İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; basitlik, ussallık, tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı, ekonomiklik ve esneklik olarak sıralanabilir[122].
* Dosya planı, bir örgütte tutulmakta olan bütün belge ve dosyaların bölümlerine ve konularına göre
gruplandırılarak bir liste haline getirilmesi ve numaralanmasıdır. Aynı konudaki dosya her birimde,
aynı ad ve kod ile açılır veya tutulur. Mehmet Altınöz ve Abdülaziz Ediz, Büro Yönetimi ve Dosyalama Teknikleri, Ankara: Yargı Yay., No:6, 1988, s.69.
121 Fikret Ar, Kamu Kuruluşları ve İşletmelerde Uygulamalı Büro Yönetimi Teknikleri, Genişletilmiş 2.Baskı, Ankara: S Yayınları, 1980, s.171.
122 Geoffrey Whitehead, Office Practice Made Simple, 3.Baskı, Londra: Made Simple Books, 1973, s.143.
İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve
kullanılır olmalıdır. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri tereddüte düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve
hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır. Akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış
bir amaca hizmet etmelidir. Konu başlıkları anlaşılır, eksiksiz olarak tanımlanmalı,
belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. Sistem kendi içinde tutarlı olmalı ana ve alt gruplar tanımlanırken
.
belli standartiara uyulmalıdır ve örgütüngereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Sistemden yararlanmayı kolaylaştırmalıdır.
İyi bir dosyalama sistemi az yer, az personel, az donanım, az araç gereç ve
kullanımı için az zaman ve emek gerektiren, değişen koşullara uydurulabilen ve örgüt personelinin gereksinim duyduğu tüm bilgileri istenen yer ve zamanda, gereği gibi
korunmuş olarak sunabiten bir dosyalama sistemidir. Dosyalamada kullanılan çeşitli
sistemler vardır. Bunları temel olarak alfabetik ve numaralı olmak üzere iki grup içinde toplanabilir[l23].
1. Alfabetik dosyalama sistemi
Alfabetik Dosyalama Sistemi, adından da anlaşılacağı üzere, gerek dosyalar içindeki
kayıt ve belgelerin, gerekse dosyaların, A'dan Z'ye gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirir. İki harf arasına rehberler* konularak dosyalara
erişim kolaylaştırılır. Bunlar karton ya da plastikten yapılmış, genellikle renkli, dosyaya tutturulabilecek şekilde tasarlanmış araçlardır.
Bir grupta yer alan dosya sayısının 9-lO'dan fazla olması halinde o grup, alt gruplara ayrılır. A grubunu örnek alırsak, bu grupta belirlenecek alt gruplar Aa, Ab, Ac, Ad, Af ... şeklinde olacaktır. Alfabetik sistemin kullanımı kolay olduğundan yaygın olarak
kullanılır. Çok geniş kullanım alanı olan alfabetik sistemde dosyalar; kişi ve kurum
adlarına, coğrafik bölgelere, iş konularına, mal ya da hizmet türüne göre sıralanabilir.
Konu adiarına göre alfabetik dosyalama : Bu tür alfabetik dosyalamada her dosya bir konuyu kapsar ve o dosyaya sadece konu ile ilgili belgeler konulur.
Sistemde kayıt ve belgeler ile dosyalar konu adiarına göre gruplandırılır. Her grup daha sonra alt gruplara bölünebilir. Ana gruplara çoğunlukla konunun adını çağrıştıran kodlar
123 Kallaus, Keeling, s.585.
*
kaval ye ya da seperatör de denilmektedir.verilir. Örneğin, bir örgütün işlevsel bölümlerinin her biri bir ana grup olarak düşünülür.
Bunlar ÜR-Üretim, PZ-Pazarlama, PER-Personel, MUH-Muhasebe, EG-Eğitim şeklinde kodlanabil ir.
Konu adiarına göre dosyalama sisteminde iki ayrı yöntem kullanılabilir. Bunlardan birisi sözlük yöntemidir. Bu yöntemde belirlenen konular sözlükteki gibi alfabetik sıra
içinde dosyalanır. Ansiklopedi yönteminde, birbiri ile ilgili konular biraraya getirilir, sonra her grup alfabetik sıraya konur ya da ana konu grupları belirlenerek kodlanır ve bu ana grup altındaki her alt gruba numara verilir. Böyle bir sistemi uygulamak için öncelikle sistemin örgütün faaliyetlerine ve işlerin bölümlendirilmesine uygun olması gerekir.
Ayrıca sistem tasarianırken işletmenin yaptığı tüm işlerini kapsayacak bir dosya planı hazırlanmalıdır. Ana grupların kodlannın ve her alt grubun numarasının, kayıt ve belgenin üzerine yazılması gerekir.
Coğrafi bölgelere göre alfabetik dosyalama: Dosyalama sisteminin örgütün gereksinimlerine uygun olarak tasarianınası gerekmektedir. Eğer bir örgütün faaliyetleri şehrin değişik köylerine, mahallelerine, semtlerine, İlçelerine; ülkenin çeşitli
kentlerine ya da farklı ülkelere hatta kıtalara yayılmış ise dosyalama sisteminin coğrafik
bölge esasına göre tasarianınası daha kullanışlı olabilir. Bu sistemde dosyalar ana bölgeler ve alt bölgeler olarak gruplandırılırlar. Coğrafi dosyalama genellikle merkezi dosyalama sistemi için uygun değildir. Ancak satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde sıklıkla uygulanır. Çünkü buradaki işler zaten bölge ya da ülkeler bazında yürütülmektedir[J24].
Alfabetik dosyalama kişi ve kurum adiarına göre de gruplandmlabilir. Hatta
coğrafik bölgelere göre gruplamada, her coğrafik bölge kendi içinde kişi ya da kurum adına göre de sıralanabilir. Örneğin büyük bir toptan satış işletmesi, kredili satışlarını izlemek amacıyla bölgelerin alt gruplarını müşterilerin isimlerine ya da mağazaların isim ve
ünvaniarına göre yapabilir.
Alfabetik sistemin tasarianınası ve kurulması kolay, kullanılması basittir. Doğrudan ulaşım mümkün olduğu için zaman kazandırır. Hata yapılma olasılığı azdır. Güvenilirlikle
çalışılabilir. Genişleme ve daralma durumları esnektir. Konulara, kişilere ve bölgelere ait bilgilerin birarada olmasını sağlar. Ancak verilen kodların, konuların ve isiınierin aynı ya da birbirine benzer olması yanlış dosyalamaya neden olabilir. Ana ve alt gruplardaki belge ve dosya sayısının dengeli olmaması nedeniyle bazı harflerde ya da bölgelerde aşırı
124 Brealey, s.46.
yığılma olabilir. Coğrafik esasa göre yapılan alfabetik dosyalamada sık sık çapraz
başvurma gerekebilir, alfabetik bir indekse gereksinim duyulabilir.
2.
Numaralıdosyalama sistemleri
Numaralı dosyalama sisteminde, alfabetik sistemde olduğu gibi harfler değil
rakamlar kullanılır. Dosyalar arasına yine alfabetik sistemde olduğu gibi rehberler konur.
Numaralı dosyalama sistemi iki şekilde kullanılır. Bunlardan biri sıra numaralı (ardışık)
sistem; diğeri ondalık (desimal) sistemdir. Bunların yanı sıra ortadaki asal sayıya ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemleri tasarlanabilir.
Sıra numaralı dosyalama sistemi: Bu sistemde dosyalara birden başlayarak, sınırsız sayıda birbirini izleyen numaralar verilir. Örneğin, birbirini izleyen numaralar
verilmiş olan fatura, çek, makbuz, sigorta poliçesi gibi belgeler bu numaralara göre işlem
görürler ve dosyalanırlar. Sıra numaralı bir sistemde dosyaya ulaşım için ayrıca bir fihrist
hazırlanmalıdır. Yoksa hangi konuya hangi numaranın verildiği bilinemez. Hazırlanan bu fihrist alfabetik sıraya göre yapılır. Yine örgütün gereksinimlerini karşılayacak fihrist,
coğrafi bölgeye, kişi ya da kurum adına ve konulara göre alfabetik olarak hazırlanabilir.
Ondalık (desimal) dosyalama sistemi: Ondalık numara sistemine göre, örgütün yaptığı işler en çok on ana gruba ayrılır. Her ana grup, onluk birinci alt gruba;
birinci alt grup onluk ikinci alt gruba; ikinci alt grup, onluk üçüncü alt gruba gibi
ayrılabilir. Her grupta yer alacak dosya sayısı lO'u geçmemek şartıyla istendiği kadar
ayırım yapılabilir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasında yer alan dosyaya "O"
sayısı verilir. Bu dosya, gruptaki diğer dosyalara konulamayan kayıt ve belgeler için
kullanılan genel dosyadır.
Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya da ondalık sistemin kullanımı zorlaşır. Çok
sayıda kayıt ve belge bir o kadar dosya ve klasörün yanı sıra dolap, raf ve çekmece gerektirir. Klasör ve dolapların sayıca artması nedeniyle ayrı ayrı yerlere konmak zorunda
olması, belgelere erişimi güçleştirir. Bu durumda dosyaların hangi dolap, raf ve klasörde
olduğunu gösteren daha kullanışlı bir sisteme gerek duyulur.
Ortadaki asal
sayıyagöre dosyalama sistemi:
Belgeye erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler ve raflar arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Bu sistem, klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki hasarnaklı bir sayı verilmesi esasına dayanır. Ortada yer alan iki hasarnaklıasal sayı klasörün bulunduğu rafı, dolabı ya da çekmeceyi gösterir. Soldaki iki hasarnaklı
sayı, dosyanın içinde bulunduğu klasörü, sağdaki çift hasarnaklı sayı ise dosya numarasını gösterir. Örneğin; 75 48 Ol numaralı bir belge, 48 nolu rafta, 75 nolu klasörde, Ol nolu dosyaya konulacaktır. Fakat bu sistem altı hasarnaklı numara
kullanılmasını gerektirir. Basamak sayısı altının üzerine çıktığında sondaki asal sayıya
göre dosyalama yapmak daha doğru olur[l25].
Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi: Temel ilkeleri ortadaki asal
sayıya göre dosyalama ile aynı olan bu sistemde asal sayı, numaranın sonundaki son iki numaradır. Örneğin 445 870 45 numaralı bir belge, 45 nolu rafta 879 nolu klasörün içindeki 445 nolu dosyaya konacaktır. Bu sistemde çok sayıda belgenin dosyalanması ve bu belgelere erişilmesi kısa zamanda ve kolay olur. Ayrıca genişlemeye elverişli, esnek bir sistemdir.
Sıra numaralı ve sondaki asal sayıya göre dosyalamada sınırsız ölçüde genişleme olanağı vardır. Ondalık sistemde alt gruplara geçiş sınırsızdır. Fakat her grupta bulunması
gereken dosya sayısının lO'u geçmemesi, sistemi kısıtlar.
Numaralı sistemde fihrist kullanımı koşuluyla belgelere erişim ve dosyalama hızlı
bir şekilde gerçekleşir. Ayrıca dosyalar numaralandığı için, elinde fihrist olmayan bir
kişinin dosyalara erişmesi mümkün olmadığından güvenilirlik ve gizlilik sağlar. Bu nedenle alfabetik sistem "direkt sistem", numaralı sistem ise "endirekt sistem" olarak
adlandırılırlar. Birkaç değişik esasa göre fihrist hazırlayarak, diğer sistemlerin sağlayacağı
üstünlüklerden yararlanılabilir. Kullanımı kolay olmasına rağmen bu sistemde yanlış
dosyalanan bir belgenin sonradan yerinin bulunması çok güçtür.
Alfabetik ve numaralı sistemin yanı sıra "kronolojik dosyalama" ve "karma dosyalama" sistemleri de kullanılmaktadır. Kronolojik sistemde dosyaların tarihleri esas
alınır. Kayıt ve belgeler gün, ay, yıl, yüzyıl gibi tarih sırasına dizilerek dosyatanır.
Özellikle tarihierin önemli olduğu örgütlerde kullanılan bu sistem, yapılan işlemlerin tarih
sırasına göre izlenınesini kolaylaştırır. Kronolojik sistem genellikle karma sistemler içinde
kullanılır.
Karma dosyalama sistemi, diğer sistemler tek başlarına etkili ve yeterli olmadıkları
zaman kullanılır. Bu sistemde ana grupların ve alt grupların tasarianınasında birbiriyle . uygun ve sistemin gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi birarada kullanılır.
125 Brealey, s.48.