GÖNDERİLEN MAKAM

Gönderilen makam yazının gönderileceği kurum ve kuruluşa ya da kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür. Konunun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harfle yazılır.

1.7.2.5. İLGİ

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kâğıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanır ve (İLGİ) sözcüğü büyük, diğerleri küçük harfle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra (:) işareti konulur.

Yazı veya emrin metni, (Çeşitli makamlar … konusundaki işlemi bundan sonra şöyle yürütecektir) şeklinde açıklama ile başlamalıdır. Şayet başvurulması gerekli görülen belge sayısı çok olursa bunların adları ve konuları, yazıya ek bir listede sıralanmalıdır.

Metin bir konu ya da düşünceyi açıklayan paragraf, bend, alt bend bölümlerinden oluşan ana bölüm olup adresten, varsa ilgiden sonra başlayıp imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır.

Metne ilginin son satırından itibaren iki aralık, ilgi yok ise gönderilen makamdan/adresten sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Kâğıdın sol bölümünde; paragraf başları on dokuz, normal satırlar on iki karakter içeriden başlanır, satır sonları sağ boşluktan beş karakter içeride bitirilir. Paragraf aralarında bir aralık bulunur. Harflerin silik olmamasına dikkat edilir. Silinti, kazıntı, karalama yapılmaz. Soru, ünlem işaretleri ile yan yana üç noktanın kullanılması resmi adaba aykırıdır. Yazı yazanın düzeltilmesine arz edilmek üzere müsvedde olarak daktilo ediliyorsa, gereken düzeltmelerin satırlar arasına sıkıştırılması için iki satır aralıkla yazılır.

Bütün resmi yazıların metin kısmına doğrudan doğruya iş’ten söz açılmak suretiyle başlanır. Hiç bir saygı ifadesi kullanılmaz. Yazıların sonunda aşağıdaki ifadelerden biri kullanılır;

Metinler:

- Alt makama yazılan yazılar “rica ederim”,

- Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim”,

- Üst ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim” şeklinde bitirilir.

1.7.2.7. İMZA

İmza bölümü yazıyı imzalayacak olanı belirleyen bölümdür. İmza bölümü yazının uzunluğuna göre metnin bitiminden iki-dört aralık alta açılarak yeterli imza boşluğu bırakılmalı ve sağ boşluktan altı karakter içeride bitecek biçimde düzenlenmelidir.

Metnin sağ altına yazının çıktığı kuruluşun adı, imzalayacak şahsın ünvanı yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harfle yazılmalıdır.

a) İmza bloku: Son satırın altı aralık altına ve kâğıdın sağ kenarından altı harf içerden olmak üzere aşağıdaki şekilde hazırlanır.

Birinci satır; imzalayacak şahsın imzasında kullandığı şekilde adı, soyadı (adı küçük, soyadı büyük harfle) yazılır.

İkinci satır; makamı; küçük harfle yazılır. İmza blokunun her iki satırı da aynı hizadan başlar.

İmza; blok ile metnin son satırı arasına atılır.

b) Parafe: Metnin son satırından dört aralık aşağıdan başlamak üzere, 12 harf içeriden, hazırlayan kısım müdüründen itibaren imza edecek makama kadar bağlı bulunulan kademelerin parafeleri, dosya nüshasında açılır ve isim, soyadının baş harfleri yazılarak altına tarih atılır.

(Örnek:F.B) 17/10/2008

c) Koordine: Dosya nüshasında paraf blokunun iki aralık aşağısından koordine satırı başlar. Koordinesi icap eden makamlarca koordine edilir ve bu makamların parafeleri açılır.

d) İmza tasdiki bloku: Aslı yetkili şahıs tarafından imza edilmiş olan bir yazı, teksir edilmesi halinde, ilgili daire veya makamı yeniden imza ile uğraştırmamak için, Yazı İşleri Büro Şefi tarafından tasdik edilir. Dağıtımı 10 kopyadan fazla olan yazılar, mumlu kâğıt veya duplimat üzerine yazılarak teksir edilir. Asıl nüshası, yetkili makam tarafından imza edilen yazıların daire içine dağıtılanları, Yazı İşleri Büro Şefi (aslı gibidir) diye tasdik eder. Bunun için yazının aslındaki imza bloku, normal yerine aynen yazılır. Yalnız imza bulunmaz. Tasdik hanesi imza bloku ile aynı hizada olmak ve satır başından başlamak üzere en üstte (ASLI GİBİDİR) ibaresi yazılır. Bunun 2 cm aşağısına tasdik edilen imza bloku yazılır. İmza, imza bloku ile aslı gibidir ibareleri arasına atılır.

1.7.2.8. EKLER

Ekler, yazıları tamamlayıcı belgeleri, gerektiğinde bunların sayılarını ya da niteliklerini gösteren bölümdür. İmza bölümünün bitiminden itibaren iki ara verilerek, satır başından başlanmak üzere büyük harfle EKLER sözcüğü yazılıp (:) işareti konulduktan sonra altı çizilir. Eğer ek bir tane ise sadece EKİ sözcüğü yazılarak bu ek belirtilir.

adresi, posta kodu, telefon, faks numaraları ile e-mail adresinin yazıldığı bölümdür (Sakin, 2005: 251-253).

Adresin yazılmasında şu hususlara uyulur:

a) Adres, yazının gönderileceği makamın resmi ünvanına hitaben yazılır.

b) Resmi olup da bizzat makamı işgal eden kişiye hitaben yazılan yazıların adreslerinde o şahsın adı, soyadı ve makam ünvanı yazılır.

c) Adreslerde saygı kelimeleri kullanılmaz.

d) Adreslerde hiçbir surette kısaltma ve remiz kullanılmaz, kelimeler büyük harfle yazılır.

e) Birden fazla makama gönderilecek yazıları dağıtımı, yazının dağıtım bölümünde gereği ve bilgi olmak üzere kik sütun halinde gösterilir. Dağıtım hanesindeki adresler teşkilat şemasındaki adrese göre yazılır.

f) Yazıların ilgili daire veya şubelere dağıtılması yetkisi yazıyı alan makama ait olduğundan, gönderilen evrakın adres kısmına hiçbir suretle daire veya şube adı yazılmaz.