EZ Money Bank (Brimson ve Antos’un, 1999:109) Örnek Olayı

FTB süreci Şekil 41’de gösterilen akış çerçevesince gerçekleşmektedir.

Şekil 41. EZ Money Bank’in FTB Süreci

EZ Money Bank Krediler Bölümünün Faaliyet Tabanlı Bütçesi

Krediler bölümünün tahmin ettiği 1.000 kredinin 400’ü standart ipotek (227.000 $), 100’ü büyük ipotek (227.000 $ üstü) ve 500’ü otomobil kredisidir.

Bu standart ipotek çıktılarına erişebilmek için krediler aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirmek zorundadır:

1. Telefon görüşmeleri,

2. Kredi başvurularının alınması,

3. Kredi başvurularının değerlendirilmesi, 4. Đpoteklerin satılması,

Krediler bölümünün üç çalışanı vardır. Aylıkları aşağıdaki gibidir:

Toplam Đlave Faydalar Toplam Kadro Aylık $ Sayı Aylık $ Yüzde Tutar $ Aylık $ Memur 32.000 2 64.000 25 16.000 80.000 Müdür 40.000 1 40.000 25 10.000 50.000 3 104.000 26.000 130.000 FTB çıktılara odaklanarak (bütçelenmiş kredi hacimleri) iş yükünü tahmin edebilir ve böylece doğru bir bütçe hazırlanabilir. Personelin giydirilmiş ücretleri, dışardan sağladığı faydalar, alan, ekipman, malzemeler ve telefonlar için bütçelemenin nasıl olacağı aşağıda gösterilmiştir. Öncelikle yukarıdaki faaliyet çerçevesinde personelin giydirilmiş ücretleri bütçelere nasıl yansıtılacağı ele alınacaktır.

Telefon Görüşmeleri Faaliyetinin Bütçelenmesi

Her bir kredi başına ortalama üç telefona yanıt verildiği tahmin edilmektedir. Bu örnekte tatiller ve hasta olunan günler dışında bölüm çalışanların toplam çalıştıkları saat sayısı yıllık 2.000 saati bulmaktadır. Bu hesap aşağıdaki gibi yapılmıştır:

2.088 saat (261 mesai günü/yıl x 8 saat/mesai günü) +96 saat (ödenmemiş mesai)

-160 saat (tatil)

- 24 saat (hasta olunan günler)

2.000 saat adam başı bütçelenmiş işçilik Bu faaliyetin iş yükünü hesaplamak için:

1.000 kredi x 3 telefon görüşmesi/kredi = 3.000 telefon görüşmesi. Her bir telefon görüşmesinin 15 dakika sürdüğü varsayılırsa: 3.000 telefon görüşmesi x 15 dakika = 45.000 dakika.

45.000 dakika / 60 dakika/saat = 750 saat

Telefon görüşmeleri faaliyetinin iş yükü 750 saat olduğu hesaplanmıştır. Bir memurun ortalama yılda 2.000 saat çalıştığı, yıllık 40.000 $ aldığı varsayılırsa saatine 20 $ aldığı ortaya çıkar. Memurun bir saatlik kazancı hesaplanabildiğine göre telefon görüşmeleri faaliyetinin bütçesi aşağıdaki gibi hesaplanabilmektedir:

750 saat x 20 $ = 15.000 $ bu faaliyetin bütçelenmiş maliyetidir.

Kredi Başvurularının Alınması Faaliyetinin Bütçelenmesi

Krediler bölümünün ikinci faaliyeti “Kredi başvurularının alınması”dır. Tahmin edilen 1.000 adet kredi için ne kadarlık bir başvurunun yapılması gerektiğinin belirlenmesi gerekmektedir. Geçmişe yönelik bir araştırma yapıldığında yaklaşık standart ipotek kredi başvurularının 0,889’u, büyük ipotek başvurularının 0,909’u ve araba kredisi başvurularının 0,926’sı krediye dönüşmüştür. Bu durumda 1.000 adet yeni kredi dağıtabilmek için aşağıdaki hesap yapılabilmektedir:

400 standart ipotek kredisi / 0,889 = yaklaşık 450 başvuru 100 büyük ipotek kredisi / 0,909 = yaklaşık 110 başvuru 500 araba kredisi / 0,926 = yaklaşık 540 başvuru

Toplam 1.100 başvuru

EZ Money Bank kredilerle ilişkili özelliklere dikkat etmektedir. “Kredi başvurularının alınması” faaliyetinde krediler arasından tek bir fark vardır. Bu fark standart ipotekli kredilerden kaynaklanmaktadır. Standart ipotekli kredilerde peşin ödeme sınırın altında kalırsa ilave 30 saniye gerektiren özel ipotek sigortası olan PMI başvurusunu gerektirmektedir. Söz konusu işlemin çok az zaman alması nedeniyle farklı bir faaliyet olarak ayrılmamasına karar verilmiştir.

Bir kredi başvurusunun tamamlanması ortalama 2 saati bulmaktadır. Bu durumda: 1.100 kredi başvurusu x 2 saat/başvuru = 2.200 saat.

2.200 saat x 20 $/saat = 44.000 $’lık bir faaliyet bütçesi elde edilir.

Kredi Başvurularının Değerlendirilmesi Faaliyetinin Bütçelenmesi

Bölümdeki üçüncü faaliyet “Kredi başvurularının değerlendirilmesidir”. 1.000 kredi, 1.100 kredi başvurusuna yol açmıştır. Bu yüzden bölüm çalışanları 1.100 kredi başvurusunu değerlendirecektir.

Araba kredisi başvurularını değerlendirirken üç, ipotekli kredileri değerlendirirken beş özellik dikkate alınmaktadır. Fazladan iki özellik ipotekli kredi başvurularını değerlendirirken ilave zaman tüketilmesine yol açmaktadır. Bu yüzden her bir ipotekli kredi başvurusu değerlendirilirken her bir memur ve yöneticinin 0,893 saatini, araba kredileri ise 0,463 saatini almaktadır. Farklı müşteriler ya da memurlar için bu

değerlendirme süresinde sapmalar çok olmamakla birlikte söz konusu ortalama rakamlar bütçe hesabı yaparken mantıklı olmaktadır. Bu durumda ipotekli krediden dolayı iş yükü hesabı yaparken:

560 (450+110) ipotekli kredi başvurusu x 0,893 saat/kredi x 2 memur = 1.000 memur iş yükü saati.

560 x 0,893 saat/kredi x 1 şube müdürü = 500 Müdür iş yükü saati bulunur. Araba kredisinden dolayı iş yükü hesabı yaparken:

540 araba kredi başvurusu x 0,463 saat/kredi x 2 memur = 500 memur iş yükü saati. 540 x 0,463 saat/kredi x 1 şube müdürü = 250 Müdür iş yükü saati bulunur.

Daha sonra iş yükleri toplanır:

Đş yükleri (saatler)

Mamul Memurların Müdürün

Đpotekli krediler 1.000 500

Araba kredileri 500 250

Toplam 1.500 750

Faaliyet Bütçesini bulmak için 1.500 memur iş yükü saatini 20 $, 750 müdür iş yükü saatini ise 25 $ (giydirilmiş ücret olan 50.000 $’ın 2.000 saate bölünmesi) ile çarpılır. 1.500 saat x 20 $ = 30.000 $, 750 saat x 25 $ = 18.750 $

Bu durumda “kredi başvurularının değerlendirilmesi” faaliyetinin faaliyet bütçe toplamı 48.750 $ olduğu ortaya çıkmaktadır.

Đpoteklerin Satılması Faaliyetinin Bütçelenmesi

EZ Money Bank yalnızca ipotekli kredilerini satmakta, araba kredilerini satmamaktadır. Büyük ipotekli kredileri satmak, standart ipotekli kredileri satmaktan daha çok zaman almaktadır. Buna göre ipotekli kredilerin satılması faaliyetinin iş yükleri aşağıdaki gibi belirlenmektedir:

40.000.000 $ (400 standart kredi x 100.000 $/kredi) / 10.000.000 $/parti = 4 parti. 50 saat/parti x 4 parti = 200 saat.

30.000.000 $ (100 büyük kredi x 300.000 $/kredi) / 3.000.000 $/parti = 10 parti. 30 saat/parti x 10 parti = 300 saat.

Faaliyetin bütçesini hesaplarken yapılan satışların bölüm müdürü tarafından gerçekleştirildiği bilinmesi gerekir. Bu durumda iş yüklerini müdürün saat başı ücretiyle çarpıldığında faaliyetin bütçesi elde edilir.

200 saat x 25 $/saat = 5.000 $. 300 saat x 25 $/saat = 7.500 $.

Đpotek satış faaliyetine ait müdür aylık bütçesi:

Đpotek Tipi TZE Đş Yükü Saat Ücreti $ Giydirilmiş Ücret $ Đpotek Sayısı

Standart 0,10 200 25 5.000 400

Büyük 0,15 300 25 7.500 100

Toplam 0,25 500 25 12,500 500 Bu durumunda bütçelenen iş yükleri aşağıdaki gibi özetlenir:

Kredi Memurları Bölüm Müdürü

Faaliyet Đş Yükü TZE Đş Yükü TZE

Telefon yanıtlama 750 0,375 Başvuru alma 2.200 1,1 Değerleme: Đpotekli 1.000 0,50 500 0,25 Araba 500 0,25 250 0,125 Đpotek satışı: Standart 200 0,10 Büyük 300 0,15 Kredi yönetimi 200 0,10 Memur yönetimi 200 0,10 Toplam 4.450 2,225 1.650 0,825 Kullanıma hazır 4.000 2,0 2.000 1.0 Mevcudun Üzeri/ 450 Ü 350 A Altı

Bu ön bütçe hazırlığda ortaya çıkan iş yükü iki memurun halledebileceğinden fazla olduğunu ortaya çıkmaktadır. Müdürün ise halledebileceğinin altında kalmaktadır. Alternatif çözümlerin incelenmesinden sonra müdür bir kısım kredi başvurularını üzerine alabileceğine karar vermiştir. Bu durum karşısında yapılan hesaplama aşağıdadır:

Şube Müdürü 1.650 mevcut bütçelenmiş saatler

+ 450 kredi başvurularının alınması ile bütçelenen saatler 2.100 gözden geçirilmiş bütçenin iş yükü saatleri

Bahar ve yaz mevsimlerinin yoğun ipotek dönemleri olmaları nedeniyle bölüm çalışanlarının yıllık izinlerini sonbahar ya da kışın kullanmaları kararlaştırılmıştır. Böylelikle mevsimsel sebepler ortadan kaldırılmıştır. Son değerlendirmelerden sonra bütçe aşağıdaki içeriğe dönüşmüştür:

Kredi Memurları Bölüm Müdürü

Faaliyet Đş Yükü TZE Đş Yükü TZE Genel

Toplam Telefon yanıtlama 750 0,375 750 Başvuru alma 1.750 0,875 450 0,225 2.200 Değerleme: Đpotekli 1.000 0,50 1.000 500 0,25 500 Araba 500 0,25 500 250 0,125 250 Đpotek satışı: Standart 200 0,10 200 Büyük 300 0,15 300 Kredi yönetimi 200 0,10 200 Memur yönetimi 200 0,10 200 Toplam 4.000 2,0 2.100 1,05 6.100 Kullanıma hazır 4.000 2.100 fazla mesaili 6.100

Bütçelenmiş iş yükü mevcut kaynaklarla uyumlu hale getirildikten sonra, EZ Money Bankası aylık ücretler için güncel bütçeyi hesaplayacaktır. Bütçelenmiş memur ücretleri yükleme oranında bir değişiklik olmamış ve 20 $/saat olarak kalmıştır (40.000

$/2000 saat). Fakat müdür ücretlerinin yükleme oranı şimdi 23,81 $’dır. Yapılan hesap aşağıdaki gibidir:

50.000 $ / 2.100 (2.000 + 100 fazla mesaiden) bütçelenen saatler = 23,81$/saat Kredi Memurları Bölüm Müdürü

Faaliyet Đş Yükü Oran $ Đş Yükü Oran $ Ücret $ Toplam $ Telefon yanıtlama 750 20 15.000 15.000 Başvuru alma 2.200 20 35.000 450 23,81 10.714 45.714 Değerleme: Đpotekli 1.000 20 20.000 500 23,81 11.905 31.905 Değerleme: Araba 500 20 10.000 250 23,81 5.952 15.952 Đpotek satışı: Standart 200 23,81 4.762 4.762 Büyük 300 23,81 7.143 7.143 Kredi yönetimi 200 23.81 4.762 4.762 Memur yönetimi 200 23.81 4.762 4.762 Toplam 4.000 2,100 130.000 130.000

Alan, Ekipman, Malzemeler ve Telefon Maliyetlerinin Bütçelenmesi

Kaynaklar söz konusu bölümle direkt ilişkili faaliyetler için bütçelenmelidir. Örnekte EZ Money Bankası işgal ettiği alanlar için yılda ayak² başına 20 $ ödemektedir. Bu kira rakamı bütün alan bakım giderlerini de içermektedir. EZ Money Bankası kira maliyetlerini bölümün ayak kareye ve bölüm içerisinde de saate dayalı olarak bütçelenmesi gerektiğine inanmaktadır. Bölümün alanı 600 ayak karedir. Bu alan her üç kişiye eşit olarak paylaştırılmıştır. Bölümün bütçesi 12.000 $’dır (600 ayak² x 20 $). Bu yüzden bu bölümdeki her bir kişiye düşen bütçe 4.000 $’dır. Bu bölüm bütün giderleri çalışılan saat bazında bütçelemenin daha doğru olduğuna inanmıştır. Her bir

kadro için kira yükleme oranı hesaplanmıştır. Bu kira yükleme oranı kişi başına bütçelenmiş kira giderinin bütçelenmiş çalışılan saate bölünmesi ile elde edilmiştir:

Bütçelenmiş kira giderleri aşağıdaki gibi bölüm faaliyetlerine dağıtılmıştır:

Alan bütçesi belirlendikten sonra EZ Money Bank’in ekipman bütçesi hesaplanmıştır. Ekipman bütçesi bir masa, sandalye, kabin ve bilgisayardan oluşmaktadır. Gelecek yıl için söz konusu olacak toplam amortisman ve bilgisayar bakım masrafları aşağıdaki gibi bütçelenmiştir:

Bölüm Ekipman Bütçesi

Krediler 30.000 $

Ekipman bütçesi 30.000 $ olduğuna ve bölümde üç kişi bulunduğuna göre kişi başına bütçe 10.000 $’dır. Çalışılan saate göre bir ekipman yükleme oranı aşağıdaki gibi hesaplanmıştır:

Bütçelenmiş Bütçelenmiş Bütçelenmiş

Kadro Kira/kişi Saatler Gider/Saat

Memur 10.000 $ 2.000 5,00 $

Müdür 10.000 $ 2.100 4,76 $ Yukarıda bulunan ekipman yükleme oranı da çalışılan saate göre faaliyetlere dağıtılmıştır:

Malzeme bütçesi yalnızca “Kredi Başvuru Alma” faaliyeti için hazırlanmıştır. Her bir kredi başvurusunun 1 $ civarında maliyeti olacağı tahmin edilmiştir. Başvuru başına 1 $’lık maliyet 1.100 adet başvuru ile çarpıldığında malzeme bütçesi 1.100 $ olduğu ortaya çıkmıştır.

Krediler Bölümü: Malzeme Bütçesi

Faaliyet Hacim Birim Maliyet Toplam Bütçe $ Telefonlara yanıt verme

Kredi başvurularını alma 1.100 1 $ 1.100

Kredileri değerlendirme

Đpotekleri satma Memurları yönetme

Đşlemcileri yönetme

Toplam Malzeme Bütçesi 1.100

Son olarak da bölüm telefon giderleri bütçelenmelidir. Bu bölümün telefon bütçesi kişi başına 600 $’dır. Öncelikle çalışılan saate göre bir telefon yükleme oranı belirlenecek ve bu orana göre faaliyetlere telefon giderleri dağıtılacaktır.

Bütçelenmiş Bütçelenmiş Bütçelenmiş

Kadro Kira/Kişi Saatler Gider/Saat

Memur 600 $ 2.000 0,30 $

Müdür 600 $ 2.100 0,286 $

yüklenmiştir. Geçmiş bilgilere dayanarak günlüğü 10 $’dan 240 günlük telefon gideri kuruma aittir. Yatırımcılara yönelik haftalık görüşmeler yapılmakta ve bunların maliyeti günlük ortalaması 10 $’dan toplam 500 $’a gelmektedir.

Krediler Bölümü: Uzak mesafe telefon görüşmesi maliyetleri

Faaliyet Hacim Birim Maliyet Toplam Bütçe $ Telefonlara yanıt verme

Kredi başvurularını alma Kredileri değerlendirme

Đpotekleri satma 50 görüşme 10 $ 500 Memurları yönetme 240 görüşme 10 $ 2.400

Đşlemcileri yönetme Toplam uzun mesafeli

Telefon görüşmeleri bütçesi 2.900

Bütün faaliyet bütçeleri birleştirildiğinde:

Kredi memurları ve işlemcilere dayalı ikincil faaliyetlerin maliyetlerini birincil faaliyetlere dağıtılır. Đki kredi işlemcisi her biri yıllık 2.000 saatten toplam 4.000 saatlik iş yüküne sahiptir. Bu yüzden memurların yönetimi faaliyet maliyeti olan 6.153

$ alınır ve 4 çalışılan saate bölünür. Sonuçta saat başına 1,54 $’lık bir yükleme oranı çıkar. Đkincil faaliyetin maliyeti aşağıdaki gibi birincil faaliyetlere dağıtılır:

Toplam Toplam Faaliyet Đş Yükü Birincil $ Đkincil $ Đkincil $

Telefonlara yanıt verilmesi 750 20.475 1.154 21.629 Kredi başvurularının alınması 1.750 62.717 2.692 65.409 Değerlendirme: Đpotek 1.000 42.682 1.538 44.220 Araba Kredisi 500 21.340 769 22.109 Đpotek satışları: Standart 200 6.552 6.552 Büyük Kredi 300 9.328 9.328 Đşlemcileri Yönet 200 8.553 8.553 Memurları Yönet 200 6.153 (6.153) Toplam 177.800 177.800

Faaliyetlerin bütçelenmiş birim maliyetlerini hesaplamak için her bir faaliyete iş yükleri girilir.

Bütçelenmiş Çıktı Birim Faaliyet Đş Yükü Toplam $ Hacim Ölçütü Maliyet $ Telefonlara yanıt verilmesi 750 21.629 3.000 Görüşmeler 7,21 Kredi başvurularının alınması 2.200 65.409 1.100 Başvurular 59,46 Değerlendirme: Đpotek 1.500 44.220 560 Başvurular 78,96 Araba Kredisi 750 22.109 540 Başvurular 40,94

Đpotek satışları:

Standart 200 9.328 4 Partiler 2.332 Büyük Kredi 300 6.552 10 Partiler 655

Đşlemcileri Yönet 200 8.553 Memurları Yönet

Toplam Bütçe 177.800

Bütçe, süreç yöneticisi ve üst düzey yöneticiye incelenmesi için arz edilir. Bölüm yöneticisi de faaliyetlerin bir önceki yıl söz konusu olan sürece bağlı olup olmadığı kontrol etmelidir. Bu bölümdeki bütün faaliyetler “Kredi Verme” sürecinin faaliyetleridir.