Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısında Karar Alınması ve Alınan

Tebliğ m. 10/3’te yer alan düzenlemeye göre elektronik ortamda yapılan yönetim kurulu toplantısında müzakere edilen konu hakkında oylama yapıldıktan sonra alınan karara ilişkin sonuç ve varsa muhalefet beyanları başkan veya başkan vekili tarafından toplantı tutanağına ve/veya karara eklenir. Tebliğ’de yer alan kararın yazılı hale getirilmesi hükmü TTK m. 390/5’te yer alan düzenlemenin kısmen veya tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilen yönetim kurulu toplantılarına yansımış halidir.

TTK m. 390/5’e göre yönetim kurulu kararlarının geçerliliği yazılmalarına ve imzalanmalarına bağladır. Bu hüküm 6762 sayılı TTK m. 330/3’te düzenlenen

116

hükmün tekrarı olarak 6102 sayılı TTK’da da yer almaktadır228_{. TTK yönetim kurulu}

kararlarının geçerli olabilmesi için yazılıp imzalanmış olmalarını yeterli bir şart olarak kabul etmiş, karar defterine yazılmalarını veya yapıştırılmalarını şart koşmamıştır229

. Anlaşılabileceği üzere TTK m. 390/5’te yer alan hükme göre yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların geçerliliği için yazılı şekil şartı yeterli olmakla birlikte esas sözleşme değişikliğine ilişkin bazı yönetim kurulu kararlarının –örneğin TTK m. 460’da düzenlenen kayıtlı sermaye sisteminde sermayenin yönetim kurulu kararı ile artırılması gibi öncelikle noter tarafından onaylanması ve daha sonra da ticaret siciline tescil ettirilmesi gerekmektedir230.

Yönetim kurulu kararlarının geçerli olabilmesi için yazılı şekil yeterli olmakla birlikte anonim şirketin yönetimine ilişkin kararların aynı yerde toplanmasının daha uygun olacağı görüşünü taşımaktayız. Buna göre yönetim kurulu kararlarının tamamının yasal zorunluluk bulunmamakla beraber karar defterine geçirilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Nitekim Tebliğ m. 11/1-d bendine göre elektronik toplantı sistemi üzerinden yapılan bütün işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler de sistem üzerinde on yıl süreyle saklanmaktadır. Kısmen veya tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilen yönetim kurulu toplantısında alınan kararların, elektronik toplantı sisteminde saklanmasıyla birlikte anonim şirket yönetimine ilişkin kararların bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla karar defterine de geçirilmesinin uygun olacağı kanaatindeyiz.

228

TTK m. 390 gerekçe.

229 _{Çamoğlu (Poroy/Tekinalp), s. 376.}

230 _{Coştan, s. 187; Bahtiyar, M.: Anonim Ortaklıkta Kayıtlı Sermaye Sistemi ve Sermaye Artırımı,}

117

6762 sayılı TTK m. 330’da yer alan hükümde yönetim kurulu toplantısında gerçekleştirilen müzakerelerin yönetim kurulu üyeleri arasından veya yönetim kurulunun dışından seçilecek üçüncü bir kişi tarafından tutanağa geçirilmesi ve söz konusu tutanakların da toplantı sonunda hazır bulunan yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanması gerektiği düzenlenmekteydi. Bununla birlikte, doktrinde yönetim kurulu toplantısı görüşmelerinin banda kaydedilerek daha sonra aynen yazıya geçirilmesi suretiyle de tutanak tutulabileceği kabul edilmekteydi231

. Yine doktrinde tutanağı imzalamaktan imtina eden üyenin bu durumunun diğer üyeler tarafından tutanağa geçirilip imzalanması da yönetim kurulu toplantısında alınan kararların geçerliliği bakımından yeterliydi232

.

6762 sayılı TTK m. 330’daki düzenlemenin devamında yönetim kurulu toplantısında alınan kararlara muhalif olan üyelerin toplantı sırasında tutulan tutanağa muhalif olduklarını ve muhalif olma sebeplerini yazdırmaları gerektiği de düzenlenmekteydi. Böyle bir düzenleme yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu bakımından büyük önem arz etmekteydi. Zira, bir üyenin olumsuz oy vermesi tek başına onu sorumluluktan kurtarmamaktaydı233

.

6762 sayılı TTK’nın aksine 6102 sayılı TTK’da yönetim kurulu toplantılarında tutanak tutulmasına dair herhangi bir hükme yer verilmemiştir. Böyle bir hükme yer verilmemesinin nedeni gerekçede, tutanak kâtibi ve muhalefetlere ilişkin hükümlerin doğal olanı ifade ettiği ve İngiliz hukukuna daha yakın olan şirket sekreteri kavramının Türk hukukuna uzak olduğu için söz konusu hususa kanunda

231 _{Uysal, s. 326; Çamoğlu (Poroy/Tekinalp), s. 269.} 232 _{Özkorkut (İptal), s. 93; İmregün, s. 215.}

233 _{Bahtiyar, s. 220; Çevik, O. N.: Uygulamada Şirketler Hukuku, 3. Baskı, Ankara 2002, s. 416;}

118 yer verilmediği şeklinde açıklanmıştır234

. Bununla birlikte, doktrinde ileri sürülen isabetli görüşlere göre yönetim kurulu toplantılarının usulüne ilişkin TTK’da düzenlemelere yer verilmediği için esas sözleşmede veya iç yönergede yapılacak bir düzenleme ile yönetim kurulu toplantılarının tutanağa geçirilmesine karar verilmesi mümkündür235

. Anonim şirket esas sözleşmesinde veya yönetim kurulu iç yönergesinde toplantıların tutanağa geçirilmesine dair bir düzenleme yer aldığı takdirde tutanağa geçirme görevinin üçüncü kişi yerine yönetim kurulu üyelerinden birine verilmesinin daha doğru olacağı görüşünü taşımaktayız. Zira TTK m. 392/3’e göre yönetim kurulu toplantılarına üçüncü kişilerin katılabilmesi ancak kurul üyelerine söz konusu üçüncü kişilerin şirket işlerine ilişkin bilgi vereceği durumlarda mümkündür.

Tebliğ m. 10/3’teki düzenlemede “toplantı tutanağı ve/veya ilgili karar” şeklinde oylama sonucunun yazıya geçirileceği belirtildiği için kısmen veya tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilen yönetim kurulu toplantılarında da fiziki ortamda gerçekleştirilen yönetim kurulu toplantılarına ilişkin TTK hükümlerine paralel olarak tutanak tutma zorunluluğu getirilmemiştir.

Tebliğ m. 10/4’te yer alan düzenleme ile elektronik yönetim kurulu toplantısının imkânları kullanılarak önerinin elden dolaştırılması suretiyle karar alınması usulü daha pratik bir biçim kazanmıştır ve söz konusu imkân ile anonim şirketlere kolaylık sağlanmış olmaktadır236

. Gerçekten de TTK m. 390/4’e göre herhangi bir yönetim kurulu üyesi toplantı yapılmasını talep etmediği durumlarda karar şeklinde hazırlanmış bir öneri, elden dolaştırılmak yerine elektronik toplantı

234 _{TTK m. 390 gerekçe.}

235 _{Çamoğlu (Poroy/Tekinalp), s. 376.} 236 _{Ergincan/Bülbül, s. 50.}

119

sisteminde bütün yönetim kurulu üyelerinin erişimine açılabilir. Elektronik toplantı sisteminde erişime açılan öneri de yönetim kurulu üyelerinin güvenli elektronik imza kullanmaları ile onaylanır veya reddedilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, Tebliğ m. 10/4 hükmünün uygulanabilmesi için öncelikli olarak anonim şirket esas sözleşmesinde yönetim kurulu toplantılarının kısmen veya tamamen elektronik ortamdan yapılabilmesine izin verilmiş olmasıdır. Aksi takdirde TTK ve Tebliğ düzenlemelerine göre elektronik toplantı sistemi kullanılarak önerinin elden dolaştırılması usulü uygulanamaz. Ancak teknolojik gelişmeler ve elektronik toplantı sisteminin pratikliği düşünüldüğünde elektronik toplantı sistemi kullanılarak önerinin elden dolaştırılması usulünün uygulanabilmesine dair kanun koyucunun gerekli değişiklikleri yapması gerektiği kanaatini taşımaktayız.

Elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılabilmesine cevaz verilmesinden dolayı TTK m. 390/4’te düzenlenen önerinin elden dolaştırılması usulünün uygulanmasının azalacağı düşünülmekteydi237

. Ancak, Tebliğ m. 10/4’te düzenlenen hükümle birlikte önerinin karar şeklinde dolaştırılması daha da kolaylaştırılmış oldu.

Elektronik ortamda yapılan yönetim kuruluna ilişkin düzenlemelerde dikkat edilmesi gereken bir diğer husus, TTK’da elektronik yönetim kurulunun zorunluluk olarak düzenlenmemiş olmasıdır238

. Kanun koyucu her zaman fiziki ortamda gerçekleştirilecek bir toplantıyı üstün tutmaktadır. Bu nedenle herhangi bir yönetim kurulu üyesi önerinin kendisine elden teslim edilmesini istediği takdirde söz konusu karar önerisinin elden teslim edilmesi gerektiği görüşündeyiz.

237 _{Kırca, İ.: “6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu‟nda Anonim Şirket Yönetim Kurulu – Başlıca}

Yenilikler”, Erzincan Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, Erzincan 2012, C. 16, S. 3 – 4, s. 134.

120