Etkinlik Takvimi Hazırlama

Spor tesisleri temelde spor etkinliklerinin yapılmasına ve izlenmesine yönelik hizmet veren yapılardır. Bu nedenden dolayı, sportif etkinlikler bir tesisin temel gelir kalemleri arasında yer alır. Yapılan etkinliklerin sorunsuz biçimde ilerlemesi için bir takım uygulamalara ihtiyaç duyulmaktadır. Öncelikle; spor tesislerinin kullanım takvimi işin standart bir prosedür geliştirilmeli ve etkinlik takvimi olarak ifade edebileceğimiz bir planlama yapılarak, tesisin kim tarafından, ne zaman ve ne kadar süreliğine kullanılacağı önceden taslak olarak programlanmalıdır. Ayrıca, tesisten yararlanmak isteyen birey ya da gruplar için talep protokolü ve kullanım rehberi hazırlanmalıdır (84).

Etkinlik takvimi hazırlanırken on kayıt, kesin kayıt, rezervasyon ve sözleşme olarak ifade edebileceğimiz prosedürlere dikkat edilmelidir. Etkinlik takvimi hazırlanmasında dikkat edilmesi gerek birinci konu zamanlamadır. Zamanlama; bir rezervasyon prosedürüdür ve tesiste uygulanacak tüm etkinliklerin tesisin yıllık takvimi içerisine uygun şekilde yerleştirilmesini konu alır.

74

Etkinlik takvimi hazırlanırken dikkat edilmesi, gereken ikinci konu ise on kayıt ve kesin kayıt prosedürleridir. Ön Kayıt; bir etkinlik için belirli bir zaman diliminde tesiste yer ayırma ve sözleşme yapma işidir. Genel yaklaşım, daha önce üzerinde anlaşmaya yardımcı bir maliyet karşılığında belirli gün ve saatin tesis içerisinde belirli bir alanı talep eden birey ya da gruplara tahsis edilmesi ve taahhüt alınmasıdır. Ön kayıt işleminin yasal hale getirilmesi kesin kayıt ile oluşur. Kesin Kayıt; tesis takvimi içerisinde belirli gün ve saati talep eden birey ya da gruptan depozit ücreti alınarak bu zaman diliminin onlara tahsis edilmesi- dir.

Ön kayıt teyit edildikten sonra bir sonraki Adım sözleşmenin hazırlanmasıdır. Hazırlanan sözleşme bir teklifi, bu teklifin kabulünü ve maliyeti içerir. Sözleşmenin tamamlanması için beş unsur bulunmalıdır. Bu unsurlar aşağıdaki biçimdedir:

• Yasal değer (para) ve sözleşmeyi imzalayan tarafların karşılıklı yükümlülüklerini ortaya koyan bedel

• Geçerli teklif ve geçerli kabul • Sözleşme maddelerinin yasal olması

• Sözleşmenin geçerli olduğu belirli bir sürenin (zaman) bulunması • Sözleşmenin Yazılı ve I ya da sözel bir belge olarak düzenlenmesi

3.3.5.2. Gişe Yönetimi

Spor tesislerinde gişelerin temel ürünü bilettir. Etkinlik için bilet hazırlanırken bazı faktörler göz önüne alınır. Bu faktörler aşağıdaki biçimde sıralanabilir (84).

75 • Tesisin fiziksel özellikleri

• Oturma planları • Fiyat yapısı

• Satış teşvik planları

• Bilet satış sisteminin tipi (internet üzerinden satış, gişelerden satış, vb.) • Rezerve koltuklar

Ayrıca spor tesis işletmelerinde bilet gişelerine yönelik aşağıdaki başlıklarda politika ve prosedürlerin geçiştirilmesi işleyiş açısından büyük faydalar sağlayacaktır:

• Kredi kartI ile satış hizmeti • Grup bilet satışı

• Sezonluk bilet satışı • Đnternet üzerinden satış • Geri ödeme/bilet değiştirme • Posta siparişi yolu ile Satış • Kayıp biletler ile ilgili uygulama • Karaborsa bilet satışı itçin önlem • Halkla ilişkiler ve reklam faaliyeti

Bazı spor tesislerinde gişeler gibi iş gören on bürolar bulunmaktadır. Müşterilerin tesis ile ilk temas kurduğu noktalar olan on bürolar ve gişeler spor tesislerinin sinir sistemi olarak tanımlanabilir. Spor tesislerinde Ön bürolar müşteriler ile anahtar alışverişinin yapıldığı, bilgi isteklerinin yerine getirildiği ve hesapların işlenildiği noktalardır. Ön bürolar giriş holünde stratejik bir noktada bulunmalı ve bu bölgenin işletmenin imajını temsil ettiği unutulmamalıdır.

76 3.3.5.3. Haberleşme

Haberleşme, farklı araçlar ile kişilerin ve örgütlerin amaçlarına ulaşmak için karşılıklı bilgi alışverişi, inandırma, eğlendirme ve etkilenme işlemlerinin hepsidir. Đşletme ve kuruluşlarda etkin bir yönetim iyi bir haberleşme sürrecine dayanmaktadır. Yönetim fonksiyonları ile ilgili kararlan oluşturan fikirler çeşitli biçimlerde gönderici ve alıcının karşılı duygu ve jestlerini de içererek iletilmektedir. Yani haberleşme, örgütsel faaliyetlerin temelini oluşturmaktadır. Öte yandan haberleşmeden bahsedebilmek için bireylerarasında karşılıklı olarak fikir, bilgi ve duygu alışverişini zorunlu kı1an bir ilişkinin olması gerekmektedir (42).

Spor tesislerin başarılı biçimde faaliyetlerine devam etmeleri için haberleşme hayati öneme sahiptir. Spor tesisleri nitelikli bir haberleşme sistemi geliştirmek için radyo sistemi, mobil telefonlar, çağrı cihazları, internet ağı gibi bazı araçlara sahip olmalıdır.

3.3.5.4. Güvenlik

Spor tesislerinde güvenlik departmanları genelde ayrı bir birim olarak işleyiş göstermekle beraber başka birimlerin, görev alanları içerisinde tanımlanan örnekler de bulunmaktadır. Özellikle büyük tesislerde tam zamanlı çalışan ve diğer birimlerden ayrı olarak işleyiş gösteren güvenlik departmanlar bulunur (79). Bu birimlerde çalışan personelin eğitimli olması ve tesis hakkında mimari bilgilerden çalışma alanlarına kadar birçok konuda bilgi sahibi olmaları gerekir. Tesis güvenliği için tesiste çalışan tüm personele yönelik hazırlanan ve güvenlik konusunda yapI1masl gerekenler hakkında bilgiler veren bir el kitabının

77

hazırlanması güvenlik konusunda büyük fayda sağlamaktadır. Hazırlanan el kitabı hem potansiyel tehlikeler konusunda hem de bu tehlikelerin ortaya çıktığı anda yerine getirilmesi gereken görevler hakkında personeli bilgilendirecektir.

Spor tesislerinde oluşabilecek acil durumlar için yapılması gereken öncelikli konu bu durumlara yönelik olarak önceden hazırlanmaktır. Ayrıca, güvenlik konusunda işaretler de oldukça önemlidir. Tesis içerisine ve dışarısında katılımcılara yardımcı olacak işaretler yerleştirilmelidir. Bu işaretler hem tesisin kullanımı hem de olası tehlike durumlarda yapı1acak olan uygulamalar ile ilgili olmalıdır (84).