Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi

Organizasyonlarda çalışanların halen yaptığı ya da gelecekte yapmayı planladığı işleri gerekli yeterlilikte yapabilmesi ancak doğru ve etkin bir EG sistemi ile başarılabilir. Çalışanların istenilen istikamette geliştirilmesine olanak sağlayan eğitimin nasıl yapılacağının doğru tespit edilmesi, öncelikli olarak ihtiyaçların tarafsız ve açıkça ortaya konulmasıyla sağlanabilir. Tespit edilen ihtiyaçların çalışanların ve organizasyonun amaçları ile uyumlu olması, yapılacak olan eğitimin başarılı olmasının da anahtarı olacaktır. Bu kapsamda “rekabet sürecinde işletmelerin karışık yapısı, piyasa

belirsizlikleri, teknolojik gelişmeler, kalite arayışı ve çalışanların ihtiyaçları ile uyumlu İK politikalarının geliştirilmesi gerekliliği, eğitim ihtiyaç analizlerinin önemini arttırmıştır” (Özer vd., 2017: 87).

Şekil 3’te eğitim ihtiyacını belirlemenin nedenleri ve sonuçları gösterilmektedir. Şekilde belirtilen baskı noktaları, doğru çözümün eğitim olduğunu garanti etmez. Sadece bilgi eksikliği eğitimle halledilebilir. Diğer baskı noktaları için organizasyonların farklı uygulamalara gitmeleri gerekebilir (Noe, 2009: 89-90).

Şekil 3. İhtiyaç Belirleme Süreci

Kaynak: Noe, 2009: 89.

Hall’a göre organizasyonlar eğitim için önemli seviyede kaynaklar aktarmakta ancak yapılan eğitimlerin organizasyonun hedeflerini nasıl geliştireceğini incelememektedirler. Bernard ve Ingolis’e göre ise ABD şirketleri eğitimlerde kısa ve uzun dönem ihtiyaçlarına yer vermedikleri için önemli miktarda parayı boşa harcamaktadırlar. Bunun nedenlerinden biriside organizasyon ve çalışanlar arasındaki ilişkinin tespit edilememesidir (Yelboğa vd., 2010: 331).

Eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinde yapılan yanlışlıkların organizasyonlara fayda sağlamayacağı, hatta zarar bile getireceği düşünülebilir. Hastalığın üstesinden

gelmek isteyen bir doktorun nasıl reçete yazabilmek için muayene yapması gerekiyorsa, organizasyonlarında eğitim işlevini daha iyi bir hale getirmek için bir program yapmadan önce analiz yapması gerekmektedir (Mathis ve Jackson, 1991: 255). Boydell organizasyonlar içinde üç seviye eğitim ihtiyacı tespit etmiştir: Organizasyonel, kişisel ve görev bazında (Wilson vd., 2001: 119). Aşağıda kısaca bu üç analiz türüne değinilecektir:

Organizasyonel Analiz: Eğitimin gerçekleşeceği genel ortamı ele alır. Eğitimin organizasyonun stratejisine uygunluğunu, eğitim için ayrılan kaynağın miktarını ve yapılacak eğitim aktiviteleri için üst yönetimin desteğini belirlemeyi içerir (Noe, 2009: 88). Bu nedenle eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde ilk incelenecek konu organizasyonun hedef ve stratejileridir. (Yılmazer, 2010: 118). Organizasyonun stratejik planları kapsamında geliştirilen hedefler doğrultusunda, çalışanların yeni iş süreçlerine yönelik ihtiyaç duyacağı bilgiler tespit edilmekte, bu sayede yeni stratejiler uygulanmadan çalışanların eğitim ihtiyaçları öngörülerek gerekli tedbirler alınabilmektedir (Çetin vd., 2014: 90).

Görev (İş) Analizi: Çalışanlar tarafından yapılması gereken görevler ile bu görevlerin yerine getirilmesi için gereken bilgi, beceri, yetenek ve davranışların incelenmesi sürecidir (Okakın ve Şakar, 2015: 253). İş analizi sonucu iş tanımı ve iş gerekleri belirlenir. İş analizi işlerin nasıl yapılması gerektiğini gösterdiğinden, mevcut durumdaki performansların olması gerekenden ne kadar farklı olduğunu tespit etmeyi sağlar (Çınar, 2016: 8). Bu şekilde çalışanların hangi konularda daha çok eğitime ihtiyaç duydukları, yani hangi konularda eğitim verilmesi gerektiği tespit edilebilmektedir (Özgen ve Yalçın, 2010: 143). Görev analizi yönetici, personel ve eğitimciler dahil pek çok insandan bilgi toplayıp bunları analiz etmek için uzun bir zaman dilimi gerektiren zahmetli bir süreçtir. Belirtilen sebeplerle görev analizine ancak organizasyonel analiz sonucunda eğitim için zaman ve para ayrılmasına karar verildiğinde başlanmalıdır (Noe, 2009: 110).

Kişi (Performans) Analizi: İş analizi sonucunda tespit edilen iş gereklerinin organizasyonda bulunan çalışanlarda bulunma durumunu tespit etmek maksadıyla yapılır (Saruhan ve Yıldız, 2012: 313). Bu sayede çalışanların performansları analiz edilerek eğitime ihtiyaç duyup duymadıkları tespit edilir (Gürbüz, 2017: 178-179).

Eğitim ihtiyacını tespit etmek için kullanılabilecek pek çok araç ve yöntem bulunmaktadır. Kullanılacak yöntemin seçimi insan kaynağına, zamana ve ayrılan bütçeye göre farklılık göstermektedir. İhtiyaç belirlemede kullanılabilecek bazı

yöntemler şu şekilde belirtilebilir: Gözlem, anketler, mülakatlar, odak grupları, teknik el kitapları ve kayıtları okuma, konularında uzman kişilerle görüşme, online teknoloji (yazılım), performans değerlendirme sonuçları, yetenek testi skorları, çalışan ve yöneticisinden gelen eğitim talepleri, eğitim ihtiyaç bildirim formu, eğitim çizelgesi tekniği, karşılaştırmalı PD, psikoteknik test yöntemi, SWOT analizi ve Delphi tekniği, danışma kurulları, nominal grup ve çoklu oylama tekniği (Sabuncuoğlu, 2000: 120-125; Özdemir, 2002: 5-6; Noe, 2009: 92-95; Yelboğa vd., 2010: 334-335; Cihangir, 2014: 66; Benligiray, 2015: 176; Gürbüz, 2017: 179). Tablo 4’te yukarıda belirtilen ihtiyaç belirleme yöntemlerinin bazılarının avantaj ve dezavantajları gösterilmektedir (Noe, 2009: 94; Yelboğa vd., 2010: 334-335):

Tablo 4. Eğitim İhtiyacı Belirleme Yöntemleri: Avantaj ve Dezavantajları

Yöntem Avantajlar Dezavantajlar

Gözlem • İş ortamına ilişkin bilgi sağlar

• İşin en az düzeyde kesilmesini sağlar • Usta gözlemcilere ihtiyaç duyar • Personelin davranışı gözetlenirse değişebilir

Anketler • Ucuzdur

• Çok sayıda kişiden bilgi toplanır • Bilgi kolayca özetlenir

• Zaman alır

• Düşük geri dönüş oranları ve uygun olmayan cevaplar görülebilir

• Ayrıntılar eksik kalır

Mülakatlar • Eğitim ihtiyaçları ile sorunların neden ve çözümlerinin ayrıntılarını belirlemede iyidir • Beklenmedik meselelerle ilgilenebilir • Sorular değiştirilebilir

• Vakit alır

• Analiz edilmesi zordur

• Mülakat yapan beceri sahibi olmalıdır • Konu uzmanları için tehdit edici olabilir • Planlaması zordur

• Konu uzmanları sadece duymak istediğinizi düşündükleri bilgileri verirler

Odak Grupları • Tek bir kişinin araştıramayacağı veya yapmak istemeyeceği karışık meseleler için faydalıdır • Sorular kestirilemeyecek sorunları araştıracak

şekilde değiştirilebilir

• Vakit alır

• Grup üyeleri sadece duymak istediğinizi düşündükleri bilgileri verirler

• Grup üyeleri üyeler arasında statü veya konum farkı varsa katılmak istemeyebilir

Teknik el kitapları ve

kayıtlı okuma • Prosedür üstünde iyi bir bilgi kaynağıdır _{• Objektiftir}

• Yeni işler ve yaratılmakta olan işler için iyi bir görev bilgisi kaynağıdır

• Teknik dili anlaşılmayabilir • Materyaller eski olabilir

Konularında uzman

kişilerle görüşme • Eğitim ihtiyaçlarının ayrıntılarını ve sorunların neden ve çözümlerini açığa çıkartmak için uygundur

• Zaman alıcıdır • Analiz edilmesi zordur

• Beceri sahibi görüşmeciye ihtiyaç duyulur

Online teknoloji

(Yazılım) • Objektif _{• İşin kesintiye uğramasını azaltır}

• Sınırlı insan katılımı gerektirir

• Çalışanları tehdit edebilir

• Yönetici bilgiyi eğitmekten cezalandırmak için kullanabilir

• Müşterilerle bilgisayarla veya telefonla etkileşim kurmayı gerektiren işlerle sınırlıdır

Nominal grup tekniği/ Çoklu oylama tekniği

• Görüş birliği oluşturur • Yönetmesi kolaydır

• Oldukça fazla nitelikli görüşler ortaya çıkar • Ana sorunlar belirlenir

• Demokratik bir yöntemdir

• Görüşler belli bir noktaya odaklanmayabilir • Katılımcılara görüşlerini grup üyeleri ile

paylaşmasına izin verilmez

• Oylama isimsiz olsa bile, katılımcılar baskı altında hissedebilirler

Danışma kurulları • Yönetimin katılımını ve sponsorluğunu sağlar • Görünürlüğü sağlar

• Asıl karar vericilerin görüşlerinin sentezini sağlar

• Kaynak belirlemede yardımcı olabilir

• Zaman alıcı ve lojistik açıdan yönetmek zor • Alt düzeyde çalışanların katılımını sağlamada

başarısızdır

• Nicel veri kaynağı zayıftır

• Grupla düşünme veya çatışmalara yol açabilir

Karşılaştırma ve

bağımsız araştırma • Endüstri liderleri ve rakiplerden öğrenmek _{• İtibarı arttırabilir}

• İnternet üzerinden ücretsiz veri olanağı • Bilinenleri yeniden keşfetmeyi önler

• Katılımı sağlayamaz • Doğrudan ilgili olmayabilir

• Farklı kuruluşlardan elde edilen veriler yanıltıcı olabilir

• Önemli verileri gerektirir Kaynak: Noe, 2009: 89; Yelboğa vd., 2010: 334-335.