Etkili İletişim

Etkili iletişim, kaynağın gönderdiği mesaj doğrultusunda alıcı veya alıcıların, beklenilen ve istenilen davranış ve tutum değişikliği olarak tanımlanmaktadır (Eroğlu, 2000: 222). Etkin iletişim, bir mesajın açıkça iletilmesi, alıcının da onu etkin dinleme ve algılamasıyla gerçekleşir (Tutar ve Yılmaz, 2003: 78). İletişim etkili olduğunda iki kişinin duygu ve bilgilerini ifade edebilme olanağı sağlamaktadır. Bu da bireyler arasında bir anlayış köprüsü oluşturmaktadır. Bu köprü, iletişim sürecinin etkili bir şekilde işlemesini sağlar (Demir, 2003: 136).

İletişim kurabilme becerisi, konuşmak, ikna etmek, öğretmek ve tartışmak gibi bir dizi etkinliği içermektedir. Bunları başarıyla gerçekleştirmek için, düşünceleri ifade edebilmenin ve iletişimin ne anlama geldiğini anlamak; bunun için gereken yetenek ve becerileri geliştirmek şarttır (Keenan, 1997: 5). Gerek sözlü, gerek yazılı iletişimde, mesajların yapısı, seçimi, kullanış biçimleri, uygun araçların seçimi vb. iletişim becerileri anlamında değerlendirilmektedir. Bu konuda, kişisel iletişim becerilerinin yanında, toplumsal ve kültürel ortamdan kaynaklanan çevresel özellikler de iletişimin etkinliğinde önemli rol oynamaktadır (Gürüz ve Yaylacı, 2004: 47).

Etkili iletişim, hem kaynağın hem de alıcının kullanılan sembollerin anlamlarını bilip, onlara ortak anlam vermesi sayesinde kurulmaktadır. İster sözlü ister yazılı olsun etkili iletişim; bilinen ve geniş kapsamlı bir iletişim yapısının oluşturulmasını, çeşitli görevler yüklenmiş kişiler arasındaki ilişkilerin kurallarla belirlenmesini ve insanlar arasındaki ilişkilerin, uyumlu bir şekilde birbirine bağlanmasını gerektirmektedir (Tutar ve Yılmaz, 2003: 109).

Organizasyonlarda etkin iletişim, iki nedenden dolayı önemlidir; bunlardan ilki, iletişim sayesinde yönetimin planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol fonksiyonunu başarıyla yerine getirilir; ikincisi, iletişim, yöneticilerin koordinasyon için zamanlarının büyük bir kısmını ayırdıkları yönetsel bir aktivitedir (Genç, 2004: 323).

Başarılı bir iletişimi gerçekleştirmek için, mesaj alıcı tarafından rahatlıkla anlaşılabilmeli, inanılır ve güvenilir olarak değerlendirilmelidir (Kenan, 1997: 5). Bu kaynak, alıcı hakkında ne kadar çok bilgiye sahipse o kadar başarılı mesaj oluşturulabileceği anlamına gelmektedir. Alıcı, kendisine ulaşan mesajlara kendisinin geçmiş deneyimleri, tutumları, tercihleri ve algılaması ile anlam vermeye çalışır (Odabaşı ve Oyman, 2002: 18).

Etkin iletişim, organizasyonlarda iletişim engellerinin ortadan kalkması sayesinde kurulabilir. İletişim engellerini ortadan kaldırmanın en etkin yolu, öncellikle engelin farkına varmak ve sonra da onu ortadan kaldırmaktır. İletişimin engellerini ortadan kaldırmak için, bazı yöntemlerin kullanılması gerekir. Bu yöntemler aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir (Tutar ve Yılmaz, 2003: 98):

 Kaynak, sözlü mesajları alıcının anlayacağı ve algılayabileceği biçimde kullanmalıdır.

 Kaynağın gönderdiği mesajlar yalnız sözlü olmamalı, aynı zamanda model, hareket, çizim, resim, yazı ve işaret gibi semboller şeklinde de olmalıdır.

 Kaynağın gönderdiği mesajlar, alıcının ilgisini çekecek gerçek ve çekici örneklerle desteklenmelidir.

 Mesaj, alıcıyı etkileyecek türden bir kanalla gönderilmelidir. Kaynak ve alıcının fiziksel çevresi iletişime elverişli duruma getirilmelidir.

 Kaynak ve alıcının fiziksel ve psikolojik rahatsızlıkları giderilmelidir.  Mesajın anlaşılıp anlaşılmadığı, geri bildirimle kontrol edilmelidir.

Doğru iletişim bir organizasyon için hayat kaynağıdır. İletişimin çeşitli türleri mevcuttur. Ancak, iletişimin türü ne olursa olsun, bilinen bir gerçek vardır ki, o da başarının %70’inin ve hataların %80’inin hatalı iletişimden kaynaklandığıdır. Bir yöneticinin astıyla kurduğu iletişim, çalışanın amaca yönelmesi ve işin başarıyla tamamlanması için yadsınamaz öneme sahiptir. Çünkü insanlar birbirlerine bir şeyler anlatmak için iletişim kurarlar ve bu

iletişimin sağlıklı olması anlatılmak istenenin daha sağlıklı anlaşılmasını sağlar (Çağlar ve Kılıç, 2008: 11).

İletişim kurmak kendiliğinden olup biten bir şey değildir. İletilmek istenen mesajın özüne dikkat edilmelidir. Ayrıca, mesajın doğru anlaşılması için iletişim tarzına da dikkat edilmelidir (Keenan, 1997: 10).

Work ve Brislin (1981), fiziksel çevre, kişi sayısı, yüzyüze iletişim şekli, medeni durum, diğerlerinin tavrı, bireysellik / kolektivizm, planlama / planlamama, zaman kısıtlaması, az / çok çalışma, uygun ortamın varlığı / yokluğu, rol modelin varlığı / yokluğu, otorite, bireysel / ortak sonuçlar, olumlu / olumsuz lider-üye ilişkileri ve alışkın olunan / olunmayan şeklinde iletişimi etkileyen 15 durumsal faktör belirlemiştir (Hammer ve diğerleri, 1996: 269).

Doğru izlenim bırakma ve etkili iletişim kurmak için dakik olma, doğru dil kullanımı ve dış görünüş gibi önemli üç unsura dikkat edilmelidir (Keenan, 1997: 8-9).

Dakik olma: Bir yere zamanında gelmeme, bekleyenler tarafından

önemsenilmedikleri gibi bir algılamaya neden olabilir. Dakik kişiler ilgili ve meraklı oldukları izlenimini yaratırken, ısrarla geç kalanlar, konuşulacak konunun önemsiz olduğu izlenimini vermektedir.

Doğru dil kullanımı: Gündelik sokak ağzıyla, düşünmeden konuşmak

mesajı çirkinleştirip bozmaktadır. Örneğin, müşterilere ”takım arkadaşı” gibi hitap etmek aradaki özel ilişkiler izin verdiği sürece bir dostluk duygusu yaratıyor izlenimini verse de diğer kişiler tarafından olumsuz algılamalara yol açabilir.

Doğru dış görünüş: herhangi bir nedenle insanlarla bir araya gelirken

giyim tarzına özen göstermemek o kişilerin pek önemsenmediği algısını yaratabilmektedir.

Özetle etkili iletişim kurabilmek için; ne söylenileceğini bilmek, bunu ne zaman söylenileceğini bilmek, nerede söylenileceğine karar vermek, en iyi nasıl söylenileceğini düşünmek, olayları basitçe anlatabilmek, akıcı bir dille ve karşıdaki kişiyle göz teması kurarak konuşabilmek, dikkati yoğunlaştırmak ve verilen mesajların alınıp alınmadığını fark edebilmek gerekmektedir (Yüksel, 2006: 228).