1. Tanım
Verilerin birtakım işlemlerden geçerek bilgi haline geldiği, bilginin verilerin
işlenerek yararlı ve anlamlı biçime sokulmuş sonuçları olduğu kısacası, veri ile bilgi
arasında fark olduğu bir gerçektir. Bu farklılıklara dayanarak konu ile ilgili yazarların bir
kısmının veri işleme (data processing) ve bilgi işleme (information processing) olmak üzere iki farklı kavram kullandığı görülmektedir. Örneğin, Taşçı "bilgi işleme süreci, veri
işlemlerinden oluşur" demektedir[13]. Böyle bir ayınma katılmamak elbette mümkün
değildir. Fakat işlenmiş bir üründe olduğu gibi bilginin de başka amaçlar için veri olması
ve yeniden işlenmesi sözkonusu olabilir. O halde, her zaman yeniden işlenecek olan bilginin veri olarak algılanması mümkündür[14]. Nitekim Ülgen'de bilgi işlerneyi veri
işleme ile aynı anlamda kullanmaktadır[15]. Bu çalışmada da bilgi işleme kavramı veri
işleme'nin karşılığı olarak kullanılacaktır.
Buna göre bilgi işleme "bir örgütteki bilgilerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve (aktarılması) iletilmesi" dir. Örgütlerin "bilgi işleme" merkezleri ise bürolardır. Bilgi
işleme her büroda sürekli olarak yapılan bir iştir[16].
Bir büronun temel fonksiyonları, örgütün gerek içinden ve gerekse dışından olmak üzere çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri almak, örgütün amaç ve hedeflerini karşılamaya yardımcı olma görevinin bir parçası olarak bilgi üretmek, bir bilgiye göre harekete geçmeden önce onu değerlendirmek ve öncelik sırasına koymak, bu bilgiyi etkili iletişim medyası aracılığı ile ilgili kişilere ulaştırmak, ileride tekrar ele almak ve başvurmak amacıyla saklamak, eskimiş bilgileri elernek ve örgütün etkinliklerine uygun olan bilgileri güncel hale getirmek olarak sıralanabilir[17].
13 14 15 16
17
Cemaletti n N. Taş cı, Bilgi Sistemleri - Genel Kavramlar ve Geliştirilmeleri Ders Notu, Eskişehir: 1986, s.l9.
Yılmaz, s.33.
Ülgen, s.22.
Ronald Brealey, An Activity Coıırse in Office Administration, Londra: Longman Group Limited, 1976, s.16l.
Desmond W.Evans, Seeretarial Procedııres in the Electronic Office An Integrated Approach to IT -has ed and Traditional S ec retarial Practice, A von: Pi tma n
Publishing, 1992, s. 31.
2. Süreç
Toplanan veriler belli evrelerden geçerek bilgi haline getirilmektedir. Herhangi bir bilgi işleme sistemi yani verileri bilgi haline getiren sistemin on temel evreden oluştuğu
söylenebilir. Bunlar veri yaratma, toplama, okuma (yorumlama), yazma, kaydetme,
sınıflandırma, aktarma, hesaplama, karşılaştırma, depolamadır. Bu temel evrelerin
yanısıra verilerin sıralanması, özetlenmesi, çoğaltılması, yeniden erişimi ve imha edilmesi evreleri de sözkonusudur. Aşağıdaki şekil [1] bir büroda bilgi işleme sürecini Daha fazla bilgi için ricalar Geri dönen atamalar, yanıtlar
Geribeslemesiz alınanlar İhtiyaç duyulan izlemeler
Çeşitli medyalar aracılığı ile her tür bilgi alınır, işlenir
ve mesajlar uygun forıniara sokulur ve dağıtıma hazırlanır.
Kopyalar, kayıtlar ve destek dosyaları geniş bir medyada
depolanır. ve gelecekteki referanslar için hazırlanır.
Şekil [1]
Bilgi işleme sürecinde sıralanan bu evreleri gerçekleştirirken kullanılan çeşitli araçlar
vardır. Bunlar bilgi işleme güçlerine ve içerdikleri teknoloji derecesine göre manuel, mekanik, elektromekanik ve elektronik sistemler olarak adlandırılırlar. Manuel sistemde, insan veri işleyici unsurdur. Ancak örgütlerin büyümesi ve manuel işlenen bilgilerin
yetersizliği nedeniyle veri işlemede kullanılmak üzere daktilo gibi mekanik makineler
geliştirilmiştir. Fakat bu araçlarla girilen bilgileri değiştirmek ya da düzeltmek güç
olduğundan uzmanlar, daha üstün teknGiojik ürünler geliştirmek için çalışmalarını sürdürmüşler ve elektromekanik ve elektronik sistemleri geliştirmişlerdir ve bilgi işleme
süreci hızla bilgisayarlaşmıştır. Elektronik olarak bilgiyi işleme ile bilgi işlem aynı kavramı ifade eder olmuştur. Bugün herhangi bir kimse bilgi işleme sisteminden söz
ettiğinde genellikle bilgisayarlı bir sistemi kastetmektedir[l8]. Bu gerçekten hareketle bu
kısımda özellikle bilgisayarlı bilgi işleme üzerinde durulacaktır. Bilgisayarlı bilgi işleme
sürecinde gerçekleştirilen işlemler üç grupta toplanabilir. Bunlar bilgilerin gelişimi (girdi),
işlenmesi ve dağıtımdır. Aşağıda sırasıyla adı geçen evreler ele alınmaktadır.
a. Bilgilerin gelişimi (Girdi)
Bilgi işleme sürecinin hammaddesi türlü verilerdir. Bu veriler elle, makineyle ya da türlü biçimlerde yazılmış ve oluşturulmuş olabilirler. Gelen bilgi için medya gelen telefonlar, mektuplar, müşteri siparişleri, resmi emirler, raporlar, makaleler, sirkülerler, ilanlar, kataloglar, broşürler, ziyaretçiler, telekonferanslar, gelen bir faks mesajı, teleks
mesajı, görsel veri mesajları, gelen elektronik posta bilgisi, bilgisayar yazılı çıktıları,
telefon mesajları ve notları, ambar çıkış fişleri, faturalar, çek koçanları vb. olabilir. Bunlar
bağımsız düzende tek tek gelebileceği gibi, ilişkili düzende toplu olarak (dönemlik ekonomik raporlar, anket sonuçları gibi) da gelebilir. Alt birimlerden gelen periyodik bilgiler gibi belirli zaman aralığında bütünü oluşturacak yapıda da gelebilir. Gelen bu bilgiler büronun girdisini oluşturur. Bilindiği gibi bilgi işleme sürecinin hammaddesi olan veriler, örgüt içi ve dışındaki kaynaklardan elde edilir ve kaybolmaması için uygun bir
kayıt ortamına kaydedilmesi gerekir.
b. Bilgilerin işlenmesi
Her örgütün bünyesinde çok büyük hacimlerde veri birikir. Uygun bir şekilde sınıflandırılmadıkça bu verilerden yararlanılması olanaksızdır. Verilerin nasıl
sınıflandırılacağı, ihtiyaç duyulan bilgi ile çok yakından ilişkilidir. Örneğin, öğrenci
yoklamalarının amacı öğrencilerin her derse ayrı ayrı devam yüzdelerini bulmak olduğuna 18 Long, s.35.
göre, yoklama listeleri derslere göre sınıfiandmhp saklanır[l9].
Bilgilerin işlenmesi evresinde, veriler ortak özelliklerine göre müşteri bilgileri, satış
bilgileri gibi ve çeşitli amaçlarla "sınıflanır", gruplanır. Sınıflama genellikle "kodlama" adı
verilen kısaltına yöntemi ile yapılır[20]. V eriler sisteme ilk olarak girdiklerinde tam olarak yazıhrlar; bundan sonra bir kod numarasıyla anıhrlar. Örneğin, bir müşterinin adı ve adresi yalnızca o müşteriye özgü bir kod numarası ile birlikte işlenir. Bu veri bilgisayara yüklenir ve orada saklanır. Müşteri kod numarası yalnızca müşteriyi tanımlamaz, aynı
zamanda müşteri kartında okunacak tüm bilgileri de kodlanmış olarak içerebilir[21].
Sınıflama evresinde ortak özelliklerine göre belirli sınıflarda toplanan veriler, alfabetik veya sayısal bir düzene göre yerden dizilir. Telefon rehberinde mesleklere göre
yapılan ayrım bir sınıflama iken, telefon sahiplerinin meslek gruplan içinde alfabetik olarak yazılması bir sıralamadır. Sınıflama ve sıralamanın birbirini tamamlayan faaliyetler
olduğu söylenebilir[22]. Verilerin anlamlı olabilmesi için çoğu zaman belirli bir düzende sıralanmış olmalan gerekir. Örneğin, yıllar ve enflasyon oranları verilerinin, gelişigüzel bir sırayla kullanıcıya bir şey ifade etmesi çok zordur. Oysa yıllara göre sıralanmış bir liste, enflasyon oranlannın yıllara göre değişiminin kolaylıkla izlenınesini sağlar[23].
Sınıflama ve sıralama evresinden sonra hesaplama yöntemlerinin kullanılması
gerekebilir. "Hesaplama", toplama, çıkarma, çarpma ve bölme gibi çok basit olabileceği
gibi karmaşık hesapların yapılması da gerekebilir. Bu evre gerçekleştirilirken hesap makinesinden, bilgisayara kadar türlü makineler kullanılabilir.
Ancak sınıflanmış, sıralanmış ve hesaplanmış verilerin "özetlenmiş" ve ayrıntılardan
arındırılmış olması da gerekir. Önceki evrelerde veri ve bilgiler belli bir düzene sokulsa bile kısalık özelliği bu faaliyetlerde gerçekleştirilmez. O nedenle veri ve bilgilerin
özetlenınesi gerekir. Bu karar vericilerin yalnızca özetlenmiş bilgi ya da verileri
kullanabileceği anlamına gelmez. Fakat çoğunlukla üst düzey yöneticileri özetlenmiş
bilgileri kullanırlar.
19 Taşcı, s.l3.
20 Ülgen, s.27.
21 Brealey, s.l65.
22 Yılmaz, s.38.
23 Taşcı, s.29.
Belirtilen evreler sonucu kullanıma hazır hale gelen, bir ya da daha fazla alıcıya aktarılan (iletilen) bilginin o kişilere ulaşıp ulaşmadığının, aniaşılıp aniaşılmadığının ve ona göre hareket edilip edilmediğinin de bilinmesi gerekir. Bu nedenle geribildirim
onaylarını alınır[24J.
Verilerin gereğinde kullanılmak üzere, bulunabilecek biçimde türlü kayıt ortamlarında korunmasına depolama denilir. Bu evreyle birlikte anılması gereken bir evrede "yeniden erişim" evresidir. Yeniden erişim evresi çeşitli ortamlarda saklanmakta olan işlenmiş veri ya da bilgilere erişme ve bu bilgileri istenilen biçim ve zamanda
kullanıcının yararına sunma olarak tanımlanabilir. Verilere yeniden başvurma yöntemleri evrak memurunun verileri dosya dolaplarında elle aramasından, bilgisayarla terminallerin
kullanımına kadar değişebilir[25].
c. Bilgilerin dağıtımı
Örgütlerin iç ve dış kaynaklardan topladığı veriler işlendikten sonra ortaya çıkan bilgilerin, gereksinim duyan bütün bölümlere ve örgüt dışına iletilmesi gerekir. Bilgi
işleme süreci içinde verilerin bir noktadan diğerine iletilmesi ya da sonuçların kullanıcılara
bildirilmesi olarak tanımlanabilen bilgi dağıtımı "iletişim evresi" olarak da adlandırılmaktadır. İletişim evresinde çeşitli iletişim teknolojisi araçları kullanılmaktadır.
Bunlar telefon gibi sesli iletişim, telgraf, teleks, faks gibi metin iletişim, videokonferans, videotekst gibi görüntü iletişim, telematik ve ağlar gibi veri iletişim araçları olarak
sınıflandırılabilir[26].