Dar ve geniş anlamda tanımlanabilen etkinlik kavramı genel anlamda girdiler ve çıktılar arasındaki oransal ilişkiyi ifade etmektedir. Dar anlamda etkinlik, maddi değer olarak ifade edilebilen fayda ve maliyetler için kullanılırken bu tanımı ile etkinlik kavramı verimlilik kavramına yaklaşmaktadır. Geniş anlamda etkinliği ise verimliliğin gerçekleşme derecesi belirlemektedir. Yani geniş anlamda etkinlik; hizmetin üretilmesi nedeniyle oluşan ve maddi olarak ifade edilebilen faydalar ile hizmetin oluşturduğu dışsallık nedeniyle yaratılan toplumsal faydaların toplamının, maddi olarak ifade edilen hizmet maliyeti ile dışsal zarar, vergi ve borçlanma dolayısıyla oluşan fırsat maliyeti toplamına oranıdır(Uzay, 2005: 7). Bu oranlama sonucunda etkinlik değeri birden büyük değerler almış ise yüksek bir etkinliği ve hedeflerin üstünde bir performansa ulaşıldığını göstermektedir. Ancak çıkan değer birden küçük ise kaynakların etkin bir şekilde kullanılmadığı ve performansın düşüklüğü anlaşılmaktadır(Dura, 2006: 90).
Etkinlik kavramı, program hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığı üzerinde durur ve tüm
rasyonel kriterlerin oluşturulmasında rol oynar. Dolayısıyla etkinlikte ilk aşama, kaynak maliyetine bakılmaksızın hedefe ulaşılıp ulaşılamadığıdır. İkinci aşama ise, hedefe ulaşana kadar geçen sürecin ne kadar etkin olduğudur. Aslında etkinliğin gerçekleştirilmesi, sürecin daha iyi nasıl geçirilebileceğini sorgulamaktır(Kılavuz ve Yılmaz, 2005: 277).
Hedefe ulaşana kadar geçen süreci etkinliği ve sürecin en iyi biçimde geçirilmesinin yanında bir de ekonomik etkinliğinde göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Ekonomik etkinlik, hedefe ulaşmak için maliyetlerin en aza indirilmesi ya da belirli bir maliyet düzeyinde üretimin azami düzeye çıkarılması olarak ifade edilir. Ekonomik etkinlik; kaynak kullanımında etkinlik ve kaynak dağılımında etkinlik olarak ikiye ayrılır. Kaynak kullanımında etkinlik; kaynakların israf edilmemesi ve teknolojik geriliğin önlenmesi ve maliyetleri en aza indiren üretim sürecinin kullanılmasıdır.
Kaynak dağılımında etkinlik ise mevcut kaynak dağılımında bazı insanların durumu kötüleşmeden kimsenin durumunun iyileşmesinin mümkün olmadığını ifade eder. Bu koşul sağlanamaz ise kaynak dağılımında etkinsizlik olur ve refah kaybına yol açar.
Kaynak dağılımında etkinlik, ilk kez Pareto tarafından ortaya çıkarılmıştır ve bu kurala Pareto Optimimu adı verilmiştir(Uzay, 2005: 7).
Birçok çalışmada örgütlerin performanslarını ölçmek için maliyet etkinliği, teknik etkinlik ve tahsis etkinliği gibi farklı etkinlik türleri kullanılmaktadır. Maliyet etkinliği bir karar biriminin minimum maliyet koşulları söz konusu iken üretim yapabilme düzeyini ölçmektedir. Maliyet etkinliği; teknik etkinlik ve tahsis etkinliği kavramlarını kapsar. Teknik etkinlik, minimum girdi ile maksimum çıktı üretme kabiliyetini ölçerken tahsis etkinliği, herhangi bir ekonomik birimin girdi fiyatları ile en uygun girdi bileşimini seçebilmesidir(Dura, 2006: 90).
Örgüt kuramlarının hemen hemen tamamı etkinliği tanımlamayı ve artırmayı hedeflemişlerdir. Etkinlik kavramının tarihsel olarak ne anlama geldiğine bakılırsa;
insan emeğini maksimum çıktıyı verecek şekilde örgütlemeye çalışan ilk örgüt yazarlarına kadar götürülmektedir. Ayrıca etkinlik kavramı yirminci yüzyıla gelinceye kadar verimlilik ile aynı anlamda kullanılmıştır. Bir örgütün etkin olup olmadığının, örgütün verimlilik düzeyine bakılarak belirlenmesinin temelinde, o örgütün mal veya hizmet üretme dışında başka bir hedefinin olmadığı düşüncesi yatmaktadır. Ancak
uygulamacılar zaman geçtikçe ilk dönemin bu sınırlandırılmış bakış açısından kurtulmuş ve etkinliği sistem düzeyindeki ölçütlere göre yeni baştan tanımlamışlardır.
İkinci Dünya Savaşı’ndan sonraki yıllarda, örgüt kuramlarındaki gelişmelerden etkilenilerek, yönetim literatüründe etkinliği inceleyen ve onu açıklamaya çalışan modellerde de artış yaşanmıştır. Bu durum, etkinliğin pek çok açıdan değerlendirilmesine ve bunun devamında kavramın bazen birbiriyle çelişecek biçimde yorumlanmasına sebep olmuştur. Şöyle ki etkinlik ölçütleri, değerlendirmeyi yapan kişinin kim olduğuna ve bu kişinin bakış açısına göre değişiklik gösterdiğinden etkin olanla olmayanın birbirinden nasıl ayrılacağı da tam belirlenememiştir(Demir, 2011:
4).
Bu kavramın örgütsel olarak uygulanabilirliği tartışılırken refah devletinden minimal devlete doğru giden süreçte devletin etkinliği tartışılmaya başlanmıştır. Dünya Bankası etkin devleti şu şekilde açıklamıştır: “Etkin devlet; halkın iyi koşullarda sağlıklı ve mutlu bir hayat yaşaması amacına yönelik mal ve hizmet sunması ve piyasanın canlanması için olması gereken kurum ve kuralların oluşması şeklinde tanımlanabilir. Ekonomik ve sosyal anlamda sürdürülebilir kalkınmanın gerçekleşebilmesi için etkin devlet şarttır. Etkin devlet mal ve hizmeti doğrudan sunarak değil bu sunumu kolaylaştırarak büyüme ve kalkınmanın merkezidir”
(Demirel, 2007: 115).
Etkin devletin pek çok tanımı vardır ancak temelde kamu hizmetlerinin etkin ve düzenli bir şekilde sağlanmasına, hükümetin yararlı ve verimli politikalar yapıp bu politikaları uygulamasına vurgu yapmaktadır. Böyle bir devlet yapılanması sonucunda değişime uyum sağlanacak esnek bir yapı oluşturulacak dolayısıyla toplumsal taleplere hızlı ve isabetli cevap verilmiş olacaktır(Saygılıoğlu ve Arı,2003: 62).
Devletin gelişmişlik kapasitesi bugün ekonomiye kattığı değerlerle ölçülmekte iken etkinlik kavramı devletin dönüşümünde önemli rol oynamaktadır. Etkinlik, işletmeciliğe ait bir kavram olarak ortaya çıkmış olsa da kamu yönetiminin işleyişinde de belirli bir unsur olmuştur. Bu bize kamusal alan ve özel alan arasındaki katı sınırların ortadan kalktığını ve kamusal alanın da kendi içinde özel kesim yönetim tekniklerinde karşımıza çıkan performansa dayalı potansiyel bir güç olmayı hedeflediği göstermektedir. Dolayısıyla kamunun daha kaliteli ve özel sektörle rekabet
olması ile çağdaş bir kamu yönetimi anlayışı oluşturulmaya çalışılmıştır (Demirel, 123).
Devletin fonksiyonları artış gösterirken ve etkinliği tartışılırken artan bu fonksiyonlar karşısında sınırlı sayıda olan kamudaki kaynakların etkin kullanılması ön plana çıkmıştır. Bu durum, kaynakları kullananların hesap verme sorumluluğunu arttırırken geleneksel düzenlilik denetiminin yetersiz kalmasına sebep olmuştur. Dolayısıyla denetimin yeni bakış açılarıyla ve farklı tekniklerle gerçekleştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkmıştır. Denetim konusunda yeni dönem toplum ihtiyaçlarına cevap verecek yaklaşım, özellikle etkinliği ve verimliliği ön plana çıkaran performans denetimi ile sağlanmaya çalışılmaktadır. Bu yaklaşımla beraber yalnızca usulsüzlük ve hatalar tespit edilmekle kalmayıp (tespite dayalı yaklaşım) süreçlerin iyileştirilmesi ve çıktı odaklı bir denetim yolu izlenmesi hedeflenmektedir (Akyel ve Köse, 2010: 13).
Kamu yönetiminde etkinliğin sağlanması ülke ekonomisini ve özel işletmeleri de olumlu yönde etkileyecektir. Etkinliği sağlamak için izlenilecek yol ise öncelikle çalışan verimliliğini artırmak ve kamu harcamalarında israftan kaçınmak olacaktır.
Müşteri odaklı, halka yakın, hesap verme sorumluluğunu yüklenmiş ve sunulan kamu hizmetinin kalitesinin artırılması devamında etkin bir kamu yönetimini getirecektir (Al, 2002: 256).
Kısaca ifade edilecek olursa, etkin bir yönetimden beklenenler genel itibariyle üç noktada toplanmaktadır. Bunların ilki vatandaşların toplumsal sorunların çözümünde söz sahibi olması; ikincisi performans ve çıktı ölçümlerinde vatandaşın da etkin olması; sonuncusu ise vatandaşın yapısal reformlara katılmasıdır. Böylelikle vatandaş pasif kimliğinden kurtulacak, sorumlu yurttaş ve aktif tüketici gibi yeni kimlikler kazanabilecektir (Alpsoykan, 2006: 14).