belirlemek önem taşır.Bu yetenek ve becerilerden bazıları aşağıda verilmiştir.

• Bedensel yetenekler

-Vücut organlarını kullanma yeteneği -Organlar arası kordinasyon yeteneği -Tepki sürati yeteneği

-Boy, güç , ağırlık yetenekleri • Zihinsel yetenekler

- Sözel muhakeme

- Sayısal muhakeme - Hitabet becerisi - Mekanik kavrayış - Algılama ve tepki sürati • Yönetim Becerileri

- İletişim kurma yeteneği - Karar verme yeteneği - Organizasyon yeteneği - İkna etme yeteneği

- Otorite kullanma yeteneği - Koordinasyon yeteneği

- Kontrol ve denetleme yeteneği

Yukarıda sözü edilen aşamalardan oluşan görev analizi, özellikle, işe yeni başlayan personelin eğitim ihtiyaçlarını belirlerken son derece

önemlidir.Deneyimsiz personeli belli bir ücret karşılığı çalıştırarak , bu sırada iş için gerekli becerileri kazanmaları amacıyla eğitmek oldukça yaygındır.Niteliksiz işgörenler için nasıl bir eğitim verileceği oldukça açıktır.Buradaki amaç, etkili bir performans için gerekli bilgi ve becerilerin belirlenmesi ve ona göre işgörenin eğitilmesidir.Bu nedenle eğitim ihtiyacının saptanması, genelde işin hangi nitelik, bilgi ve becerileri gerektirdiğini belirlemek amacıyla, onun detaylı bir incelemesi olan görev analizi temeline dayanır.49 Ancak görev analizinin, eğitim amacıyla yalnızca niteliksiz işçilerin çalışacağı işlerin gerektirdiği bilgi, beceri ve niteliklerin belirlenmesinde kullanılması gerektiği yanlış bir izlenimdir.Görevin gerektirdiği bilgi, yetenek , tecrübe ve niteliklerin saptanması, eğitim ihtiyacının belirlenmesinde hemen hemen tüm görevler için gerekli ve önemlidir.Aksi düşünülürse, yapılan örgüt analizi ve iş analizi sonuçlarıyla, kendi bulgularını karşılaştırarak eğitim açığını tesbit eden kişi analizinin de pek bir anlamı olmayacağı söylenebilir. Sonuç olarak görev analizi sonucu belirlenen görevleri yerine getirmede beceri ve bilgi eksiklikleri olduğu tesbit edilen personel eğitime tabi tutulur.Eğitime tabi tutulacak personelin bu görevlerle ilgili olarak işe başladığında veya sonradan gerekli eğitimleri alıp almadığının eğer eğitim almış ise eğitimin yeterli olup oladığının irdelenmesi gerekir.

Görev analizi yöntemi genelde büyük işletmelerde uygulanan bir yöntemdir. İşlerin karmaşıklığı, çalışan sayısını fazla olması ve bu analiz için gerçekten de profesyonel ve eğitimli kadrolara gereksinim duyulması, analizin zaman alması küçük işletmeler için uygulamada sorunlara yol açmaktadır. Küçük işletmelerde yapıları gereği iş analizlerinin detaylı yapılmasına gerek yoktur.Bu anlamda eğitim ihtiyaçları tesbitinde görev analizi yöntemi büyük işletmeler için mutlaka uygulanması gereken bir yöntem olmakla beraber küçük işletmeler için bu yöntemin uygulanması gereksiz detaylarla uğraşmak analamına gelebilir. İş- görev sadeliği olan küçük işletmelerde bu analiz

yönteminin uygulanması kaynak israfına yol açabilir.Akıldan çıkmaması gereken bir gerçek de bu analiz yönteminin uygulanmasında yetişmiş insan gücüne ihtiyaç duyulmasıdır.

2.6.3 Kişi Analizi

Kişi analizi personelin kişisel özellikleriin incelenmesi ve işletme için daha yararlı olacak yönde eğitiminin ve geliştirilmesinin sağlanmasıdır.Eğitim ihtiyacını belirlemeye yönelik kişi düzeyindeki analizde, ilgili kişinin performansı üzerinde durulmakta, mevcut performansı yanında, personelin değerleri, ihtiyaçları, potansiyel performansı ve kişisel kariyer gelişim planları ele alınmaktadır.Yukarıda belirtilen iş analizi neticesinde oluşturulan standart performansın ile işgörenin görevi yerine getirirken ortaya koyduğu performansın uygun olup olmadığı analiz edilmelidir. İşgörenden elde edilen performansın ondan beklenen ve daha önce tanımlanan standart performansından daha düşük olması halinde kişiye yönelik eğitim ihtiyacı belirlenebilir.